《國家行政機關公文格式》釋義本原則規定了國家行政機關公文通用的紙張規定、印制規定、公文中各要素排列次序和標記規則。本原則合用于國家各級行政機關制發的公文。其它機關公文可參考執行。使用少數民族文字印制的公文，其格式可參考本原則按有關規定執行。本章規定了原則的內容范疇、合用范疇和特定范疇。(1)內容范疇內容范疇只涵蓋國家行政機關公文（下列簡稱“公文”）格式中的紙張規定、印制規定、公文各要素的排列次序和標記規則，并不是公文格式的全部范疇。對公文格式的完整規定應是把《國家行政機關公文解決方法》中對公文格式的規定與本原則結合起來學習。(2)合用范疇本原則合用于國家各級行政機關的公文，其它機關、企事業單位的公文可參考執行。所謂參考執行的含義是能夠結合自己的實際執行。(3)特定范疇《方法》規定，少數民族自治地區公文能夠同時使用少數民族文字。由于少數民族文字的字體、字型和書寫習慣與中文不同，執行本原則在某些地方可參考本原則另行規定。2引用原則GB／T148—1997印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸在本原則中引用的國標GB／T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，重要規定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在普通的公文用紙中，重要是采用印刷紙和書寫紙。由于該原則是根據國際原則ISO218等同采用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際原則一致。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm×297mm，并規定各裁邊的誤差為土3mm。因此GB／T9704一1999《國家行政機關公文格式》中規定的公文用紙幅面尺寸的根據就是GB／T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。3定義本原則采用下列定義。3．1字Word標記公文中橫向距離的長度單位。一種字指一種中文所占空間。3．2行line標記公文中縱向距離的長度單位。本原則以3號字高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度7／8倍的距離為一基準行。在本原則中為擬定公文中各項要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統一的規定。為此，對于公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。在這兩項定義中，“字”指的就是中文的橫向距離。一“行”的概念(除2號標題外)指的是3號字高度加其7／8倍的距離。因此在原則中所指的一行就是一種固定的數量單位。由這兩個定義能夠把公文中橫縱坐精確地將公文中的任何一種要素加以定位。4公文用紙重要技術指標公文用紙普通使用紙張定量為60g／m一80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85％一90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7．5—9．5。由于公文的特殊地位，首先要考慮其外觀嚴肅、莊重，另首先更要考慮其頻繁使用和作為檔案長久保存的規定，因此對公文用紙的技術指標必須作出對應的規定。公文用紙的質量為60g／M2—80g／m2的膠版印刷紙或復印紙，是綜合考慮了公文用紙的經濟性和美觀性。經濟條件相對差某些的單位能夠采用紙張質量不低于60g／m2的膠版印刷紙，普通公文用紙能夠采用70g／m2的膠版印刷紙。對于某些使用高檔印制設備的單位能夠采用紙張質量不高于80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。這種相對靈活的規定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據自己的狀況具體掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合原則的。公文用紙紙張白度是根據與A等書寫紙和膠版印刷紙有關的國標和行業原則有關紙張白度的指標，進行分析總結得來的。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，猶如報紙普通，很不莊重；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒適。[Page]橫向耐折度≥15次是為了確保公文用紙的紙張不能太脆，必須確保一定的柔韌性。由于諸多公文需要在較多的層次傳閱流轉，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發揮。不透明度≥85％是為了確保公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現互相洇透，看上去文字很花很亂，造成印制質量不高，影響公文的閱示傳看。這也是公文用紙的一項重要指標。pH值為7．5—9．5是根據國家檔案局制訂的行業原則DA／T11一1994《文獻用紙耐久性測試法》中的有關規定擬定的。這項行業原則規定，存檔時間在2以上的普通耐久紙，其用紙的pH值應為7．5—9．5。出于公文將作為檔案長久保存和使用的需要，因此有必要對此項指標加以規定。5公文用紙幅面及版面尺寸5．1公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB／T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB／T148。