2023/7/174第二節利用計算機技術提高檔案滾里效率

一、計算機技術在檔案部門的應用范圍

二、檔案信息計算機管理網絡化、智能化

三、計算機在檔案部門應用的規劃設想及實現方針第一節檔案管理現代化一、檔案管理現代化的含義二、檔案管理現代化的目的三、檔案管理現代化的內容四、三方面內容的相互關系第三節電子文件與電子檔

案管理一、電子文件的形成二、電子文件的特點三、電子文件及電子檔案的特點四、電子文件管理和收集積累五、電子文件的整理歸檔六、電子檔案的管理七、電子檔案的開發利用八、電子檔案的長期保存九、電子檔案的堅定和銷毀第四節數據庫系統及網絡技術在電子檔案管理中的應用一、數據庫系統在電子檔案管理中的應用二、計算機網絡技術在電子檔案管理中的應用三、電子檔案的安全與防范2023/7/175第一節檔案管理現代化一、檔案管理現代化的含義：（見教程P297）以系統論等現代管理科學為指導，應用現代管理方法和手段，積極采用先進的管理技術與設備，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性，對檔案管理的傳統方式和做法進行改革，是檔案管理實現系統化、定量化、信息化、智利化，以取得檔案管理總目標的最佳效果科學指導

人的能動性先進方法手段先進技術設備2023/7/176二、檔案管理現代化的目的：（見教程P297）

一是要千方百計地保存保護好各類檔案實體，最大限度地延長檔案壽命；二是要充分開發檔案信息資源，最大限度地為社會各界服務，也就是要迅速、準確地提供一切可能提供的檔案信息為社會進步和經濟發展服務。

延長壽命最大限度社會進步

服務社會經濟發展2023/7/177三、檔案管理現代化包括哪些內容：

一是如何最大限度地延長檔案壽命；二是如何利用計算機及其網絡技術開發檔案信息資源，為社會各界服務；三是在電子文件日益成為社會主導形式時，如何收集、積累、整理形成檔案，豐富館藏。（見教程P297）

四、檔案管理現代化三方面內容間的相互關系：

第一方面是基礎，保護好檔案才能最大限度的開發利用檔案；第二方面是用途，充分發揮檔案的作用，是做好第一方面工作的意義所在；第三方面是源泉，檔案的收集工作制約著第一、第二方面工作的發展。所以說他們是相互依存和相互制約的關系。

（見教程P297-298）

2023/7/178第二節利用計算機技術提高檔案管理效率

一、計算機技術在檔案部門的應用范圍（見教程P298-

301）

（一）檔案目錄信息計算機管理

（二）文件、檔案一體化管理

（三）檔案全文存儲與檢索

（四）多媒體檔案信息集中統一管理`

（五）檔案業務計算機輔助管理

（六）檔案編研計算機輔助管理

（七）計算機用于檔案保護及庫房管理

（八）檔案部門辦公計算機化

2023/7/179利用計算機技術進行電子目錄管理全文存儲與檢索文檔一體化多媒體統一管理業務輔助編研輔助保護管理辦公2023/7/1710二、檔案信息計算機管理網絡化、智能化

（一）檔案信息計算機網絡化管理（二）計算機智能技術在檔案部門應用2023/7/1711三、計算機在檔案部門應用的規劃設想及實現方針（一）計算機在檔案部門應用的規劃設想

縱向

1、發展方向橫向

2、規劃設想由檔案各部門的局域網構成一個廣域的檔案信息網（二）實現規劃設想應采取的方針政策要根據實際情況，穩步前進，健康發展，不盲目的追求高、新處理技術設備，看準了，要加快向前走，看不準，要摸索著前進。

2023/7/1712

小結：這兩節我們主要講了檔案管理現代化的含義、目的、內容及其相互關系，我們檔案工作者如何利用計算機提高工作效率（八個方面），檔案管理部門應用計算機的規劃、設想以及實現方針。檔案事業要發展，離不開計算機管理，所以，我們每個人都要學習計算機技術，不然，就會跟不上時代發展的要求，不能適應檔案工作的發展要求。思考題：1、試述檔案管理現代化的內容及其相互關系。

