煤礦采購合同管理制度一、總則1.目的為加強煤礦采購合同管理，規范采購合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護公司合法權益，降低采購成本，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司煤礦采購活動中涉及的各類采購合同，包括但不限于設備采購合同、物資采購合同、服務采購合同等。3.基本原則依法合規原則：采購合同的簽訂、履行等應嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定。平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害雙方合法權益，不得偏袒任何一方。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、職責分工1.采購部門負責采購合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等工作。建立采購合同臺賬，對合同執行情況進行跟蹤和管理。定期對采購合同進行統計分析，為公司決策提供依據。2.法務部門參與采購合同的起草、審核等工作，提供法律意見和建議。對采購合同的合法性、合規性進行審查，防范法律風險。處理采購合同糾紛，維護公司合法權益。3.財務部門負責采購合同款項的支付審核和管理。協助采購部門進行采購成本核算和控制。對采購合同執行情況進行財務監督。4.其他部門根據各自職責，配合采購部門做好采購合同相關工作，如提供技術要求、驗收等。三、采購合同的簽訂1.合同起草采購部門應根據采購需求和談判結果，起草采購合同文本。合同文本應包括合同雙方的基本信息、采購標的、數量、質量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等主要條款。合同條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性表述。對于重要條款，應進行詳細說明和解釋。2.合同審核采購合同起草完成后，應提交法務部門進行審核。法務部門應從法律角度對合同條款進行審查，確保合同的合法性、合規性和有效性。審核內容包括合同主體資格、合同條款的合法性、合同形式的規范性等。對于審核中發現的問題，法務部門應及時與采購部門溝通，并提出修改意見。采購部門應根據法務部門的審核意見，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本應再次提交法務部門審核，直至審核通過。3.合同審批審核通過的采購合同應提交公司相關領導進行審批。審批流程應根據公司內部規定執行，一般包括采購部門負責人、財務部門負責人、法務部門負責人、分管領導、總經理等審批環節。審批人員應認真審查合同條款，對合同的必要性、合理性、可行性等進行綜合評估，并簽署審批意見。對于重大采購合同，應提交公司董事會或總經理辦公會審議。4.合同簽訂經審批通過的采購合同，由采購部門負責與供應商簽訂。簽訂合同前，采購部門應確保雙方已就合同條款達成一致意見，并對供應商的主體資格、信用狀況等進行核實。合同簽訂應使用公司統一的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章。合同簽訂人應在合同上簽字，并注明簽訂日期。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給法務部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好后續工作。四、采購合同的履行1.供應商管理采購部門應建立供應商檔案，對供應商的基本信息、信用狀況、供貨能力、產品質量等進行記錄和管理。定期對供應商進行評估和考核，根據考核結果調整供應商名單，淘汰不合格供應商，選擇優質供應商。加強與供應商的溝通與協調，及時解決合同履行過程中出現的問題，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。2.交貨管理采購部門應根據合同約定，及時向供應商發出交貨通知，明確交貨時間、地點、數量等要求。供應商應按照交貨通知要求，按時將貨物送達指定地點。采購部門應安排專人負責貨物的驗收工作，確保貨物的數量、質量、規格等符合合同要求。對于驗收不合格的貨物，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至貨物驗收合格。3.付款管理財務部門應根據采購合同約定的付款方式和時間，對采購合同款項的支付進行審核。審核內容包括合同條款、發票、驗收報告等。對于符合付款條件的采購合同款項，財務部門應及時安排支付。支付方式應符合公司財務管理制度的規定，一般包括銀行轉賬、支票等。采購部門應及時跟蹤采購合同款項的支付情況，確?？铐棸磿r足額支付給供應商。對于逾期未支付的款項，采購部門應及時與財務部門溝通，查明原因，并采取相應措施。五、采購合同的變更與終止1.合同變更在采購合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂書面變更協議。變更協議應明確變更的內容、原因、生效時間等，并經雙方簽字蓋章確認。變更協議作為原采購合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。采購部門應及時將合同變更情況通知法務部門、財務部門等相關部門，以便各部門調整工作安排。2.合同終止采購合同履行完畢或因其他原因需要終止時，采購部門應及時與供應商辦理終止手續。終止手續包括簽訂終止協議、清理貨物、結算款項等。終止協議應明確合同終止的原因、時間、雙方權利義務等內容，并經雙方簽字蓋章確認。采購部門應及時將合同終止情況通知法務部門、財務部門等相關部門，以便各部門進行后續處理。六、采購合同的檔案管理1.檔案收集采購部門應負責采購合同檔案的收集工作，確保合同簽訂、履行、變更、終止等過程中產生的各類文件資料齊全、完整。檔案收集范圍包括采購合同文本、合同審批表、談判記錄、驗收報告、發票、付款憑證、變更協議、終止協議等。2.檔案整理采購部門應定期對收集到的采購合同檔案進行整理，按照合同類別、時間順序等進行分類歸檔。檔案整理應做到文件資料齊全、目錄清晰、裝訂整齊，便于查閱和保管。3.檔案保管采購合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的專用檔案柜中。檔案保管期限應根據公司相關規定執行，一般為合同履行完畢后[X]年。對于重要采購合同，應適當延長保管期限。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。4.檔案查閱因工作需要查閱采購合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經采購部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應在場監督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。查閱完畢后，應及時歸還檔案。七、采購合同的監督與考核1.監督檢查公司內部審計部門應定期對采購合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行監督檢查，確保合同管理工作規范、有序。監督檢查內容包括合同簽訂程序的合規性、合同條款的執行情況、款項支付的合理性、檔案管理的規范性等。對于監督檢查中發現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價采購部門應建立采購合同管理考核評價機制，對采購合同管理工作進行量化考核。考核指標包括合同簽訂及時率、合同履行率