5．2公文頁邊與版心足寸公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±lmm公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)本原則變化了我國公文用紙長久以來始終沿用的16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際原則紙型A4型。作出這項規定應當說是在進行大量調查研究和對變化公文用紙紙型將對我國對應工業系統產生何種影響作調查和分析的基礎上得出的。作出這項重大變化重要是基于下列三方面的考慮：(1)采用國際原則已成為國際范疇公文用紙的普遍趨勢國際原則化組織(ISO)早在1975年就制訂了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規格原則，即ISO262：1975，其重要內容就是規定了書寫用紙的規格為A4型(2l0mm×297mm)。這種紙型由于充足考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適?，F在慣用的復印機、打印機、計算機、傳真機等基本上是以A4型原則作為基本紙型的。鑒于A4型紙是國際原則的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應用，其公文用紙大多是采用A4型紙。國際會議也無一不是采用A4型紙作為會議文獻用紙。在修訂該原則的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙狀況進行了調查，在所收集到的公文范例中，無一不是采用A4型紙作為公文用紙。(2)我國已基本含有采用國際原則A4型公文用紙的條件我國在1987年和1988年分別等效ISO6716和ISO216制訂了我國國標GB／T788和GB／T148。但考慮到我國的實際狀況，在這兩項原則中，還規定了我國自己的原則16開型。隨著國際原則A4型的普及，各國普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時多種辦公自動化設備含有解決A4型紙的功效，使A4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜志用紙已是大勢所趨。為此GB／T148和GB／T788已作了修訂，明確規定國際原則A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際原則A4型，使我國公文用紙與國際原則接軌奠定了基矗(3)裁減16開型紙的必要性及基本條件分析長久以來，我國在公文用紙方面始終沿用16開型。這種紙型原則實際是日本早期用的原則。現今天本已不再使用該種紙型。用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進行公文交往。16開型紙作為公文用紙尚有一種弊端是其本身無統一規格，尚有用B5型紙與l6開型紙混用的。紙型規格的不一，造成有的政府文獻的前后頁大小不一，公文質量受到影響，也不嚴肅。而國際原則A4型規格比較嚴格，無論在哪里買到的A4型紙其誤差不會超出lmm，可確保文獻用紙紙型的統一。因此裁減l6開型公文用紙紙型，采用國際原則A4型作為公文用紙是十分必要的。[Page]將公文用紙由l6開型改為國際原則A4型，是我國公文用紙的一場革命性轉變。從現在理解到的狀況看，我國的印刷設備制造公司已完全能夠生產制造符合國際原則A系列的印刷設備，并將逐步裁減舊式生產設備。并且現在使用中的復印機、打印機、輕印刷機，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，諸多政府部門的文印設備也逐步進行了更新，能夠印制A4型公文。現在，裁減16開型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時機已經基本成熟。因此在《國家行政機關公文解決方法》和《國家行政機關公文格式》國標中都明確規定公文用紙規格普通采用國際原則A4型。6公文中圖文的顏色未作特殊闡明公文中圖文的顏色均為黑色。公文在普通狀況下，除了發文機關標記、眉首的反線和發文機關印章為紅色外，其它部分均為黑色。為避免在本原則背面各章條的敘述重復，在此作總體規定。7排版規格與印制裝訂規定7．1排版規格正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，普通每面排22行，每行排28個字。7．2制版規定版面干凈無底灰，筆跡清晰無斷劃，尺寸原則，版心不斜，誤差不超出lmm。7．3印刷規定雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超出2mm。黑色油墨應達成色譜所標BLl00％，紅色油墨應達成色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。7．4裝訂規定公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超出4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。長久以來，我們的公文缺少一種較為系統的印刷和裝訂規范。因此某些公文在印制和裝訂時由于不懂得或不清晰有哪些統一規定，使得公文印制和裝訂不規范，質量差，也不嚴肅。因此在修訂原則時將公文印制和裝訂的規定規定下來，重要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清晰理解如何印制和裝訂公文才是符合國家行業原則的。(1)在原則中給出排版規格是確保公文行數和字數的統一。此規定，是為解決上述經常出現的問題而采用的必要方法。