文件收發管理制度?（一）目的為規范公司文件收發管理工作，確保文件傳遞的及時性、準確性和安全性，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間以及公司與外部單位之間文件的收發、傳遞、歸檔等管理活動。（三）職責分工1.行政部門負責制定、修訂和完善文件收發管理制度。統一接收、登記、編號、分發公司內外來文，并按規定進行傳閱、催辦、歸檔。負責公司發文的格式審核、編號、印制、分發等工作。指導和監督各部門文件收發管理工作。2.各部門設兼職文件收發員，負責本部門文件的接收、登記、傳遞、保管等工作，并定期向行政部門移交相關文件。嚴格按照本制度規定處理本部門的文件收發事務，確保文件流轉順暢。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.外來文件：包括上級主管部門文件、政府部門文件、合作單位來文、客戶來文等。2.公司發文：包括公司發布的各類通知、決定、通報、報告、請示等正式文件。3.部門文件：各部門自行制定和使用的工作文件、內部通知等。（二）文件編號1.外來文件編號：行政部門根據文件來源進行編號，格式為"[來源標識][年份][順序號]"，例如"[上級主管部門]2023001"。2.公司發文編號：由行政部門統一編號，格式為"公司名稱縮寫[年份][部門代碼][文件類型代碼][順序號]"，例如"XX公司2023HR01001"，其中部門代碼和文件類型代碼由行政部門提前設定。3.部門文件編號：各部門自行編號，報行政部門備案，編號應保持唯一性和系統性，便于識別和管理。三、文件的收發流程（一）外來文件接收1.行政部門指定專人負責文件接收工作，接收時應檢查文件的完整性，包括文件份數、有無破損、字跡是否清晰等。2.對接收的文件進行詳細登記，記錄文件的名稱、文號、來文單位、日期、份數等信息，并按照編號規則進行編號。3.根據文件內容和性質，及時將文件分發給相關領導和部門傳閱或辦理。傳閱文件時，應填寫《文件傳閱單》，記錄傳閱人員姓名、時間等信息，確保文件按規定路線傳遞，避免漏傳。（二）外來文件辦理1.承辦部門收到文件后，應及時安排人員辦理，按照文件要求和時限完成相關工作。2.對于需要回復的文件，承辦部門應在規定時間內擬寫回復意見，經部門負責人審核簽字后，交行政部門統一發文回復。3.在文件辦理過程中，承辦部門應做好文件的保管工作，防止文件丟失或損壞。辦理完畢后，應將文件及時交行政部門歸檔。（三）公司發文起草1.各部門需要發文時，應填寫《發文申請表》，明確發文主題、內容、發送范圍、緊急程度等信息，經部門負責人審核后交行政部門。2.行政部門對《發文申請表》進行格式審核，對不符合要求的申請表返回部門修改完善。3.經審核通過的發文申請表，由申請部門負責起草文件初稿，確保文件內容準確、清晰、規范。（四）公司發文審核與簽發1.文件初稿完成后，由申請部門負責人再次審核，確認無誤后提交行政部門進行格式審核和編號。2.行政部門對文件格式進行統一規范，包括字體、字號、排版等，確保文件格式符合公司要求。3.文件經行政部門格式審核后，依次送相關領導審批簽發。審批簽發流程按照公司相關規定執行，重要文件需經總經理或董事長簽發。（五）公司發文印制與分發1.經領導簽發后的文件，由行政部門安排印制。印制過程中，應確保文件質量，檢查印刷內容是否清晰、準確，有無錯漏。2.印制完成的文件，行政部門按照《發文申請表》確定的發送范圍進行分發，并做好分發記錄，記錄文件分發的部門、份數等信息。3.對于重要或緊急文件，行政部門應采取適當方式確保文件及時、準確送達收件部門，如專人送達、快遞等。（六）部門文件收發1.各部門兼職文件收發員負責接收本部門的外來文件和內部文件，按照外來文件接收流程進行登記和處理。2.部門文件收發員對本部門起草的文件進行編號、登記，經部門負責人審核后，按照規定范圍進行發放和存檔。3.部門文件收發員應定期整理本部門文件，將文件分類存放，便于查找和使用。每季度末，將本部門文件移交行政部門統一歸檔。四、文件的傳閱與催辦（一）文件傳閱1.行政部門收到需傳閱的文件后，根據文件內容和領導分工，確定傳閱順序和范圍。2.傳閱文件應使用《文件傳閱單》，文件傳閱單應隨文件一同傳遞，傳閱人員應在傳閱單上簽字確認傳閱時間。3.傳閱過程中，如遇傳閱人員外出等情況，應及時調整傳閱順序，確保文件流轉順暢。