適用于各種企業的行政管理制度資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。四川()教育發展有限公司東福辦公區管理辦法一、公司電話管理1、電話分布:公司前臺總機接入號碼有三部,分別是:分機號使用部門及員工分機號使用部門及員工分機號使用部門及員工總裁公司總經理人力資源部英語教學中心英語教學中心營銷部中心集團開發中心財務部加盟部集團人事中心集團行政中心行政部前臺VIVI加盟部專用直撥電話:人力資源部專用直撥電話:2、電話功能:公司內部分機與分機(分機號見機身標注)通話無費用,撥打方式為:拿起聽筒直撥分機號碼。一般各分機只開通市話,如需開通國內長話,請通知行政前臺辦理,通話完畢,請通知行政前臺恢復市話設置。分機號碼查詢操作方式為:拿起聽筒直撥—撥160—聽語音撥報。電話交換機故障維修電話為:時間查詢:拿起聽筒直撥—撥165—聽語音撥報。錄制鈴音:拿起聽筒—*107*#—錄制內容—掛機聽鈴音:拿起聽筒—*107#3、電話接聽要求:請在電話鈴第二聲鈴響之后、第三聲鈴響之前拿起聽筒,并按規定用語接聽來電,如有必要請登記或轉告。電話接聽規范用語:morning,您好!Afternoon,您好**!Evening,您好**!如遇節日請在通話結束之后做相應問候,如:”祝您春節快樂!”工作時間,接打私人電話或發短信不得超過3分鐘并盡量不要影響其它同事辦公,違者將按10元/次開具《處罰單》。通話需簡明扼要,不得電話聊天。二、個人工作QQ及工作QQ群管理1、為保證信息有效溝通、節約時間,”個人工作QQ”統一聯系要求如下:校區可隨時聯系公司各部門,緊急事項可直接電話聯系;校區之間聯系及公司各部門聯系各校區的時間如下:周一\二\五:上午11:00-11:30下午:16:00-16:30周六\周日:上午10:30-11:11:00下午:17:30-18:00在以上規定聯系時間內,被聯系單位人員可自行安排工作,如因外出而未能聯系,其它人員需及時告知被聯系人員并及時回復聯系人員。個人工作QQ內請勿加私人QQ,否則按10元/個進行處罰;上班時間請勿登錄私人QQ,否則按50元/個進行處罰。2、為方便各部門工作方面的交流與溝通,公司行政部特建立了”工作QQ群”,為了更好地管理本群,公司行政部特作如下要求:任何同仁在進入本群后,必須使用真實資料填寫群名片。禁止在工作時間內利用本群聊天(工作交流除外)。禁止在群內互相惡意漫罵,進行人身攻擊。禁止在群內散播有損形象的謠言。禁止在群內發布工作不相關的廣告和鏈接。禁止惡意刷屏。上班期間,不得無故將自己QQ狀態設置為隱身或離開。3、處罰措施:違反1-7條中任何一條,公司行政部將按照違紀處理,視情況處以5-10元/人次的罰款。三、公司上網網絡與電話網絡管理1、公司上網網絡與電話網絡開關置放于公司前臺的白色雙開門小柜子里,公司前臺每天早上上班前負責打開上網網絡與電話網絡電源,請最晚離開公司的同事負責關掉電源總開關。2、網絡故障報修電話為:網通10060/66305611(技術員)/66792380(辦公室)3、網通上網賬號:四、出差及外出管理制度(一)、因公外出1、公司員工因工作需要外出不得超過一天,公司員工須經部門負責人批準、校區員工須經校長批準,并在前臺《外出登記表》上登記,返回時填寫實際返回時間,否則視為曠工;2、公司總經理因公外出必須在前臺《外出登記表》上登記并通知到在公司的部門負責人;校長因公外出必須在前臺《外出登記表》上登記并通知到在校區的各部門負責人,否則視為曠工。3、外出地點為單位所在地考勤流程:外出員工前臺登記后→所在單位行政人員經過QQ向目的地單位行政發出外出員工姓名、外出時間→目的地單位行政人員經過QQ向該員工所屬單位行政人員確認該員工到達時間及離開時間→外出人員返回所屬單位時,須在前臺填寫實際返回時間;4、外出地點為非單位所在地考勤流程:外出員工到前臺登記外出→返回時在前臺填寫實際返回時間。5、外出員工離開臨時工作地點后,未回公司(校區)的,如早于本部下班時間視為早退,按考勤制度處理。