在正常一面滿排公文正文的狀況下，應按照這一規定執行。但如果碰到下一面將有可能出現空白頁時，就需要調節某一面的字數和行數，以確保下一面有公文的正文內容。這種狀況就屬特殊狀況。因此在原則中規定的普通狀況是相對特殊狀況而言的。(2)在原則中給出制版規定，是確保采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有一可操作的規定，以確保公文印制質量，減少不合格公文的出現。(3)在原則中給出印刷規定，是確保公文在印刷過程中的質量控制。有關印刷制品的質量原則是有諸多指標的，在此原則中僅給出最基本和最通用的某些印刷技術指標；這些指標只要認真看待是很容易實現的。值得提出的是，為使此后公文在油墨的色譜上能夠基本達成一致，在原則中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標，只要按原則中給出的油墨色譜來印制公文，就能夠基本確保公文的顏色的相對一致。(4)在原則中給出裝訂規定，是確保公文在裝訂過程中的質量控制。由于公文的特殊作用和為確保公文的長久保存，對公文在裝訂方面作出統一規定是十分必要的。在我們的調查中發現，某些公文在裝訂時不規范，散頁明訂的現象普遍，壞釘現象時有發生，釘鋸的釘位也很不規范，因而造成公文掉頁現象出現，直接影響公文的完整性。本原則將公文的裝訂規定加以規定，就是對形成公文的最后一道工序嚴格把關，以確保公文的質量。[Page]8公文中各要素標記規則本原則將構成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線(不含)下列至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體；置于主題詞下列的各要素統稱版記。本原則將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了含有數年從事公文解決工作實踐經驗的同志的建議而擬定的。其中“眉首”、“版記”兩個概念在公文印制行業已數年使用，“主體”是本原則提出的新概念。之因此這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，含有相對的獨立性，界限比較明顯。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本原則對眉首所合各要素位置的規定，就能夠設計文獻的“紅頭”部分(具體設計辦法后文介紹)。主體的特點是位置經常變動，依公文內容的長短而定。由于公文實質性的內容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。版記的特點是位置要依公文主體的構成而定。由于按本原則的規定公文要雙面印刷，版記的位置有一種位于哪一面的問題；如果公文有附件，版記尚有一種是放在正文后還是放在附件之后的問題。因此版記有必要作為一種單獨部分加以敘述。用一種形象的比方，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分，既便于從總體上掌握其聯系，又便于對其進行“解剖”，掌握其區別。這是本原則對公文構造劃分提出的新觀點，也是本原則在構造上的最大特點。8．1眉首8．1．1公文份數序號公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的次序編號。如需標記公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標記在版心左上角第l行。并不是全部的公文都需要編制份數序號?！斗椒ā芬幎◣в忻芗壍墓囊幹品輸敌蛱?。如果發文機關認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數序號，如國務院文獻都編有份數序號。編份數序號的目的是精確掌握公文的印制份數和分發范疇和對象。當文獻需要收回保管或銷毀的時候，就能夠對照份數序號掌握其與否有遺漏或丟失。發文機關根據份數序號能夠掌握每一份公文的去向。因此，發文機關在發文和收文機關在收文時，都要登記份數序號。本原則規定編制份數序號用阿拉伯數碼，對編幾位未作規定。普通來說，應根據公文的份數來決定編幾位，但最少應不少于兩位，即“1”編為“01”，如果單編“l”，會使人不知其意，覺得是誤印上去的。對份數序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設備帶有印號功效，能夠與成文同時印刷，對此本原則不作統一規定，公文印發機夫可自行掌握。本原則規定份數序號的位置在版心左上角頂格第1行。8．1．2秘密等級和保密期限如需標記秘密等級，用3號黑體字，頂格標記在版心右上角第l行，兩字之間空l字；如需同時標記秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標記在版心右上角第l行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。秘密等級是標記公文保密程度的一種標志。根據《方法》的規定，涉及國家秘密的公文應當按照國家秘密及其密級具體范疇的規定分別標明“絕密”、“機密”和“秘密”。“絕密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；“機密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；“秘密”是普通的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關的公文中應按照上述規定在公文中標記公文的秘密等級。[Page]保密期限是對公文密級的時效加以規定的闡明。