2、計算機技術在檔案部門的應用包括哪些內容？2023/7/1713第三節電子文件與電子檔案管理概念講解2023/7/1714一、電子文件的形成（一）、電子文件與電子檔案的定義1、電子文件：是以數碼形式記錄在磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。（見教程P304）2、電子檔案：是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其它相關數據。（見教程P305）3、電子文件的構成要素：文件原文＋文件的軟硬件環境或記錄＋文件的元數據＋文件的背景信息＋文件的載體4、電子檔案的構成要素歸檔文件原文＋歸檔文件的軟硬件環境或記錄＋歸檔文件的元數據＋歸檔文件的背景信息＋耐久文件的載體＋歸檔文件目錄2023/7/17151、形成要素形成一份數據類電子文件的要素有：電源→硬件→應用軟件→數據→人員

（二）電子文件的形成2、形成一份中文數據類電子文件的一般步驟是：接通電源→開機→啟動應用軟件→打開輸入法→錄入信息→選中“保存”項→起文件名→確定文件類型→確定文件的存放位置→保存→打開“文件”菜單→選中“關閉”→退出應用軟件。2023/7/1716電子文件形成過程中須注意的是：第一，所形成的文件要保存在優質存儲介質上。第二，應盡量使用這一信息表現形態中通用的處理格式。第三，為電子文件起一個便于記憶、查找的文件名。第四，及時刪除非最終稿本的電子文件。第五，建立備份及備份名。第六，建立電子文件目錄。2023/7/1717（三）檔案部門在電子文件形成中的指導和監督作用

（要求掌握；見教程P306）

電子文件的生命周期包括設計、形成和使用維護三個階段。在設計階段，檔案管理部門對電子文件生成系統的軟硬件和數據結構及維護要有明確要求；在形成階段，檔案管理部門要監督電子文件生成系統是否滿足設計階段提出的各項要求，以保證形成的電子文件具有真實、完整、可用、可存取、可理解的屬性；在使用維護階段，檔案管理部門一定要對立檔單位電子文件的積累、保存、歸檔進行指導并參與維護。另外，檔案管理部門還應積極參與電子文件的評估活動，從電子文件形成的機構、社會記憶和歷史記錄、保護人類文化遺產等方面參與意見，正確確定電子文件歸檔與否以及歸檔文件的保管期限。

2023/7/1718二、電子文件的特性

（一）、電子文件的特性(十個特性一般了解即可；見教程P306-310）

1、電子文件是數字化的信息形態；2、電子文件對設備和技術的依賴性很強；3、電子文件是非直讀性文件；4、電子文件的信息與載體可輕易分離；5、電子文件是物理結構與邏輯結構不一致的文件；6、電子文件是對元數據和背景信息依賴性很強的文件；7、電子文件是共享性強安全性差的文件；8、電子文件的保真性強；9、電子文件很容易被修改；10、電子文件是文件的連續體

2023/7/1719（二）、電子文件特性給管理帶來的方便與困難

1、方便：（1）占用存儲空間小。占地小(2)有利于人們的開發利用。方便利用(3)有利于實現信息共享。有利共享(4)促進了文檔一體化管理。有利文檔一體化(5)便于收集積累、整理歸檔。便于收集歸檔2023/7/17202、困難：（1）收集歸檔的方法不讓人放心。（2）長期保存非常困難(美國：“讀遺囑找不到硬設備”的幽默)。（3）文件安全無保障（病毒非常之利害，可以破壞文件、系統、硬盤乃至計算機。比如）。（4）建立電子檔案管理方法、標準、技術和理論的任務相當艱巨。（5）需配置電子檔案管理設備，經費投入高。（6）需要培養電子檔案管理人才和意識（不能再用看待紙質文件的意識去處理電子文件：重作系統時，無意識的把有用的數據刪掉了）。2023/7/1721三、電子文件及電子檔案的管理原則（重點掌握）

