促銷樣品管理制度一、總則（一）目的為了規范公司促銷樣品的管理，確保促銷樣品的有效使用和合理控制，提高促銷活動的效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及促銷樣品的活動，包括但不限于產品推廣、市場調研、客戶回饋等。（三）基本原則1.合理規劃原則：根據促銷活動的目標和需求，合理規劃促銷樣品的種類、數量和發放方式。2.有效控制原則：對促銷樣品的采購、存儲、發放、使用和回收等環節進行有效控制，確保樣品的安全和完整。3.成本效益原則：在保證促銷效果的前提下，盡量降低促銷樣品的成本，提高資源利用效率。4.合規合法原則：嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定，確保促銷樣品管理活動的合法性。二、職責分工（一）市場部門1.負責制定促銷活動方案，明確促銷樣品的種類、數量、發放對象和發放方式等。2.根據促銷活動的需要，向采購部門提交促銷樣品的采購申請。3.組織實施促銷活動，負責促銷樣品的發放、使用和回收等工作。4.對促銷樣品的使用效果進行跟蹤和評估，及時反饋相關信息。（二）采購部門1.根據市場部門提交的采購申請，負責促銷樣品的采購工作。2.選擇合格的供應商，簽訂采購合同，確保采購的促銷樣品質量符合要求。3.負責促銷樣品的到貨驗收工作，確保樣品數量準確、質量合格。（三）倉儲部門1.負責促銷樣品的存儲管理，確保樣品存儲安全、環境適宜。2.建立促銷樣品庫存臺賬，記錄樣品的出入庫情況。3.根據市場部門的發放通知，及時發放促銷樣品。（四）財務部門1.負責審核促銷樣品的采購費用和相關支出，確保費用支出合理合規。2.對促銷樣品的成本進行核算和分析，提供相關財務數據支持。（五）審計部門1.對促銷樣品管理活動進行審計監督，確保制度執行到位。2.對發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。三、采購管理（一）采購申請1.市場部門應根據促銷活動方案，提前制定促銷樣品采購計劃，并填寫《促銷樣品采購申請表》，詳細注明樣品名稱、規格、數量、預計采購時間等信息。2.《促銷樣品采購申請表》需經市場部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）供應商選擇1.采購部門應根據市場部門提供的樣品要求，選擇合格的供應商。供應商應具備良好的信譽、生產能力和質量保證體系。2.采購部門應對供應商進行評估和篩選，建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、產品質量等情況。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括樣品名稱、規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、驗收方式等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交至市場部門、倉儲部門和財務部門備案。（四）到貨驗收1.促銷樣品到貨前，倉儲部門應根據采購合同和送貨單，做好收貨準備工作。2.樣品到貨時，倉儲部門應會同采購部門按照合同要求進行驗收，檢查樣品的數量、規格、質量等是否符合要求。3.如發現樣品存在數量短缺、質量問題等，倉儲部門應及時通知采購部門與供應商聯系解決，并做好記錄。4.驗收合格的促銷樣品，倉儲部門應辦理入庫手續，填寫《促銷樣品入庫單》，并將樣品存放至指定倉庫。四、存儲管理（一）倉庫設置1.倉儲部門應設立專門的促銷樣品倉庫，確保樣品存儲安全、環境適宜。倉庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.促銷樣品應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。不同種類、規格、批次的樣品應分開存放，并建立相應的庫存臺賬。（二）庫存盤點1.倉儲部門應定期對促銷樣品進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次。2.庫存盤點結束后，倉儲部門應編制《促銷樣品庫存盤點表》，記錄盤點結果。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行調整。