如公文針發單位能夠懂得保密期限，可按照國家保密局的規定在密級程度后標注保密期限，在秘密等級和保密期限間用“★”隔開。如：絕密★3個月，意味著該公文屬于絕密等級，保密的期限為3個月，過期即可解密。在此需要闡明的是，如不標記保密期限，秘密等級兩字之間應空l字距離，如需標注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l字距離，以使該字段不致過長。8．1．3緊急程度如需標記緊急程度，用3號黑體字，頂格標記在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標記秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標記在版心右上角第1行，緊急程度頂格標記在版心右上角第2行。緊急程度是對公文送達時限的規定。根據《方法》規定，緊急公文應當分別標明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時間規定是多少，由各地行政機關主管自行擬定。在原則中只規定緊急程度的標記位置是居于版心右上角頂格第l行。如果碰到秘密等級和緊急程度需同時標記時，按照秘密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標注在版心右上角。<br>8．1．4發文機關標記由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文獻”構成；對某些特定的公文可只標記發文機關全稱或規范化簡稱。友文機關標記上邊沿至版心上邊沿為25mm。對于上報的公文，發文機關標記上邊沿至版心上邊沿為80mm。如需標記公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標記上空2行向下依次標記(見圖三)。發文機關標記推薦使用小標宋體字，用紅色標記。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但普通應不大于22mm×15mm(高×寬)。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文獻”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須確保公文首頁顯示正文。發文機關標記即人們普通所稱的“紅頭”。它是由發文機關全稱或規范化簡稱加“文獻”二字構成的。發文機關全稱應以同意該機關成立的文獻核定的名稱為準。規范化簡稱應由該機關的上級機關規定。有某些特定的公文在發文機關名稱背面不加“文獻”二字，如國務院就有“國務院任免告知”紅頭形式，本原則給這類“紅頭”留了余地，未規定一律要加“文獻”二字，但只限于特定的公文。普通來說，行政機關的重要公文特別是上報的公文均應加“文獻”二字。發文機關標記的字體，本原則推薦使用小標宋體字，是由于小標宋體字顯得莊重，其它字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術的成分，應當說不適于標記含有執法職能的國家行政機關的公文。發文機關標記的字號，本原則以22mm×15mm為高限，現行“國務院文獻”的字號即是22mm×15mm。本原則以此為高限，就是規定除“國務院文獻”以外，其它各級行政機關標記的字號要不大于“國務院文獻”，以顯示國務院作為最高國家行政機關的地位，具體字號各行政機關可根據機關名稱的字數多少來定。有關發文機關標記的位置，本原則提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發文機關標記上邊沿至版心上邊沿為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用于標記上述的份數序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述3項要素均不需要標記，也要留出這段空白，也就是說，在設計文獻紅頭時，發文機關位置應自上頁邊起留出天頭37mm十25mm＝62mm的距離。第二種僅限于上行文，凡上報的公文發文機關標記上邊沿至版心上邊沿為80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上級機關批示文獻用，也就是說上行文發文機關標記距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm＝117mm。[Page]各行政機關在設計文獻“紅頭”時，兩種形式均應含有，即平行文或下行文發文機關標記距上頁邊為62mm，上行文發文機關標記距上頁邊為117mm。有關聯合行文，本原則規定“文獻”兩字居于發文機關名稱右側上下居中。本原則還特別提出“文獻首頁必須顯示正文”這一明確規定。如果聯合行文的機關過多(我們曾發現過有14家聯合行文)，就可能出現把正文擠出首頁的狀況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不懂得文獻內容是什么，是極不嚴肅甚至能夠說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發文機關過多只能擠發文機關，不能擠正文，可將發文機關字號縮小，行距縮小，直至確保公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發文字號、主送機關、標題以及最少一行正文的位置)。8，1．5發文字號發文字號由發文機關代字、年份和序號構成。發文機關標記下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標記；年份應標全稱，用六角括號“〔]”括入；序號不編虛位(即1不編為O01)，不加“第”字。