材料款管理制度?總則目的為加強公司材料采購及款項支付管理，規范操作流程，確保公司資金合理使用，保障材料供應的及時性和質量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及材料采購及材料款支付的相關業務活動。基本原則1.合規性原則：材料采購及款項支付必須遵守國家法律法規及公司相關規定。2.預算控制原則：嚴格按照公司預算安排進行材料采購，確保資金使用合理。3.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，保證所采購材料符合公司要求。4.風險防范原則：加強對材料采購及款項支付過程的風險識別、評估與控制，防范財務風險和經營風險。材料采購管理采購計劃1.需求預測：各部門應根據生產經營計劃、項目進度等，提前對所需材料進行需求預測，填寫《材料需求預測表》，詳細列出材料名稱、規格、型號、數量、預計使用時間等信息。2.采購計劃編制：采購部門依據各部門提交的《材料需求預測表》，結合庫存情況，綜合考慮市場供應、價格波動等因素，編制年度、季度和月度《材料采購計劃》。采購計劃應明確采購材料的具體內容、數量、采購時間等。3.計劃審批：《材料采購計劃》需經采購部門負責人審核，報分管領導審批后實施。如遇特殊情況需調整采購計劃，應按原審批流程進行審批。供應商選擇與管理1.供應商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。根據供應商的資質、信譽、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等因素進行綜合評估，篩選出合格的供應商。2.供應商評估：定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面。采購部門填寫《供應商評估表》，根據評估結果對供應商進行分級管理。3.供應商合作協議：對于選定的供應商，應簽訂詳細的合作協議，明確雙方的權利和義務，包括材料規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購流程1.采購申請：各部門根據實際需求，填寫《材料采購申請表》，詳細說明采購材料的名稱、規格、型號、數量、用途、預計到貨時間等信息，并經部門負責人簽字確認后提交采購部門。2.采購訂單下達：采購部門接到采購申請后，根據采購計劃和供應商情況，選擇合適的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購材料的具體內容、數量、價格、交貨期、交貨地點等條款，并經采購部門負責人審核后發送給供應商。3.采購合同簽訂：對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括材料規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同經公司法律顧問審核后，由公司法定代表人或授權代表簽字蓋章。4.采購跟蹤與催貨：采購部門應及時跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持溝通，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發現供應商可能出現交貨延遲等問題，應及時與供應商協商解決，并采取相應的催貨措施。5.到貨驗收：材料到貨后，采購部門應及時通知質量檢驗部門進行驗收。質量檢驗部門按照相關標準和合同要求對材料的質量、規格、數量等進行檢驗，填寫《材料驗收報告》。如驗收合格，采購部門應辦理入庫手續；如驗收不合格，應及時與供應商協商處理，包括退貨、換貨、補貨等。材料款支付管理支付申請1.申請提交：采購部門在收到供應商的發票及相關送貨憑證、驗收報告等資料后，核對無誤后填寫《材料款支付申請表》，詳細說明付款金額、付款供應商、付款事由、付款方式等信息，并附上相關證明材料。2.部門審核：《材料款支付申請表》經采購部門負責人審核，確認采購業務的真實性、準確性及合法性后簽字。3.財務審核：財務部門收到《材料款支付申請表》及相關資料后，對付款金額、付款方式、發票合規性等進行審核。財務部門應重點審核發票是否真實、合法、有效，付款金額是否與合同約定一致，付款方式是否符合公司規定等。財務審核無誤后簽字。支付審批1.初審：《材料款支付申請表》經采購部門和財務部門審核后，提交分管領導進行初審。分管領導根據公司財務狀況、采購合同執行情況等進行審核，對付款金額較大或存在風險的付款申請提出意見。2.終審：初審通過的付款申請，報公司總經理進行終審。總經理根據公司整體經營情況和資金安排，對付款申請進行最終審批。款項支付1.支付執行：經終審批準的付款申請，由財務部門按照公司規定的付款方式和時間進行款項支付。財務部門應確保付款信息準確無誤，及時完成款項支付操作。2.支付記錄：財務部門應建立完善的材料款支付記錄，詳細記錄每一筆付款的日期、金額、付款供應商、付款事由等信息，以便日后查詢和核對。監督與考核內部審計監督1.定期審計：公司內部審計部門定期對材料采購及款項支付業務進行審計，檢查采購流程是否合規、采購合同執行情況、付款審批程序是否健全、財務記錄是否準確等。2.專項審計：對于重大采購項目或存在風險的采購業務，內部審計部門可開展專項審計，深入調查業務細節，發現問題及時提出整改建議。考核機制1.采購部門考核：建立采購部門考核制度，對采購部門的工作業績、采購成本控制、供應商管理、交貨期保障等方面進行考核。考核結果與采購部門及相關人員的績效掛鉤。2.財務部門考核：對財務部門在材料款支付審核、資金管理等方面的工作進行考核，確保財務審核嚴格、資金支付安全合理。考核結果與財務部門及相關人員的績效掛鉤。風險管理風險識別1.市場風險：關注市場價格波動、供應短缺等因素對材料采購成本和供應穩定性的影響。2.供應商風險：評估供應商的信譽、經營狀況、財務狀況等，防范供應商違約、破產等風險。3.合同風險：審查采購合同條款的完整性、合法性，避免合同糾紛導致的經濟損失。4.付款風險：防范因付款流程不規范、資金短缺等導致的逾期付款、違約等風險。風險評估1.風險可能性評估：對識別出的風險進行可能性評估，判斷風險發生的概率大小。2.風險影響程度評估：評估風險發生后對公司生產經營、財務狀況等方面的影響程度。風險應對措施1.風險規避：對于高風險且無法有效控制的采購業務，應考慮放棄采購或選擇其他替代方案。2.風險降低：通過加強供應商管理、簽訂風險分擔條款、優化采購流程等措施，降低風險發生的可能性和影響程度。3.風險轉移：對于部分風險，可通過購買保險、要求供應商提供擔保等方式進行風險轉移。4.風險接受：對于風險較低且公司能夠承受的風險，可選擇接受風險，但應密切關注風險變化情況，及時采取應對措施。信息管理采購信息管理1.建立采購信息檔案：采購部門應建立完善的采購信息檔案，包括采購計劃、采購申請、采購訂單、采購合同、供應商信息、驗收報告、發票等資料。采購信息檔案應按照類別和時間順序進行整理歸檔，便于查詢和追溯。2.信息共享與溝通：采購部門應及時將采購相關信息與其他部門進行共享和溝通，確保各部門了解采購進展情況，協調工作。同時，應加強與供應商的信息溝通，及時掌握供應商的生產、發貨等情況。款項支付信息管理1.支付記錄管理：財務部門應詳細記錄每一筆材料款的支付信息，包括支付日期、支付金額、付款供應商、付款方式、付款憑證等。支付記錄應定期進行核對和清理，確保數據的準確性和完整性。2.支付信息分析：財務部門應定期對材料款支付信息進行分析，了解公司采購資金的使用情況、付款周期、供應商付款習慣等，為公司資金管理和采購決策提供參考依