打印室設(shè)備管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司打印室設(shè)備的管理，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，提高設(shè)備的使用效率，延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有打印室設(shè)備的管理，包括但不限于打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等。3.管理職責(zé)行政部門負(fù)責(zé)打印室設(shè)備的統(tǒng)一采購(gòu)、調(diào)配、維護(hù)和報(bào)廢處理。各部門負(fù)責(zé)本部門打印室設(shè)備的日常使用和保管。打印室設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)設(shè)備的具體操作、日常維護(hù)和故障報(bào)修。二、設(shè)備采購(gòu)與配置1.需求申請(qǐng)各部門根據(jù)工作需要，填寫《打印室設(shè)備需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備的名稱、型號(hào)、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部門。2.采購(gòu)審批行政部門收到《打印室設(shè)備需求申請(qǐng)表》后，進(jìn)行審核。對(duì)于符合公司規(guī)定和實(shí)際工作需要的申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由行政部門負(fù)責(zé)采購(gòu)。3.設(shè)備配置行政部門根據(jù)采購(gòu)審批結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中，要嚴(yán)格按照公司的采購(gòu)流程進(jìn)行，確保采購(gòu)設(shè)備的質(zhì)量和性能符合要求。設(shè)備到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、型號(hào)、外觀、配件等是否與采購(gòu)合同一致，設(shè)備的性能是否正常等。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，并將設(shè)備分配到各部門打印室。三、設(shè)備使用與操作1.使用培訓(xùn)新設(shè)備安裝調(diào)試完畢后，行政部門組織設(shè)備管理人員和使用人員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括設(shè)備的基本原理、操作方法、日常維護(hù)知識(shí)等。使用人員必須參加培訓(xùn)，并在培訓(xùn)合格后才能使用設(shè)備。培訓(xùn)合格后，由行政部門發(fā)放《打印室設(shè)備使用手冊(cè)》，使用人員要認(rèn)真閱讀并按照手冊(cè)要求操作設(shè)備。2.操作規(guī)范使用人員在操作設(shè)備前，應(yīng)檢查設(shè)備是否正常，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告設(shè)備管理人員。嚴(yán)格按照設(shè)備的操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備的設(shè)置和參數(shù)。在使用打印機(jī)時(shí)，要注意紙張的規(guī)格和質(zhì)量，避免卡紙等故障。同時(shí)，要定期清理打印機(jī)的硒鼓和墨盒，以保證打印質(zhì)量。使用復(fù)印機(jī)時(shí)，要注意原稿的放置方式和清晰度，避免出現(xiàn)復(fù)印模糊等問(wèn)題。同時(shí)，要定期清理復(fù)印機(jī)的硒鼓、刮板和定影器等部件，以保證復(fù)印效果。使用傳真機(jī)時(shí)，要注意傳真號(hào)碼的準(zhǔn)確性，避免發(fā)錯(cuò)傳真。同時(shí)，要定期清理傳真機(jī)的熱敏頭和進(jìn)紙通道，以保證傳真質(zhì)量。使用掃描儀時(shí)，要注意掃描文件的清晰度和分辨率，避免出現(xiàn)掃描模糊等問(wèn)題。同時(shí)，要定期清理掃描儀的玻璃和燈管，以保證掃描效果。3.使用記錄使用人員要認(rèn)真填寫《打印室設(shè)備使用記錄》，記錄設(shè)備的使用時(shí)間、使用內(nèi)容、使用數(shù)量等信息。《打印室設(shè)備使用記錄》要妥善保管，以備查閱。四、設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)1.日常維護(hù)設(shè)備管理人員每天對(duì)打印室設(shè)備進(jìn)行日常檢查，包括設(shè)備的外觀、運(yùn)行狀態(tài)、清潔情況等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行處理。使用人員在使用設(shè)備過(guò)程中，要注意設(shè)備的清潔和保養(yǎng)。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有灰塵或污漬，應(yīng)及時(shí)清理。同時(shí)，要定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，如給打印機(jī)的齒輪加油、給復(fù)印機(jī)的硒鼓充電等。2.定期維護(hù)行政部門根據(jù)設(shè)備的使用情況和廠家的建議，制定設(shè)備的定期維護(hù)計(jì)劃。定期維護(hù)計(jì)劃包括維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員等。設(shè)備管理人員按照定期維護(hù)計(jì)劃，對(duì)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)。定期維護(hù)內(nèi)容包括設(shè)備的內(nèi)部清潔、部件更換、性能檢測(cè)等。定期維護(hù)后，要填寫《打印室設(shè)備維護(hù)記錄》，記錄維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員等信息。3.故障維修設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告設(shè)備管理人員。設(shè)備管理人員接到報(bào)告后，要對(duì)故障進(jìn)行初步判斷，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。對(duì)于簡(jiǎn)單的故障，設(shè)備管理人員可以自行維修。對(duì)于復(fù)雜的故障，設(shè)備管理人員應(yīng)及時(shí)聯(lián)系廠家或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修。設(shè)備維修后，要填寫《打印室設(shè)備維修記錄》，記錄故障現(xiàn)象、維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修人員等信息。五、設(shè)備安全與保密1.安全管理打印室設(shè)備要放置在安全、通風(fēng)、干燥的地方，避免設(shè)備受到陽(yáng)光直射、潮濕、灰塵等影響。設(shè)備管理人員要定期檢查設(shè)備的電源線、信號(hào)線等是否完好，避免出現(xiàn)漏電、短路等安全事故。使用人員在使用設(shè)備過(guò)程中，要注意安全。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有異常情況，應(yīng)立即停止使用，并報(bào)告設(shè)備管理人員。2.保密管理打印室設(shè)備涉及公司的機(jī)密文件和信息，使用人員要嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露公司的機(jī)密信息。對(duì)于機(jī)密文件的打印、復(fù)印、掃描等操作，要嚴(yán)格按照公司的審批流程進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自操作。設(shè)備管理人員要定期清理設(shè)備的存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤、U盤等，避免機(jī)密信息泄露。六、設(shè)備報(bào)廢與處理1.報(bào)廢鑒定設(shè)備出現(xiàn)下列情況之一的，可以申請(qǐng)報(bào)廢：已超過(guò)規(guī)定使用年限，且設(shè)備性能嚴(yán)重下降，無(wú)法正常使用的。因技術(shù)進(jìn)步或其他原因，設(shè)備已被淘汰，無(wú)法繼續(xù)使用的。設(shè)備因損壞嚴(yán)重，無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過(guò)高的。設(shè)備報(bào)廢由使用部門填寫《打印室設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備的名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部門。行政部門收到《打印室設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》后，組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定。鑒定內(nèi)容包括設(shè)備的實(shí)際狀況、使用年限、維修記錄等。鑒定合格后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.報(bào)廢處理經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意報(bào)廢的設(shè)備，由行政部門負(fù)責(zé)處理。處理方式包括出售、捐贈(zèng)、報(bào)廢拆解等。對(duì)于出售或捐贈(zèng)的設(shè)備，要按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行評(píng)估和處理。處理過(guò)程中，要