發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。發文字號由發文機關代字、年份和發文序號構成。機關代字普通由兩個層次構成。第一種層次是發文機關代字，第二個層次是發文機關主辦文獻的部門的代字。如鐵道部文獻的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文獻的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要，特別是懂得了文獻的主辦部門是誰，能夠比較精確地對文獻進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關代字還包合其它的層次，如國務院發文的機關代字有“國發”、“國函”，“國”代國務院，而“發”和“函”則代“國務院文獻”和“國務院函”這兩種發文形式。有的文獻機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。年份要用全稱，不應簡化，如“87”、“93”等均屬標記不對的。年份應用六角括號“〔〕”括起。注意六角括號不是數學公式的中括號，由于當引用公文時，標題背面的發文字號要用圓括號“()”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低檔符號中不得包合高級符號的原則。因此稱之為“六角括號”是基于與數學的中括號相區別。另外，兩者形狀也略有不同。有的文獻把年份用圓括號括起，此后也要按本原則的規定使用六角括號。序號是發文的流水號。普通都是按文獻的形式統一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一按次序編號。有的機關按主辦部門或按文獻內容劃分編序號，是一種較繁瑣的方法。本原則規定序號不編虛位，不加“第”(有的單位加“字”)等虛字，重要是講究實用，盡量減少公文的字數。發文字號的位置，本原則規定在發文機關標記下空2行，規定在發文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發文機關標記與紅色反線之間的距離是3行位置，發文字號應標在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。發文字號應居中。8，1．6簽發人上報的公文需標記簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標記簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第l行，其它簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關次序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一種簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。[Page]簽發人標記僅是在上報的公文中才出現。在上報的公文中標記簽發人姓名，重要目的是為上級單位的領導人理解下級單位誰對上報事項負責。因此上報的公文需要標注簽發人。本原則規定應平行排列于發文字號右側，也就是要和發文字號同處在第3行，但是此時發文字號便不要居中了，要居左空1字，簽發人則右空1字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意“簽發人(會簽人)”三字用仿宋體，簽發人(會簽人)姓名用楷體。這樣規定是使簽發人(會簽人)的姓名突出、醒目。如果有多個簽發人，或者有的文獻按規定還需要標注會簽人，這時的標記辦法是，發文字號應始終放在紅色反線之上的最后一行，文獻主辦單位的簽發人要始終放在最上面的位置；其它簽發人或會簽人在主辦單位簽發人之下按發文機關標記的次序排列，最后的簽發人或會簽人要與發文字號同處一行平行排列；如果3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列次序和原則不變，發文字號居左空1字和簽發人．姓名居右空l字的規定不變。8，2主體8．2．1公文標題紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。本原則規定公文標題在紅色反線之下空2行標記，居中排布。應當說，在現在普遍使用電子設備打印公文的狀況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊狀況下能夠在不違反原則規定原則的前提下合適變通。例如，本原則規定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何狀況下不能違反。在不違反這個原則的狀況下，必要時可作合適變通，如前所述發文機關多、簽發人會簽人多，本節所講的標題長以及下面講到的主送機關多，都能夠采用變通的辦法。但在變通中還要恪守基本規定，如發文機關多但主辦機關排列在前是基本規定，簽發人或會簽人多但最后一種簽發人或會簽人要與發文字號同處最后一行是基本規定；標題再長但排列美觀、回行不停開詞意是基本規定。這樣，在執行本原則時便不會出現機械執行而不顧公文實際的做法，由于格式畢竟是為公文的內容服務的，是為公文的辦理服務的。8．2．2主送機關標題下空l行，左側頂格用3專仿宋體字標記，回行時仍頂格；最后一種主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標記辦法同抄送。本原則規定主送機關在標題下空l行頂格標記，回行時仍頂格。本原則又講了當主送機關過多而使首頁不能顯示正文的變通方法8．2．3公文正文主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。