公司物料樣品管理制度一、總則（一）目的為加強公司物料樣品的管理，規范物料樣品的申請、審批、使用、保管及處置流程，確保物料樣品的有效利用，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及物料樣品的部門和人員，包括但不限于采購部、研發部、銷售部、市場部等。（三）基本原則1.合規性原則：物料樣品的管理應符合國家法律法規及公司相關規定。2.必要性原則：嚴格控制物料樣品的申請，確保申請的樣品確屬工作所需。3.節約性原則：在滿足工作需求的前提下，盡量減少物料樣品的浪費，降低公司成本。4.責任明晰原則：明確各環節相關人員的職責，確保物料樣品管理流程順暢、責任可追溯。二、職責分工（一）采購部1.負責根據各部門需求，按照公司采購流程采購物料樣品。2.對采購的物料樣品進行驗收，確保樣品質量符合要求，并及時辦理入庫手續。3.建立物料樣品采購臺賬，記錄采購日期、供應商、物料名稱、規格、數量、價格等信息。（二）研發部1.根據項目研發需要，提出物料樣品申請。2.對物料樣品進行測試、分析和研究，記錄相關數據和結果。3.在使用完物料樣品后，及時將樣品歸還倉庫或按照規定進行處置。（三）銷售部1.為客戶提供物料樣品，展示公司產品優勢，促進銷售業務開展。2.負責客戶樣品需求的收集和反饋，及時向相關部門傳遞信息。3.對客戶歸還的物料樣品進行檢查和確認，如有損壞或丟失，按照規定進行處理。（四）市場部1.根據市場推廣活動需要，申請物料樣品用于宣傳展示。2.負責物料樣品在市場活動中的管理和使用，確保樣品的合理分配和有效利用。3.活動結束后，對剩余物料樣品進行清理和歸還。（五）倉庫管理部門1.負責物料樣品的入庫、保管和發放工作。2.對物料樣品進行分類存放，建立庫存臺賬，定期盤點，確保賬實相符。3.按照規定的流程辦理物料樣品的出庫和入庫手續，嚴格控制樣品的流向。（六）財務部1.負責審核物料樣品采購費用的報銷，確保費用支出合理合規。2.對物料樣品的成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數據支持。三、物料樣品申請與審批（一）申請流程1.各部門因工作需要申請物料樣品時，應填寫《物料樣品申請表》，詳細注明申請樣品的名稱、規格、數量、申請理由、預計使用時間等信息。2.申請表由部門負責人簽字審核后，提交至相關審批部門。（二）審批權限1.申請金額在[X]元以下的物料樣品，由部門分管領導審批。2.申請金額在[X]元至[X]元之間的物料樣品，由財務總監審核，總經理審批。3.申請金額在[X]元以上的物料樣品，需經總經理辦公會審議通過后，由總經理審批。（三）審批時間審批部門應在收到申請表后的[X]個工作日內完成審批。如遇特殊情況需要延長審批時間，應及時向申請部門說明原因。四、物料樣品采購（一）采購流程1.采購部根據審批通過的《物料樣品申請表》，按照公司采購流程選擇合適的供應商進行采購。2.在采購過程中，采購部應與供應商簽訂采購合同或協議，明確物料樣品的規格、數量、價格、交貨期、質量標準等條款。3.采購部應跟蹤采購進度，確保物料樣品按時、按質、按量到貨。（二）驗收與入庫1.物料樣品到貨后，采購部應及時通知倉庫管理部門進行驗收。2.倉庫管理部門按照采購合同或協議的要求，對物料樣品的數量、規格、質量等進行驗收。如發現問題，應及時與采購部溝通，并要求供應商進行處理。3.驗收合格的物料樣品，倉庫管理部門應辦理入庫手續，填寫《物料樣品入庫單》，并將樣品存放至指定倉庫。五、物料樣品使用與保管（一）使用規定1.各部門使用物料樣品時，應填寫《物料樣品領用單》，注明領用樣品的名稱、規格、數量、用途等信息。2.領用單由部門負責人簽字后，到倉庫管理部門辦理領用手續。倉庫管理部門應按照領用單發放物料樣品，并在庫存臺賬上進行記錄。3.使用部門應按照申請用途合理使用物料樣品，不得擅自改變用途或挪作他用。如需轉借他人使用，應辦理相關手續，并確保樣品的安全和完好。4.使用過程中，如發現物料樣品有損壞或丟失情況，使用部門應及時向倉庫管理部門報告，并說明原因。倉庫管理部門應根據實際情況進行處理。（二）保管要求1.倉庫管理部門應設置專門的物料樣品存放區域，對樣品進行分類存放，并做好標識。2.物料樣品應妥善保管，防止受潮、變質、損壞等情況發生。對于有特殊保管要求的物料樣品，應按照規定的條件進行保管。3.倉庫管理部門應定期對物料樣品進行盤點，確保賬實相符。如發現賬實不符情況，應及時查明原因，并進行處理。六、物料樣品歸還與處置（一）歸還流程1.使用部門在使用完物料樣品后，應及時將樣品歸還倉庫管理部門。2.倉庫管理部門在收到歸還的物料樣品后，應進行檢查和確認。如樣品完好無損，應辦理入庫手續；如發現樣品有損壞或丟失情況，應按照規定追究使用部門的責任。（二）處置方式1.對于不再使用且無保存價值的物料樣品，由倉庫管理部門填寫《物料樣品處置申請表》，經相關部門審批后，按照規定進行報廢處理。2.對于有回收價值的物料樣品，如廢舊金屬、塑料等，倉庫管理部門應按照公司相關規定進行回收處理，并做好記錄。3.對于涉及知識產權或商業機密的物料樣品，在處置前應進行相應的保密處理，確保公司信息安全。七、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門應定期對物料樣品的管理情況進行審計，檢查物料樣品的申請、采購、使用、保管及處置等環節是否符合本制度規定，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）日常檢查各部門應定期對本部門物料樣品的管理情況進行自查，確保物料樣品的管理規范、有序。倉庫管理部門應加強對物料樣品庫存的日常檢查，及時發現和處理問題。（三）違規處理對于違反本制度規定的