公司檔案管理制度 修訂記錄日期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人目錄第一章總則…………3第二章檔案歸檔……………………4第三章檔案整理……………………5第四章檔案保管……………………5第五章檔案開發與利用……………6第六章檔案鑒定與銷毀……………7第七章獎懲…………7第八章附則…………8

檔案管理制度第一章總則第一條目的為加強集團檔案管理工作，有效的保護及利用檔案，更好地為集團各項工作服務，特制定本制度。第二條釋義本制度所稱檔案是指公司過去和現在的各部門及員工從事生產、經營、管理等活動中，所形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、憑證、報表、技術資料、聲像、照片、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條管理原則（一）集中統一管理原則。（二）維護檔案完整與安全原則。（三）便于利用原則。第四條適用范圍：本制度適用于集團所有單位的檔案管理。第五條管理職責（一）總部：總部行政部為集團檔案的歸口管理部門，負責：1.建立與完善管理制度、工作標準與流程；2.監督、指導、檢查各事業部檔案工作；3.總部檔案的收集、保管和開發利用。（二）事業部人事行政部為本事業部檔案的管理部門，負責：1.制定檔案工作計劃并組織實施；2.監督、指導、檢查本事業部各職能部門及片區的檔案工作；3.本事業部檔案的收集、保管和開發利用；4.各事業部每月定期向總部檔案管理員提交一次檔案臺賬。（三）各片區須指定檔案管理部門，負責：1.制定檔案工作計劃并組織實施；2.指導各部門文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作；3.按規定向事業部檔案室移交檔案。（四）各中心、職能部門應按規定向檔案室移交檔案。（五）檔案管理人員1.各級行政管理部門負責人為本單位檔案管理責任人，負責規劃管理本單位檔案建設工作。2.總部行政部設專職檔案管理員，負責集團檔案管的綜合管理工作，包括：2.1總部檔案的管理。2.2監督、檢查并推動各事業部檔案建設工作。2.3檔案管理體系的建設與完善。2.4檔案管理人員的培訓與指導。3.總部各中心、各事業部、片區均應配置兼職檔案管理員，負責本單位或部門的檔案管理工作。4.檔案管理人員應熟知公司業務和公司歷史沿革，并保持相對穩定。第二章檔案歸檔第六條檔案歸檔范圍公司各項活動中形成的具有保存、利用價值的各種形式的文件材料均須歸檔。外埠單位檔案管理部門須將本單位的各類資質證件、政府批復文件等向事業部檔案室歸檔，有多份原件的歸檔原件，只有一份原件的歸檔復印件。第七條歸檔時間（一）經營管理類、生產技術管理類文件材料每半年歸檔一次，移交時間為每年三月份、九月份。（二）基本建設類文件材料由部門負責人審定后，于工程竣工后3個月內歸檔。（三）財務檔案：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部門保管一年，期滿之后，應當由財務部門編制移交清冊，移交檔案室統一保管。（四）涉及薪酬明細、調薪明細、年終獎明細、勞動合同等人事管理類的涉密文件材料，須于每年6月30日之前以密封形式向檔案室移交。（五）項目文件：連同配套照片、磁帶、光盤等，在工作結束后1個月內歸檔。（六）其他未特別說明的文件材料，應隨時歸檔。第八條歸檔要求（一）歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正本和副本必須立在一起。（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確；分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯系。（三）外埠單位的檔案原件由本單位自行保管，交事業部檔案室電子掃描件及臺帳備案。（四）每年形成的會計檔案，應當由財務部門按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。上交檔案室保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案管理部門應當會同財務部門和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。（五）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景，歸檔聲像資料必須清晰、完整。