部門章怎樣管理制度部門章管理制度一、總則（一）目的為加強公司部門章的管理，規范部門章的使用流程，確保公司印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門章的管理與使用。（三）基本原則1.嚴格審批原則：部門章的使用必須經過嚴格的審批流程，確保用章事項符合公司規定和業務需求。2.安全保密原則：加強對部門章的保管，確保印章存放安全，防止印章被盜用、濫用或遺失。同時，嚴格控制知曉印章使用范圍的人員，對涉及公司機密的用章事項嚴格保密。3.登記備案原則：對每一次部門章的使用進行詳細登記備案，以便日后查詢和追溯。二、部門章的定義與分類（一）定義部門章是指公司內部各部門為履行其職責，在公司授權范圍內使用的印章，代表該部門的職權和業務范圍。（二）分類1.業務專用章：用于部門開展特定業務活動時，如銷售合同章、采購合同章、項目章等，用于簽署相關業務文件。2.事務專用章：用于部門日常事務性工作，如文件收發章、資料歸檔章、介紹信章等，用于處理一般性事務。三、部門章的刻制與啟用（一）刻制申請各部門因工作需要刻制部門章時，應填寫《部門章刻制申請表》，詳細說明刻制部門章的名稱、用途、使用范圍等信息，并經部門負責人簽字確認后，提交至公司行政部門。（二）審批流程行政部門收到《部門章刻制申請表》后，對申請內容進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。分管領導審批同意后，由行政部門統一安排刻制部門章。（三）啟用通知部門章刻制完成后，行政部門應及時通知申請部門領取。申請部門在領取部門章時，需填寫《部門章領取登記表》，并由部門負責人簽字確認。同時，行政部門應發布部門章啟用通知，明確部門章的啟用日期、使用范圍等信息。四、部門章的保管（一）保管人員部門章由各部門指定專人負責保管，保管人員應具備責任心強、保密意識高的素質。保管人員名單應報公司行政部門備案。（二）保管要求1.部門章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、帶鎖的文件柜等，確保印章存放安全。2.保管人員不得擅自將部門章轉借他人使用，不得在未經授權的情況下攜帶部門章外出。3.如保管人員因工作調動、離職等原因需要更換時，應及時辦理印章交接手續，確保印章保管的連續性和安全性。五、部門章的使用（一）使用范圍部門章的使用必須嚴格限定在公司規定的業務范圍內，具體使用范圍如下：1.業務專用章：用于簽署與該部門業務相關的合同、協議、文件等。2.事務專用章：用于處理部門日常事務性工作，如文件收發、資料歸檔、開具介紹信等。（二）使用流程1.用章申請：使用部門章時，需填寫《部門章使用申請表》，詳細說明用章事項、用章文件名稱、用章份數、用章日期等信息，并經部門負責人簽字確認。2.審批流程：一般事項：《部門章使用申請表》經部門負責人審批同意后即可使用。重要事項：涉及金額較大、風險較高或對公司有重大影響的用章事項，需經公司分管領導審批同意后方可使用。3.用章登記：保管人員在用章前，應對《部門章使用申請表》進行審核，審核通過后在用章登記簿上進行詳細登記，包括用章日期、用章事項、用章文件名稱、用章份數、審批人等信息。4.用章操作：保管人員應在用章現場監督用章過程，確保用章位置準確、清晰，不得在空白紙張或文件上加蓋部門章。用章完成后，應在《部門章使用申請表》上加蓋“已用章”章戳，并將申請表與用章文件一并存檔。（三）特殊情況處理1.緊急情況：如遇緊急情況需要使用部門章，但無法按照正常審批流程進行審批時，使用部門應電話請示部門負責人或公司分管領導同意后，先行用章，并在事后及時補辦審批手續。2.異地用章：因工作需要在異地使用部門章時，應提前與公司行政部門溝通協調，并按照公司規定的審批流程進行審批。同時，應采用安全可靠的方式進行印章傳遞，如專人送達、郵寄等，并做好印章交接記錄。六、部門章的停用與銷毀（一）停用情形1.部門撤銷或合并：因公司組織架構調整，部門被撤銷或合并，其部門章應及時停用。2.業務變更：因部門業務范圍發生重大變更，原部門章已不再適用，應及時停用。3.其他原因：如部門章損壞、遺失等原因，需要停用部門章。（二）停用申請部門章停用前，部門應填寫《部門章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息，并經部門負責人簽字確認后，提交至公司行政部門。（三）審批流程行政部門收到《部門章停用申請表》后，對申請內容進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。分管領導審批同意后，行政部門應發布部門章停用通知，明確部門章的停用日期。（四）銷毀處理部門章停用后，應及時交回公司行政部門統一銷毀。行政部門應填寫《部門章銷毀登記表》，詳細記錄銷毀部門章的名稱、數量、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由行政部門負責人、保管人員及監銷人員簽字確認。七、監督與檢查（一）定期檢查公司行政部門應定期對各部門章的管理與使用情況進行檢查，檢查內容包括印章保管是否安全、使用流程是否規范、登記備案是否完整等。（二）不定期抽查公司行政部門可根據工作需要，對各部門章的管理與使用情況進行不定期抽查，及時發現和糾正存在的問題。（三）違規處理對違反本制度規定使用部門章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。如因違規使用部門章給公司造成經濟損失的，相關責任人應承擔賠償責任。構成犯罪的，依法