檔案工作“三納入、四參加、四同步”制度?一、引言檔案工作是維護歷史真實面貌的重要事業，對于單位和組織的發展具有不可替代的作用。"三納入、四參加、四同步"制度是確保檔案工作有效開展，實現檔案完整、準確、系統的關鍵保障。本制度旨在明確檔案工作在單位各項工作中的地位和要求，規范檔案工作流程，提高檔案管理水平，為單位的發展提供堅實的檔案支持。

二、"三納入、四參加、四同步"制度的具體內容

（一）三納入1.納入單位工作計劃單位在制定年度工作計劃時，應將檔案工作作為重要內容納入其中，明確檔案工作的目標、任務和要求。例如，規定要完成的各類文件材料的收集、整理、歸檔數量和質量標準，以及檔案信息化建設的具體任務等。檔案工作目標應與單位整體發展目標相契合，確保檔案工作能夠為單位的各項業務活動提供有效的服務和支持。如在工作計劃中明確提出，通過檔案工作的有效開展，為單位的決策提供準確的歷史依據，為業務流程的優化提供參考案例等。2.納入單位領導議事日程單位領導要定期研究檔案工作，將檔案工作納入重要議事日程。至少每季度召開一次專題會議，聽取檔案工作匯報，研究解決檔案工作中存在的問題。在會議中，要對檔案工作的重大事項進行決策，如檔案庫房建設、設備購置、人員配備、經費保障等。例如，根據檔案業務發展的需要，決定是否新建或擴建檔案庫房，以滿足日益增長的檔案存儲需求；是否購置先進的檔案管理軟件和硬件設備，提高檔案管理的效率和質量。3.納入有關人員崗位職責明確單位各部門、各崗位在檔案工作中的職責，將檔案工作任務分解到具體的部門和個人。例如，規定文件起草部門要負責文件材料的收集、整理和初步分類，確保文件材料的齊全、完整；檔案管理部門要負責對接收的文件材料進行審核、整理、歸檔和保管，提供檔案利用服務等。在崗位職責中，要明確檔案工作的考核指標和獎懲措施，激勵員工積極做好檔案工作。如對檔案工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對未履行檔案工作職責的進行批評教育或相應的處罰。

（二）四參加1.參加產品、科研課題的鑒定工作檔案部門要派人參加本單位產品、科研課題的鑒定工作。在鑒定過程中，檔案人員要對相關的文件材料進行審查，確保其完整性、準確性和規范性。例如，對于科研課題的鑒定，檔案人員要檢查課題研究過程中形成的立項申請書、研究方案、實驗數據、研究報告等文件材料是否齊全，是否符合科研檔案管理的要求。同時，要協助鑒定人員對課題成果的創新性、科學性等進行評估，提供相關的檔案依據。2.參加設備開箱驗收工作檔案部門應參與單位設備開箱驗收工作。驗收時，檔案人員要收集設備購置過程中形成的各種文件材料，如設備采購合同、技術協議、裝箱單、說明書、合格證等，并對其進行整理和歸檔。要檢查設備文件材料的完整性和準確性，確保設備檔案能夠全面反映設備的購置、安裝、調試、運行等全過程。例如，發現設備裝箱單與實際設備不符時，要及時與相關部門溝通核實，保證檔案記錄的真實性。3.參加工程竣工驗收工作檔案部門必須參加單位的工程竣工驗收工作。在驗收過程中，檔案人員要對工程建設項目從立項到竣工全過程形成的文件材料進行審查，包括項目審批文件、設計文件、施工文件、監理文件、竣工圖等。要確保工程檔案的完整、準確、系統，符合工程檔案管理的規定和要求。例如，檢查竣工圖是否與實際工程相符，簽字蓋章是否齊全等。對不符合要求的工程檔案，要督促相關部門進行整改，直至達到驗收標準。4.參加重要會議檔案部門應派人參加單位召開的重要會議。在會議期間，檔案人員要負責收集會議文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等，并做好記錄。對會議文件材料進行及時整理和歸檔，確保會議檔案能夠準確反映會議的主要內容和決策過程。例如，對于涉及單位重大決策的會議，要重點收集相關的決策依據、討論記錄等文件，為日后查閱和追溯決策過程提供完整的檔案資料。

