材料財務管理管理制度總則1.目的為加強公司材料財務管理，規范材料采購、存儲、使用等環節的財務行為，確保公司資產安全，提高資金使用效益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部涉及材料采購、驗收、存儲、領用、盤點等與材料財務管理相關的所有部門和人員。3.基本原則合法性原則：嚴格遵守國家有關法律法規和財務制度，確保材料財務管理活動合法合規。準確性原則：財務數據真實、準確、完整，如實反映材料采購、使用及庫存情況。效益性原則：優化材料采購、存儲和使用流程，降低成本，提高經濟效益。內部控制原則：建立健全內部控制機制，加強對材料財務活動的監督和制約，防范風險。材料采購管理1.采購計劃制定各部門應根據生產經營需求，提前編制材料采購計劃。采購計劃應明確材料名稱、規格型號、數量、預計采購時間等內容。采購計劃需經部門負責人審核后報分管領導審批，確保采購計劃的合理性和必要性。2.供應商選擇與管理采購部門應通過多種渠道選擇合格的供應商，建立供應商檔案，記錄供應商基本信息、聯系方式、供應產品質量、價格、交貨期等情況。定期對供應商進行評估和考核，根據評估結果調整供應商名單，確保供應商提供的材料質量可靠、價格合理、交貨及時。3.采購合同簽訂采購業務應簽訂書面合同，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括材料名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，需經法務部門審核，確保合同合法有效。合同簽訂后，應及時將合同副本交財務部門備案。4.采購付款管理財務部門應根據采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續。付款前，需審核采購發票、驗收單等相關憑證，確保憑證齊全、真實、有效。對于預付款項，應嚴格控制，加強跟蹤管理，確保預付款項按合同約定使用，避免出現資金風險。材料驗收管理1.驗收流程材料到貨后，采購部門應及時通知驗收部門進行驗收。驗收部門應按照合同要求和相關標準對材料的數量、質量、規格型號等進行檢驗。驗收合格的材料，驗收人員應填寫驗收單，并簽字確認。驗收單應包括材料名稱、規格型號、數量、驗收日期、驗收結果等內容。驗收不合格的材料，驗收部門應及時通知采購部門與供應商協商處理，如退貨、換貨等，并做好記錄。2.驗收記錄與檔案管理驗收部門應建立驗收記錄檔案，將驗收單、檢驗報告等相關資料進行整理歸檔，以備查閱。驗收記錄應保存一定期限，以便對材料采購質量進行追溯和查詢。材料存儲管理1.倉庫設置與規劃根據公司材料存儲需求，合理設置倉庫，劃分不同的存儲區域，如原材料區、半成品區、成品區等。倉庫應配備必要的存儲設備和設施，如貨架、貨柜、消防器材等，確保材料存儲安全。2.入庫管理材料入庫時，倉庫管理人員應根據驗收單核對材料的數量、規格型號等信息，確保入庫材料與驗收單一致。對入庫材料進行分類存放，并做好標識，便于查找和管理。3.庫存盤點定期對庫存材料進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據公司實際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點。盤點前，倉庫管理人員應做好準備工作，包括整理庫存、核對賬目等。盤點過程中，應如實記錄盤點結果，發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并進行調整。盤點結束后，應編制盤點報告，報送財務部門和相關領導。盤點報告應包括盤點時間、范圍、結果、差異原因及處理建議等內容。4.庫存安全管理加強倉庫安全管理，制定安全管理制度，配備必要的安全設施和防護用品，確保倉庫安全。做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作，防止庫存材料受損。材料領用管理1.領用流程各部門根據生產經營需要，填寫材料領用申請表，注明材料名稱、規格型號、數量、用途等內容。材料領用申請表需經部門負責人審核后報分管領導審批。倉庫管理人員根據審批后的領用申請表發放材料，并填寫出庫單。出庫單應包括材料名稱、規格型號、數量、領用部門、領用日期等內容。2.限額領料管理對于一些消耗量大的材料，可實行限額領料制度。根據生產計劃和材料消耗定額，確定各部門的材料領用限額。各部門應在限額范圍內領用材料，如需超限額領用，需辦理相關審批手續。3.退料管理對于領用后未使用或剩余的材料，應及時辦理退料手續。退料時，倉庫管理人員應核對退料的數量、規格型號等信息，并填寫退料單。退料單應注明退料部門、材料名稱、規格型號、數量、退料日期等內容。退料單經倉庫管理人員和領用部門簽字確認后，作為倉庫入賬和財務核算的依據。材料成本核算與分析1.成本核算方法采用合適的成本核算方法對材料成本進行核算，如先進先出法、加權平均法等。成本核算應準確反映材料采購、存儲、領用等環節的成本支出。按照會計制度的要求，設置相關會計科目，對材料采購、入庫、領用、盤盈盤虧等業務進行賬務處理。2.成本分析與控制定期對材料成本進行分析，對比實際成本與預算成本的差異，分析差異產生的原因。根據成本分析結果，采取有效的控制措施，如優化采購渠道、降低庫存積壓、加強成本管理等，以降低材料成本，提高經濟效益。財務監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門應定期對材料財務管理情況進行審計，檢查材料采購、驗收、存儲、領用等環節的財務制度執行情況，發現問題及時提出整改意見。審計人員應深入了解材料財務管理流程，查閱相關憑證、賬目、報表等資料，對發現的違規行為進行嚴肅處理。2.財務檢查財務部門應定期對材料財務收支情況進行檢查，核對賬目、憑證、報表等資料的真實性、準確性和完整性。加強對材料采購發票、驗收單、入庫單、出庫單等原始憑證的審核，確保憑證合法合規，防止虛假報賬等行為發生。信息溝通與協調1.部門間溝通機制建立材料采購、驗收、存儲、領用等部門之間的信息溝通機制，加強協作配合。各部門應及時傳遞材料相關信息，確保信息暢通。定期召開材料管理協調會議，通報材料管理情況，協調解決存在的問題，共同推進材料財務管理工作。2.與供應商溝通采購部門應加強與供應商的溝通，及時了解供應商的生產經營情況、產品價格變動等信息，確保采購工作順利進行。