（一）確保電子文件和電子檔案的原始性、完整性、有效性及安全。（要求掌握，見教程P311-314）1、電子文件和電子檔案的原始性：只要電子文件或電子檔案的內容是原責任者制發的（即是經過領導簽發的最終版本），而且從未修改過，我們就應承認它是原始的，不管它的形式如何變化。也就是說，僅以所含信息的真實，即內容的原始性為唯一標準。2023/7/17222、電子文件和電子檔案的完整性：電子文件和電子檔案的原文、生成它的軟硬件環境或記錄，以及元數據、背景信息齊全。完整性是實現其價值的重要保證。3、電子文件和電子檔案的有效性：電子文件和電子檔案可用、可存取、可理解。4、電子文件和電子檔案的安全：文件本身及其載體不含病毒，無物理損傷，內容未被非法修改。2023/7/1723（二）實行全過程管理。（見教程P312以及P305-306）：即對電子文件的形成、積累、鑒定、整理、歸檔及電子檔案的保存、保管、檢查、維護、有效性測試和開發利用、鑒定銷毀實行全程管理。建立環環相扣的責任鏈接，制定記錄電子文件一切變化信息的操作規程，有效地保證公文的真實性。充分發揮檔案部門在電子文件形成中的指導和監督作用2023/7/1724

（三）了解電子文件至電子檔案的管理環節（見教程P312-313）電子文件至電子檔案的管理環節:1、設計形成(檔案人員要提出電子檔案管理的鋼性要求)→2、收集積累（收集的時間、范圍、方法和要求）→3、鑒別整理（整理的內容和方法）→4、歸檔建庫（歸檔方法和要求）→5、保管（保管條件）→6、保存（長期保存的方法）→7、利用與編研（利用方式和要求）→8、統計分析（重要的是對利用結果進行分析）→9、鑒定（決定電子檔案的命運）→10、銷毀（銷毀的方法、步驟）。2023/7/1725（四）確保電子文件歸檔工作的質量

（見教程P314）

1建制歸檔2“打包”歸檔3參照歸檔4補充歸檔2023/7/1726（五）采取統一領導，分級管理的模式（見教程P314）

當今國際上對電子檔案的管理有多種模式，其中，常用的有三種情況：一是分散管理模式，電子檔案有文件形成單位保管，長期保存也在文件形成部門，檔案行政管理部門只負責制定政策、監督、檢查和審計等工作。二是統一領導、分級管理模式，文件形成部門按照檔案管理部門制定的電子文件歸檔要求和辦法間經過收集整理后的歸檔電子文件移交檔案管理部門集中管理；我們國家采用的就是這種方法。三是分散與集中相結合的管理模式，大量短期的電子檔案有文件形成部門保存，重要的需要長期保存的電子檔案移交檔案管理部門集中保存。2023/7/1727小結：這節課我們著重講了檔案管理現代化的含義、目的、內容；電子文件及電子檔案的定義；電子文件的特性以及電子文件和電子檔案的管理原則。其中檔案部門在電子文件的形成中的指導和監督作用；電子文件和電子檔案的管理原則；（內容的原始性、完整性、有效性、安全性）電子文件至電子檔案的各個管理環節要求重點掌握。2023/7/1728四、電子文件管理和收集積累

（一）、電子文件的管理

1、建立規范的管理制度，確保電子文件的原始性和有效性（P315）

2、凡對構成電子文件完整性有價值的信息，都不能丟失，以確保電子文件的完整性。

3、按電子文件的載體、形態、功能科學分類。

（1）電子文件的載體類型：光盤文件；硬盤文件；軟盤文件；優盤文件；磁帶文件（這只是從載體的角度）。（2）電子文件的形態類型：文本文件T；圖形文件G；圖像文件I;影像文件V；聲音文件A；數據文件D；程序文件P；超媒體鏈接文件O。2023/7/17291、文本文件：指用計算機文字處理技術形成的文字文件、表格文件等，收集重點是定稿電子文件和正式電子文件。類別代碼為T。文字型電子文件以XML、RTF、TXT通用格式，歸檔后檔案館要全部用軟件轉為PDF格式保存，以確保電子文件的真實性和不可改動。2、圖形文件：指采用計算機輔助設計（如：CAD系統）或其他制圖軟件生成的靜態圖形文件。類別代碼為G。（由一些簡單的線條組成的圖形如建筑上的設計圖等）

歸檔時應注意其對設備依賴性、易修改性等問題，不要遺漏相關軟件及各種數據信息。對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據。3、圖像文件：將公文或圖紙、圖表通過掃描儀、數碼相機等設備輸入計算機而形成的二維點陣圖文件。類別代碼為I。其通用格式為JPEG、TIFF。2023/7/17304、影像文件：用視頻設備獲得并經計算機處理的動態圖像文件。類別代碼為V。其通用格式為MPEG、AVI。5、聲音文件：用音頻設備獲得并經計算機處理的文件。類別代碼為A。歸檔時應注意收集器屬性標識和相關軟件。其通用格式為WAV、MP3。