6、因公外出,一般乘坐公交車,憑票報銷車費。因工作需要乘坐出租車的,公司員工須經總經理批準、校區員工須經校長批準,方可報銷。(二)、出差員工因工作需要能夠申請出差。出差員工到達校區至離開期間,按目的地單位作息時間執行考勤。出差期間應該嚴格執行《出差申請表》上的工作項、日程、線路安排,因特殊原因需要調整的,報部門負責人批準后方有效。出差申請流程出差申請人填報《出差申請表》與《出差工作計劃表》→報部門負責人或校長審批后→報總經理(總裁)批準→公司行政部分發公司財務部、目的地單位負責人及行政、所屬單位負責人及行政、出差人→出差前,出差人員憑出差申請批復向單位財務借支差旅費用→返回后一個工作日內,上傳《出差工作報告表》→返回后三個工作日內,按規定辦理費用報銷手續并結清借款。(A、公司及公司各部門統一發文的出差安排不需要填寫出差申請表。B、為減少出差頻率,增加駐校時間,要求每次常規出差時間不低于2天、1個晚上/校。)出差考勤出差單位所在地:出差人員按目的地單位作息時間及考勤方式執行考勤,出差人離開后一個工作日內,由目的地單位行政如實在《出差申請表》上填寫”報到時間”及”離開時間”并簽名→報公司行政部考勤負責人審核→公司行政部考勤負責人匯總考勤后傳分公司財務部、出差人所在單位行政部和財務部。出差非單位所在地:出差人員使用出差地固定電話向所屬單位考勤負責人報到,每天兩次,分別為所屬單位上午上班時間前及下午上班時間前,電話報到視同簽到。差旅費報銷流程出差員工于出差結束后三個工作日內填寫《差旅費用報銷單》→部門負責人審閱并在《差旅費用報銷單》”部門主管”處簽字→單位財務核實報銷金額并簽字確認→單位負責人簽字確認→單位財務辦理費用報銷手續。每月底,如員工未報銷當月出差費用,財務部先行在工資里將借款予以扣除,報銷時將錢款支付給本人。線路及交通工具標準(一般人員在省內火車優先,訂票費自理。)白天乘車或雖夜間乘車但不超過六小時的一律乘坐非空調火車硬座、輪船普通倉或長途汽車;夜間(晚9時至早7點)乘車(船)連續六小時以上者,準乘坐火車硬席臥鋪、輪船三等倉、長途臥鋪汽車。如遇特殊情況需要提高乘坐工具標準的,須經分公司總經理批準,需要乘坐飛機的,必須經總裁批準。不論選擇何種交通工具,均應選擇最近直達車(班)次,非經批準,出差人員不等擅自變更乘坐的交通工具乘坐等級,不得私自改變出差地點或繞道旅行,不得延期返回。否則超出部分不予報銷。去市內辦事,一般情況乘坐公共汽車,憑票報銷車費。因工作需要乘坐出租車的,要先經分公司總經理批準,方可報銷。出差補貼標準:員工級別目的地類型省會城市二級城市及以下總監及以上級別40元/天30元/天部長、主管級30元/天20元/天主管以下級20元/天15元/天備注:因參加會議和培訓的出差無出差補貼。員工到單位所在地出差,由目的地單位安排入住宿舍。如無法安排入住宿舍或出差非單位所在地,按最高50元/人(80元/2人)入住酒店,并憑票報銷。五、公司門鑰匙管理1、獨立辦公室辦公部門均配有一把辦公室門鑰匙及一把公司玻璃大門鑰匙交所屬部門負責人使用;大廳辦公的部門配有一把公司玻璃大門鑰匙交所屬部門負責人使用,請各部門作好內部協調;如周三、四加班需用鑰匙的同事請與所在部門負責人協調使用鑰匙。2、行政部備有所有門鑰匙計兩套,第一套由公司前臺負責保管,第二套鑰匙于周五至次周二交清潔工使用。3、前臺的正門鑰匙會于每天下午下班之前交由第二天的小故事分享者,由小故事分享者第二天早晨提前20分鐘至公司開門,遲到按照考勤制度處理。請小故事分享者在中午下班前將公司正門鑰匙交還前臺行政處。六、打印機管理1、公司共配備2臺打印機,一臺置放于公司前臺,另一臺置放于公司財務部;2、需打印文件的部門可將資料傳前臺,由前臺負責打印,如前臺打印機故障可暫時傳財務部打印;前臺的QQ為。