正文的標記辦法同寫信同樣，在主送機關名稱之下第1行開始標注，每起一自然段均要左空2字。本原則特意規定公文，中的數字、年份、(用阿拉伯數碼標記的)均不能回行，這是根據公文的特點而定的。由于公文中的數字、年份不能出半點紙漏，數字、年份回行權易出現差錯，也易使讀者看錯。8．2．4附件公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標記“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標記“附件”，有序號時標記序號；附件的序號和名稱前后標記應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標記公文的發文字號并在其后標記附件(或帶序號)。公文正文中有某些內容，如圖表、名單、規定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯系而造成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而又是放在公文生效標記印章之后。需要明確的是，公文的附件是正文內容的構成部分，與公文正文同樣含有同等效力。為了確保這一點，需要在公文正文之后標注附件的序號和名稱，然后在附件同樣標記附件的序號和名稱，以顯示附件與正文的不可分割的關系。如果正文之后的．附件序號和名稱與附件的序號和名稱不一致，在法律意義上講，能夠不承認該附件是正文的附件，附件便失去了其本應有的與正文同等的效力。因此，本原則對此做了較具體的規定。其要點一是附件應與正文一起裝訂；如果附件與正文不能一起裝訂，在附件上要標記所屬公文的發文字號及“附件”二字。二是正文后的附件標記應與附件的標記前后一致。三是對某些細節做了規定，如：附件序號用阿拉伯數碼；附件名稱后不加標點符號。四是對標記的位置做了規定，正文后的附件標記要與正文空l行，左空2字；附件上的“附件”標記在左上角頂格第l行。8．2，5成文日期用中文將年、月、日標全；“零”寫為“O”；成文日期的標記位置見8．2．6。成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。為了加強其精確性，本原則規定成文日期要用中文書寫，即俗稱的“大寫”，不能用阿拉伯數字與中文混用，同時年、月、日要齊全。規定零要寫成“O”，是由于“零”與中文的另一種數字寫法“壹、貳、捌”等是一種序列，而采用“一、三、五”這種寫法用“O”比較協調。由于印章普通要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點在8，2．6條會分別介紹。8．2．6公文生效標記公文生效標記是證明公文效力的體現形式。它涉及發文機關印章或簽訂人姓名。公文生效標記有下列兩種狀況，一種是單一發文機關如何標記公文生效標記，另一種是聯合行文的機關如何標記公文生效標記。8．2，6．1單一發文印章單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標記成文日期。成文日期右空4字；力g蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅下列弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。印章是公文的生效標志。普通狀況除了會議紀要以外，不加蓋印章的公文應視為無效。印章還是鑒定公文真偽的最重要的標志。鑒于行政機關公文的法定性和印章的特定功效，《中華人民共和國刑法．》第二百八十條規定：“偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、消滅國家機關的公文、證件、印章的，處3年下列有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利；情節嚴重的，處3年以上下列有期徒刑”。為了確保印章的真實性，提高印章的防偽性，本原則對印章的格式做了詳密的規定。對只蓋一種印章的單一機關發文，本原則規定落款處(即成文日期之上)不署發文機關名稱，只標記成文日期。成文日期的橫向距離是右空4字；縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其原則就是印章加蓋在成文日期上，上距正文l行之內，也就是不到l行的空白。這樣規定是為了避免變造公文，由于如果空白過大，就容易被人私自加入其它內容，即“變造”公文。本原則規定印章加蓋要端正、居個(即居成文日期之中)。此話說來簡樸，但執行起來卻要認真看待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意就可能不符合原則。國家行政機關的印章均帶有國微，把國微蓋歪了是極不嚴肅和極不負責的態度。即使是采用印刷技術加蓋印章，制版時也要嚴肅認真，嚴格按本原則執行。本原則還提出了兩種印章加蓋方式。一種稱之為“下套”方式，合用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。掌握的原則是，印章的圖案(如國徽)和文字不壓成文日期，僅下列弧壓在成文日期上。讀者可對照現行國務院文獻和本原則所附的樣式來掌握。之因此這樣規定，一是顯示印章的莊重性，特別是完整地顯示國徽；二是增加成文日期的清晰度，避免因圖案或文字(特別是國徽)壓在成文時間上而使其難以識別。另一種稱之為中套方式，合用于印章下弧有文字的印章(行政機關的部門印章或專用印章有許多是這種樣式)。中套的規定是印章的中心線壓在成文日期上。8．2．6．2聯合行文印章當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主力、機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保征印章排列整潔。