XX門窗公司訂單、制單、下單管理辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)銷售訂單、下單、制單的規(guī)范管理，有效控制訂貨失誤、避免產(chǎn)品積壓、降低經(jīng)營(yíng)損失，特制定本辦法。第二條使用范圍：門窗公司所有產(chǎn)品第二章訂單分類第三條工程訂單：指以公司名義簽訂的工程訂單或客戶簽訂的工程合同訂單。第四條客戶訂單：指經(jīng)公司確認(rèn)的客商資料的客戶訂單。第五條計(jì)劃訂單：營(yíng)銷服務(wù)部根據(jù)市場(chǎng)情況下達(dá)的暢銷產(chǎn)品并保證有一定的庫存數(shù)量的訂單。第三章訂單的填寫第六條按照訂貨單的內(nèi)容要求規(guī)范填寫，訂單上必須要有訂貨客戶或工程項(xiàng)目名稱、訂貨時(shí)間、聯(lián)系電話、消防產(chǎn)品必須寫明工程項(xiàng)目所在的詳細(xì)地址（*市*區(qū)*路*號(hào)）。第七條訂貨單填寫內(nèi)容齊全、清晰、不能私自涂改(如有更改，更改時(shí)要保留原字跡，由更改人在更改處蓋章或在更改下方簽字確認(rèn))。第八條訂單必須由客戶本人簽字確認(rèn)方視為有效訂單。第九條新發(fā)展客戶填寫訂貨單，由下單員或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指導(dǎo)進(jìn)行規(guī)范填寫并由客戶簽字確認(rèn)。第四章訂單管理第十條訂單管理（一）駐外機(jī)構(gòu)：由各駐外機(jī)構(gòu)將客戶訂單和備貨計(jì)劃訂單整理匯總后填制《訂貨單》，經(jīng)駐外機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后以傳真或掃描件方式傳營(yíng)銷服務(wù)部下單員處。（二）客戶訂單傳遞：由客戶嚴(yán)格按照訂貨單的內(nèi)容要求規(guī)范填寫，簽字確認(rèn)后以傳真/掃描件/原件傳營(yíng)銷服務(wù)部下單員處。（三）直管工程訂單：由項(xiàng)目經(jīng)辦人根據(jù)合同、圖紙、現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)洞口尺寸和進(jìn)度節(jié)點(diǎn)，嚴(yán)格按照訂貨單的內(nèi)容要求規(guī)范填寫《訂貨單》并簽字，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后傳營(yíng)銷服務(wù)部下單員（合同復(fù)印件同時(shí)傳回營(yíng)銷服務(wù)部）。第五章訂單的審核第十一條客戶（直管）訂貨審核（一）接單審核：下單員接單后審核訂單填寫是否規(guī)范、完整、有無超公司規(guī)定配置，對(duì)存在疑問的在一個(gè)工作日內(nèi)與客戶聯(lián)系更正或確認(rèn)，有更改內(nèi)容的必須出具更改手續(xù)并簽字確認(rèn)。（二）有效訂單確認(rèn)：凡需客戶再次進(jìn)行確認(rèn)有效訂單的核對(duì)時(shí)間不得超過3個(gè)工作日（以客戶傳真件或掃描件時(shí)間為時(shí)間鑒定,下單員必須保留客戶的原始訂貨單）。（三）生產(chǎn)訂單工藝評(píng)審：對(duì)特殊訂貨由下單員在接單后3個(gè)工作日內(nèi)組織相關(guān)部門進(jìn)行合同評(píng)審。1、生產(chǎn)訂單工藝評(píng)審條件：①制作有特殊要求和超公司配置的；②工程因數(shù)量大且有特殊供貨周期要求的；③同一工地（項(xiàng)目）如前期有合同評(píng)審附前期合同評(píng)審；2、生產(chǎn)訂單工藝評(píng)審由營(yíng)銷服務(wù)部負(fù)責(zé)組織技術(shù)部、綜合管理部、物料管理部、商貿(mào)公司采購部、業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員參與評(píng)審，如特異型訂單需邀請(qǐng)相銷售、技術(shù)、生產(chǎn)系統(tǒng)副總參加（含各廠廠長(zhǎng)）。