（六）歸檔時交接雙方根據移交清單清點核對歸檔文件，并在移交清冊上簽字確認。移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。第三章檔案整理具體見附件《檔案整理細則》。第四章檔案保管第九條檔案保管規定（一）各類檔案均須按制度向檔案管理部門移交，集中保管。任何單位和個人不得私自留存檔案。（二）大北京區域所有單位形成的檔案由所屬事業部檔案室統一保管。外埠企業檔案由所屬片區的檔案管理部門統一保管。（三）具有永久保管價值的檔案原件須進行掃描備份，重要檔案須異地備份保存。（四）電子檔案應定期進行抽樣檢查，發觀問題應及時采取進行修復。（五）圖紙須平放在專用柜內保存。（六）密級檔案須存放在加鎖檔案柜中保管。第五章檔案開發與利用第十條檔案管理部門每年須對檔案信息進行專題匯編，形成大事記、制度、專題文件、企業榮譽、重要活動圖片等匯編。檔案管理人員須編制各類檔案信息檢索目錄，提高檔案檢索效率與利用水平。第十一條檔案借閱（一）借閱檔案要認真執行檔案管理辦法和保密制度的規定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。（二）借閱檔案電子掃描件及原件需申請OA流程，待流程通過后掃描件由檔案管理員直接發送，原件可選擇直接借取或班車發送，借閱原件由檔案管理員填寫《檔案借出登記表》。（三）企業員工可直接查閱屬本部門業務工作范圍內的檔案資料。密級檔案利用須填寫《密級檔案查借閱審批表》，經檔案歸檔部門分管領導批準后方可查閱。絕密級與機密級檔案須在檔案閱覽室查閱，禁止復印或借出。（四）檔案借閱期限一般不得超過7個工作日，到期歸還。如需再借，須辦理續借手續。續借最長期限不得超過30個工作日。（五）檔案使用者須按照檔案密級對檔案內容保密，并對檔案安全、完整負責，不得標記、污損、涂改、轉借檔案。（六）檔案歸還時，經檔案管理員核查無誤后，及時入庫。如發現有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。（七）員工調動、離職時，須將所借閱的檔案全部歸還檔案管理部門，方可辦理相應手續。第六章檔案鑒定與銷毀第十二條各級檔案管理部門須按照規定的流程和審批權限銷毀檔案，任何人不得隨意銷毀任何形式的檔案材料。第十三條對保管期滿，確無保管、利用價值的檔案，須由檔案管理部門組織鑒定小組確認是否需要銷毀。鑒定小組成員包括檔案管理員及部門領導、存檔部門領導。第十四條經鑒定小組評審確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，《檔案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、檔案管理員簽章、監銷人簽章、銷毀時間。《檔案銷毀清冊》需永久保管。第十五條銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用。銷前，按照清冊清點；銷后，銷毀人、監銷人須在銷毀清冊上簽字確認，并將監銷情況報告本單位負責人。檔案銷毀后，要確保他人無法通過銷毀后的檔案獲得檔案原始信息。第十六條保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案如：未結清的債權債務、未了事項、經核定仍有保存參考價值者，應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。第七章獎懲第十七條總部檔案管理部門對各單位檔案管理情況進行不定期檢查與評估。第十八條對有下列行為的單位或個人，按《員工獎懲辦法》給予處罰：（一）檔案管理不符合要求，管理混亂；（二）不按規定歸檔或者不按期移交檔案，致使檔案資料損壞、流失；（三）涂改、偽造、損毀、丟失、故意隱藏檔案；（四）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失；（五）借閱檔案超過歸還期限，未按時歸還檔案；（六）借閱、復印檔案時涂畫、拆封、抽換和篡改檔案；（七）泄露檔案秘密，給企業造成損失；（八）擅自銷毀檔案。第八章附則第十九條本制度由總部人力資源中心負責解釋、修訂。第二十條本制度自發布之日起開始實施。附件：附件1：檔案整理細則附件2：檔案整理流程附件3：檔案室管理制度附件4：歸檔范圍及期限附件附件5：檔案移交表附件6：檔案借閱登記表附件7：密級檔案查借閱審批表附件8：卷內目錄附件9：檔案銷毀審批表附件10：檔案銷毀清冊附件1:檔案整理細則第一條名詞解釋整理按照一定的原則和方法，對檔案實體進行系統的分類、組合、排列、編號和科學編目，使之系統化、有序化的工作。