6、數據文件：各種類型的分析、計算、測試、設計參數及管理數據等文件，類別代碼為D。其通用格式為DBF、XLS7、計算機程序(命令)文件：指計算機使用的或在某一軟件平臺上開發的系統軟件、支撐軟件和應用軟件以及軟件的版本等。類別代碼為P。各行各業根據自己工作的需要開發了相應的軟件，指揮計算機完成某項任務，這個軟件就是命令文件，應注意收集保管。

8、超媒體鏈接文件：指用計算機超媒體鏈接技術制作的文件。類別代碼為O。

2023/7/1731（3）電子文件的功能類型：草稿性電子文件--M；輔助性電子文件--U；正式性電子文件--F。定稿電子文件正式電子文件4、對各種類型的電子文件，應有格式方面的明確要求5、必須為電子文件編號2023/7/1732

電子文件原文的編號：全宗號-電子文件的類別號-年度-件號。（類別可以是組織機構，也可是事由）如一份標題為“平谷區檔案局關于檔案室配置現代化辦公設備的通知”的電子文件的檔號構成

1001200212

全宗號政辦室

2002年第12件2023/7/1733（二）電子文件的收集積累

1、積累方法系統性積累：不但要積累電子文件全文,而且要積累生成它的軟硬件環境或記錄、元數據和背景信息（電子文件目錄）。制度性積累：建立電子文件積累制度（積累方案和歸檔不歸檔范圍及保管期限表）。全面性積累：立檔單位形成的所有最終稿本的電子文件都要先行登記造冊。2、積累范圍一份電子文件的全文，以及生成它的軟硬件環境或記錄、元數據和背景信息。2023/7/17343、積累要求（P317）（1）積累經過審批的“最終版本”。（2）在檔案部門的指導監督下，由電子文件的責任者指定專人負責積累。（3）對積累起來的電子文件要進行登記。（4）對在通用軟硬件環境下生成的電子文件，在登記表中要有關于該電子文件軟硬件條件及相關參數的明確記錄，對在特殊軟硬件環境下形成的電子文件，要把這一特殊條件及相關參數一并積累。（5）對積累起來的電子文件要逐一備份。2023/7/17354、積累的時間和方式（1）及時積累（2）在檔案部門指導下制定積累方案。（3）網絡傳輸積累

（4）載體移送積累

（5）在電子文件數據庫中進行標識

2023/7/1736

積累的時間：一般要求在電子文件形成或任務完成后及時進行。對多年才能完成的任務或項目，對其形成的電子文件可分階段積累。收集積累的電子文件，經過鑒定、審核、檢測、整理后，立即移交檔案管理部門保存，最晚不超過3個月。對一些有特殊要求的歸檔電子文件，可自行確定移交時間，總之越快越好。2023/7/17375、對積累起來的電子文件進行審核

（1）是否屬于積累范圍。非最終稿本暫不積累。

（2）是否完整系統。

（3）是否齊全（相關資料）。（4）是否可利用、可存取、可理解。

（5）是否符合規定格式。

（6）有無病毒感染。

1.什么是傳統機械按鍵設計？傳統的機械按鍵設計是需要手動按壓按鍵觸動PCBA上的開關按鍵來實現功能的一種設計方式。傳統機械按鍵設計要點：1.合理的選擇按鍵的類型，盡量選擇平頭類的按鍵，以防按鍵下陷。2.開關按鍵和塑膠按鍵設計間隙建議留0.05~0.1mm，以防按鍵死鍵。3.要考慮成型工藝，合理計算累積公差，以防按鍵手感不良。傳統機械按鍵結構層圖：按鍵開關鍵PCBA2023/7/17396、編制積累起來的電子文件目錄(教程P318-319)（1）目錄應包括的內容：標題、內容提要、文件形成日期、形成單位及責任者，形成電子文件的系統名稱、形成電子文件系統所采用的計算機型號、性能及操作系統、應用程序、數據庫管理系統，背景信息、管理人員、文件編號、保密規定、相關文檔、資料的存放地點、存儲同樣信息內容的其它載體存放地點、目錄編制人的姓名、職務、編制日期等。（2）目錄的制作方法2023/7/1740五、電子文件的整理歸檔