3、所有參與評(píng)審人員對(duì)評(píng)審結(jié)論在《生產(chǎn)訂單工藝評(píng)審表》簽字確認(rèn)，并制作電子檔打印，經(jīng)營(yíng)銷服務(wù)部部長(zhǎng)審核、總經(jīng)理簽批后方可下單。(四)由下單員在NC財(cái)務(wù)系統(tǒng)核實(shí)30%預(yù)付貨款到位情況,低于30%預(yù)付款由總經(jīng)理簽批后予以下單，否則一律不予下單（公司直管工程除外）。（五）防火窗、防火卷簾門及超規(guī)格、超規(guī)范防火門營(yíng)銷服務(wù)部負(fù)責(zé)人審核→對(duì)外協(xié)調(diào)副總審批。（六）凡經(jīng)銷客戶不按消防要求配置下單，由客戶書面承諾自行負(fù)責(zé)消防驗(yàn)收，公司不承擔(dān)一切責(zé)任。第十二條計(jì)劃訂貨審核（一）計(jì)劃訂單編制原則1、以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向，綜合分析市場(chǎng)銷售的主要品種，歸納出銷售暢銷品種；2、計(jì)劃訂單來源于充分的市場(chǎng)調(diào)查和業(yè)務(wù)部門提供信息，確定合理的計(jì)劃訂單限量；3、計(jì)劃訂單執(zhí)行品種單一性原則：嚴(yán)格遵照價(jià)格體系規(guī)定的品種計(jì)劃，特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；4、保持合理庫存量原則，對(duì)計(jì)劃訂單品種制訂最高、最低儲(chǔ)備定額，對(duì)計(jì)劃訂單品種公司庫存量在不超過最高庫存量的同時(shí)必須達(dá)到最低儲(chǔ)備量標(biāo)準(zhǔn)；5、保證計(jì)劃訂單的及時(shí)性，營(yíng)銷服務(wù)部要及時(shí)掌握計(jì)劃訂單品種的庫存量，根據(jù)生產(chǎn)周期和日銷量，及時(shí)編制下達(dá)計(jì)劃訂單，按程序報(bào)批。（二）計(jì)劃訂單下單及審批1、計(jì)劃訂單由營(yíng)銷服務(wù)部實(shí)行專人負(fù)責(zé)，隨時(shí)了解掌握公司內(nèi)庫存產(chǎn)品動(dòng)態(tài)，根據(jù)庫存限量要求，負(fù)責(zé)計(jì)劃品種與生產(chǎn)指令單的下達(dá)；2、計(jì)劃訂單下單由營(yíng)銷服務(wù)部專人提請(qǐng)計(jì)劃申請(qǐng)，由部門負(fù)責(zé)人審核、營(yíng)銷總監(jiān)審批、總經(jīng)理終簽，按照簽批的計(jì)劃訂單分批次下單。第十三條訂單信息管理（一）營(yíng)銷服務(wù)部每個(gè)下單日（每周一、三、五）上報(bào)已下單、未下單、工序滯留產(chǎn)品數(shù)量以信息方式傳至集團(tuán)總經(jīng)理、公司總經(jīng)理、營(yíng)銷總監(jiān)、生產(chǎn)總監(jiān)。（二）急件貨源由營(yíng)銷服務(wù)部與各分廠綜合管理部協(xié)調(diào)后及時(shí)通知客戶。第六章下單管理第十四條生產(chǎn)訂單的復(fù)核（一）復(fù)核訂單的有效性：所有訂單必須經(jīng)客戶親自簽字確認(rèn)后方可視為有效訂單。（二）復(fù)核內(nèi)容：1、與訂貨單的相符性；2、與合同的相符性；3、與公司配置的差異；4、客戶提供色樣及配件的移交情況；5、合同或訂單更改記錄，更改后回傳客戶簽字確認(rèn)。