保潔合同管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司保潔合同的管理，確保保潔服務(wù)質(zhì)量，明確雙方權(quán)利義務(wù)，保障公司辦公環(huán)境的整潔與衛(wèi)生，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與保潔服務(wù)供應(yīng)商簽訂的所有保潔合同，包括但不限于辦公區(qū)域、公共區(qū)域、附屬設(shè)施等的保潔服務(wù)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：保潔合同的簽訂、履行應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂保潔合同，明確各自的權(quán)利和義務(wù)。3.誠實守信原則：雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，確保保潔服務(wù)的質(zhì)量和效果。4.監(jiān)督考核原則：建立有效的監(jiān)督考核機制，對保潔服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進行定期評估和考核，確保保潔工作達到合同要求。二、合同簽訂（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選人力資源部負責(zé)對保潔服務(wù)供應(yīng)商進行篩選，收集相關(guān)供應(yīng)商信息，包括公司資質(zhì)、業(yè)績、信譽等。通過實地考察、參考其他客戶評價等方式，對候選供應(yīng)商進行綜合評估，確定符合公司要求的供應(yīng)商名單。2.招標(biāo)采購根據(jù)公司保潔服務(wù)需求，對于金額較大或服務(wù)期限較長的保潔項目，采用招標(biāo)方式進行采購。編制招標(biāo)文件，明確保潔服務(wù)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、期限、費用支付方式等要求。組織開標(biāo)、評標(biāo)會議，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商。3.合同談判與中標(biāo)供應(yīng)商進行合同談判，進一步明確雙方權(quán)利義務(wù)、服務(wù)細節(jié)、違約責(zé)任等條款。談判過程中，應(yīng)充分溝通，確保合同條款清晰、合理、公平，符合公司利益。（二）合同條款1.服務(wù)內(nèi)容詳細描述保潔服務(wù)的具體范圍，包括辦公區(qū)域的地面清潔、桌面擦拭、垃圾清運，公共區(qū)域的樓梯、電梯、走廊清潔，衛(wèi)生間的日常保潔等。明確各項保潔工作的頻次和標(biāo)準(zhǔn)，如地面每日清掃[X]次，達到無明顯污漬、水漬；衛(wèi)生間每[X]小時巡查并清潔一次，保持無異味、設(shè)施完好等。2.服務(wù)期限明確保潔合同的起始日期和終止日期，合同期限一般為[X]年，期滿后根據(jù)雙方合作情況決定是否續(xù)簽。3.費用支付約定保潔服務(wù)費用的計算方式，通常按照每月[X]元或每平方米[X]元計算。明確費用支付周期，如每月[X]日前支付上月保潔服務(wù)費用。規(guī)定費用支付方式，如銀行轉(zhuǎn)賬等，并要求供應(yīng)商提供正規(guī)發(fā)票。4.雙方權(quán)利義務(wù)公司權(quán)利義務(wù)有權(quán)對保潔服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)督檢查，提出整改意見和要求。按照合同約定及時支付服務(wù)費用。為保潔工作提供必要的協(xié)助和支持，如提供清潔工具存放空間、告知特殊區(qū)域清潔要求等。供應(yīng)商權(quán)利義務(wù)按照合同約定提供優(yōu)質(zhì)的保潔服務(wù)，配備足夠的保潔人員，并確保人員穩(wěn)定。遵守公司的規(guī)章制度，不得在工作期間從事與保潔工作無關(guān)的事情。定期對保潔人員進行培訓(xùn)，提高服務(wù)水平和質(zhì)量。負責(zé)保潔工具和清潔用品的采購和更換，但應(yīng)符合公司環(huán)保要求。5.違約責(zé)任明確雙方若未履行合同約定的義務(wù)應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任。例如，供應(yīng)商若未達到保潔服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，公司有權(quán)扣除相應(yīng)的服務(wù)費用，并要求供應(yīng)商限期整改；若整改后仍不符合要求，公司有權(quán)解除合同。公司若未按時支付服務(wù)費用，每逾期一日應(yīng)按照未支付金額的[X%]向供應(yīng)商支付違約金。6.保密條款雙方應(yīng)對在合同履行過程中知悉的對方商業(yè)秘密、公司內(nèi)部信息等予以保密。未經(jīng)對方書面同意，任何一方不得向第三方披露或使用對方的保密信息。（三）合同簽訂流程1.合同起草：人力資源部根據(jù)談判結(jié)果起草保潔合同文本，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、合法。2.審核會簽合同文本起草完成后，提交公司法務(wù)部門進行法律審核，確保合同不存在法律風(fēng)險。同時，送相關(guān)部門如行政部門、財務(wù)部門等進行會簽，各部門根據(jù)職責(zé)對合同條款進行審核，提出意見和建議。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)法務(wù)審核和各部門會簽后的合同文本，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體利益和合同內(nèi)容進行審批，決定是否簽訂合同。4.合同簽訂：合同經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂保潔合同，并加蓋雙方公章。