郵箱號為3、打印前必須由所屬部門負責人在《打印、復印登記表》簽字同意方可打印;七、復印機管理1、公司共配備一臺復印機,置放于公司前臺,復印機開機后需預熱半小時方可使用;2、復印機使用時間:下午13:30——17:30,3、復印前必須由所屬部門負責人在《打印、復印登記表》簽字同意方可復印;八、空調管理1、開關時間:室內溫度達到28度以上,上午11:00——下午17:30。2、空調溫度控制標準:26九、微波爐管理公司配備1臺微波爐置放于飲水機旁,主要用于員工熱飯。十、關于公司清潔工作與內務工作的安排公司辦公區清潔與內務工作由當日在公司人員共同完成,現安排如下:清潔時間:每周兩次,分別為周二、周六下午下班后半小時。清潔安排:組別清潔區域清潔人數+清潔方式清潔標準A組內(總裁辦公室)到外(總經理辦公室)1人負責+清掃地板;2人輪流+用濕拖把清潔地板;2人輪流+用干拖把清潔地板;3人分工+清潔辦公桌及隔斷;清潔工作標準:A、地板無灰塵、無污漬。B、玻璃辦公室隔斷無灰塵。內務清潔標準:A、辦公桌面只能置放與辦公有關的物品與資料,并整齊置放;B、文件架置放于桌面的右邊;人離開座位,椅子即歸位;C、1個辦公桌上最多允許置放1部電話、1個水杯、1到2個文件架、1個飾品;D、辦公隔斷板上張貼的物品不得影響美觀;E、辦公桌及桌上物品人手能觸摸得到的位置,保證無紙屑與灰塵;桌面上不使用的辦公用品及時清理,如筆筒內裝筆不超過10支。B組內(總經理辦公室)到外(前臺門外)1人負責+清掃地板;2人輪流+用濕拖把清潔地板;2人輪流+用干拖把清潔地板;3人分工+清潔辦公桌及隔斷;C組整個辦公區1人負責+清理區域內垃圾桶;十一、公司考勤管理1、公司夏季作息時間:上午9:00——12:00,下午14:00——18:00;冬季作息時間:上午:9:00——12:00,下午:13:30——17:302、考勤負責人:公司前臺行政3、考勤辦法:上午9:00前在前臺簽到,下午13:30前簽到,過時未簽到者視為遲到。十二、公司會議管理早會時間:上午9:00;晚會時間:下午17:30。周例會時間:前臺行政于開會前通知。請參會人員按時到會,否則按遲到記考勤。使用會議室后,使用人負責將桌椅歸位并關燈,不能確定責任人的,則處罰部門負責人,處罰標準為10元/次。十三、公司各部門周、月總結與計劃管理請集團各中心、分公司各部門于每周五9:00前將部門周總結與計劃傳至行政前臺郵箱,以便于按時打印張貼。請集團各中心、分公司各部門于每28日下班前將部門月總結與計劃傳至行政前臺郵箱,以便于按時打印張貼。十四、員工周三、四值班管理1、值班時間:周三、周四值班電話號碼值班人公司員工輪流值班(除Robin、BILL、CLEVER、司機)Robin、BILLCLEVER電話轉接操作人VIVI部門內部協調CLEVER2、值班順序:按照小故事的安排順序3、值班工作及要求:前臺電話值班:當周值班人員周二到行政前臺處領取《周三、四值班記錄本》,行政前臺負責于周二下班前將以上值班電話轉接至值班人移動電話。周五早上9:00前將《周三、四值班記錄本》交前臺行政,行政前臺負責于周五早上9:00前取消轉接電話。負責按電話標準用語接聽值班當日來電,在《周三四值班記錄本》上做詳細記錄,值班人員如未做詳細記錄視為當日曠工。部門專線電話:由部門內部協調電話值班人并自行轉接,未轉接專線電話的部門將對部門負責人作曠工處理。值班期間保持移動電話24小時暢通狀態,否則作曠工處理。如遇需緊急處理事務,請立即與相關部門聯系并協助處理。4、設立電話轉接操作:拿起聽筒—撥*57*+接如電話號碼+#5、取消電話轉接操作:拿起聽筒—撥#57#十五、公司車輛管理鑒于當前公司車輛較多,總經理和各總監基本配置車輛,因此從05月22日起將帕薩特轎車——1、具體用途如下:用于開發中心接待加盟、合作客戶到公司或各點考察使用;用于公司領導(部長以上)出席校區(含加盟)開校慶典等大型活動;用于未配車總監(如甘萍)出差使用,如同時用車協調使用;用于公司領導(部長以上)代表公司參加高級會議、比賽、慰問等活動使用;用于總裁及總經理批準的接待客戶使用;2、行政部門購置或發送物資較多時,能夠征用公司支付了車輛補貼的員工車輛,但不得和車輛擁有人發生使用沖突,其它部門人員