第十五條公司直管工程在訂貨時(shí)必須核實(shí)工程進(jìn)度，銜接進(jìn)場(chǎng)時(shí)間，并在下單時(shí)注明分批進(jìn)場(chǎng)時(shí)間。第十六條生產(chǎn)訂單下單及供貨表傳遞：營(yíng)銷服務(wù)部根據(jù)生產(chǎn)單位最高生產(chǎn)能力，每周一、三、五下單（樣品門、投標(biāo)小樣、投標(biāo)五金件、送檢門必須及時(shí)下單）,并編制好生產(chǎn)供貨表以O(shè)A傳各生產(chǎn)廠綜合管理部。（一）供貨表分單類型1、一廠供貨表分為：標(biāo)門（標(biāo)準(zhǔn)門、特異型門、樣品門）、非標(biāo)門（標(biāo)準(zhǔn)制單、特異型制單、樣品門）；2、二廠供貨表分為：鋼質(zhì)門（防盜門）、入戶防火門、鋼質(zhì)防火門、樣品門；3、三廠供貨表分為：鋼（木）質(zhì)防火門（免漆、油漆、套裝門、醫(yī)院門、鋼木裝甲門）、鋼木室內(nèi)門、實(shí)木復(fù)合門、拼裝門、現(xiàn)代拼裝門、原木門、樣品門。（二）各類訂單應(yīng)當(dāng)在7個(gè)工作日內(nèi)完成下單（特殊情況例外），若離提貨時(shí)間較久的根據(jù)客戶需求安排下單。（三）戰(zhàn)略合作單位、集采訂單要優(yōu)先下單。第十七條生產(chǎn)訂單審核（一）專審：由專職審單員和專職審價(jià)員對(duì)所下訂單信息和價(jià)格分別進(jìn)行全面專核，且在訂貨單上簽字確認(rèn)，對(duì)審核出有異議的信息及價(jià)格作好記錄并進(jìn)行通報(bào)，確保所下訂單信息與訂貨訂單信息內(nèi)容一致、價(jià)格的準(zhǔn)確性達(dá)100%。（二）抽審：由部門負(fù)責(zé)人隨機(jī)每月按20份進(jìn)行抽審，并作好抽審記錄（抽審內(nèi)容含銷售訂單信息和價(jià)格）。第十八條客戶訂單與計(jì)劃訂單的平衡調(diào)劑（一）對(duì)客戶當(dāng)天訂貨單品種，配置及規(guī)格與計(jì)劃品種相同的訂貨，原則上不以客戶名義下達(dá)生產(chǎn)，均列入計(jì)劃訂單下達(dá)。（二）當(dāng)天客戶訂單配置與計(jì)劃品種均相同且總數(shù)量大于計(jì)劃品種最低庫存量50%時(shí)，超出部份則增大計(jì)劃訂貨量，不受最高庫存量限制。（三）駐外機(jī)構(gòu)訂單必須分類填報(bào)（分計(jì)劃訂單和客戶訂單），營(yíng)銷服務(wù)部根據(jù)輕重緩急安排下單，以確保供貨。（四）工程樣品門7天內(nèi)必須入庫，特殊情況總經(jīng)理簽批特急件執(zhí)行。第七章價(jià)格審批第十九條根據(jù)客戶要求，超配置加價(jià)由下單員在下單前或下單當(dāng)天填制審批表，按程序報(bào)批。第二十條批量出庫優(yōu)價(jià)由業(yè)務(wù)室制單員負(fù)責(zé)填制《批量出庫優(yōu)價(jià)審批單》，部門負(fù)責(zé)人審批。第二十一條經(jīng)銷客戶發(fā)貨帳上全貨款時(shí)，可以分批出庫并享受批量?jī)?yōu)惠政策，由部門申報(bào)→營(yíng)銷總監(jiān)簽批→總經(jīng)理終簽方可執(zhí)行。第二十二條特殊產(chǎn)品價(jià)格執(zhí)行（一）工藝定額特殊產(chǎn)品價(jià)格由下單員咨詢總經(jīng)理確認(rèn)，填制異型產(chǎn)品價(jià)格審批單經(jīng)下單員擬制→部門負(fù)責(zé)人審核→總經(jīng)理終簽執(zhí)行。（二）非工藝定額特殊產(chǎn)品價(jià)格由下單員嚴(yán)格按生效的工藝定額填制價(jià)格審批單上報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核→營(yíng)銷總監(jiān)審批→總經(jīng)理終簽執(zhí)行。