（三）四同步1.下達計劃任務與提出文件材料的歸檔要求同步在下達各類計劃任務時，要同時明確文件材料的歸檔范圍、保管期限和質量要求等。例如，在下達科研項目計劃任務書時，要詳細規定項目實施過程中應形成的科研文件材料的種類、格式、內容要求以及歸檔時間等。使項目承擔部門和人員在開展工作的同時，能夠有針對性地做好文件材料的收集和整理工作，確保文件材料能夠及時、準確地歸檔。2.檢查計劃進度與檢查文件材料形成情況同步在檢查各類計劃任務進度時，要同步檢查文件材料的形成情況。定期對各部門的文件材料收集、整理工作進行督促和指導，發現問題及時解決。例如，在季度工作檢查中，除了檢查業務工作進度外，還要檢查相關文件材料的形成是否符合要求，是否存在應歸檔而未歸檔的情況。對于未按時完成文件材料整理工作的部門，要要求其說明原因，并限期整改。3.驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定檔案材料同步在對各類項目成果進行驗收、鑒定時，要同步對相關的檔案材料進行驗收、鑒定。確保項目成果的檔案材料能夠真實、完整地反映項目的研究、實施過程和最終成果。如在驗收科研項目成果時，要嚴格審查項目檔案的完整性和準確性，只有檔案材料驗收合格，項目成果才能通過驗收。對于檔案材料不符合要求的項目，要責令項目承擔部門補充完善檔案，直至達到驗收標準。4.上報登記和評審獎勵項目與檔案材料歸檔同步在向上級部門上報登記各類項目和申請評審獎勵時，要確保相關的檔案材料已經及時、準確地歸檔。檔案材料應作為上報和評審的必備條件之一。例如，單位在申報科研成果獎項時，必須提交完整、規范的科研檔案，包括項目研究過程中的原始記錄、實驗數據、研究報告等。只有檔案材料齊全、符合要求，才能順利進行成果申報和評審獎勵工作。

三、制度的實施與監督

（一）實施主體本制度由單位檔案管理部門負責組織實施。檔案管理部門要明確專人負責制度的具體落實，定期對制度的執行情況進行檢查和總結。

（二）培訓與宣傳1.單位要加強對全體員工的檔案工作培訓，使員工了解"三納入、四參加、四同步"制度的內容和要求，提高員工的檔案意識和業務水平。培訓內容包括檔案法律法規、檔案管理基礎知識、文件材料的收集與整理方法等。2.通過內部刊物、宣傳欄、網絡平臺等多種渠道，宣傳檔案工作的重要性和"三納入、四參加、四同步"制度的意義，營造良好的檔案工作氛圍，促使全體員工自覺遵守制度，積極配合檔案管理部門開展工作。

（三）監督檢查1.建立檔案工作監督檢查機制，定期對各部門的檔案工作進行檢查。檢查內容包括檔案工作是否納入工作計劃、領導是否重視、人員崗位職責是否落實、"四參加、四同步"制度的執行情況等。2.對檢查中發現的問題要及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后要進行復查，確保問題得到徹底解決。對違反制度的部門和個人要進行嚴肅處理，追究相應的責任。

（四）考核評價1.將檔案工作納入單位績效考核體系，對各部門的檔案工作進行量化考核。考核指標包括檔案收集的完整性、整理的規范性、歸檔的及時性、檔案利用服務的質量等。2.根據考核結果，對檔案工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對考核不達標的部門要進行通報批評，并督促其改進工作。通過考核評價，激勵各部門不斷提高檔案工作水平。

四、制度的修訂與完善1.隨著單位業務的發展和檔案工作形勢的變化，要適時對"三納入、四參加、四同步"制度進行修訂和完善。一般每年對制度進行一次全面審查，根據實際情況進行調整和補充。2.在修訂制度時，要廣泛征求各部門和員工的意見和建議，確保制度的科學性、合理性和可操作性。修訂后的制度要及時公布實施，確保全體員工知曉并遵守。

五、制度的保障措施

（一）組織保障成立以單位主要領導為組長，各部門負責人為成員的檔案工作領導小組，負責領導和協調單位的檔案工作。領導小組定期召開會議，研究解決檔案工作中的重大問題，為制度的實施提供堅強的組織保障。

（二）人員保障加強檔案隊伍建設，配備政治素質高、業務能力強、責任心強的檔案管理人員。定期組織檔案人員參加業務培訓和學習交流活動，不斷提高檔案人員的業務水平和綜合素質，確保能夠勝任檔案工作的各項任務。

（三）經費保障單位要將檔案工作經費納入年度預算，確保檔案工作所需的各項經費得到落實。經費主要用于檔案庫房建設、設備購置、文件材料整理、數字化加工、人員培訓、檔案利用服務等方面，為檔案工作的順利開展提供充足的經費保障。

六、結