傳閱完畢后，文件應及時返回行政部門。（二）文件催辦1.對于需要辦理的文件，行政部門應建立催辦機制，跟蹤文件辦理進度。2.催辦方式可采用電話催辦、郵件催辦、書面催辦等。催辦時，應明確催辦事項、催辦對象和催辦期限。3.承辦部門應在規定期限內完成文件辦理，并將辦理結果及時反饋給行政部門。如因特殊原因無法按時完成，應提前向行政部門說明情況，并申請延期。五、文件的歸檔與保管（一）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應按照檔案管理要求，及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全、完整、準確，符合文件形成規律和特點。2.歸檔文件應按照分類方案進行分類整理，編制歸檔目錄，注明文件名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.每年年終，各部門應將本年度歸檔文件移交行政部門統一保管。行政部門對各部門移交的文件進行核對、整理，按照公司檔案管理制度進行集中歸檔。（二）文件保管1.行政部門應設立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等，確保文件安全保管。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。對破損、褪色的文件應及時進行修復或復制。3.嚴格控制檔案查閱權限，未經批準，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經相關領導批準后，在檔案管理人員陪同下查閱。查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換檔案材料。六、文件的保密與銷毀（一）文件保密1.公司員工應嚴格遵守文件保密制度，對涉及公司商業秘密、敏感信息等重要文件予以保密。2.嚴禁將公司文件私自復印、外傳或用于非工作目的。因工作需要復印文件的，應經行政部門批準，并登記復印份數和用途。3.在文件處理過程中，應采取必要的保密措施，如文件存放于安全場所、對電子文件設置密碼等，防止文件泄露。（二）文件銷毀1.對于已失去保存價值的文件，行政部門應定期進行清理和銷毀。銷毀文件前，應編制《文件銷毀清單》，注明文件名稱、編號、日期、數量等信息。2.文件銷毀應采用適當方式進行，確保文件信息無法恢復。對于紙質文件，可采用粉碎、焚燒等方式銷毀；對于電子文件，應進行徹底刪除或格式化處理。3.文件銷毀過程應有專人監督，并在《文件銷毀清單》上簽字確認。銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。七、信息化管理（一）電子文件管理1.公司推行文件信息化管理，逐步實現文件的電子化存儲、流轉和查閱。各部門應積極配合行政部門，將紙質文件及時掃描轉化為電子文件，并上傳至公司文件管理系統。2.電子文件應按照與紙質文件相同的分類和編號規則進行管理，確保電子文件與紙質文件的一致性和關聯性。3.公司文件管理系統應設置不同的用戶權限，根據員工工作職責和崗位需求，授予相應的文件查閱、下載、修改等權限，確保電子文件的安全管理。（二）文件管理系統使用1.員工應熟練掌握公司文件管理系統的操作方法，通過系統進行文件的收發、傳閱、辦理、歸檔等工作。2.在文件管理系統中，應及時準確地錄入文件相關信息，如文件標題、文號、日期、附件等，以便于文件的檢索和查詢。3.定期對文件管理系統進行維護和更新，確保系統的穩定性和安全性。同時，做好數據備份工作，防止數據丟失。八、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門定期對公司文件收發管理工作進行監督檢查，檢查內容包括文件收發流程執行情況、文件歸檔情況、文件保管情況等。2.對監督檢查中發現的問題，應及時向相關部門和人員提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將文件收發管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關人員的文件管理工作進行考核評價。2.考核指標包括文件收發的及時性、準確性、完整性，文件傳閱和催辦的執行情況，文件歸檔和保管的規范性等。3.