學校采購工作管理制度一、總則1.目的為規(guī)范學校采購工作流程，加強采購管理，提高資金使用效益，確保采購活動公開、公平、公正，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于學校各部門、各項目的采購活動，包括但不限于教學設備、辦公用品、后勤物資、基建工程等各類物資和服務的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求。效益性原則：在滿足學校教學、科研和管理需求的前提下，力求降低采購成本，提高資金使用效益。公開透明原則：采購過程應公開透明，接受學校內部和社會監(jiān)督。公平競爭原則：營造公平競爭的市場環(huán)境，確保符合條件的供應商平等參與采購活動。誠實信用原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、采購組織與職責1.采購決策機構學校成立采購領導小組，由學校領導、相關職能部門負責人等組成。負責審議采購預算、采購政策、重大采購項目等事項，對采購工作進行決策和指導。2.采購執(zhí)行部門設立專門的采購部門或指定相關部門負責采購工作的具體實施。其職責包括：制定采購計劃和采購方案。組織采購活動，包括發(fā)布采購信息、邀請供應商、開標評標等。與供應商進行商務談判和合同簽訂。采購項目的驗收和付款申請。整理和歸檔采購文件資料。3.需求部門各需求部門負責提出采購需求，提供技術規(guī)格、數(shù)量、質量要求等詳細信息，并參與采購項目的驗收工作。4.監(jiān)督部門學校紀檢監(jiān)察部門負責對采購活動進行全程監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)，防止違規(guī)違紀行為發(fā)生。三、采購預算管理1.預算編制各需求部門應根據(jù)學校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，結合實際需求，編制本部門的采購預算。采購預算應明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額等內容，并按照學校財務預算編制要求和時間節(jié)點報送。采購部門匯總各需求部門的采購預算，進行審核和平衡后，形成學校年度采購預算草案，報采購領導小組審議通過后，提交學校財務部門納入學校年度預算。2.預算執(zhí)行采購活動應嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照學校預算調整程序進行審批。采購部門應定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析和通報，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。3.預算監(jiān)督學校財務部門負責對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保預算資金的合理使用。紀檢監(jiān)察部門對采購預算執(zhí)行過程中的違規(guī)行為進行查處。四、采購方式1.公開招標適用于采購金額較大、技術規(guī)格復雜、市場競爭充分的采購項目。采購部門應按照國家有關法律法規(guī)和招標程序，通過公開媒體發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應商投標。2.邀請招標對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的，或采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的采購項目，可以采用邀請招標方式。采購部門應向不少于三家具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發(fā)出投標邀請書。3.競爭性談判符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式采購：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。采購部門應成立談判小組，與不少于三家的供應商進行談判。4.單一來源采購符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購部門應與單一供應商進行協(xié)商，確定采購價格和合同條款。5.詢價采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。采購部門應向不少于三家的供應商發(fā)出詢價通知書，對供應商的報價進行比較，確定成交供應商。五、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、預算金額、用途等內容，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對采購項目的必要性、合規(guī)性、預算合理性等進行審核。對于金額較大或重要的采購項目，應報采購領導小組審批。經(jīng)審批通過后，采購部門方可組織實施采購活動。3.采購實施制定采購文件：采購部門根據(jù)采購項目特點和采購方式，編制采購文件，如招標文件、談判文件、詢價通知書等。采購文件應明確采購項目的技術規(guī)格、商務條款、評標標準、合同條款等內容。發(fā)布采購信息：通過學校官網(wǎng)、政府采購平臺、招標代理機構網(wǎng)站等渠道發(fā)布采購信息，邀請供應商參與采購活動。供應商報名與資格審查：采購部門接收供應商報名材料，對供應商的資格條件進行審查，確定符合要求的供應商名單。采購評審：根據(jù)采購方式，組織開標、評標、談判、詢價等評審活動。評審過程應嚴格按照采購文件規(guī)定的程序和標準進行，確保評審結果公平公正。確定成交供應商：采購部門根據(jù)評審結果，確定成交供應商，并向其發(fā)出成交通知書。4.合同簽訂采購部門與成交供應商按照成交通知書的內容，簽訂采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。合同簽訂后，應報學校法務部門審核備案。5.驗收采購項目完成后，需求部門應及時組織驗收工作。驗收人員應根據(jù)采購合同和相關標準，對采購貨物的數(shù)量、質量、規(guī)格型號等進行檢查和測試。驗收合格后，驗收人員應填寫《采購驗收報告》，并簽字確認。如發(fā)現(xiàn)采購貨物存在質量問題或其他不符合合同約定的情況，應及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商采取更換、維修、退貨等措施。6.付款采購部門根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關資料，報學校財務部門審核。財務部門審核通過后，按照學校財務管理制度和資金支付流程辦理付款手續(xù)。六、采購合同管理1.合同簽訂采購合同應采用書面形式，由采購部門與成交供應商簽訂。合同內容應符合法律法規(guī)和學校采購制度的要求，明確雙方的權利和義務。2.合同履行采購部門和需求部門應按照合同約定，監(jiān)督供應商履行合同義務，確保采購項目按時、按質、按量完成。供應商如有違約行為，應按照合同約定承擔違約責任。3.合同變更與解除在合同履行過程中，如因特殊原因需要變更或解除合同，采購部門應與供應商協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應報學校法務部門審核備案。4.合同檔案管理采購部門應建立采購合同檔案，對合同文本、招投標文件、談判記錄、驗收報告、付款憑證等相關資料進行整理和歸檔，妥善保管。合同檔案應保存至合同履行完畢后一定期限，以備查閱。七、供應商管理1.供應商準入采購部門應建立供應商準入制度，明確供應商的資格條件和準入程序。供應商應具備合法經(jīng)營資質、良好的商業(yè)信譽、較強的供貨能力和售后服務能力等。需求部門或其他相關部門可以推薦供應商，但采購部門應按照準入制度對推薦供應商進行審核和評估，符合條件的方可納入供應商名錄。2.供應商評價與考核采購部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評價和考核。評價方式可以包括問卷調查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等。根據(jù)供應商評價結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、限制合作或淘汰等處理。3.供應商名錄管理采購部門應建立供應商名錄，記錄供應商的基本信息、聯(lián)系方式、評價考核結果等內容。供應商名錄應定期更新，確保信息的準確性和完整性。八、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購活動中可能存在的風險進行識別和評估，如市場風險、質量風險、合同風險、廉潔風險等。分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.風險應對措施針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。如對于市場風險，可以通過市場調研、價格談判、簽訂長期合同等方式進行防范；對于質量風險，加強采購過程中的質量控制和驗收環(huán)節(jié)；對于合同風險，嚴格合同簽訂和履行管理；對于廉潔風險，加強廉政教育和監(jiān)督檢查等。3.風險監(jiān)控與預警建立采購風險監(jiān)控機制，對采購活動進行實時監(jiān)控。當風險指標出現(xiàn)異常時，及時發(fā)出預警信號，采取相應的措施進行處理，防止風險擴大。九、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督紀檢監(jiān)察部門對采購活動進行全程監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購過程是否公正、采購結果是否公平。學校審計部門定期對采購項目進行審計，審查采購預算執(zhí)行情況、采購合同履行情況、資金使用效益等。采購部門內部應建立健全采購工作監(jiān)督機制，加強對采購人員的管理和監(jiān)督，確保采購工作規(guī)范有序進行。2.外部監(jiān)督接受政府采購監(jiān)管部門、社會公眾等外部監(jiān)督，積極配合相關部門的檢查和調查工作，及時整改存在的問題。