門衛收發件管理制度一、總則1.目的為規范公司門衛收發件管理工作，確保公司郵件、包裹等收發件的安全、準確、及時，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體門衛工作人員以及涉及收發件業務的相關部門和人員。3.職責分工門衛室負責收發件的接收、登記、保管及發放工作。各部門負責及時領取本部門的郵件、包裹等，并對相關信息進行確認。人事部門負責對門衛收發件管理工作進行監督、檢查與考核。二、收件管理1.郵件、包裹接收門衛工作人員應密切關注郵件、包裹的送達情況，及時接收各類郵件、包裹。接收時，要仔細核對郵件、包裹的數量、外觀等，如有破損、異常情況，應立即與快遞公司或寄件人聯系，并做好記錄。2.收件登記對每一件接收的郵件、包裹，門衛工作人員都應進行詳細登記。登記內容包括：寄件人姓名、地址、聯系電話，收件人姓名、部門、聯系電話，郵件單號，包裹內容簡要描述，收到日期、時間等。登記信息應清晰、準確、完整，確保可追溯性。3.收件保管郵件、包裹接收后，應存放在專門的保管區域，確保存放環境安全、整潔，避免郵件、包裹受到損壞、丟失或延誤。對于重要、緊急的郵件、包裹，應單獨存放，并采取相應的防護措施，如加鎖保管等。定期對保管的郵件、包裹進行清理和盤點，確保賬實相符。三、發件管理1.發件準備各部門如有郵件、包裹需要發出，應提前填寫《發件申請表》，詳細注明寄件人姓名、地址、聯系電話，收件人姓名、地址、聯系電話，郵件/包裹內容，預計重量、體積等信息，并經部門負責人簽字確認。將填寫完整的《發件申請表》提交給門衛室，同時提供所需發出的郵件、包裹。2.發件審核門衛工作人員收到《發件申請表》后，應認真審核申請表中的各項信息是否準確、完整，與所提供的郵件、包裹是否一致。對于涉及公司機密、重要文件或物品的發件申請，應按照公司相關保密規定進行審核，并報上級領導批準。3.發件登記與包裝審核通過后，門衛工作人員對發件信息進行登記，登記內容與收件登記內容一致。根據郵件、包裹的性質和運輸要求，對其進行妥善包裝，確保在運輸過程中不受損壞。包裝材料應符合環保、安全要求。4.發件交接門衛工作人員將包裝好的郵件、包裹與快遞公司或物流公司進行交接。交接時，應填寫《發件交接清單》，注明交接時間、郵件/包裹數量、單號、收件人信息等，并由雙方簽字確認。要求快遞公司或物流公司提供有效的運輸憑證，如快遞單號、物流單號等，以便跟蹤郵件、包裹的運輸狀態。四、特殊情況處理1.無法聯系到收件人若郵件、包裹到達后，門衛工作人員無法聯系到收件人，應及時通過電話、短信等方式通知收件人，并在公司內部公告欄發布通知，提醒收件人盡快領取。如在規定時間內仍無法聯系到收件人，對于一般郵件、包裹，可暫存一定期限（如一周），期滿后按照公司相關規定進行處理；對于重要、緊急郵件、包裹，應及時向上級領導匯報，根據領導指示采取相應措施。2.郵件、包裹丟失或損壞如發現郵件、包裹丟失或損壞，門衛工作人員應立即保護現場，并及時與快遞公司或寄件人取得聯系，了解情況，協商解決方案。同時，填寫《郵件/包裹丟失/損壞情況報告表》，詳細記錄事件發生的時間、地點、郵件/包裹單號、收件人信息、丟失/損壞情況等，并報人事部門備案。根據協商結果，由責任方承擔相應的賠償責任。如因快遞公司或物流公司原因造成的損失，應要求其按照相關法律法規和合同約定進行賠償；如因公司內部原因導致的，應追究相關責任人的責任。3.緊急郵件、包裹處理對于緊急郵件、包裹，門衛工作人員應優先處理，確保在最短時間內通知到收件人或送達目的地。緊急郵件、包裹的定義和范圍由公司根據實際情況進行明確，并在門衛室和公司內部進行公示。五、信息溝通與反饋1.內部溝通門衛室應與各部門保持密切溝通，及時了解各部門的收發件需求和動態。對于重要郵件、包裹的收發情況，應及時向相關部門負責人通報。各部門在領取郵件、包裹時，如發現問題或有特殊要求，應及時與門衛室溝通協調，確保問題得到妥善解決。2.外部溝通門衛工作人員應與快遞公司、物流公司等建立良好的合作關系，及時了解郵件、包裹的運輸動態和相關政策法規變化。對于快遞公司、物流公司在服務過程中出現的問題，應及時與其溝通反饋，要求其改進服務質量，確保公司收發件業務的順利進行。3.信息反饋定期對門衛收發件管理工作進行總結分析，形成工作報告，向人事部門反饋工作中存在的問題、改進措施及工作建議等。人事部門根據工作報告，對門衛收發件管理工作進行評估和考核，并將考核結果反饋給門衛室及相關部門。六、監督與考核1.監督檢查人事部門定期對門衛收發件管理工作進行監督檢查，檢查內容包括收件登記、保管、發件審核、交接等環節的執行情況，郵件、包裹的安全狀況，信息溝通與反饋情況等。監督檢查可采取現場檢查、查閱記錄、問卷調查等方式進行，確保監督檢查工作的全面、客觀、公正。2.考核指標制定門衛收發件管理工作考核指標體系，具體指標包括郵件、包裹收發的準確性、及時性、安全性，信息登記的完整性、準確性，客戶滿意度等。根據考核指標，對門衛工作人員的工作表現進行量化考核，考核結果作為績效獎金發放、崗位晉升、評先評優等的重要依據。3.獎懲措施對于在門衛收發件管理工作中表現優秀的工作人員，給予表彰和獎勵，如頒發榮譽證書、發放獎金等。對于違反本制度規定，導致郵件、包裹丟失、損壞、延誤或其他工作失誤的工作人員，視情節輕重給予批評教育、扣發績效獎金、崗位調整直至解除勞動合同等處罰。七、培訓與教育1.培訓計劃人事部門應制定門衛收發件管理工作培訓計劃，定期組織門衛工作人員參加培訓，提高其業務水平和服務意識。培訓內容包括收發件業務流程、登記規范、安全知識、溝通技巧等方面。2.培訓方式培訓方式可采用集中授課、現場演示、案例分析、模擬操作等多種形式，確保培訓效果。鼓勵門衛工作人員自主學習，不斷更新知識和技能，提高自身綜合素質。3.教育內容加強對門衛工作人員的職業道德教育，培養其責任心、敬業精神和服務意識，確保其認真履行工作職責。開展安全保密教育，提高門衛工作人員對郵件、包裹安全保密