（二）分類指依據一定的標準，按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區分，并組成一定的體系。（三）全宗指一個獨立的機構、組織或人物在社會活動中形成的檔案的有機整體。（四）檔號檔案編號的簡稱。是以檔案的類別及其相互關系編寫的代號，包括全宗號、目錄號、卷號、件號（五）立卷立卷是指把辦理完畢，具有保存價值的文件，按照一定的原則和方法，組成一組有聯系的案卷。包括：組卷、擬寫案卷標題、卷內文件排列與編號、填寫卷內目錄與備考表、封面的裝訂等。（六）著錄在編制檔案目錄時，對歸檔文件材料的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。（七）編目指編制檔案案卷目錄和卷內目錄，提供檔案檢索方式，方便檔案查詢利用。（八）案卷目錄是指案卷的名冊，是先將裝訂好的一個年度的案卷按一定的方法排列，然后再根據其排列順序逐一編號登陸而成的。第二條檔案整理工作的原則（一）保持文件之間的歷史聯系。文件之間的歷史聯系，指文件在產生和處理過程中所形成的內部相互關系，包括文件在來源、時間、內容和形式上的聯系。（二）便于檔案的保管和利用。第三條檔案分類檔案按內容分為5個一級類目，即：經營管理類、基本建設類、行政管理類、財務管理類、人事管理類。全宗內檔案分類一般按“年度—類別”分類，即將一個全宗內的檔案，先按年度分開，每個年度內再按一級類目分類、排列。不同類別檔案的分類經營管理類、行政管理類、財務類、人事類檔案按內容結合形成時間、重要程度進行分類；基本建設類檔案按工程項目分類。（三）須嚴格遵守分類規則，不得私自改動，以保證分類規則的一致性。第四條確定密級與保管期限（一）確定檔案密級檔案密級由低到高劃分為秘密、機密和絕密，沒有密級的檔案為公開（集團內部）。絕密是指與公司生存、生產、科研、經營、人事有重大利益關系，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴重損害的事項，主要包括以下內容:1.公司股份構成，投資情況，新產品、新技術的開發研制資料。2.公司總體發展規劃、經營戰略、營銷策略、商務談判內容及載體，正式合同和協議文書。

3.公司重要會議紀要。機密是指與本公司的生存、生產、科研、經營、人事有重要利益關系，一旦泄露會使公司安全和利益遭受嚴重損害的事項，主要包括以下內容：1.尚未確定的公司重要人事調整及安排情況，人力資源部對管理人員的考評材料。2.公司薪金制度，財務專用印簽、賬號，保險柜密碼，月度、季度、年度財務預、決算報告及各類財務、統計報表，重要磁盤、磁帶的內容及其存放位置。3.公司大事記。4.原材料標準、成品及半成品檢測報告、進口設備儀器圖紙和相關資料。各類工程相關的資料。5.外事活動中內部掌握的原則和政策。秘密是指與本公司生存、生產、經營、科研、人事有較大利益關系，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受損害的事項，主要包括以下內容：1.消費層次調查情況，市場潛力調查預測情況，未來新產品的市場預測情況及其載體。2.廣告企劃、營銷企劃方案。3.各類設備圖紙、說明書、基建圖紙、各類儀器資料、各類技術通知及文件等。4.各種檢查表格和檢查結果。文件材料歸檔時，歸檔人員須確定歸檔文件材料的密級，檔案管理人員根據已確定的密級進行密級標識，確保密級檔案與公開檔案分別組卷、不同密級檔案分別組卷。（二）劃定保管期限劃分為短期（15年以下）、長期（16-50年）、永久（50年以上）。1.永久保存：反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料，主要包括;公司處理重要問題形成的文件材料、召開重要會議的文件材料、重要請示、統計報表、機構演變、公司領導人任免、重大項目的協議、合同等。2.長期保存：在較長時間內對公司工作有查考價值的文件材料,主要包括:公司層面一般問題的文件材料,一般會議的文件材料、一般經濟往來形成的合同、協議等。3.短期保存：在短期內對公司工作有查考價值的文件材料，主要包括:中心或部門計劃、總結、報表。第五條檔案立卷立卷工作的內容包括組成案卷單位、卷內文件的排列與編號、填寫卷內目錄與備考表、填寫案卷封面及案卷裝訂。組成案卷單位指把內容相近、聯系較緊密的文件材料組合在一起，組成一卷或若干卷。（二）卷內文件排列與編號1.