外場活動標準流程一、會場租賃標準為滿足活動要求，最大化的利用會場布置出最好的活動氛圍，對會場租賃標準作出如下標準及規定：1、會場必須有開放式大廳，避免完全是獨立包間或隔斷式的會場，優先選擇視野開闊，少柱，少遮擋的會場；2、會場宜選擇當地較出名的中高檔酒店或茶樓，地址位于市區中心位置，標志醒目，附近有地標型建筑最佳，且交通方便，停車方便；3、會場必須能劃分出舞臺區域，用來布置投影儀、禮品、金蛋桌等，優先考慮有現成舞臺和背景墻的會場；4、優先考慮能提供投影設備、音響設備的會場；5、優先考慮通道較短，無復雜分路的會場；6、根據活動實際情況，會場大小宜以能布置20張以上談判桌為準，且最好能提供免費的員工休息區；7、提前7--10天確定活動會場。二、外場活動負責人與企劃部工作對接標準流程階段時間事項要求活動前活動前7--10工作日向企劃部申請活動活動負責人向企劃部出示有***簽字批準的《活動申請書》；活動負責人邀約企劃部一同考察現場；企劃部確定布置方案；企劃部準備活動物料并列出物料清單；活動前一個工作日領取物料活動負責人按物料清單領取物料并簽字確認活動前一個工作日物料運送及布置活動負責人安排車輛及人員運輸物料，布置會場；企劃部負責到現場對指導會場布置。活動中活動日（9:00--18:00)活動現場監督工作企劃部負責現場展示物料維護；企劃部負責現場監督及拍照。活動日物料拆卸及運回公司活動負責人安排人員及車輛拆卸物料并運回公司；活動負責人安排人員于活動結束當天將物料搬至企劃部。活動后活動后第一個工作日9：00物料歸還及入庫企劃部與活動負責人一同按清單清點物料并統計物料損壞及遺失情況，并由負責人簽字確認；企劃部負責物料入庫。注:如活動負責人未按要求提前向企劃部申請活動，企劃部無法保證完成活動物料籌備及場地布置方案。三、活動流程：階段時間事項要求前期活動前7-10工作日活動總負責與企劃部工作對接活動負總責人主動聯系企劃部溝通活動具體情況（時間、地址、會場大小、參會人數、所需物料）；執行負責人安排車輛聯系企劃部到活動現場進行勘察；企劃部列出活動所需物料禮品進行籌備；活動前第2個工作日到場人員分類，確定人數工作人員分工活動總負責人確定客戶類名單及數量；活動總負責人對工作人員分工，填寫人員分工表活動前第1工作日現場活動全程演練：所有活動流程演練檢核活動的漏點規范客服專員、設計師與客戶溝通禮儀：握手、遞名片等按現場活動實際，以時間為序，所有環節演練：迎客、引導、對到場客戶和總監到場實時播報；砸金蛋活動演練；現場活動程序及氛圍營造、相應的各項預案準備會場布置：物料申領及運輸會場布置執行負責人申領物料，按清單簽字領取；執行負責人安排車輛將物料運往活動現場并進行會場布置；會場布置最少完成90%；執行負責人對活動所需設備進行調試中期活動日8:30前全員到崗，完善會場布置員工著裝檢查會場檢查A、執行負責人完善會場布置，再次清點活動所需物料；B、執行負責人檢查員工著裝情況，保證全員著裝統一規范，佩戴工牌及胸貼標志，精神飽滿，態度積極；C、執行負責人對會場環境進行最后的檢查，調整布置；D、執行負責人安排活動視頻、音樂等文件播放，營造活動氣氛活動日8:30-9:00戰前動員明確目標A、活動總負責人召開活動前動員會；B、明確目標：老客戶轉簽，新客戶收定金、直簽；活動日9:00-15:00客戶邀請確認確認結果實時送報等侯客戶到場A、客服專員對邀請的客戶進行電話確認，保證其在活動當天到場，并確定客戶到場時間，提前安排設計師做好準備；B、客服專員向自己的直屬領導匯報邀請確認結果；C、客戶到場前10分鐘，客服專員在簽到處等待客戶，如不能提前去等待客戶，則請求主管代替接待。在酒店大門通往會場的路上，設置導視牌，為客戶指示方向。要求：導視牌應擺放在分路、樓梯或電梯口等客戶容易迷路的位置，導視牌畫面根據具體情況制作。若酒店方能提供導視牌，則提前一天通知酒店方制作導視畫面，若需公司帶導視牌，至少提前3天通知企劃部制作導視牌畫面。1.3地毯鋪設地毯可以給客戶營造一種非常隆重的感覺，讓客戶提前感受到熱情活躍的活動氛圍。如果酒店方的公共區域很大，且無直達會場的專用通道，或者通道非常長，則不適合鋪設地毯。如果有通往會場的專用通道，且通道較短，地毯鋪設總長度小于20米，則可以鋪設地毯。要求：地毯鋪設在客戶必經的通道上，如大門至樓梯/電梯通道，或者大門至簽到處通道，采用一次性地毯，應提前量好鋪設區域尺寸，提前將地毯裁剪拼接妥當，活動當天一早鋪設，以避免地毯提前被污染或損壞。