辦公室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司辦公室負責對全公司檔案進行集中統一管理，確保檔案管理的規范化和標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責（一）辦公室職責1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導和監督各部門的檔案管理工作，定期進行檢查和考核。4.組織檔案管理人員的業務培訓，提高檔案管理水平。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的現代化進程。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交辦公室。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.配合辦公室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協助。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執行檔案管理的法律法規和公司檔案管理制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.積極開展檔案的開發利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持。5.定期對檔案進行清查、核對，做到賬物相符。6.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業執照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項管理制度、規定、辦法等文件。3.公司年度工作計劃、總結、報告等材料。4.公司各類會議記錄、紀要、決議等文件。5.公司對外簽訂的合同、協議、意向書等文件。6.公司員工的人事檔案，包括入職登記表、勞動合同、培訓記錄、考核材料等。7.公司財務檔案，如會計憑證、賬簿、報表等。8.公司業務檔案，如項目策劃書、可行性研究報告、招投標文件、客戶資料等。9.公司行政管理檔案，如辦公用品采購記錄、車輛使用記錄、固定資產臺賬等。10.公司黨群工作檔案，如黨組織活動記錄、工會工作文件等。11.其他與公司工作相關的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應在工作結束后及時將形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規范，簽字蓋章齊全。3.對破損、褪色的文件材料應進行修復或復制，確保檔案的質量。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般分為行政管理類、人事管理類、財務管理類、業務管理類、黨群工作類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統性和穩定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或折疊。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在次年第一季度內將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交辦公室歸檔。2.對于一些重要的、時效性較強的檔案，應及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案移交辦公室檔案管理人員。2.辦公室檔案管理人員對移交的檔案進行核對、檢查，確認無誤后辦理歸檔手續。3.檔案管理人員將歸檔的檔案按照分類編號順序上架存放，并在檔案目錄中注明歸檔日期。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行清查、核對，發現問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。5.電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行檢查和維護。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可到辦公室查閱。2.查閱涉及公司機密的檔案，需經公司分管領導批準。3.外部單位查閱公司檔案，需持有單位介紹信，并經公司分管領導批準。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。2.申請表經審批后，查閱人員到辦公室檔案管理人員處查閱檔案。3.檔案管理人員應根據查閱申請表提供相應的檔案，并對查閱過程進行監督。4.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意。5.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用規定1.檔案的利用應遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益和他人權益。2.利用檔案時，應注意保護檔案的機密性和完整性，不得擅自公開或傳播檔案內容。3.對于利用檔案過程中發現的問題，應及時向檔案管理人員或辦公室負責人報告。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.辦公室定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由辦公室負責人、檔案管理人員及相關部門人員參加。3.鑒定小組根據檔案的保管期限、內容價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出存毀意見。（二）銷毀1.對確無保存價值的檔案，經公司分管領導批準后，予以銷毀。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保銷毀過程的安全和徹底。3.監銷人員應在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案信息管理系統，實現檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行分類存儲。2.檔案信息錄入：將檔案目錄及相關信息錄入檔案信息管理系統，實現檔案信息的快速檢索。3.系統功能開發：根據公司檔案管理的實際需求，開發檔案信息管理系統的各項功能，如檔案收集、整理、歸檔、查閱、利用、鑒定、銷毀等。4.數據安全管理：采取有效的數據安全措施，保障檔案信息的安全，防止數據丟失、泄露和篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握