房產中介檔案管理制度總則一、目的為規范房產中介公司的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案的利用價值，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本公司所有與房產中介業務相關的檔案管理，包括客戶檔案、房源檔案、合同檔案、交易檔案等。三、管理原則1.統一管理原則：公司的檔案實行統一管理，由專人負責檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。2.安全保密原則：檔案管理應嚴格遵守國家有關保密法規和公司的保密制度，確保檔案的安全和保密。3.便于利用原則：檔案管理應注重檔案的利用價值，便于檔案的查詢、檢索和利用，提高檔案的使用效率。4.定期整理原則：檔案應定期進行整理和歸檔，確保檔案的有序性和完整性。四、管理機構及職責1.檔案管理部門公司設立檔案管理部門，負責公司檔案的統一管理工作。檔案管理部門應配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。2.檔案管理人員職責（1）負責檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作；（2）負責檔案的分類、編目、歸檔和立卷等工作；（3）負責檔案的保管和維護，確保檔案的安全和完整；（4）負責檔案的利用和查詢，提供檔案的借閱和復印等服務；（5）負責檔案的統計和分析，定期向上級領導匯報檔案管理工作情況。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.客戶檔案的收集（1）客戶信息登記表：包括客戶的姓名、性別、年齡、聯系方式、購房需求等基本信息；（2）客戶購房意向書：包括客戶的購房意向、購房預算、購房時間等信息；（3）客戶購房合同：包括客戶與賣方簽訂的購房合同、補充協議等；（4）客戶付款憑證：包括客戶的首付款、貸款等付款憑證；（5）客戶售后服務記錄：包括客戶的售后服務需求、處理情況等記錄。2.房源檔案的收集（1）房源信息登記表：包括房源的地址、戶型、面積、價格等基本信息；（2）房源照片：包括房源的室內外照片、戶型圖等；（3）房源產權證明：包括房產證、土地證等產權證明文件；（4）房源委托協議：包括業主與公司簽訂的委托協議、委托書等；（5）房源交易記錄：包括房源的成交價格、成交時間、交易手續等記錄。3.合同檔案的收集（1）購房合同：包括客戶與賣方簽訂的購房合同、補充協議等；（2）租賃合同：包括客戶與出租方簽訂的租賃合同、補充協議等；（3）中介服務合同：包括公司與客戶簽訂的中介服務合同、補充協議等；（4）其他相關合同：包括與房產交易相關的其他合同，如擔保合同、抵押合同等。4.交易檔案的收集（1）交易過戶資料：包括交易過戶所需的各種資料，如身份證、戶口本、結婚證等；（2）交易資金監管資料：包括交易資金監管所需的各種資料，如銀行賬戶信息、監管協議等；（3）交易稅費資料：包括交易稅費的計算依據、繳納憑證等；（4）交易手續資料：包括交易手續的辦理過程、相關文件等。二、檔案的整理1.檔案的分類（1）客戶檔案：按照客戶的姓名、購房需求等進行分類；（2）房源檔案：按照房源的地址、戶型等進行分類；（3）合同檔案：按照合同的類型、簽訂時間等進行分類；（4）交易檔案：按照交易的類型、辦理時間等進行分類。2.檔案的編號（1）客戶檔案：以客戶的姓名拼音首字母+年份+流水號進行編號，如“ZLS2023001”；（2）房源檔案：以房源的地址拼音首字母+年份+流水號進行編號，如“JD2023001”；（3）合同檔案：以合同的類型拼音首字母+簽訂時間+流水號進行編號，如“GF2023001”；（4）交易檔案：以交易的類型拼音首字母+辦理時間+流水號進行編號，如“JY2023001”。3.檔案的立卷（1）將收集到的檔案按照分類和編號進行立卷，每卷檔案應包含檔案的目錄、正文和相關附件；（2）檔案的目錄應包括檔案的編號、名稱、時間、頁數等信息，以便于檔案的查詢和檢索；（3）檔案的正文應按照時間順序進行排列，相關附件應附在正文后面。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.檔案的存放地點公司應設立專門的檔案存放地點，確保檔案的安全和保密。檔案存放地點應具備防火、防潮、防盜、防蟲等條件，保證檔案的完好無損。2.檔案的保管期限（1）永久保管：客戶檔案、房源檔案、合同檔案等重要檔案應永久保管；（2）長期保管：交易檔案等一般檔案應長期保管，保管期限不少于10年；（3）短期保管：一些臨時性的文件和資料應短期保管，保管期限一般為13年。3.檔案的借閱與復制（1）檔案的借閱應經檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續。借閱人應在規定的時間內歸還檔案，不得擅自轉借或復制檔案；（2）檔案的復制應經檔案管理部門負責人批準，并辦理復制手續。復制的檔案應加蓋公司的公章，并注明復制日期和用途；（3）檔案管理人員應嚴格控制檔案的借閱和復制，防止檔案的丟失和損壞。二、檔案的利用1.檔案的查詢與檢索（1）檔案管理人員應建立檔案查詢與檢索系統，方便用戶查詢和檢索檔案；（2）用戶可以通過檔案查詢與檢索系統輸入檔案的編號、名稱、時間等信息進行查詢，也可以通過檔案管理人員進行人工查詢；（3）檔案管理人員應及時更新檔案查詢與檢索系統，確保檔案信息的準確性和完整性。2.檔案的利用方式（1）檔案的查閱：用戶可以到檔案管理部門查閱檔案，但應遵守檔案管理部門的規定，不得損壞檔案；（2）檔案的復印：用戶可以到檔案管理部門復印檔案，但應經檔案管理部門負責人批準，并辦理復印手續；（3）檔案的借閱：用戶可以借閱檔案，但應經檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續。借閱人應在規定的時間內歸還檔案，不得擅自轉借或復制檔案。檔案的銷毀一、檔案的銷毀條件1.保管期限已滿的檔案；2.失去保存價值的檔案；3.其他需要銷毀的檔案。二、檔案的銷毀程序1.檔案管理人員提出檔案銷毀申請，說明檔案的銷毀原因和數量等情況；2.檔案管理部門負責人對檔案銷毀申請進行審核，提出審核意見；3.公司總經理對檔案銷毀申請進行審批，批準銷毀的檔案應加蓋公司的公章；4.檔案管理人員將批準銷毀的檔案進行登記，并編制檔案銷毀清單；5.檔案銷毀清單應經檔案管理部門負責人和公司總經理簽字確認后，方可進行檔案銷毀；6.檔案銷毀應在指定的地點進行，