兩印章間互不相交或相切，相距不超出3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為避免出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章次序排列在對應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一種或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標記成文時間。兩個單位聯合行文，本原則規定應將成文日期拉開，左右各空7字，主辦單位印章在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超出3mm。其它規定均同一種印章。三個單位聯合行文，會出現最少有一種以上的印章無法壓在成文日期上，也就會出現最少有一種以上的印章是空白印章。現在印刷公文大量采用當代印刷設備，其套印印章的辦法就是將一種印在紙上的空白印章作為印模直接制版。因此，如果公文出現空白印章，就等于把單位印模送給了全部收文對象，極易給偽造印章提供可乘之機。為了避免出現空白印章，本原則做了這樣的規定：全部的行文單位都要署單位名稱，將印章加蓋在單位名稱上，這樣便不會出現空白的印章。印章每排最多排3個，這樣規定是避免印章邊沿超出版心。在具體排布印章時應使主辦機關的印章在前，協辦機關的印章按照發文機關標記的次序依次排布。當最后一排剩余一種印章或兩個印章時，應居中排布。成文時間標記在最后一排印章之下空l行位置，右空2個字。同樣應確保印章間既不相切也不相交，每排印章中心線對齊。本原則對兩個或兩個以上印章的排列還規定只能采用一種加蓋方式，即不管個別印章適合哪種加蓋方式，而統一采用一種，要下套均下套，要中套均中套，以確保印章排列整潔、美觀。8．2．6．3特殊狀況闡明當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采用調節行距、字距的方法加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采用標記“此頁無正文”的辦法解決?，F行公文常出現一種“此頁無正文”的格式，即當正文之后的空白容不下印章位置時，需將印章加蓋在下一空白頁上，于是在該空白頁第l行頂格標記“此頁無正文”，并用圓括號括起。這樣做是考慮到了避免在空白頁私加文字，但正文之后的空白則留了缺口。為了堵上這個缺口，本原則作了規定，即在出現上述狀況時，以采用調節行距或字距的方法加以解決。具體的調節辦法是：當正文之后的空白只有一兩行時，能夠加寬行距，最少將一行文字移到下一頁；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時，能夠縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。這樣，使印章與正文務必同處一頁，不留任何空白，堵上私加公文也就是變造公文的漏洞。本原則明確規定，出現上述狀況時不得采用標記“此頁無正文”的辦法解決。因此本原則實施后，各單位要注意改掉標注“此頁無正文”的習慣。8．2．7附注公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標記在成文日期下l行。附注普通是對公文的發放范疇、使用時需注意的事項加以闡明，如“此件發至縣團級”、“此件可見報”等，不是對公文的內容作出解釋或注釋。對公文的注釋或解釋普通在公文正文中采用句內括號或句外括號的方式解決，這一點在使用附注時要加以注意。附注應用圓括號括入，左空2字標記在成文時間的下一行。8．3版記8．3．1主題詞“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標記，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。主題詞是用于揭示公文內容，便于公文檢索查詢的規范化詞。標注主題詞是文書部門和檔案部門互相銜接的一項工作。公文主題詞普通由公文制發機關的最高行政主管機關負責制訂和公布。如國家行政機關公文主題詞是由國務院辦公廳編制的《國務院主題詞表》規定。本原則規定主題詞居左頂格標記，“主題詞”三字用黑體，后標全角冒號；詞目用小標宋體字，詞目之間空1字。這里要注意“主題詞”三字與詞目所用的字體不同，同時要注意詞目之間不要加頓號，而是空l字。8．3．2抄送機關公文如有抄送機關，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標記“抄送”，后標全角冒號5抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一種抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標記辦法同抄送機關。本原則規定抄送機關標記于主題詞之下，要注意三點，一是抄送機關居左空l字，這與主題詞頂格標記不同。二是抄送機關回行時與上一行的抄送機關對齊，這與標題之下的主送機關回行時仍頂格不同。三是抄送機關間用逗號隔開，最后要標注句號，這是為了避免在抄送機關之后私自加入其它的抄送機關，同樣有避免變造公文之意。如果在抄送機關之上、主題詞之下需標記主送機關，前面所講的主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時或使用“會議紀要”文種時會發生這種狀況。本原則特別闡明，標記辦法與抄送機關的標記辦法相似，即也要注意上面提到的三點。8．3．3印發機關和印發日期位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標記。