[摘要]工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，需要對工程項(xiàng)目檔案實(shí)施有效管理。在竣工驗(yàn)收過程中，應(yīng)將工程檔案作為驗(yàn)收的重要依據(jù)。因此，為提高工程項(xiàng)目建設(shè)竣工檔案管理水平，必須加強(qiáng)相關(guān)管理制度的制定并嚴(yán)格落實(shí)，從根本上解決檔案管理工作中存在的問題。文章主要從工程項(xiàng)目建設(shè)竣工檔案管理與驗(yàn)收存在的問題入手，提出針對性解決措施，希望為相關(guān)研究提供參考和借鑒。[關(guān)鍵詞]工程項(xiàng)目；竣工檔案；管理；驗(yàn)收工程項(xiàng)目建設(shè)是現(xiàn)代社會發(fā)展的重要組成部分，對于推動城市建設(shè)、提高基礎(chǔ)設(shè)施水平具有重要意義。在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，竣工檔案管理和驗(yàn)收是一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。竣工檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)的重要成果，記錄了工程項(xiàng)目從規(guī)劃設(shè)計(jì)到施工完成的全過程，包括工程的技術(shù)、質(zhì)量、安全等方面的信息。驗(yàn)收則是對工程項(xiàng)目建設(shè)過程的總結(jié)和評估，確保工程項(xiàng)目達(dá)到規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求。然而，在工程項(xiàng)目建設(shè)中，竣工檔案管理和驗(yàn)收工作還存在一些問題和挑戰(zhàn)。由于工程項(xiàng)目的復(fù)雜性和多樣性，竣工檔案的管理和整理工作常常面臨信息碎片化、數(shù)據(jù)不完整、難以查找等困難。驗(yàn)收工作需要全面、細(xì)致地檢查工程項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)，但由于人力和時(shí)間的限制，往往無法做到全面覆蓋，存在一定的盲區(qū)和風(fēng)險(xiǎn)。工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案管理人員需要將工程項(xiàng)目檔案作為工程質(zhì)量和驗(yàn)收的重要依據(jù)，因此，為提高工程項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量，必須建立完善的檔案管理制度。制度化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案有效管理的核心，包括基本管理制度、專項(xiàng)管理制度、業(yè)務(wù)制度等。基本管理制度是檔案管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作制度，在實(shí)際應(yīng)用中具有指導(dǎo)意義和約束作用，是各單位和個(gè)人必須遵循的行為規(guī)范。專項(xiàng)管理制度是檔案管理中的核心內(nèi)容之一，是對基本管理制度的補(bǔ)充。業(yè)務(wù)制度規(guī)定了檔案管理的原則、依據(jù)文件、方法、檔號、裝訂等，其本質(zhì)是檔案管理的基本操作指南[1]。在管理工程項(xiàng)目檔案的過程中，需要按照相關(guān)規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案管理制度，明確相關(guān)人員的職責(zé)，制定相應(yīng)的獎懲制度，使檔案管理人員能夠嚴(yán)格按照相應(yīng)的制度開展工作。在驗(yàn)收工程項(xiàng)目建設(shè)檔案的過程中，要明確驗(yàn)收流程和標(biāo)準(zhǔn)，將驗(yàn)收內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化和分類，根據(jù)方案和流程審查工程項(xiàng)目檔案。在審查工程項(xiàng)目檔案時(shí)，要嚴(yán)格審查其內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量以及完整性等，將工程項(xiàng)目文件材料與實(shí)際情況相對比，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，施工單位與建設(shè)單位之間的關(guān)系比較特殊，施工單位與建設(shè)單位是合同的主體，建設(shè)單位又是合同的簽訂方，在竣工檔案管理與驗(yàn)收過程中，需要將合同作為依據(jù)。在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，需要梳理和審查合同，制訂符合合同規(guī)定的竣工驗(yàn)收方案，再審核和驗(yàn)收工程項(xiàng)目的檔案資料。在施工過程中，建設(shè)單位需要將竣工檔案管理工作納入合同管理，建立完善的合同檔案管理制度，加強(qiáng)對工程檔案的整理、歸檔工作[2]。同時(shí)，要建立健全工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收制度，明確竣工驗(yàn)收程序。在竣工驗(yàn)收完成后，及時(shí)整理和歸檔工程檔案，按照國家相關(guān)規(guī)定移交工程項(xiàng)目檔案。同時(shí)，要加強(qiáng)對工程項(xiàng)目的維護(hù)，做好工程項(xiàng)目檔案管理。施工單位要與建設(shè)單位建立良好的溝通關(guān)系，加強(qiáng)對項(xiàng)目工程檔案管理工作的重視程度。如果建設(shè)單位在工程項(xiàng)目竣工后不愿意接手工程項(xiàng)目檔案管理工作，施工單位就需要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成所有項(xiàng)目工程資料的整理、歸檔工作。