案卷內文件的排列：案卷內文件材料按文件重要程度、時間的先后次序及責任者、問題進行排列，具體排列為：1.1正文在前，附件在后；批復在前，請示在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結論性材料在前，依據性材料在后。1.2基建工程圖紙，按總體和局部關系結合專業排列。1.3圖文混合的案卷，文字材料在前，圖紙在后。1.4同一問題的文件材料組成一個案卷時，按文件形成的時間先后順序排列；幾個問題組成一卷時，先按問題分開，再按時間順序排列。2.卷內文件編號：編制案卷號（或盒號、件號）：用三位阿拉伯數字表示，從“001”開始依次排列。2.1按卷裝訂，案卷號填在案卷封面上。2.2以盒保管，盒號填在卷盒上。2.3以件保管的紙質文件，件號填在文件右上角。2.4光盤、錄像帶、磁帶等編號后貼在檔案裝具上。2.5獎牌、獎杯等實物檔案貼于實物上，盡量保持美觀。3.編制頁碼：案卷內文件材料系統排列后，對文字材料逐頁編號，正面在右上角編頁號，背面在左上角編頁號，每頁有字跡的紙張均須編號。大張圖紙折疊后，編一個頁號。裝訂的案卷要填寫本卷總頁數。（三）填寫卷內目錄與備考表1.卷內目錄卷內目錄排在案卷內封面之后。1.1編寫順序號按卷內文件的排列順序，給每份文件編一個順序號，用阿拉伯數字從1起依次標注，裝訂文件以件為單位編順序號，散裝文件（圖紙）以頁為單位編序號。原稿、附件與正本合編一個順序號；被轉發件與轉發件編一個順序號；請示與批復要分別編順序號。1.2填寫責任者填寫文件制發部門或個人名稱，可用通用、確切的簡稱。1.3填寫文件編號填寫文件的文號或圖樣的圖號，（包括部門代字、年號、順序號），按文件原有字號填寫齊全。1.4填寫文件題名填寫文件題名時，文件的正副標題要原文照錄。原文標題不能揭示文件內容的，原標題照錄，再依據文件內容另擬題名附后，并加“[]”。1.5填寫文件形成日期案卷起止日期或每件文件的形成時間。填寫時可省略“年、月、日”字，在表示年、月的右下角加“.”號。1.6填寫文件頁號填寫文件頁號時，用阿拉伯數字。填寫每份文件材料首頁上標注的頁號。卷內最后一份文件要標注起止頁號。1.7備注用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內容填寫入備考表中。2.卷內備考表備考表置于盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。備考表上設置的項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。2.1卷（盒）內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀情況。2.2整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。2.3檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。2.4立卷時間：歸檔文件整理完畢的日期。（四）填寫案卷封面案卷封面包括下列內容：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級。 檔案裝訂案卷須裝訂成冊，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、卷袋、相冊等保管，在卷盒、卷袋上填寫同于案卷封皮的各項。案卷裝訂的做法和要求是：1.1案卷裝訂前，去除文件材料上的書釘、回形針、大頭針等金屬物，以防日后銹蝕文件材料。1.2對于破損的文件材料須進行必要修補裱糊，對未留裝訂線位置或裝訂線上有字跡的文件材料須用無字白紙加邊托裱。1.3大張文件須折疊，使長短不齊的文件右下沿齊整。1.4文件裝訂前須沿左下角對齊。1.5文書檔案采用三孔一線裝訂法。裝訂位置在左側中部，距訂口邊15毫米。裝訂時須使用線繩勒緊結牢，結頭打在背面，無倒置、脫漏的張頁，不壓字跡，不損壞文件，不妨礙閱讀。1.6圖紙采用散裝，折疊成A4紙大小后放入卷盒保存。第六條裝盒排架（一）案卷裝盒將歸檔檔案按案卷號，件號按編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。（二）案卷排架1.按“年度—內容—保管期限”的排列方法。2.檔案排列以每個二級類目為一個大流水號，并分別建立案卷目錄。3.聲像、實物或其他非紙質載體形成的檔案分類方法與紙質檔案等同，單獨建立案卷目錄登記本，并加標識符以示區別。4.案卷排列可采用不同色標或其它標識符號來分別標明永久、長期、短期三種保管期限，使不同保管期限的案卷一目了然，便于案卷鑒定移出。第七條檢索管理（一）編號方法：公司檔案的編號采用年度—類別分類編號法（二）類別代號：經營管理類--JG;基本建設類—JJ;行政管理類—XZ:財務管理類—CW;人事管理類--RS。（三）檔案編號編制：用12位代碼代表，即年度（4位）+類別（4位）+保管期限（1位）+盒號（3位）；如：2012JG011003——2012年經營管理類證照類永久保存檔案，盒號0032012—年度/JG—類別代碼/01—證照類/1—永久/003—盒號