印發機關不是指公文的發文機關，發文機關已有明顯的“紅頭”標記或在公文標題中顯示。這里的印發機關是指公文的印制主管部門，普通應是各機關的辦公廳(室，)或文秘部門。有的發文機關沒有專門的辦公廳(室)或文秘部門，也可標記發文機關。標記印發日期是為了精確反映公文的生成時效。普通來說，公文在領導簽發之后，也就是生效時間之后，往往需要通過打字、校對、復核等環節。本原則闡明·了印發日期以公文付印的時間為準，是為了界定生效時間與印發時間的區別。通過理解生效時間與印發時間的時間差，既能夠使發文機關掌握制發公文的效率，也能夠使收文機關掌握公文的傳遞時間，都有助于公文的辦理。本原則規定印發機關左空1字，印發時間右空l字，并且只能占一行位置。因此，印發機關如果字數太多，能夠自行簡化；本原則規定印發日期用阿拉伯數碼標記，也有盡量縮小位置的考慮，以確保一行位置能容下印發機關和印發日期。8．3．4版記中的反線版記個各要素之下均加一條反線，寬度同版心。本原則規定版記中各要素之間加一條反線隔開，一是為顯示各要素之間的區別，二是如此設計顯得美觀。要注意最后一種要素之下要有一條反線，具體標記辦法可參見原則中的圖4。8，3．5版記的位置版記應置于公文最后一面(封四)，版記的最后一種要素置于最后一行。本原則規定版記置于最后一面(封四)，版記的最后一種要素置于最后一行。也就是說版記一定要放在公文的最后即公文的最后一面(本原則規定公文雙面印刷)的最下面的位置。之因此這樣規定，是為了確保公文的完整性。由于公文的開始部分很明顯，即印有紅頭的首頁，而結束部分就是本原則規定的版記。這樣，紅頭與版記之間的全部部分都是公文不可缺少的部分，由此能夠精確認定公文與否完整。擬定版記的位置在實際操作中會碰到下列狀況：(1)公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁標記版記，此時版記要放在最后一面，即使前一面完全空白也沒有關系。(2)公文的篇幅如果在一種折頁(即有四周)以上，這時公文的頁數普通應是4的倍數，此時版記也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(普通不會超出3面)。(3)公文有附件。如果附件最后的空白能夠容下版記，而該頁又正是4的倍數，此時版記應置于該空白處，以免造成不必要的浪費。如果附件是被轉發的文獻，該文獻背面也有版記，此時被轉發文獻的版記不能替代轉發文獻的版記，轉發文獻還應標記自己的版記。9、頁碼用4號半角白體阿拉伯數碼標記，置于版心下邊沿之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊沿7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉摵髞淼捻摬粯擞涰摯a。本原則規定頁碼分別置于公文左下角或右下角，并在頁碼左右各放一字線，是為了方便閱讀。規定空白頁和空白頁后來的頁不標記頁碼(涉及印有版記的那面)是為了避免在空白頁私加文字。也就是說，頁碼只標記到公文主體部分結束的那頁。如果想在公文主體部分之后私加文字而冒充公文的主體，就需要在該頁標記頁碼，印有版記的那面也就要標記頁碼，這樣，真假公文一相對照，假公文在頁碼上就會露出馬腳。10、公文中表格公文如需附表，對橫排A45氏型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，又當最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四(可放分送，不放頁碼)應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文獻最后一頁(封印上。在實際工作中，有些公文需要附某些表格。為使表格裝排得規范，本原則對表格如何放置作了較為明確的規定。對于橫排A4表格的頁碼，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼橫表表頭在訂口一邊，雙頁碼橫表表頭在切口一邊。這樣放置可確保持續編排的表格能夠依次次序向下看，否則有可能出現單雙頁表格全部放在釘口一邊或切口一邊，閱讀公文就要重復顛倒來看，很不方便。公文如需附A3表格，也就是表格的開本比較大，并且是作為公文正文的最后一頁時，為避免表格的脫落，因此應使表格處在封三之前位置，而不應將表格貼在封四上。Ll、公文的特定格式11．1信函式格式發文機關名稱上邊沿距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。發文機關名稱及雙線均印紅色。發文字號置于武文線下l行版心右邊沿頂格標記。發文字號下空l行標記公文標題。如需標記秘密等級或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊沿頂格標記。兩線之間其它要素的標記辦法從本原則對應要素闡明。在制發機關公文的實踐今，經常使用一種只標記發文機關名稱而不標記“文獻”二字的“信函式”公文，用于解決日常事務的平行文或下行文，并且使用頻率很高。這種公文除了不標記簽發人以外，其它各要素均與“文獻式”公文相似。為此，本原則為這種“信函式”公文設計了格式，具體為：(1)發文機關名稱上邊沿距上頁迫30mm，也就是打破了本原則規定的“文獻式”公文上白邊為37mm的界限，將“信函式”公文的上白邊縮小為30mm，然后在30mm之下標記發文機關名稱。由于不加“文獻”二字，這時的發文機關名稱普通不用簡稱，如國務院這種，“信函式”公文，機關名稱便標記為“中華人民共和國國務院”，而不像“文獻式”公文那樣用規范化簡稱標記為“國務院文獻”。(2)在發文機關名稱4mm之下印一條上粗下細的武文線，在距”下頁邊20mm處印一條上細下粗的文武線，線的長度為170mm。這樣設計，可確保