（P319）電子文件的整理：是指在計算機中對電子文件分門別類，形成一個邏輯系統的過程。為歸檔做好準備的工作。電子文件的歸檔：就是通過計算機系統或計算機網絡系統，將整理好的電子文件及其生存環境條件一并轉存在磁性載體或光盤上保存。（見教程P304）（一）、電子文件的整理

（二）、電子文件歸檔前的整理（三）、電子文件的歸檔（見教程P321-323）2023/7/17411、電子文件歸檔前的鑒定審核。（見教程P320）（1）內容真實性審核。（2）讀取有效性審核。（3）是否歸檔范圍審核。（4）系統性審核。內容上屬同一問題的所有電子文件是否積累齊全。（5）完整性審核。構成上一份電子文件的軟硬件環境或記錄以及相關數據、目錄是否積累齊全。2、電子文件歸檔前的進行檢測（見教程P320歸檔前的檢測）（1）載體質量檢查檢測。（2）文件本身準確讀取檢測。（3）文件格式、數據結構、壓縮算法檢測（4）電子文件原文與其軟硬件環境、元數據、背景信息一致性檢測（5）文件、軟件平臺、載體有無病毒檢測2023/7/17423、確定歸檔電子文件的保管期限。（見教程P320）確定原則：反映立檔單位主要職能活動和基本歷史面貌的電子文件，如本單位形成的領導班子會議記錄，召開的重要會議材料，政策規定性文件，上級及其業務主管部門形成的針對本單位黨群工作、行政業務、機構人事特發文，定為永久保管；反映立檔單位一般職能活動的電子文件，如本單位形成的管理性、業務性工作材料，定為長期保管；只在短期內具有查考利用價值的電子文件，如年度性合同、協議，定為短期保管。電子文件所依賴的軟硬件環境或記錄的保管期限，從屬于保管期限最長的電子文件2023/7/17431、在電子文件目錄上進行著錄標引。（見教程P320-321）主要是在電子文件目錄的基礎上進行，要增加的著錄標引有8項。（1）稿本項。指功能屬性，草稿、輔助、正式。（2）載體形態項。指載體類型。（3）保管期限項。（4）分類號項。指歸檔電子文件在編號時所賦予的分類號。（5）檔案管理部門代號項。指要移交到的部門的代碼。（6）主題詞或關鍵詞項。（7）檔號項。（8）附注項。需說明事項。2023/7/17442、填寫歸檔電子文件登記表。（見教程P321）把電子文件特征、軟硬件環境、電子文件記錄特征、交接手續等填寫清楚。3、編制電子文件歸檔說明。（見教程P321）歸檔說明是把在上述表格、規定中沒有寫清楚的事項，在歸檔說明中寫清楚，以確保所形成的電子檔案可存可取可用可理解2023/7/1745具體說來，電子文件歸檔工作的要求是：

1、文件格式要求——按標準格式歸檔。即按電子文件管理制度的規定的格式要求進行電子文件原文的歸檔。這是保證電子檔案可利用的關鍵。2、文件完整性、有效性要求——“打包”歸檔和一致性測試歸檔。打包歸檔：要把生成歸檔電子文件的軟硬件環境或記錄、元數據、背景信息一起歸檔。一致性測試歸檔:測試歸檔的電子文件是否可存取、可利用和可理解。3、歸檔時間要求——快速歸檔。因涉及到電子文件的技術環境條件，存貯介質的質量、壽命等問題，經過鑒定、整理后的電子文件向單位檔案室移交的歸檔時限，最晚不超過3個月。（見教材p322）

