烘焙企業采購管理制度總則1.目的為規范公司采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保障公司生產經營所需物資的及時供應，降低采購成本，保證物資質量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有采購活動，包括原材料、包裝材料、設備、辦公用品等各類物資的采購。3.基本原則按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排采購數量和時間，避免盲目采購。質量優先原則：確保所采購物資符合國家相關標準和公司質量要求，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商。成本控制原則：在保證物資質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，杜絕不正當交易行為。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，不得接受供應商的賄賂或不正當利益。采購組織與職責1.采購部門采購部是公司采購管理的職能部門，負責公司各類物資的采購工作。采購部設采購經理一名，負責全面管理采購部工作，制定采購計劃，組織采購活動，協調與其他部門的關系等。采購部根據物資類別設置采購專員崗位，負責具體的采購業務操作。2.其他部門職責生產部門：根據生產計劃，提前向采購部提供物資需求計劃，明確物資的規格、型號、數量、交貨時間等要求，并參與采購物資的驗收工作。質量部門：負責對采購物資的質量進行檢驗和監督，參與供應商的評估和選擇，提出質量方面的意見和建議。倉庫管理部門：負責采購物資的入庫、存儲、發放等管理工作，定期對庫存物資進行盤點，并及時向采購部反饋庫存信息。財務部門：負責審核采購合同，辦理采購付款手續，對采購成本進行核算和分析，提供財務方面的支持和監督。采購流程1.采購申請各部門根據生產經營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明物資名稱、規格、型號、數量、需求日期、用途等信息，并經部門負責人簽字審核后提交至采購部。對于緊急采購需求，采購申請部門應在申請表上注明“緊急”字樣，并說明緊急原因，采購部應優先處理。2.采購審批采購部收到采購申請后，對申請內容進行審核，核實物資需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要物資的采購申請，采購部應提交公司領導審批，審批通過后方可進行采購。3.供應商選擇與評估采購部根據采購物資的類別和特點，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業執照、生產許可證、產品質量認證等相關資質文件，并要求供應商提供樣品或產品資料。采購部組織相關部門對供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制水平、價格水平、交貨期、售后服務等方面。根據評估結果，建立供應商檔案，對合格供應商進行分類管理，并定期對供應商進行重新評估和調整。4.采購談判與合同簽訂采購部與選定的供應商進行采購談判，就物資的價格、質量、交貨期、付款方式等條款進行協商，爭取最有利的采購條件。談判達成一致后，采購部起草采購合同，明確雙方的權利和義務，并提交公司相關部門審核。采購合同經審核通過后，由公司法定代表人或授權代表與供應商簽訂合同。合同簽訂后，采購部應及時將合同副本分發給相關部門。5.采購訂單下達采購部根據采購合同，填寫《采購訂單》，明確物資的詳細規格、數量、交貨日期、交貨地點等信息，并發送給供應商。采購訂單下達后，采購部應跟蹤訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資按時、按質、按量供應。6.物資驗收物資到貨前，采購部應提前通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。物資到貨時，倉庫管理部門會同質量部門按照采購合同和相關標準對物資進行驗收，檢查物資的數量、規格、型號、質量等是否符合要求。對于驗收合格的物資，倉庫管理部門辦理入庫手續，并填寫《入庫單》；對于驗收不合格的物資，采購部應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。7.采購付款采購部根據采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上發票、入庫單等相關憑證，提交財務部門審核。財務部門對付款申請進行審核，核實發票的真實性、合法性和完整性，以及采購業務的合規性。審核通過后，按照公司財務制度辦理付款手續。采購預算管理1.采購預算編制采購部應根據公司年度生產經營計劃和物資需求預測，編制年度采購預算草案，并提交財務部門審核。財務部門結合公司財務狀況和資金安排，對采購預算草案進行審核和調整，形成年度采購預算方案，報公司領導審批。年度采購預算方案經批準后，采購部應將其分解為季度和月度采購預算，并嚴格按照預算執行采購活動。2.采購預算執行與控制采購部應定期對采購預算的執行情況進行分析和評估，及時發現預算執行過程中存在的問題，并采取有效措施加以解決。如因特殊原因需要調整采購預算，采購部應提出預算調整申請，說明調整原因、調整金額和調整后的預算安排，經財務部門審核后報公司領導審批。采購風險管理1.風險識別與評估采購部應定期對采購活動中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，明確風險責任人和風險控制目標。2.風險應對措施市場風險應對：密切關注市場動態，及時了解物資價格波動情況，通過與供應商簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場風險。質量風險應對：加強對供應商的質量管理，嚴格執行物資驗收制度，對不合格物資及時進行處理，確保所采購物資的質量符合要求。供應商風險應對：建立供應商評估和管理機制，定期對供應商進行考核和評價，選擇優質供應商合作，降低供應商違約風險。合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性，避免合同糾紛。付款風險應對：嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間付款，加強對供應商付款情況的跟蹤和監督，防范付款風險。采購績效評估1.評估指標設定采購績效評估指標應包括采購成本、采購質量、采購效率、供應商管理等方面。具體指標如下：采購成本指標：采購價格與市場平均價格的差異率、采購成本降低率等。采購質量指標：物資驗收合格率、退貨率等。采購效率指標：采購訂單處理周期、物資到貨及時率等。供應商管理指標：供應商投訴率、供應商滿意度等。2.評估周期與方式采購績效評估周期為季度和年度。評估方式采用自評與上級評估相結合的方式，采購專員先進行自評，填寫《采購績效評估表》，然后由采購經理進行審核和評估。3.評估結果應用根據采購績效評估結果，對表現優秀的采購人員進行表彰和獎勵，對績效不達標的采購人員進行輔導和培訓，如仍不能改善績效，可采取相應的處罰措施。采購績效評估結果作為采購人員晉升、調薪、崗位調整的重要依據。采購檔案管理1.檔案內容采購檔案應包括采購申請、采購審批文件、采購合同、采購訂單、供應商資料、驗收報告、付款憑證等與采購活動相關的各類文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購部應指定專人負責采購檔案的整理和歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準確性。采購檔案應按照時間順序和類別進行分類整理，建立電子檔案和紙質檔案，并進行備份保存。3.檔案查閱與保管期限公