三、合同執(zhí)行（一）服務(wù)監(jiān)督1.日常檢查行政部門負責(zé)對保潔服務(wù)進行日常檢查，安排專人定期對辦公區(qū)域、公共區(qū)域等的清潔情況進行巡查。檢查內(nèi)容包括保潔工作是否按照合同約定的頻次和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，如地面是否干凈、衛(wèi)生間是否無異味等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時記錄并拍照留存，當(dāng)場反饋給保潔服務(wù)供應(yīng)商，要求其限期整改。2.定期評估每月末由行政部門組織相關(guān)人員對保潔服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進行全面評估。評估方式包括查看現(xiàn)場清潔效果、查閱保潔工作記錄、收集員工反饋意見等。根據(jù)評估結(jié)果，填寫《保潔服務(wù)質(zhì)量評估表》，對供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進行打分，并提出改進建議。（二）溝通協(xié)調(diào)1.建立溝通機制公司與保潔服務(wù)供應(yīng)商建立定期溝通機制，每周召開一次保潔工作協(xié)調(diào)會議。會議由行政部門主持，雙方就保潔工作中存在的問題、改進措施、下周工作計劃等進行溝通和交流。2.及時反饋問題行政部門或公司員工在日常工作中發(fā)現(xiàn)保潔服務(wù)問題時，應(yīng)及時向保潔服務(wù)供應(yīng)商反饋。反饋方式可包括口頭通知、書面通知或通過工作群等方式告知供應(yīng)商具體問題及整改要求。3.供應(yīng)商反饋保潔服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)及時響應(yīng)公司提出的問題和要求，對于需要協(xié)調(diào)解決的事項，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)給予回復(fù)。如因特殊情況無法按時完成整改或需要變更服務(wù)安排，應(yīng)提前向公司說明原因，并提出解決方案。（三）費用支付1.費用核算財務(wù)部門每月根據(jù)行政部門提供的保潔服務(wù)質(zhì)量評估表及相關(guān)工作記錄，對保潔服務(wù)費用進行核算。核實本月保潔服務(wù)是否達到合同約定標(biāo)準(zhǔn)，按照費用計算方式準(zhǔn)確計算應(yīng)支付的服務(wù)費用。2.支付申請財務(wù)部門在完成費用核算后，填寫《保潔服務(wù)費用支付申請表》，附上相關(guān)證明材料，如評估表、發(fā)票等。將申請表提交給財務(wù)負責(zé)人審核，審核通過后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.費用支付經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財務(wù)部門按照合同約定的支付方式和時間，將保潔服務(wù)費用支付給供應(yīng)商。四、合同變更與終止（一）合同變更1.變更情形在保潔合同履行過程中，如因公司需求變化、法律法規(guī)調(diào)整、不可抗力等原因需要變更合同條款，雙方可協(xié)商一致進行變更。例如，公司新增辦公區(qū)域需要納入保潔服務(wù)范圍，或因環(huán)保要求需更換清潔用品等情況。2.變更流程任何一方提出合同變更申請，應(yīng)填寫《保潔合同變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內(nèi)容等。提交申請后，由雙方進行協(xié)商，達成一致意見后簽訂《保潔合同變更協(xié)議》，作為原合同的補充文件?！侗嵑贤兏鼌f(xié)議》簽訂后，按照合同簽訂流程進行審核、會簽和領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同終止1.終止情形保潔合同期滿，雙方未續(xù)簽合同的，合同自動終止。在合同履行期間，若一方嚴重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同。例如，供應(yīng)商連續(xù)多次未達到保潔服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)且拒不整改，公司有權(quán)解除合同；或公司未按時支付服務(wù)費用，經(jīng)催告后仍未支付，供應(yīng)商有權(quán)解除合同。因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行的，合同可以終止。2.終止流程合同終止前，雙方應(yīng)進行工作交接。行政部門負責(zé)監(jiān)督保潔服務(wù)供應(yīng)商清理現(xiàn)場、歸還公司提供的工具和設(shè)備等。供應(yīng)商完成工作交接后，提交《保潔合同終止申請》，說明合同終止原因及工作交接情況。公司相關(guān)部門對合同終止事項進行審核，確認無誤后辦理合同終止手續(xù)，并按照合同約定處理相關(guān)費用結(jié)算、違約責(zé)任等事宜。五、檔案管理（一）合同檔案建立1.人力資源部負責(zé)建立保潔合同檔案，對每份保潔合同進行編號管理，確保檔案的完整性和可追溯性。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、談判記錄、變更協(xié)議、終止申請等相關(guān)資料。（二）檔案保管1.保潔合同檔案由專人負責(zé)保管，存放于安全、保密的檔案柜中。2.定期對合同檔案進行整理和歸檔，確保檔案資料的整齊、有序。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱保潔合同檔案的，需填寫《保潔合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因和查閱內(nèi)容。2.