4、歸檔手續要求——手續齊全歸檔。（見教程P3224·歸檔手續）2023/7/17465、歸檔文件的狀態和數量要求——內容真實歸檔和原文備份歸檔。內容真實歸檔：歸檔電子文件必須是經過審批的最終版本，在歸檔過程中不能有任何增刪改。原文備份歸檔：一般拷貝二套，保存一套，借閱一套。即使在網上進行，也要保存一套。必要時應保存兩套，其中一套異地保存。這樣可以大大提高電子檔案的安全性和可利用性。。6、信息保管要求——檔案部門應建立電子檔案數據庫并備份。7、耐久載體脫機保存歸檔。首先，將最終版本的應歸檔的經過整理的電子文件存入磁、光介質上。其次，壓縮歸檔，采用數據壓縮工具對網絡上應歸檔的經過整理的電子文件，進行壓縮，然后刻入磁、光介質上。但采用壓縮工具的過程必須統一、規范。第三，對存儲歸檔電子文件及其目錄的載體進行編目。載體的編目以一個全宗內的同介質載體為對象，按形成時間先后，順序編制流水檔號。2023/7/1747載體的檔號統一由全宗號-載體代號-載體編號順序構成。另外標注載體的制作、檢測時間，制作人、檢測人，載體內電子文件的軟硬件環境、軟件版本等。我們講了電子文件的收集積累原則、范圍、要求、時間和方法、審核以及目錄的編制；電子文件的整理歸檔原則與方法。總的來說就是怎樣確保收集積累起來的電子文件具有原始性、完整性、有效性、安全性和可存取可用可理解性。如何把經過鑒定檢測的電子文件經過整理歸成電子檔案。2023/7/1748六、電子檔案的管理

（一）、電子檔案對設備的要求1、配置計算機軟硬件設備（如光驅、光盤塔、數據庫管理軟件、大容量硬盤等）2、建立電子檔案及其相關信息的管理系統3、建立電子檔案計算機網絡系統4、設立電子檔案存儲載體的保存庫：符合保管電子檔案所需的溫濕度、潔凈度標準并遠離強磁場。（如空調、防磁柜等）2023/7/1749（二）、電子檔案對保存的要求

1、保證電子檔案的可存取性一是采用比較通用的技術。二是采用轉換軟件讀取的技術。三是采用“打包”方法。2、保證電子檔案的可用性（1）電子檔案載體的保存要求

2023/7/1750

禁用軟磁盤保管異盤備份保管驅動設備要保持清潔并定期維護保養磁帶磁盤要遠離強磁場盤表面無觸摸保管盤表面無劃傷保管立放容器內保管恒溫恒濕保管（溫度保持在攝氏17-20度相對濕度控制在35-45%）不將食品、飲料帶入庫房2023/7/1751（2）電子檔案載體的檢測與維護：入庫時檢測（有無損傷、是否清潔、有無病毒）對檢測設備進行測試（檢測的設備要正常，才能對載體進行正常的檢測與維護）每年對存儲的數據進行抽樣檢測（抽樣量不小于20%）定期進行磁帶倒帶（防止磁帶粘連老化），每十年進行一次磁帶更新，如有特殊情況周期還要縮短。對檢測與維護人員進行培訓、考核，持證上崗，及時掌握新技術新方法。由責任人授權、監督進行檢測維護2023/7/1752（3）電子檔案信息數據庫的保存要求：備份保存（很重要，如去年檔案室進行目錄輸入時好幾各單位都把已錄好的在作系統時刪掉了或找不找了）主數據庫與備份數據庫始終異盤保存，同時存在在數據庫邊界建立防火墻以防止黑客的攻擊和病毒的侵入（4）建立電子檔案維護管理的信息文檔：內容包括：A檔號，B起始盤號，C歸檔日期，D歸檔前的檢查情況，E歸檔時的驗收人，F文件份數，G載體類型，H軟硬件環境及軟件應用情況，I歸檔后的檢測與維護登記。2023/7/17533、保證電子檔案的可理解性（P326）一是保存與電子檔案相關的文件信息二是記錄電子檔案中參考資料的出處三是保存電子檔案中不常用的詞語解釋四是保存與電子檔案內容相關的背景信息注釋。2023/7/1754（三）、電子檔案對載體性能的要求

應選擇性能穩定、檢索方便、存取容易的載體。只讀性或一次寫入式光盤只讀性或一次寫入式磁帶注意：對特別重要的檔案，為穩妥和安全起見要做紙質或縮微品拷貝（四）、對真實性及專利權限的維護保護電子檔案的真實性，是我們檔案工作者的責任，要在管理制度和技術措施上下功夫，保證立檔單位交到檔案部門的電子檔案內容不發生任何變化。有專利權限要求的電子檔案，要填寫《使用權限保護單》。已批準有專利保護的電子檔案，要在檢索工具、目錄、載體上進行標識。檔案管理部門要嚴格執行《使用權限保護單》中有關注意事項和保密規定。2023/7/1755七、電子檔案的開發利用（見教程P326-330）