（一）做好前期準(zhǔn)備工作在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案管理部門應(yīng)提前介入，通過現(xiàn)場調(diào)研，結(jié)合實(shí)際情況，明確建設(shè)內(nèi)容和技術(shù)方案，根據(jù)工作情況收集資料，制訂合理的檔案歸檔方案。在資料收集的過程中，要收集和整理項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工圖紙、施工方案等相關(guān)資料。此外，要收集和整理工程項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的有關(guān)原始資料。在工程項(xiàng)目竣工前，要檢查和驗(yàn)收工程檔案，主要是檢查工程檔案是否齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范。同時(shí)，要檢查和整理竣工圖。在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)將所有工程檔案作為依據(jù)，及時(shí)銷毀不合格的文件。（二）嚴(yán)格檢查工程項(xiàng)目檔案及時(shí)檢查不僅是對案卷質(zhì)量進(jìn)行全面“體檢”，更是管理上的提升與加強(qiáng)，督促相關(guān)單位及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、舉一反三、以點(diǎn)帶面，按時(shí)完成全面自查和整改工作。工程管理部門、項(xiàng)目部要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化項(xiàng)目文檔全程管理，做好檔案部門、業(yè)務(wù)部門、參建單位之間的協(xié)調(diào)工作。通過不斷磨合，捋順工作機(jī)制，加大執(zhí)行力度，促進(jìn)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收資料的規(guī)范性，使之完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，更好地發(fā)揮其在企業(yè)生產(chǎn)、工程建設(shè)中的作用。在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，需要嚴(yán)格檢查相關(guān)資料。主要包括以下幾個(gè)方面：一是檢查施工圖紙；二是檢查施工方案、技術(shù)措施等資料；三是檢查工程計(jì)量和結(jié)算資料；四是檢查合同管理、施工監(jiān)理記錄等資料；五是檢查施工過程中形成的資料；六是檢查各項(xiàng)資料的收集工作。同時(shí)，要做好施工檔案管理工作，確保檔案信息內(nèi)容與施工計(jì)劃相匹配。（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)為了提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力，必須加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，包括內(nèi)部單位人員培訓(xùn)和針對參建單位專兼職資料員的外部培訓(xùn)。在項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段、各個(gè)時(shí)期，深入現(xiàn)場開展培訓(xùn)與答疑，確保規(guī)范和制度落地、執(zhí)行到位，各方統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一認(rèn)識，避免重復(fù)工作和資源浪費(fèi)，后期干返工活、貽誤項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等問題的發(fā)生。參建單位要保持穩(wěn)定的專兼職資料員隊(duì)伍，避免一個(gè)項(xiàng)目中途更換資料員，特別是重點(diǎn)項(xiàng)目，要配備固定的資料員。明確技術(shù)人員與資料員的職責(zé)，技術(shù)人員負(fù)責(zé)資料的完整和準(zhǔn)確，資料員負(fù)責(zé)資料的系統(tǒng)性和案卷整理的質(zhì)量，不能職責(zé)混淆，項(xiàng)目經(jīng)理要對全過程檢查把關(guān)。（四）提升工作人員業(yè)務(wù)能力工程項(xiàng)目建設(shè)工作人員的業(yè)務(wù)能力對于檔案管理工作的開展具有直接影響，因此，為提高工程項(xiàng)目建設(shè)竣工檔案管理水平，必須重視提升工作人員的業(yè)務(wù)能力。一是要注重隊(duì)伍建設(shè)[3]。加強(qiáng)檔案專業(yè)人員的專業(yè)及相關(guān)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平，可以邀請相關(guān)的專家、學(xué)者授課，也可以組織一些工作人員到其他地區(qū)學(xué)習(xí)和交流。這樣既能夠提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，也能夠讓其更好地理解并掌握相關(guān)知識，為檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。二是要重視對工作人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)。在培訓(xùn)工作人員的過程中，除了開展理論知識培訓(xùn)，還要加強(qiáng)對其實(shí)踐能力的培養(yǎng)。具體而言，就是要求相關(guān)工作人員參與工程項(xiàng)目建設(shè)，通過在具體施工中不斷積累經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，然后將學(xué)到的知識和技能應(yīng)用到檔案管理工作中。