部門印章使用管理制度?總則目的為規范公司部門印章的使用管理，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的正常運營秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門印章的使用管理，包括但不限于部門公章、合同專用章、財務專用章、業務專用章等?；驹瓌t1.依法依規原則：印章使用必須嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定。2.審批規范原則：印章使用應經過嚴格的審批流程，確保用印事項真實、合法、有效。3.安全保密原則：加強印章的保管和使用安全，防止印章被盜用、冒用或濫用，嚴格保密印章使用情況。印章的種類及用途部門公章1.用途：代表部門行使職權，用于各類文件、報告、證明、函件等的簽署，以表明部門對相關事項的認可和負責。2.適用范圍：適用于部門內部日常辦公文件、與其他部門的一般性往來文件、向公司內部的工作匯報等。合同專用章1.用途：專門用于簽訂各類合同、協議等具有法律效力的文件。2.適用范圍：僅限于與公司外部單位簽訂的經濟合同、業務合作協議、租賃合同等涉及權利義務關系的合同性文件。財務專用章1.用途：用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務相關業務。2.適用范圍：在辦理銀行開戶、銷戶、賬戶信息變更，支票、匯票、本票等票據的簽發，資金劃轉、費用報銷等財務活動中使用。業務專用章1.用途：根據各部門業務特點，用于特定業務范圍內的文件簽署、憑證開具等，以明確業務責任和標識業務性質。2.適用范圍：例如銷售部門的銷售專用章用于銷售合同、銷售訂單、發貨單等；采購部門的采購專用章用于采購合同、采購訂單等；人力資源部門的招聘專用章用于招聘相關文件等。具體適用范圍由各部門根據業務需求確定，并報公司備案。印章的刻制與啟用印章刻制1.申請：各部門因工作需要刻制印章時，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、樣式、材質等信息，并經部門負責人簽字確認后，提交至公司行政部門。2.審核：行政部門對《印章刻制申請表》進行審核，重點審核申請理由是否充分、印章用途是否明確、樣式是否符合公司規定等。審核通過后，報公司分管領導審批。3.刻制：經公司分管領導審批同意后，行政部門統一安排具有資質的印章刻制單位進行印章刻制。刻制單位應嚴格按照公司提供的樣式和要求進行制作，確保印章質量。印章啟用1.登記備案：印章刻制完成后，行政部門負責對印章進行登記備案，記錄印章名稱、編號、刻制日期、啟用日期、保管人等信息，并建立《印章使用登記簿》。2.啟用通知：行政部門應及時向公司各部門發布印章啟用通知，告知印章啟用時間、用途、保管人等信息，確保各部門知曉。3.啟用儀式：對于重要印章，可舉行簡單的啟用儀式，由公司領導或部門負責人宣布印章正式啟用，以增強印章使用的嚴肅性和規范性。印章的保管保管人員1.專人保管：各部門應指定專人負責印章的保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識，熟悉印章使用規定。2.定期輪崗：為防范風險，印章保管人員應定期進行輪崗，輪崗期限由公司根據實際情況確定，一般為[X]年。保管方式1.專柜保管：印章應存放在安全可靠的專柜或保險柜中，專柜應具備防盜、防火、防潮、防蟲等功能。2.雙人保管：對于重要印章，如合同專用章、財務專用章等，可采用雙人保管方式，即由兩名保管人員分別持有印章的不同部分（如鑰匙、印模等），使用時需兩人同時在場。保管要求1.妥善存放：保管人員應將印章妥善存放，確保印章安全，不得隨意放置或帶出辦公場所。如因特殊情況需要帶出的，必須經部門負責人批準，并辦理相關借用手續。2.嚴格保密：保管人員應對印章使用情況嚴格保密，不得向無關人員透露印章保管信息和使用記錄。3.定期檢查：保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章完好無損、清晰可辨。如發現印章有損壞、丟失等情況，應及時報告部門負責人，并采取相應措施進行處理。印章的使用使用流程1.申請：使用部門填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、用印份數、用印時間等信息，并經部門負責人簽字確認。2.審核：根據用印事項的性質和審批權限，分別提交相關領導進行審核。一般事項由部門負責人審核；涉及重要合同、重大決策、資金支出等事項，需經公司分管領導或總經理審批。3.用印：審核通過后，保管人員對照《印章使用申請表》及相關文件資料進行用印。用印時應確保印章清晰、端正，用印位置準確無誤，并在《印章使用登記簿》上詳細記錄用印日期、用印事項、文件名稱、文號、用印份數、批準人等信息。4.蓋章登記：用印完成后，保管人員應在文件上加蓋印章，并在文件上注明"已用印"字樣及用印日期。同時，在《印章使用登記簿》上簽字確認。使用限制1.嚴禁空白文件用印：嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因特殊情況需要提前蓋章的，必須在蓋章后由專人負責跟蹤文件的使用情況，確保文件內容按照審批要求填寫完整，并及時收回留存。2.不得超范圍用印：印章使用必須嚴格按照規定的用途和范圍進行，不得擅自擴大用印范圍。如遇特殊情況需要超出規定范圍用印的，必須重新履行審批手續，并報公司領導批準。3.不得異地用印：原則上不得在公司辦公場所以外的地方使用印章。如因業務需要確需異地用印的，必須提前向公司行政部門提出申請，經批準后采取必要的安全措施進行用印，并在使用后及時將用印文件帶回公司存檔。印章的停用與銷毀停用情形1.機構撤銷：因部門撤銷、合并等原因，印章不再使用。2.印章損壞：印章因磨損、損壞等原因無法正常使用。3.業務變更：因公司業務調整，印章所代表的業務范圍不再適用。停用程序1.申請停用：各部門在印章出現停用情形時，應填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因，并經部門負責人簽字確認后，提交至公司行政部門。2.審核批準：行政部門對《印章停用申請表》進行審核，報公司分管領導審批同意后，通知各部門停止使用該印章。3.收回印章：行政部門負責及時收回停用印章，并在《印章使用登記簿》上注明停用日期。銷毀程序1.提出申請：行政部門根據印章停用情況，填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、編號、停用原因、銷毀方式等信息，并報公司分管領導審批。2.審核批準：公司分管領導對《印章銷毀申請表》進行審核，批準后確定銷毀方式和時間。3.實施銷毀：印章銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、熔化等，確保印章無法復原。銷毀過程應進行現場監督，并由兩名以上人員簽字確認。4.記錄備案：行政部門應將印章銷毀情況記錄在《印章銷毀登記簿》上，包括印章名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式、監督人員等信息，并將相關資料存檔保存。監督與檢查內部監督1.定期檢查：公司行政部門定期對各部門印章使用管理情況進行檢查，重點檢查印章保管是否安全、使用流程是否規范、審批手續是否齊全等。2.不定期抽查：公司行政部門不定期對各部門印章使用情況進行抽查，發現問題及時督促整改。3.違規處理：對于違反印章使用管理制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。外部審計1.審計要求：公司財務部門或審計部門定期對公司印章使用管理情況進行審計，檢查印章使用是否符合規定、是否存在潛在風險等。2.審計報告：審計部門應出具審