中小型制造企業的訂單管理

1序言1.1管理的信息化需要訂單管理信息系統,也是管理提高管理水平的重公司訂單管理系統是公司、事業單位不可或缺的一部分，其內容對公司管理非常重要。因此，公司訂單管理系統必須能為用戶提供足夠的信息和快速的搜索方法。然而，長期以來，人們使用傳統的手工方法來管理訂單。在這種管理方法中，效率低、保密性差等缺點。此外，隨著時間的推移，大量文件和數據發生，這使搜索、更新和維護變得復雜。開發訂單管理信息系統的目的就是通過系統開發,實現庫存管理工作計算機化,提高業務的處理速度和規范化程度,并對有關的工作進行集成和重組,通過計算機網絡系統實現整個企業管理信息化。訂單管理信息系統可以提高管理工作的質量和效率,主要表現在以下幾個方面:(1)有助于企業在制定生產計劃、原材料采購、物流管理、資金管理時做出最有效的決策。(2)有助于提高訂單管理的效率,方便查詢功能,能夠快速實現對各種產品的入庫、員工情況,訂單的查詢。作為計算機應用的一部分,使用計算機對企業訂單信息進行管理,具有人工管理無法比擬的優點,例如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等,可減少更多的人力物力,這些優點都能夠極大地提高貨品訂單的管理效率,也是企業管理科學化、正規化,與世界接軌的重要條件。因此,開發一個企業訂單管理系統是很有必要的,具有其特有的技術意義和管理意義。1.2中小型企業傳統訂單管理存在的特點中小型企業指在經營規模上較小的企業,雇用人數與營業額皆不大,此類企業通常是由單一個人或少數人提供資金組成,因此在經營上多半是業主直接管理而較少受外界干涉。中小型企業具有以下特點:(1)生產規模中等或微小,因而投資較省,建設期短,收效較快;(2)對市場變化的適應性強;(3)機制靈活,能發揮小而專、小而活的優勢,根據用戶和消費者的不同需求而開發不同的產品;(4)經營范圍的廣泛性,中小型企業數量多,形成了門類齊全、點多面廣的特點;(5)成本高,提高經濟效益的任務艱巨;(6)抵御經營風險的能力小;(7)資金薄弱,籌資能力差。中小型企業隨著市場經營的擴展,訂單已經遍及全國各地,甚至海外都有長期的客戶。但是,由于現在的中小型企業的訂單管理采取手工管理的方式,不僅速度慢、效率低,而且容易出錯,訂單的手工管理已經成為制約中小型企業產品銷售的瓶頸問題。傳統訂單管理存在的主要問題是:(1)手工模式下的工作勞動強度高、效率低、錯誤多、處理速度慢,不適應企業發展的需要。(2)在具體工作中,存在著大量數據的保存、匯總、查詢等工作,手工模式速度慢且不利于數據的分析,已不適應現代管理模式。2管理信息系統的分析系統分析又稱邏輯設計,不論采用何種開發管理信息系統的方法,系統分析都是必要且十分重要的環節,雖然,分析的具體方法和詳盡程度可能不盡相同。管理信息系統分析的任務是:在充分認識原信息系統的基礎上,通過問題識別、可行性分析、詳細調查、系統化分析,最終完成系統的邏輯方案設計,或稱邏輯模型設計。邏輯方案不同于物理方案,前者是解決“做什么”的問題,是系統分析的任務;后者解決“怎樣做”的問題,是系統設計的任務。2.1訂單管理信息系統訂單管理信息系統對加強企業訂單管理有著極其重要的作用,就中小型企業來說,它每年就要簽訂大量的各種內容的訂單,如果不對這些訂單進行有效地管理,一旦出現延誤訂單的事情,就會為企業的信譽和財產帶來很大的損失。不同的企業,對訂單管理有不同的方式。但是,作為一個普遍適用的訂單管理信息系統,它應該具有以下一些基本的功能:(1)訂單信息輸入,對訂單的各項信息進行錄入;(2)訂單信息查看,可通過輸入訂單的各項信息對訂單進行查看;(3)企業基本信息管理,在該模塊可以對企業的一些基本信息進行錄入和查看,這些基本信息包括企業基本信息、員工信息、產品信息等等;(4)報表預覽和打印,該模塊主要對各類報表進行預覽和打印。2.2系統管理和維護訂單管理是企業經營管理的一個重要組成部分,企業利潤實現過程實際上就是客戶訂單執行的過程,所以有效管理訂單是企業銷售部門的重要工作之一。企業對訂單地管理,不僅涉及到生產能力的發揮,而且還會直接影響企業生產經營活動是否能夠順利進行。對于系統地管理和維護來說,用B/S架構的軟件只需要對服務器進行管理就行了,所有客戶端只是瀏覽器,根本不需做任何的維護。