公司專用章管理制度?一、總則1.目的為加強公司專用章的管理，規范專用章的使用流程，確保公司印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各類專用章，包括但不限于合同專用章、財務專用章、發票專用章、法人章等。涉及公司對外發文、合同簽訂、財務結算、稅務申報等重要事務的印章使用均需遵循本制度。3.基本原則依法依規原則：印章的使用必須嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。專人負責原則：明確專人負責印章的保管和使用，確保責任落實到人。審批備案原則：印章使用前需經過嚴格的審批流程，并進行使用備案，以便追溯和查詢。安全保密原則：加強印章保管的安全措施，防止印章被盜用、冒用或丟失，確保印章信息安全。二、專用章的種類及用途1.合同專用章用于公司對外簽訂各類合同、協議等具有法律效力的文件。2.財務專用章用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務相關業務。3.發票專用章用于公司開具各類發票時使用。4.法人章用于特定的財務文件、銀行結算等需要法人簽字確認的場合，通常與財務專用章配合使用。5.其他專用章根據公司業務需要，經公司批準設立的其他專用章，其用途由公司另行規定。三、專用章的刻制與啟用1.刻制申請因業務需要刻制專用章時，由使用部門填寫《專用章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、使用范圍等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司行政部門審核。2.審核批準行政部門對刻制申請進行審核，重點審查印章需求的必要性、名稱及用途的合規性等。審核通過后，報公司領導審批。3.刻制流程經公司領導批準后，行政部門統一安排印章刻制工作。選擇具有資質、信譽良好的印章制作單位進行刻制，確保印章質量和安全性。刻制完成后，由行政部門負責領取印章，并進行登記備案。4.啟用程序新刻制的專用章啟用前，行政部門需填寫《專用章啟用申請表》，注明啟用日期、印章名稱、編號等信息，并附印模。經公司領導批準后，方可正式啟用。同時，行政部門應將印章啟用信息通知相關部門和人員。四、專用章的保管1.保管人員職責設立專門的印章保管人員，負責印章的日常保管工作。保管人員應具備高度的責任心，嚴格遵守印章管理制度。確保印章存放安全，做到專柜存放、專人保管，防止印章被盜用、丟失或損壞。未經批準，不得擅自將印章交予他人使用或帶出保管場所。定期檢查印章的保管情況，如發現問題及時報告并采取相應措施。2.保管場所安全措施印章保管場所應具備完善的安全設施，如門禁系統、監控設備、保險柜等，確保印章存放安全。保險柜應設置密碼和鑰匙雙重鎖具，密碼由保管人員妥善保管，鑰匙由行政部門指定專人保管。開啟保險柜時，需保管人員和指定專人同時在場。印章保管場所應保持清潔、干燥，防止印章受潮、生銹或損壞。3.印章交接印章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，必須辦理嚴格的交接手續。交接雙方應填寫《專用章交接清單》，詳細記錄印章名稱、數量、交接日期等信息，并簽字確認。交接過程應由行政部門派人監交，確保交接手續完整、準確。交接完成后，原保管人員應將印章及相關資料全部移交新保管人員，并對印章的保管和使用情況進行說明。五、專用章的使用1.使用申請使用專用章時，需填寫《專用章使用申請表》，詳細說明用章事由、用章文件名稱、份數、使用部門、申請人等信息。申請表應經部門負責人審核簽字，涉及重大事項或金額較大的合同等文件，還需經公司領導審批。2.審批流程一般事項用章：由部門負責人審核簽字后，即可使用。重要事項用章：涉及金額較大的合同、對外擔保、重大投資等重要事項的用章，需經公司領導審批。審批通過后，方可使用印章。緊急事項用章：如遇緊急情況，無法按照正常審批流程進行用章時，申請人可電話請示公司領導同意后先行用章，但事后必須及時補辦審批手續。3.用章登記印章保管人員應對每一次用章進行詳細登記，記錄用章日期、用章文件名稱、用章事由、申請人、審批人等信息。登記臺賬應妥善保存，以便查詢和追溯。4.用章要求嚴格按照審批后的用途和范圍使用印章，不得擅自更改用章內容或擴大用章范圍。印章應加蓋在文件規定的位置，確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。使用印章時，應使用紅色印油，禁止使用其他顏色印油或在印章上涂抹其他物質。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因工作需要確需先行加蓋印章的，必須在蓋章后立即填寫文件內容，并確保填寫內容與審批內容一致。六、專用章的停用與銷毀1.停用原因專用章因公司名稱變更、業務調整、印章損壞等原因不再使用時，應及時辦理停用手續。2.停用申請由使用部門或保管人員填寫《專用章停用申請表》，說明停用原因、停用日期等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司行政部門審核。3.審核批準行政部門對停用申請進行審核，審核通過后，報公司領導審批。4.停用程序經公司領導批準后，行政部門負責通知相關部門和人員該印章已停用，并收回印章。同時，在公司內部發布印章停用公告，確保全體員工知曉。5.銷毀程序對于停用的專用章，由行政部門統一組織銷毀。銷毀前，應填寫《專用章銷毀申請表》，詳細記錄印章名稱、編號、停用日期、銷毀原因等信息，并經公司領導審批。銷毀方式可采用切割、粉碎等物理方法，確保印章無法恢復使用。銷毀過程應由行政部門派人監督，并拍照或錄像留存，以備查考。銷毀完成后，銷毀人員和監督人員應在《專用章銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄在印章管理檔案中。七、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對專用章的管理和使用情況進行審計檢查，重點審查印章管理制度的執行情況、用章審批流程的合規性、印章保管的安全性等。對于發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.日常檢查監督行政部門負責對專用章的日常保管和使用情況進行檢查監督，定期檢查印章保管場所的安全設施、印章登記臺賬等。發現問題及時督促保管人員整改，并向公司領導報告。3.違規處理對于違反本制度規定使用專用章的行為，視情節輕重給予相應的處罰。情節較輕的，給予批評教育、責令改正；情節嚴重的，追究相關人員的責任，造成經濟損