地毯應用地毯膠粘貼牢固、平整。地毯參考圖1.4.展架如果酒店大門到簽到臺處距離很遠，或者要經過轉彎，上樓等則需要布置展架。要求：1、門型展架布置在大門內外，內容為活動介紹、公司介紹；2、POP展架背景墻布置在客戶通往會場的必經之路一側，展架背景墻要連續布置，形成比較宏大的視覺效果，營造活動氣氛，劃分行走通道。參考圖：展架擺在門內或者門外通道展架背景墻圖片參考2、簽到處布置2.1簽到桌布置要求：簽到桌應該鋪設桌布，簽到桌旁立簽到處POP展架1個，公司介紹門型架1個，活動介紹門型架1個參考圖：簽到處布置2.2迎賓人員要求：迎賓人員應統一著裝，佩戴綬帶，迎接客戶時面帶微笑，熱情大方。參考圖：統一著裝，佩戴綬帶3、會場區域布置3.1會場橫幅會場橫幅懸掛“AAA級單位”和“搜房網合作伙伴”2條橫幅。要求：橫幅懸掛在會場大廳內顯眼的位置。參考圖：室內橫幅懸掛3.2.展架布置布置POP設計師展架和門型展架要求：展架靠邊、靠墻布置，擺放整齊，根據現場情況可以多個展架連續布置在一起，也可以分散布置。參考圖：會場展架布置3.3會場桌椅布置要求：會場最好能布置獨立小圓桌，桌椅擺放整齊，每桌配四個凳子，盡量讓設計師與客戶在溝通過程中不會影響到鄰桌，桌椅盡量多布置，避免客戶到場高峰座椅不夠用。參考圖：桌椅布置3.4設計師臺卡要求：每個談判桌上都要擺放一個臺卡卡座，設計師談單時要將自己的臺卡卡紙放入卡座中。參考圖：臺卡卡座3.5插線板布置要求：每兩桌應布置一個插線板，作為設計師的電腦電源，如果會場內插座數量太少，則至少4桌共用一個插線板，同時準備一個插線板給設計師電腦集中充電。4舞臺區域布置4.1舞臺背景畫面快展展架要求：舞臺背景畫面展架要布置在舞臺正中央，靠墻布置。4.2投影布置要求：投影幕布可以面對大廳布置在墻角，投影幕布不遮擋舞臺主要布置，投影畫面不被其他物體和人員遮擋為準，根據現場具體情況靈活安排。參考圖：投影幕布靠邊布置4.3金蛋、獎品布置要求：金蛋桌要鋪設桌布，金蛋整齊擺放，金蛋禮品整齊堆放在金蛋桌前面或側面，要盡量顯眼。參考圖：背景畫面、金蛋、禮品居中布置，力求顯眼4.4音響布置要求：音響靠墻布置，會場前后各一個，音響線要靠墻粘牢，避免人員走動踢到音箱線。六、物料說明：物料分類名稱實物照片橫幅橫幅內容：1、***樣板房征集活動2、祝賀***被《四川日報》評選為單位！3、***——搜房網合作伙伴聯盟裝飾公司門型展架門型展架內容：1、公司介紹2、什么是樣板房3、樣板房客戶享受更多4、工藝樣板房見證人5、活動介紹6、樣板房征集活動快幕秀快幕秀落地展架落地展架內容：1、簽到處2、設計師介紹3、導視牌三腳展架三腳展架：1工藝介紹七、物料借出清單企劃部物料及禮品借出清單物料分類名稱計劃數量實領數量等級歸還情況橫幅主題橫幅：“***樣板房征集活動”必選橫幅：“祝賀***被評選為“質量、信譽、服務單位”！必選橫幅：“***——搜房網合作伙伴聯盟裝飾公司”必選展架及展板“加入樣板間”+門型架必選“什么是樣板間”+門型架必選“活動介紹”+門型架必選“公司介紹”+門型架必選“設計師介紹”+落地展架必選“工藝介紹”+落地展架可選“簽到處”+落地展架可選“工藝樣板房代言人”+門型架可選3米快幕秀可選4米快幕秀可選綬帶***歡迎您！必選紅地毯可選手提袋必選談單資料產品DM單、宣傳冊、720DM單、墻地固DM單必選電腦文件鈦馬赫工藝視頻、公司介紹音頻、往屆活動照片、活動投影背景靜態畫面必選金蛋可選金蛋錘可選胸貼可選紅絨布可選禮品禮品1可選禮品2可選禮品3可選禮品4可選禮品5可選禮品6可選注：1、盡量讓酒店或茶樓提供物品及設備，盡量少帶公司的物品；2、如第一場活動負責人在活動結束后未將物料歸還企劃部，而是直接交由下一場活動負責人，請雙方做好書面交接工作，否則如出現物料損壞及遺失，由第一場負責人承擔全部責任；3、如活動負責人未按要求向企劃部就物料的領取及歸還進行簽字確認，造成的損失全部由活動負責人承擔；4、如果活動物料遺失或者惡意損壞（如不愛惜物料，亂堆亂放，野蠻安裝及拆卸等造成的損壞），由企劃部上報行政部對活動負責人作出處罰。（物料自然損耗不作處罰。損壞情況是否為惡意損壞由企劃部酌情判定。）借出人：領用人：領用日期：歸還日期：八、其他物料領用物料分類名稱數量借出部門投影儀行政部投影布