（一）、電子檔案利用前的準備

1、準備電子檔案基礎數據

2、建立識別文件（二）、電子檔案提供利用的方法：

1、提供拷貝

2、通信傳輸

3、直接利用（三）、電子檔案的利用管理（P328-329）對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。（四）、電子檔案利用的統計

2023/7/17561、使用權限的審核

2、有條件提供拷貝并進行拷貝件的回收

3、利用中的安全措施一是利用方式應視利用者的情況而定二是依據電子檔案內容的密級層次，進行有效的管理三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換四是系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據；五是利用系統應有較強的容錯能力，避免由于誤操作而帶來無可挽回的損失。2023/7/1757八、電子檔案的長期保存（P330-333）

問題:一是載體的壽命問題；二是軟硬件技術更新問題；三是真實性的維護問題。對策（一）、存儲載體壽命短的對策

定時拷貝：在原來的技術環境下重寫信息數據（二）、計算機軟硬件更新快的對策

1、建立軟硬件技術館。

2、應用仿真技術。仿真：制造一種能運行過時軟硬件的軟件。

3、進行遷移操作。

4、進行再生性保存。

5、遷移、再生、拷貝相結合。2023/7/1758（三）、電子檔案信息真實性的維護（P332）

從法制、技術、審查、管理、教育、培訓六管齊下1、建立健全嚴格的電子檔案管理制度2、采用多種技術，確保電子檔案的安全3、采用全程實時記錄系統對電子檔案的使用維護進行跟蹤記錄4、對涉及電子文件制作和電子檔案管理的人員進行審查

5、對涉及電子文件制作和電子檔案管理的人員進行管理、教育和培訓。

2023/7/1759九、電子檔案的鑒定（重點掌握見教程P333）

1、電子文件歸檔時的鑒定：在電子文件歸檔時要進行真實性、合法性、價值性鑒定及有無必要歸檔的鑒定，并確定保管期限。2、到期后，要進行價值性檢測和是否銷毀的鑒定，要適度掌握，過寬和過嚴都有可能造成巨大的損失。2023/7/1760十、電子檔案的銷毀（重點掌握見教程P334）

對于已沒有價值的電子檔案要銷毀，電子文件及電子檔案在銷毀前要進行

1、目造冊２、要由審批手續３、保留載體銷毀４、文件、載體同毀（不可擦除的載體）５、網上清除銷毀。2023/7/1761十一、電子檔案的安全與防范（見教程P339-341）

（一）、計算機系統的安全與防范

1、計算機系統的不安全性計算機系統不完善、有缺陷脆弱性等，現階段系統自身還控制不了有害于它們的程序的侵襲。

2、計算機病毒的危害與檢測防治

3、計算機系統對物理環境的要求4、計算機系統的安全防范正確操作、定期維護、及時殺毒、人員教育、安全標準。2023/7/1762（二）加強技術措施，確保電子文件與電子檔案的安全（要求掌握；見教程P341）即采取用于維護電子文件與電子檔案真實性、安全性的技術。

1、密鑰技術；

2、簽署技術；

3、消息認證；

4、身份驗證；

5、防火墻；

6、防寫處理；

7、加水印。2023/7/1763（三）提高電子文件制作與管理人員素質，建立規章制度

1、禁止那些道德品質不好、工作不認真負責的人參與電子文件制作和電子檔案管理2、加強對電子文件制作和電子檔案管理人員的思想教育3、建立電子文件制作和電子檔案管理崗位責任制4、建立電子文件制作至電子檔案管理的全程管理制度5、建立電子文件制作和電子檔案管理的實時記錄系統2023/7/1764（四）強化管理手段，全面保障電子檔案安全

1、物理環境安全——機房恒溫恒濕，電源線、用電器符合標準（見教程P3403.計算機系統對物理環境的要求）2、硬件安全—一個單位的計算機不全部直接接入廣域網；使用不間斷電源（UBS