傳真文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司傳真文件的管理，規范傳真文件的收發、傳遞、存檔等流程，確保傳真文件的安全、準確、及時處理，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在工作中涉及的傳真文件管理。（三）基本原則1.及時高效原則：確保傳真文件能夠及時收發、傳遞和處理，不延誤工作。2.準確規范原則：保證傳真文件內容準確無誤，格式規范統一。3.安全保密原則：嚴格保護傳真文件的安全，防止文件泄露。二、傳真設備管理（一）設備配備1.公司根據工作需要，統一配備傳真機，并指定專人負責日常維護和管理。2.各部門如需額外配備傳真設備，需提前向行政部門提出申請，經批準后由行政部門統一采購和配置。（二）設備維護1.傳真機使用人員應定期對傳真機進行清潔、檢查和保養，確保設備正常運行。2.如傳真機出現故障，使用人員應及時通知行政部門安排維修，并詳細記錄故障情況和維修過程。3.行政部門應建立傳真機維修檔案，記錄設備的維修歷史和維修情況，以便于后續的維護和管理。（三）設備更換1.傳真機使用年限達到規定期限或出現嚴重故障無法修復時，由行政部門提出更換申請，經公司領導批準后進行更換。2.新傳真機啟用前，行政部門應負責安裝調試，并對使用人員進行培訓，確保其能夠熟練操作。三、傳真文件收發管理（一）收文管理1.傳真機接收傳真文件時，應設置專人負責接聽，并及時記錄傳真文件的發送時間、發送號碼、傳真頁數等信息。2.對于重要的傳真文件，接收人員應立即通知相關部門或人員，并在第一時間將文件送至收件人手中。3.收件人收到傳真文件后，應在文件上簽字確認，并注明收到時間。如發現文件內容有誤或不完整，應及時與發送方聯系核實。4.接收人員應每天對收到的傳真文件進行整理和分類，按照文件的性質和內容，分別送至相關部門或人員進行處理。（二）發文管理1.各部門如需發送傳真文件，應填寫《傳真發文登記表》，詳細注明傳真號碼、收件人姓名、文件主題、文件頁數等信息。2.《傳真發文登記表》經部門負責人審核簽字后，交至行政部門傳真室。3.行政部門傳真室收到《傳真發文登記表》后，應及時安排發送傳真文件，并在發送完成后在登記表上注明發送時間和發送結果。4.發送傳真文件時，應確保文件內容清晰、準確，格式規范統一。如需發送多頁文件，應按照順序排列，并在每頁文件上加蓋公司公章或部門印章。四、傳真文件傳遞管理（一）內部傳遞1.公司內部各部門之間傳遞傳真文件，應通過行政部門傳真室進行中轉。2.發送部門將填寫好的《傳真發文登記表》交至行政部門傳真室后，由傳真室負責將文件傳真至接收部門，并及時通知接收部門領取文件。3.接收部門收到傳真文件后，應按照本制度的要求進行處理，并在規定時間內將處理結果反饋給行政部門傳真室。（二）外部傳遞1.公司與外部單位傳遞傳真文件，應嚴格按照對方提供的傳真號碼進行發送，并在發送前仔細核對傳真號碼和收件人信息。2.如需發送重要的傳真文件，應提前與對方溝通確認，并要求對方在收到文件后及時回復確認。3.對于涉及公司機密或敏感信息的傳真文件，應采取加密措施進行發送，并要求對方妥善保管和處理。五、傳真文件存檔管理（一）存檔范圍1.公司收發的所有傳真文件，包括內部文件和外部文件，均應進行存檔。2.傳真文件的存檔內容應包括傳真文件的原件、《傳真發文登記表》、《傳真收文登記表》等相關資料。（二）存檔方式1.傳真文件應按照年度、月份、類別等進行分類整理，并建立電子檔案和紙質檔案。2.電子檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，以防止數據丟失。3.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，并按照檔案編號進行排列，便于查找和管理。（三）存檔期限1.一般傳真文件的存檔期限為[X]年，重要文件和涉及公司機密的文件存檔期限為[X]年。2.存檔期限屆滿后，由行政部門負責對傳真文件進行清理和銷毀，并做好記錄。六、傳真文件保密管理（一）保密措施1.傳真文件的收發、傳遞和存檔過程中，應嚴格遵守公司的保密制度，確保文件內容不被泄露。2.涉及公司機密或敏感信息的傳真文件，應在專門的保密場所進行處理，并由專人負責操作。3.傳真文件的使用人員應妥善保管傳真文件，不得隨意將文件轉借他人或帶出公司。如因工作需要必須帶出公司的，應經部門負責人批準，并采取必要的保密措施。（二）責任追究1.對于違反本制度規定，導致傳真文件泄露或造成公司損失的，將依法追究相關人員的責任。2.如發現傳真文件存在泄密風險或已經發生泄密事件，應立即采取措施進行處理，并及時向公司領導報告。七、監督與檢查（一）監督機制1.行政部門負責對公司傳真文件管理制度的執行情況進行監督檢查，定期對傳真文件的收發、傳遞、存檔等環節進行抽查。2.各部門負責人應負責本部門傳真文件管理工作的監督檢查，確保本部門員工嚴格遵守本制度的規定。（二）檢查內容1.傳真文件的收發、傳遞、存檔等流程是否符合本制度的要求。2.傳真設備的維護和管理是否到位，是否能夠正常運行。3.傳真文件的保密措施是否落實，是否存在文件泄露的風險。（三）問題整改1.對于監督檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知書，要求相關部門或人員限期整改。2.整改完成后，相關部門或人員應將整改情況書面報告行政部門，行政部門將對整改情況進行復查，