附件2:檔案整理流程收藏有保存價值應歸檔資料收藏有保存價值應歸檔資料根據總公司檔案整編規則擬定分類方案，劃分大類和小類根據總公司檔案整編規則擬定分類方案，劃分大類和小類分分類案卷編目案卷排架案卷編目案卷排架將分類后的資料裝入卷盒案卷組合將分類后的資料裝入卷盒案卷組合按重要程度、時間或類別等對卷內文件進行有序排列卷內文件排列、編號按重要程度、時間或類別等對卷內文件進行有序排列卷內文件排列、編號編件、頁號編件、頁號填寫卷內目錄、備考表，并在備考表上簽字蓋章填寫卷內目錄、備考表，并在備考表上簽字蓋章擬寫案卷題名擬寫案卷題名 填寫案卷封面和脊背填寫案卷封面和脊背編制案卷目錄編制案卷目錄附件三：檔案室管理規定第一條檔案室實行專人管理，非管理人員未經許可不得入內。如工作確實需要其他人員進入庫房時，必須有檔案管理員陪同并始終相伴。第二條保管檔案必須設置堅固適用的專用檔案室，配備專業檔案保管設備。庫房應做到“八防”即：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，保持檔案室內清潔，每周至少全面清掃一次。第三條檔案室對接收的檔案應進行科學的分類、加工、整理、排列上架，并進行妥善的保管。第四條檔案室建立檔案登記、統計制度，設置登記本、統計薄，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。檔案管理員應認真完成檔案統計表填報任務。第五條在整理、搬移、上架和提供利用檔案過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔。認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續。案卷歸還后，及時放回原處。第六條檔案人員須每年對庫藏檔案進行檢查核對，掌握檔案保管情況，做到帳物相符。對破損和變質的檔案，要及時進行修補和復制。附件4歸檔范圍及期限一級類目名稱及代碼二級類目名稱及代碼歸檔范圍（內容）保管期限及代碼經營管理類JG證照類01營業執照及各類證照，各類資質、注冊資料、年檢資料、公司章程等永久1文書類02外來文件（政府與公司各部門的往來文件）和內部文件長期2內部文件如年度計劃及總結、會議紀要、公司名義對內的文件或黨務、紀檢、客服等各項工作形成的文件材料長期2制度類03管理制度匯編永久1合同類04分內部經營管理合同和業務合同兩種永久1其他類05其他需保存重要資料長期2基本建設類JJ證照類01五證一本及其他證件永久1文書類02政府往來文件、開工文件、竣工文件等永久1設計文件03圖紙、變更、洽商等文件永久1合同04施工、監理、技術服務等合同永久1報告05檢測報告、驗收報告、竣工報告等永久1儀器設備06儀器設備相關資料永久1其他類07其他需保存重要資料長期2行政管理類XZ文書類01外來文件或內部文件，各種信函、通知、各類裝修工程報告等長期2制度類02各類行政制度匯編永久1合同、協議03購買、租賃、保潔、綠植等合同，各類協議永久1企業文化類04企業獲得的各種榮譽證書、獎狀、獎杯、獎牌、錦旗等永久1企業的宣傳報刊、照片、聲像資料等永久1企業宣傳品，產品樣品，科技成果等物品永久1其他類05其他需保存重要資料長期2財務管理類CW會計憑證01原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證15年3財務報告02月、季度財務報告3年3年度財務報告(預、決算)永久1其他財務報告(含稅收、經營、管理等統計表)15年3會計清冊03會計檔案移交清冊15年3會計檔案保管、銷毀清冊、永久1合同04融資合同、驗資報告、各類付款合同永久1其他05銀行余額調節表、銀行對賬單5年3固定資產明細帳(卡片)固定資產報廢清理后保管5年3財務管理類CW其他05（續）其他需保存重要資料長期2人事管理類RS文書類01身份證、戶口本等身份證明文件的復印件員工離職后保存兩年3學歷和評聘專業技術職務材料履歷材料（包括個人的簡歷資料）；鑒定、考核、考察材料，獎勵及處分材料；錄用、任免、異動、離職材料；薪酬福利、社保等相關資料永久1合同02勞動合同員工離職后保存兩年3其他類03其他需保存重要資料長期2附件5：片區、部門：檔案移交表序號類別文件名稱密級保存期限移交形式份數每份頁數有無復印件（份數）移交人簽字：接收人簽字：移交日期：部門負責人簽字：附件6：檔案借閱登記表使用日期文件名稱歸檔號使用部門使用人資料份數每份頁數使用用途使用方式歸還時間確認簽字查閱、借閱、復印、調出附件7：密級檔案查借閱審批表檔案號名稱密級使用方式使用部門使用人本部門意見檔案主管部門領導意見借閱日期年月日返還日期年月日經辦人：備注注：1.