所以客戶機越來越“瘦”而服務器越來越“胖”是將來軟件的主流發展方向,這使得升級和維護越來越容易使用越來越簡單。(1)技術應用本系統準備采用B/S模式和結構化的方式進行分析與設計,管理人員通過PC機輸入輸出數據,操作方便靈活、可靠性高。(2)充分發揮pc機技術的作用本系統成本低廉,對硬件的要求不高,系統的功能較原來人工管理的效率有很大的優勢,公司完全有能力承擔這筆費用,使用PC機對數據進行管理,也大大節省了人力、物力,降低了成本。(3)司管理難度加傳統的人工訂單管理在管理過程中不僅效率低,而且需要較多的人員使公司管理難度加大。使用新的訂單管理信息系統,通過人機互助的形式,極大的簡化了訂單管理的復雜程度,使得訂單管理更加方便、可靠、靈活,同時使得數據共享更加快捷。由此可見,開發訂單管理信息系統是可行的。2.3中小型企業銷售訂單管理信息系統的研究組織結構,指的是一個組織(部門、企業、車間、科室等)的組成及這些組成部分之間的隸屬關系或管理與被管理的關系[4]。中小型企業的訂單管理信息系統是針對企業的銷售訂單開發設計的,在設計時應以提高工作效率,方便用戶為設計思想。訂單管理包括了企業銷售部門銷售訂單,公司內部人員,生產部門的工作等等一系列事務。企業訂單管理信息系統的組織結構圖如圖1所示。2.4制定合理的市場營銷計劃(1)經理室:全面負責公司的業務,制定各種計劃、向下級派發任務,審批下級傳來的文件。(2)財務部:籌集資金和有效使用資金,監督資金得正常運行,維護資金安全,努力提高公司經濟效益。同時做好財務管理工作,按期編制各類會計報表和財務說明書,做好分析、考核工作。(3)銷售部:根據公司的發展戰略,提出合理的營銷模式;建立合理、有效的營銷渠道;有步驟、有計劃的完成銷售任務。進行全面的市場調研工作,了解用戶的需求,準確選擇目標,通過市場分析及市場預測,準確把握市場定位,建議并制定合理的價格體系;時刻掌握行業同類產品的價格體系,有目的的調整市場戰略計劃。及時了解市場需求變化,為公司技術研發部開發、改進產品提供真實可靠的信息。用科學的管理方法,維護良好的客戶關系,完善售后服務體系。(4)人力部:根據企業發展戰略的要求,有計劃地對人力、資源進行合理配置。(5)生產部:根據銷售部傳來的銷售單按要求生產客戶所需要的產品,生產好后倉庫發給客戶。2.5訂單管理信息系統業務流程管理業務流程圖是一種描述系統內各單位、人員之間業務關系、作業順序和管理信息流向的圖表,利用它可幫助分析人員找出業務流程中不合理的流向。圖2是企業訂單管理信息系統的業務流程圖,其處理過程是:銷售人員填寫業務訂單交給財務部門,財務部門根據訂單的情況,將已付訂金的業務訂單傳給生產部門,同時留一份訂單存檔,一份給顧客。生產部門根據訂單中顧客所需的產品明細來確定把訂單傳給哪個生產車間,產品生產出來后倉庫按客戶要求將產品發給客戶。顧客需要退貨時,銷售部根據已付定金的訂單信息來填寫退貨單,退貨單傳遞給財務部。2.6訂單管理信息系統數據流程圖數據流程圖是一種能全面地描述信息系統邏輯模型的主要工具,它可以用少數幾種符號綜合地反映出信息在系統中的流動、處理和存儲情況。數據流程圖是分層次的,繪制時采取自頂向下逐層分解的辦法。根據以上的描述中小型企業訂單管理信息系統的數據流程圖如下面的幾個圖所示。其中數據流程圖由圖3所示的四種符號表示。訂單管理信息系統頂層數據流程圖如圖4所示。訂單管理信息系統0層數據流程圖如圖5所示。訂單管理信息系統第1層1.0數據流程圖如圖6所示。訂單管理信息系統第1層2.0數據流程圖7如圖7所示訂單管理信息系統第1層3.0數據流程圖如圖8所示。訂單管理信息系統第1層4.0數據流程圖如圖9所示。訂單管理信息系統第1層5.0數據流程圖如圖10所示。訂單管理信息系統第1層6.0數據流程圖如圖11所示。訂單管理信息系統第1層7.0數據流程圖如圖12所示。3根據信息資源的整合,逐步建立生產經營、管理數據平臺隨著中國加入WTO以及信息化浪潮的日益臨近,企業經營管理機制正在發生著根本性的變化,特別是處于激烈市場競爭環境下的高新技術企業,如果想要在日新月異的市場變化中求得生存,就必須有效地進行企業內部改革和加強企業管理。作為全國井礦鹽生產制造最大的企業———久大集團,已經具有一定的信息系統資源