（三）庫存安全1.倉儲部門應加強對促銷樣品倉庫的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責任。2.倉庫工作人員應嚴格遵守安全操作規程，確保倉庫安全。嚴禁在倉庫內吸煙、使用明火，嚴禁無關人員進入倉庫。3.定期對倉庫設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。如發現安全隱患，應及時報告并采取措施加以解決。五、發放管理（一）發放計劃1.市場部門應根據促銷活動方案，制定促銷樣品發放計劃，明確發放對象、發放數量、發放時間和發放方式等。2.發放計劃需經市場部門負責人審核簽字后，提交至倉儲部門。（二）發放流程1.倉儲部門根據市場部門提交的發放計劃，準備好相應的促銷樣品。2.發放時，倉庫工作人員應核對發放對象、發放數量等信息，確保發放準確無誤。3.發放過程中，應要求領取人簽字確認，領取人應妥善保管樣品，不得隨意丟棄或轉賣。4.對于重要客戶或特殊促銷活動，可采用專人配送或現場發放等方式，確保樣品及時、準確送達。（三）發放記錄1.倉儲部門應建立促銷樣品發放臺賬，詳細記錄樣品的發放時間、發放對象、發放數量、領取人簽字等信息。2.發放臺賬應定期進行核對和整理，確保記錄準確、完整。六、使用管理（一）使用規范1.市場部門應向促銷活動參與人員明確促銷樣品的使用規范和注意事項，確保樣品得到正確使用。2.促銷樣品僅供促銷活動使用，不得挪作他用。如因特殊情況需要轉借或贈送他人，需經市場部門負責人批準。（二）使用監督1.市場部門應加強對促銷樣品使用情況的監督檢查，及時發現和糾正不當使用行為。2.對于違反使用規范的行為，應視情節輕重給予相應的處罰，如警告、罰款、取消促銷資格等。（三）使用效果評估1.促銷活動結束后，市場部門應對促銷樣品的使用效果進行評估。評估內容包括樣品對促銷活動效果的影響、客戶反饋等。2.根據使用效果評估結果，總結經驗教訓，為今后的促銷活動提供參考。七、回收管理（一）回收要求1.促銷活動結束后，市場部門應及時組織對促銷樣品進行回收。回收范圍包括未發放的樣品、已發放但客戶未使用或未全部使用的樣品等。2.回收的促銷樣品應保持完好無損，如有損壞或丟失，應查明原因并追究相關人員的責任。（二）回收流程1.市場部門應制定促銷樣品回收計劃，明確回收時間、回收方式和回收責任人等。2.回收時，市場部門工作人員應與領取人核對樣品數量，要求領取人將未使用或未全部使用的樣品交回。3.對于已發放但客戶未使用或未全部使用的樣品，可根據實際情況進行適當處理，如折價回收、與客戶協商繼續使用等。（三）回收記錄1.市場部門應建立促銷樣品回收臺賬，詳細記錄回收時間、回收對象、回收數量、回收原因等信息。2.回收臺賬應定期進行核對和整理，確保記錄準確、完整。八、成本核算與控制（一）成本核算1.財務部門應定期對促銷樣品的采購成本、存儲成本、發放成本等進行核算，準確計算促銷樣品的總成本。2.促銷樣品成本核算應包括直接成本和間接成本。直接成本主要包括樣品采購費用、運輸費用等；間接成本主要包括倉儲費用、人工費用等。（二）成本控制1.各部門應在保證促銷效果的前提下，合理控制促銷樣品的成本。市場部門應優化促銷活動方案，減少不必要的樣品采購和發放；采購部門應通過招標、談判等方式降低采購成本；倉儲部門應加強庫存管理，降低存儲成本。2.財務部門應定期對促銷樣品成本進行分析，及時發現成本控制中存在的問題，并提出改進措施。九、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對促銷樣品管理活動進行審計監督，檢查制度執行情況、流程合規性、成本控制等方面的問題。2.各部門應配合審計部門的工作，如實提供相關資料和信息。對于審計發現的問題，應及時整改，并將整改情況報告審計部門。（二）外部監督1.公司應接受相關政府部門、行業協會等的監督檢查，確保促銷樣品管理活動符合法律法規和行業規范的要求。2.對于外部監督檢查中發現的問題，公司應認真對待，積極整改，并及時向相關部門反饋整改情況。十、罰則（一）違反本制度規定，有下列行為之一的，視情節輕重給予警告、罰款、辭退等處罰：1.未按規定申請采購促銷樣品，擅自采購的。2.采購過程中，收受供應商賄賂或回扣的。3.未按規定存儲促銷樣品，導致樣品損壞、丟失的。4.未按規定發放促銷樣品，擅自擴大發放范圍或改變發放方式