三是要對工作人員開展思想教育。在檔案管理過程中難免會遇到一些難題或者困難，工作人員必須樹立正確的思想觀念，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，在此基礎(chǔ)上不斷提升綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。只有這樣，才能更好地推動工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作的開展。（一）重視每次項(xiàng)目檔案驗(yàn)收問題分析項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，檔案驗(yàn)收既是檢驗(yàn)?zāi)硞€(gè)項(xiàng)目的檔案情況，也在一定程度上體現(xiàn)企業(yè)的檔案工作水平[4]。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是對全體檔案管理人員檔案專業(yè)水平的考核，也是建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)流程是否合理合法的一道重要檢驗(yàn)關(guān)卡，能夠提高檔案管理水平和項(xiàng)目管理水平。（二）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收常見問題匯總以中國石化為例。中國石化基本建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收采用百分制，驗(yàn)收成績分為三個(gè)檔次，75分以下為“不合格”，75～90分為“合格”，90分以上為“優(yōu)秀”。按照國家檔案局和中國石化建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收要求，中國石化某單位從2014年至2023年共完成37個(gè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收，通過不斷分析檔案驗(yàn)收中存在的問題，提出針對性的解決和完善措施，檔案驗(yàn)收成績呈逐年上升趨勢。2014年檔案驗(yàn)收得分較低，案卷問題多，案卷質(zhì)量較差，2015年成績有所提高，其中2個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)達(dá)到優(yōu)秀的水平，2016年以后基本穩(wěn)定在優(yōu)秀水平。對照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收問題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，施工單位歸檔的交工技術(shù)文件是建設(shè)項(xiàng)目檔案的主體，占項(xiàng)目檔案的50%，出問題的細(xì)節(jié)條數(shù)也相應(yīng)比較多，其問題涉及專業(yè)知識較多，需要檔案人員和工程部門配合審查，提高檔案質(zhì)量。其次，發(fā)展規(guī)劃部門、工程部門、安環(huán)部門、設(shè)備部門主要提供的是前期文件和驗(yàn)收階段文件，容易出問題的地方是文件留存不完整，只保留正文，丟失附件，或者保存結(jié)論性文件而沒有保存會議簽到表等細(xì)節(jié)文件，需要檔案部門和各個(gè)職能部室隨時(shí)溝通掌握收集進(jìn)展。此外，采購部門容易出現(xiàn)設(shè)備臺套不齊全的問題，設(shè)計(jì)單位容易出現(xiàn)代簽問題，監(jiān)理單位問題較少，一般表現(xiàn)為監(jiān)理日志填寫不齊全。（三）問題分析的結(jié)果運(yùn)用分析近十年的驗(yàn)收問題發(fā)現(xiàn)，前兩年的問題在后續(xù)的幾年里不再是弱項(xiàng)、扣分項(xiàng)。近兩年的問題更偏向于專業(yè)性非常強(qiáng)的技術(shù)類問題。例如，在防雷接地電子測量記錄上缺少泵的記錄；常減壓塔的打壓方案設(shè)計(jì)不規(guī)范；施工文件沒有編制樁位圖；監(jiān)理公司對關(guān)鍵部位關(guān)鍵工序沒有針對性地制訂細(xì)則，比如旁站和平檢，監(jiān)理細(xì)則需要完善；管道焊接記錄和無損檢測記錄沒有實(shí)現(xiàn)一一對應(yīng)等。這就要求檔案人員除了懂檔案管理，還要懂工程建設(shè)，這是提高工程類檔案質(zhì)量的需要，也是對檔案人員更高的要求。檔案人員不能僅滿足于檔案方面的學(xué)習(xí)，還要找來工程方面的書籍學(xué)習(xí)，向工程部門和專業(yè)技術(shù)人員學(xué)習(xí)，參與項(xiàng)目建設(shè)，參加項(xiàng)目啟動會，加入總體統(tǒng)籌計(jì)劃的編制，到施工現(xiàn)場項(xiàng)目部參加例會、專題會，同時(shí)也要參加與工程管理相關(guān)的各項(xiàng)培訓(xùn)，不斷提高綜合水平。另外，項(xiàng)目檔案管理需要捋順流程，分清責(zé)任。檔案管理部門應(yīng)與各職能部室溝通歸檔細(xì)節(jié)和歸檔時(shí)間，與參建單位、工程部、質(zhì)監(jiān)站、作業(yè)部探討歸檔范圍，注重檔案的邏輯性、嚴(yán)謹(jǐn)性，讓每一個(gè)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和檔案專兼職人員都明白應(yīng)該做什么，怎么做好，形成職責(zé)清晰明確的檔案管理層次與網(wǎng)絡(luò)，將每一年的檔案驗(yàn)收工作作為一項(xiàng)能夠取得成績的機(jī)遇，而不是成為檔案人員的負(fù)擔(dān)。相關(guān)業(yè)務(wù)部門要擺正心態(tài)，歸好本單位的檔案是本崗應(yīng)盡的職責(zé)，不推脫、不拖拉，增強(qiáng)歸檔意識，有意識地保留原件，主動、及時(shí)、完整歸檔[3]；同時(shí)，應(yīng)了解掌握本崗位、本部門的歸檔范圍，