借閱絕密資料需經所領導批準2.使用方式有(1)查閱；(2)摘抄；(3)外借。附件8：卷內目錄序號文件編號文件題名日期頁數備注

附件9：檔案銷毀審批表檔案種類保管期限立卷日期立卷部門密級銷毀日期銷毀原因：檔案銷毀清冊：（如數目多可后附清冊）1.2.3.4.銷毀人簽字：年月日監毀人簽字：年月日檔案主管部門負責人審核：年月日公司總經理意見：年月日

附件10：序號文件名稱案卷編號歸檔日期份數備注銷毀原因檔案員意見主管領導意見檔案銷毀清冊銷毀人簽名：監銷人簽名：銷毀時間：銷毀地點：公司文件檔案管理制度及流程一、目的加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。術語和定義檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。職責行政人事部：負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。其他各部門相關人員：1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；各部門檔案主管人員1）負責部門檔案的管理。各部門負責人1）負責對部門檔案管理監督檢查。工作程序檔案資料的收集1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見后。檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于指定電腦硬盤內。文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經理批準，批準后方可銷毀。⑵執行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續文件，一并存檔永久保存。檔案管理細則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；⑷公司領導的批示、指示等；⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料；⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；⒀財務檔案資料；⒁各種實物檔案；其他具有利用和保存價值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。⑷子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：公司規定的密級文件；重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；合同、協議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；其他認為需要即時歸檔的資料。⑵定期歸檔部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；⑶電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。5、檔案交接⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。6、檔案移交公司的流程經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；7、檔案保管⑴檔案編號檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。相關記錄《文件（合同）管理記錄目錄》《文件檔案移交目錄》《檔案移交清單表》《檔案借閱審批單》《檔案分類編號表》《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：序號文件（合同）編號標題需