公司配電話管理制度?總則1.目的為規(guī)范公司配電話的管理，確保電話資源的合理使用，提高工作效率，保障公司通信暢通，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有配備的辦公電話、業(yè)務(wù)電話及員工個人使用的公司配手機。3.管理原則遵循"統(tǒng)一管理、合理分配、規(guī)范使用、節(jié)約高效"的原則，確保電話資源服務(wù)于公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工工作需要。電話配置與發(fā)放1.電話配置標準根據(jù)各部門工作職能和業(yè)務(wù)需求，確定電話配置數(shù)量和型號。一般員工配備辦公桌面電話，業(yè)務(wù)人員根據(jù)工作需要配備業(yè)務(wù)專用電話或公司配手機。重要崗位或經(jīng)常外出辦公的人員，經(jīng)申請批準后可配備移動電話。2.電話發(fā)放流程新員工入職時，由所在部門負責(zé)人根據(jù)崗位需求填寫《電話配備申請表》，注明電話型號、用途等信息，提交至行政部門。行政部門審核申請表，核實無誤后，按照公司規(guī)定的標準發(fā)放電話，并做好登記備案。員工領(lǐng)取電話時，需在《電話領(lǐng)取登記表》上簽字確認，明確保管責(zé)任。使用規(guī)范1.辦公電話使用規(guī)范上班時間應(yīng)保持電話暢通，不得隨意關(guān)機或設(shè)置呼叫轉(zhuǎn)移。因特殊原因需要暫時離開座位時，應(yīng)將電話設(shè)置為語音留言狀態(tài)。接聽電話應(yīng)使用文明用語，及時響應(yīng)，禮貌詢問對方需求，并準確記錄相關(guān)信息。嚴禁使用辦公電話撥打私人電話、進行與工作無關(guān)的聊天或娛樂活動。如需撥打長途電話，應(yīng)事先填寫《長途電話申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，按照公司規(guī)定的長途電話計費標準進行撥打。不得擅自將辦公電話轉(zhuǎn)借他人使用。2.業(yè)務(wù)電話使用規(guī)范業(yè)務(wù)電話主要用于與客戶溝通、業(yè)務(wù)洽談等工作相關(guān)事宜，必須專人專用。使用業(yè)務(wù)電話時，應(yīng)準確傳達公司信息，維護公司形象，不得泄露公司機密。業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時跟進業(yè)務(wù)電話溝通的事項，做好記錄和反饋，確保業(yè)務(wù)順利開展。業(yè)務(wù)電話的話費報銷按照公司財務(wù)制度執(zhí)行，憑有效發(fā)票進行報銷。3.公司配手機使用規(guī)范公司配手機僅限員工在工作時間使用，用于工作聯(lián)系和業(yè)務(wù)處理。員工應(yīng)妥善保管公司配手機，不得遺失、損壞或擅自更換號碼。如發(fā)生上述情況，應(yīng)及時向行政部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的費用。使用公司配手機產(chǎn)生的費用，按照公司規(guī)定的套餐標準和報銷流程進行核算和報銷。員工離職時，應(yīng)將公司配手機及相關(guān)配件一并歸還行政部門，經(jīng)核實無誤后辦理離職手續(xù)。費用管理1.話費標準制定行政部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和電話使用情況，制定不同崗位、不同業(yè)務(wù)類型的話費標準。話費標準應(yīng)明確包含的通話時長、流量、短信數(shù)量等內(nèi)容，并根據(jù)實際情況進行適時調(diào)整。2.費用核算與報銷每月末，行政部門負責(zé)收集、整理各部門電話費用清單，并進行初步核算。員工憑當(dāng)月有效的電話費用發(fā)票，按照公司規(guī)定的報銷流程進行報銷。報銷發(fā)票應(yīng)與實際使用情況相符，不得虛報、多報。財務(wù)部門對報銷的電話費用進行審核，核實無誤后予以報銷。如發(fā)現(xiàn)問題，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。3.費用控制與監(jiān)督行政部門定期對各部門電話費用使用情況進行統(tǒng)計分析，如發(fā)現(xiàn)某部門費用異常，應(yīng)及時與該部門溝通，了解原因并采取相應(yīng)措施。公司鼓勵員工節(jié)約使用電話資源，對于超出話費標準較多的部門或個人，將進行通報批評，并要求其說明原因。如因工作需要確需調(diào)整話費標準的，應(yīng)按照規(guī)定流程進行申請和審批。維護與維修1.電話維護責(zé)任辦公電話由行政部門負責(zé)日常維護和管理，定期檢查線路、設(shè)備運行情況，確保電話暢通。業(yè)務(wù)電話和公司配手機由使用員工負責(zé)日常保管和維護，如發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)及時向行政部門報告。2.維修流程員工發(fā)現(xiàn)電話故障后，應(yīng)填寫《電話維修申請表》，詳細描述故障現(xiàn)象和發(fā)生時間，提交至行政部門。行政部門接到維修申請后，及時安排專業(yè)維修人員進行檢修。如遇特殊情況無法當(dāng)場修復(fù)的，應(yīng)向員工說明原因，并盡快確定修復(fù)時間。維修完成后，維修人員應(yīng)在《電話維修登記表》上記錄維修情況和結(jié)果，員工確認無誤后簽字。3.配件更換與費用因正常使用導(dǎo)致電話損壞需要更換配件的，由行政部門負責(zé)采購和更換，費用由公司承擔(dān)。如因員工個人原因?qū)е码娫挀p壞需要更換配件的，費用由員工自行承擔(dān)。遺失與損壞賠償1.遺失賠償如員工遺失公司配電話或手機，應(yīng)立即向行政部門報告，并協(xié)助進行查找。經(jīng)核實確屬遺失的，員工應(yīng)按照電話或手機的購置價格及折舊情況進行賠償。賠償金額從員工工資中扣除。2.損壞賠償因員工個人原因?qū)е码娫捇蚴謾C損壞的，員工應(yīng)根據(jù)損壞程度進行賠償。賠償標準如下：輕微損壞，如外殼磨損、屏幕劃傷等，賠償維修費用的50%。中度損壞，如內(nèi)部零件損壞、功能部分喪失等，賠償維修費用的80%。嚴重損壞，如主板燒毀、無法正常使用等，賠償電話或手機購置價格扣除折舊后的余額。賠償費用同樣從員工工資中扣除。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制行政部門負責(zé)對公司電話使用情況進行日常監(jiān)督檢查，定期抽查各部門電話使用記錄和費用報銷情況。設(shè)立投訴舉報渠道，鼓勵員工對違規(guī)使用電話的行為進行舉報。行政部門接到舉報后，應(yīng)及時進行調(diào)查核實，并按照規(guī)定處理。2.考核辦法將電話使用情況納入員工績效考核體系，對遵守電話管理制度、合理使用電話資源的員工給予適當(dāng)加分獎勵。對違反電話使用規(guī)范的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的扣分處罰，并按照公司績效考核制度進行處理。具體扣分標準如下：上班時間電話關(guān)機或設(shè)置呼叫轉(zhuǎn)移，每次扣1分。使用辦公電話撥打私人電話或進行與工作無關(guān)的活動，每次扣2分。擅自將辦公電話轉(zhuǎn)借他人使用，每次扣3分。虛報、多報電話費用