房間物資補給管理制度總則一、目的為了規范公司房間物資的補給管理，確保房間物資的合理配置和有效使用，提高公司的運營效率和經濟效益，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有房間物資的補給管理，包括但不限于辦公區域、宿舍區域、會議室等各類房間的物資補給。三、管理原則1.節約原則：提倡節約使用房間物資，避免浪費。2.合理配置原則：根據房間的使用需求和人員配備，合理配置房間物資。3.審批原則：房間物資的補給需經過嚴格的審批程序，確保物資的必要性和合理性。4.責任明確原則：明確各部門和相關人員在房間物資補給管理中的職責和權限，確保管理工作的順利進行。四、管理機構及職責1.人事行政部（1）負責制定房間物資補給管理制度，并監督制度的執行情況。（2）負責房間物資的采購、驗收、入庫、出庫等管理工作。（3）負責對房間物資的使用情況進行監督和檢查，及時發現和解決問題。（4）負責建立房間物資的臺賬，定期對房間物資進行盤點和清查。2.各部門（1）負責本部門房間物資的需求申報，填寫《房間物資需求申請表》。（2）負責本部門房間物資的使用管理，遵守公司的房間物資補給管理制度。（3）配合人事行政部對本部門房間物資的使用情況進行監督和檢查。物資分類與編碼一、物資分類根據房間物資的用途和性質，將房間物資分為以下幾類：1.辦公物資：包括辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機、復印機等。2.宿舍物資：包括床鋪、被褥、衣柜、毛巾、牙刷等。3.會議室物資：包括會議桌椅、投影儀、音響設備、麥克風等。二、物資編碼為了便于對房間物資進行管理和統計，對每一種房間物資進行編碼。物資編碼采用數字和字母相結合的方式，具體編碼規則如下：1.編碼由6位數字組成，前2位表示物資類別，后4位表示物資序號。2.物資類別編碼：辦公物資為01，宿舍物資為02，會議室物資為03。3.物資序號編碼：按照物資的采購時間順序進行編碼，從0001開始依次遞增。物資需求申報與審批一、需求申報各部門根據本部門房間物資的使用情況和需求，填寫《房間物資需求申請表》，并提交給人事行政部。《房間物資需求申請表》應包括以下內容：1.申請部門：填寫申請房間物資的部門名稱。2.申請日期：填寫申請房間物資的日期。3.房間名稱：填寫需要補給物資的房間名稱。4.物資類別：選擇需要補給的物資類別，如辦公物資、宿舍物資、會議室物資等。5.物資明細：詳細列出需要補給的物資名稱、規格、數量等信息。6.需求原因：說明需要補給物資的原因，如物資損壞、丟失、更新等。二、審批流程1.各部門負責人對本部門提交的《房間物資需求申請表》進行審核，確認物資需求的合理性和必要性，并簽字確認。2.人事行政部對各部門提交的《房間物資需求申請表》進行匯總和審核，確認物資需求的真實性和可行性，并簽字確認。3.人事行政部經理對人事行政部審核通過的《房間物資需求申請表》進行審批，確認物資需求的合理性和必要性，并簽字確認。4.公司總經理對人事行政部經理審批通過的《房間物資需求申請表》進行最終審批，確認物資需求的合理性和必要性，并簽字確認。三、審批權限1.各部門負責人有權審批本部門價值5000元以下的房間物資需求。2.人事行政部經理有權審批價值5000元至10000元的房間物資需求。3.公司總經理有權審批價值10000元以上的房間物資需求。物資采購與驗收一、采購流程1.人事行政部根據審批通過的《房間物資需求申請表》，編制《房間物資采購計劃》，明確采購物資的名稱、規格、數量、預算金額等信息。2.人事行政部按照《房間物資采購計劃》進行物資采購，選擇合適的供應商，進行詢價、比價、議價等工作，確保采購物資的質量和價格合理。3.人事行政部與供應商簽訂采購合同，明確采購物資的品種、規格、數量、質量、價格、交貨時間、付款方式等條款。4.人事行政部按照采購合同的約定，對采購物資進行驗收，確保采購物資的質量和數量符合要求。二、驗收標準1.外觀檢查：檢查采購物資的外觀是否完好，有無破損、變形、劃痕等缺陷。2.規格檢查：檢查采購物資的規格是否符合要求，有無偏差、錯誤等情況。3.數量檢查：檢查采購物資的數量是否與采購合同和《房間物資需求申請表》一致，有無短缺、多余等情況。4.質量檢查：檢查采購物資的質量是否符合要求，有無質量問題、瑕疵等情況。三、驗收程序1.物資到貨后，人事行政部通知相關部門和人員進行驗收。2.驗收人員按照驗收標準對采購物資進行驗收，填寫《房間物資驗收單》，明確驗收結果。3.驗收合格的物資，由驗收人員簽字確認后，辦理入庫手續；驗收不合格的物資，由驗收人員填寫《房間物資驗收不合格通知單》，通知供應商進行退換貨處理。物資入庫與出庫一、入庫管理1.人事行政部對驗收合格的物資進行入庫登記，填寫《房間物資入庫單》，明確物資的名稱、規格、數量、供應商、入庫日期等信息。2.人事行政部將入庫登記的物資信息錄入物資管理系統，建立物資臺賬。3.物資入庫后，應按照物資的類別和規格進行分類存放，便于管理和使用。二、出庫管理1.各部門需要使用房間物資時，應填寫《房間物資領用單》，經部門負責人簽字確認后，到人事行政部辦理出庫手續。2.人事行政部根據《房間物資領用單》，辦理物資出庫登記，填寫《房間物資出庫單》，明確物資的名稱、規格、數量、領用部門、領用日期等信息。3.人事行政部將出庫登記的物資信息錄入物資管理系統，更新物資臺賬。4.物資出庫后，應及時進行盤點和清查，確保物資的數量和質量相符。物資保管與維護一、保管要求1.人事行政部應建立物資保管制度，明確物資保管的責任人和保管要求。2.物資應存放在干燥、通風、清潔的場所，避免陽光直射、雨淋、受潮等情況。3.物資應按照類別和規格進行分類存放，便于管理和使用。4.物資應定期進行盤點和清查，確保物資的數量和質量相符。二、維護要求1.人事行政部應建立物資維護制度，明確物資維護的責任人和維護要求。2.對于辦公物資，應定期進行清潔、保養和維修，確保其正常使用。3.對于宿舍物資，應定期進行晾曬、消毒和更換，確保其衛生和安全。4.對于會議室物資，應定期進行檢查、調試和維修，確保其正常使用。物資盤點與清查一、盤點周期人事行政部應定期對房間物資進行盤點，盤點周期為每季度一次。二、盤點方法1.實物盤點：對庫存的房間物資進行實地清點，核對物資的數量和規格。2.賬物核對：將物資管理系統中的物資臺賬與實際庫存物資進行核對，確保賬物相符。三、清查處理1.盤點過程中發現物資短缺、損壞、丟失等情況，應及時查明原因，追究相關人員的責任。2.對于短缺的物資，應及時進行補充采購；對于損壞的物資，應及時進行維修或報廢處理；對于丟失的物資，應及時進