第八章制單管理第二十三條綿陽區(qū)域客戶出庫需本人到公司辦理，如客戶不能到公司辦理的需經(jīng)營(yíng)銷總監(jiān)簽批的委托書辦理。第二十四條出庫制單時(shí)必須經(jīng)財(cái)務(wù)上確認(rèn)貨款已到公司賬戶上，且無欠款方能辦理產(chǎn)品出庫。第二十五條經(jīng)銷客戶需辦理過戶帳時(shí)，根據(jù)工序訂單及庫存產(chǎn)品，留足全貨款方可辦理（特殊情況需提供總經(jīng)理簽批的書面依據(jù)）。第二十六條欠款出庫（一）經(jīng)銷客戶需欠款出庫：經(jīng)銷性質(zhì)業(yè)務(wù)（含轉(zhuǎn)制工程業(yè)務(wù)）由分管副總審核，欠款5萬元及以下公司總經(jīng)理簽批，欠款5-30萬元）由集團(tuán)總經(jīng)理簽批，欠款30萬元及以上由董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。（二）直管工程需欠款出庫：直銷業(yè)務(wù)欠款由部門負(fù)責(zé)人審核，營(yíng)銷管理部合同管理員根據(jù)合同付款條件和工程實(shí)際進(jìn)度復(fù)核付款是否達(dá)標(biāo)，單項(xiàng)工程10萬元及以下營(yíng)銷總監(jiān)終簽，10萬元以上由總經(jīng)理終簽。第九章庫存清理第二十七條每月10日前由營(yíng)銷服務(wù)部清理庫存大于50樘以上的經(jīng)銷客戶及直管項(xiàng)目，組織業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行討論，落實(shí)出庫數(shù)量、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（僅限當(dāng)月）、責(zé)任人及考核方式。第二十八條每季度末由營(yíng)銷服務(wù)部清理客戶及直管項(xiàng)目庫存入庫90天以上的產(chǎn)品，由業(yè)務(wù)部門落實(shí)未出庫原因及處理意見（附與客戶的溝通記錄），營(yíng)銷服務(wù)部憑處理意見按公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。第十章報(bào)表管理第二十九條由部門會(huì)計(jì)每周六統(tǒng)計(jì)本周回款，以短信或QQ傳遞方式上報(bào)部門負(fù)責(zé)人及營(yíng)銷總監(jiān)。第三十條由部門會(huì)計(jì)在次月13日前與財(cái)務(wù)核對(duì)上月的各類銷售數(shù)據(jù)，并按要求整理報(bào)表，上報(bào)營(yíng)銷總監(jiān)、總經(jīng)理、行政人事部、集團(tuán)人力資源部，且將電子版OA協(xié)同營(yíng)銷系統(tǒng)各業(yè)務(wù)部門。第三十一條由部門會(huì)計(jì)每月22日前將駐外庫房保管及分公司項(xiàng)目經(jīng)理提成工資簽批后OA上傳行政人事部。第十一章考核第三十二條凡違反以上條款，視情節(jié)輕重按50-100元進(jìn)行考核。第三十三條專職審單員每月對(duì)審出的結(jié)果必須進(jìn)行OA進(jìn)行通報(bào)，否則預(yù)留當(dāng)月應(yīng)得工資5%。第三十四條嚴(yán)格按要求辦理出庫制單，若出現(xiàn)違規(guī)辦理按50-100元/次處罰。第三十五條嚴(yán)格控制訂單下單、出庫制單損失，若損失額(按經(jīng)銷價(jià)80%計(jì)算)在1000元以內(nèi)按20%承擔(dān)損失，1000-5000元的損失額(按經(jīng)銷價(jià)80%計(jì)算)按15%承擔(dān)損失，5000元以上的損失額(按經(jīng)銷價(jià)80%計(jì)算)