鋼結構文書管理制度一、總則（一）目的為加強公司鋼結構文書管理，確保文書的準確性、完整性和規范性，提高工作效率，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門在鋼結構業務相關工作中形成、處理、傳遞和保存的各類文書。（三）基本原則1.準確規范原則文書內容應準確無誤，符合國家法律法規、行業標準及公司相關規定，格式規范統一。2.及時高效原則文書的起草、審核、審批、傳遞、歸檔等環節應及時進行，確保信息傳遞順暢，不影響工作進度。3.安全保密原則嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司商業秘密、技術秘密等重要文書進行妥善保管，防止信息泄露。二、文書分類與編號（一）文書分類1.行政公文類包括公司發布的決定、通知、通報、報告、請示、批復、函等。2.業務文件類涵蓋鋼結構項目合同、技術方案、施工圖紙、質量檢驗報告、進度報告等。3.內部管理文件類如公司規章制度、崗位職責、績效考核文件、培訓資料等。4.會議文件類會議通知、會議紀要、決議等。（二）編號規則1.編號結構文書編號采用“年份+部門代碼+流水號”的形式。例如：2023GS001，其中“2023”表示年份，“GS”表示鋼結構業務相關部門代碼（可根據公司實際部門代碼設定），“001”為流水號。2.編號分配行政公文類由公司行政部門統一編號；業務文件類由相關業務部門編號，報行政部門備案；內部管理文件類由負責起草的部門編號；會議文件類由組織會議的部門編號。三、文書起草（一）起草職責1.根據工作需要，由相關部門或人員負責文書的起草工作。涉及多個部門的文書，由主辦部門牽頭起草，相關部門配合。2.起草人員應熟悉業務，準確把握文書主旨，內容詳實、邏輯清晰、語言簡潔。（二）起草要求1.內容要求符合國家法律法規、政策方針及公司相關規定。明確文書的目的、依據、主體內容、執行要求等。數據準確、事實清楚，引用的文件、資料等應注明出處。2.格式要求按照公司統一規定的文書格式進行起草，包括標題、主送單位、正文、附件、落款、日期等。標題應簡潔明了，準確概括文書核心內容；正文層次分明，一般采用序號依次排列；附件應注明名稱、份數，并在正文中提及；落款應寫明發文部門或單位名稱，并加蓋公章（如有需要）；日期應明確具體年、月、日。四、文書審核（一）審核流程1.部門內部審核文書起草完成后，首先由起草部門負責人進行審核，重點審核內容是否準確、格式是否規范、語言是否通順等，提出修改意見。2.跨部門審核涉及多個部門的文書，需經相關部門會簽審核。會簽部門應認真審核文書內容與本部門職責的關聯性，提出書面意見。3.公司領導審核重要文書需提交公司領導審核批準。領導審核重點關注文書的政策合規性、對公司整體工作的影響等，簽署審核意見。（二）審核要點1.合法性審核檢查文書內容是否符合國家法律法規、行業標準及公司規章制度。2.準確性審核核實數據、事實、引用文件等是否準確無誤。3.完整性審核確保文書涵蓋所有必要信息，邏輯連貫，無遺漏。4.規范性審核審查格式、語言表達、標點符號等是否規范統一。五、文書審批（一）審批權限1.一般文書由部門負責人審批后即可發布。2.重要文書涉及公司重大決策、重要事項、大額資金等的文書，需經公司分管領導、總經理或董事長審批。（二）審批程序1.文書起草部門將審核后的文書提交至相應審批人。2.審批人應認真閱讀文書，對內容和格式進行全面審查，簽署審批意見，同意、不同意或提出修改意見。3.對于需要修改的文書，起草部門應根據審批意見進行修改后重新提交審批，直至通過。六、文書發布（一）發布方式1.紙質發布對于需要正式行文的重要文書，打印成紙質文件，加蓋公章后通過專人送達、郵寄等方式發送至相關部門或單位。2.電子發布利用公司內部辦公系統、電子郵件等電子方式發布一般性文書。發布時應確保接收對象明確，附件齊全。（二）發布范圍根據文書內容和工作需要，確定文書的發布范圍，包括公司內部各部門、下屬單位、合作伙伴等。（三）發布記錄建立文書發布記錄臺賬，詳細記錄文書名稱、編號、發布時間、發布方式、接收部門或人員等信息，以便查詢和追溯。七、文書傳遞與簽收（一）傳遞要求1.專人傳遞重要文書應由專人負責傳遞，確保文書安全、及時送達。2.電子傳遞通過電子方式傳遞文書時，應采用加密、可追溯的方式，確保信息安全。同時，發送方應確認接收方已成功接收。（二）簽收流程1.紙質文書接收方收到紙質文書后，應在文書簽收登記表上簽字確認，注明簽收日期、份數等信息。2.電子文書接收方應及時查看電子郵件或辦公系統中的文書，并在系統中進行確認簽收操作。八、文書使用與借閱（一）使用規定1.各部門和人員應按照文書的發布范圍和規定用途使用文書，不得擅自擴大使用范圍或改變用途。2.使用文書時應保持文書的完整性和清潔，不得隨意涂改、損壞。（二）借閱流程1.因工作需要借閱文書的，應填寫文書借閱申請表，注明借閱文書名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，交文書保管部門審批。3.文書保管部門根據審批意見，辦理借閱手續，將文書借給借閱人，并登記借閱記錄，包括借閱日期、歸還日期、借閱人等。4.借閱人應在規定期限內歸還文書，如需延期，應提前辦理續借手續。九、文書保管（一）保管部門1.行政公文類、內部管理文件類、會議文件類由公司行政部門負責保管。2.業務文件類由相關業務部門負責保管，并定期向行政部門移交備份。（二）保管方式1.紙質文書采用紙質檔案盒、文件柜等進行分類存放，按照年度、類別、編號順序排列，便于查找和管理。2.電子文書建立電子文檔管理系統，對電子文書進行分類存儲，設置不同的權限級別，確保信息安全。同時，定期進行數據備份，防止數據丟失。（三）保管期限1.長期保存涉及公司重要歷史資料、法律糾紛、知識產權等方面的文書，應長期保存。2.定期保存一般業務文書的保管期限為[X]年，期滿后經鑒定可銷毀的，按照規定程序進行銷毀。十、文書歸檔（一）歸檔范圍1.已辦理完畢、具有查考利用價值的各類文書。2.重要會議的全套文件資料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。3.公司與外部單位簽訂的各類合同、協議等。（二）歸檔時間1.日常文書應在文書處理完畢后的[X]個工作日內歸檔。2.年度歸檔每年年終，各部門應對本年度形成的文書進行全面整理，編制歸檔目錄，于次年[X]月底前移交至檔案保管部門。（三）歸檔要求1.分類準確按照文書分類標準進行歸檔，確保同一類文書集中存放。2.編號清晰歸檔文書應保持原編號，便于查詢和檢索。3.資料完整歸檔的文書應齊全完整，如有附件應一并歸檔。十一、文書銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限已滿且無保存價值的文書。2.經鑒定確需銷毀的重復、無效或涉密載體已解密的文書。（二）銷毀程序1.由文書保管部門提出銷毀申請，填寫文書銷毀申請表，注明擬銷毀文書名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.申請表經部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保文書