3學院辦公室秘書治理制度第一章總則為促進學院辦公室秘書工作的標準化、制度化、流程化，提高各項工作的質量和效率，促進院長與學院各部門之間的信息溝通,幫助院長順暢處理日常事務，現結合我院實際狀況，制定本制度。其次章治理原則：即秘書受院長及所在學院辦公室主任治理；二、雙重負責原則:即秘書對院長及所在學院辦公室主任負責;聽從安排原則、溝通協調原則、同心合作原則、樂觀主動原則、工作保密原則。第三章秘書工作性質秘書作為院長的工作、生活效勞人員,要幫助院長做好日常事務的處理,能聽從院長的得力助手。第四章秘書必備素養一、職業化秘書的標準：1、正直、公正，堅持既定政策和原則2、誠懇守信、實事求是3、以工作為榮，設定高的工作水準4、不失約、不違約、不食言、不泄密5、勤奮努力工作，不斷學習6、有序利落，有條不齋7、追求效率和效益8、按商定完成工作，保質、保量、準時9、客觀正確對待意見與批判10、要有大局觀二、秘書的職業態度1、主動性(Initiative)(Flexibility〕3、團隊精神〔Teamwork)4、敬重他人〔RespectforPeople〕5、創精神〔Creativity)6、堅持原則(UncompromisingIntegrity〕7、效勞與奉獻(Service＆Contribution〕8、認同與共享(Sharing)第五章秘書的禮儀素養秘書要充分發揮禮儀的作用，到達工作自如的效果，除了把握好根本的禮儀原則外，還應從以下幾方面加強對自身素養的培育。一、要有良好的道德修養表現虛心敬重的態度。1、公正客觀。要公正地評價他人，不要以自己的好惡來評說他人，也不用自己的好批判、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠意“。2的事要向對方說明情由以得到他人的諒解.3行自己的職責,而不能超越權限,既要樂觀地協作工作,又不能干預領導的決策或其它部門的工作。二、要有虛心而敬重落落大方的態度1、表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。2婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。不動聲色地處理。切忌直白對方“記不起了”或“我遺忘了”等讓對方為難。4、培育溫文而雅的儀表風度.秘書正式場合應著干凈得體大方優雅的職業裝。三、要有作為領導關心人員應具備的根本禮儀一個好的秘書既是領導的助手又是領導的參謀,在日常工作中既要關心領導進展決策，同時還要關心領導樹立良好的公眾形象。〔一〕作好助手和參謀的工作1、參與決策調研，供給有重量的信息。首先是廣泛收集信息，多供給真實狀況。其次是超前搞好調研，多供給決策預案.再次是和領導同步思維,多供給有重量的文稿。其中要把握三點：第一, 觀看力，跟蹤了解院長的思維軌跡,敏于捕獲領導的思想火花。其次，要站在領導工作的角度思考問題，才有肯定的高度、廣度和深度。第三，主動與院長溝通思想，通過聽取領導的意見不斷調整自己的思維,在事務處理和文稿撰寫中更好地表達院長的思想。2、 參與實踐,幫助院長推開工作。〔1)樂觀介入有關工作，準時把握相關狀況,適時提出建議。常常了解全局狀況。參與要有度，參謀要有方。參與催促檢查，工作要“到位”，不能“越位”.參與工作實踐，要當好助手，不能做“主手”,做好牽頭、把關、協調的工作.1、語言形象院長在正式場合發表講話，要事先預備好文字材料、發言提綱。公務活動之前，供給〔〕供院長參考預備。2、幫助院長樹立行為形象。要在事務安排中,尤其是學院內部活動中，多接觸一般員工和學生，了解狀況，融于基層之中,才能使領導的形象得以升華。3、幫助院長樹立感化形象.秘書要幫助院長做好以下幾項工作：件。中很好地運用，必要時提示院長領先垂范，以身作則.以感化、教育和鼓舞他人。第六章秘書的重要職業技能一、日常事務處理/接聽的程序和技巧1、打前的預備預備好記錄本和筆；把要與對方說明的事情、內容的挨次簡潔列在記事本上，并逐一核對無遺漏。〔3)預備好通話時需要的文件資料.2、正式撥打撥通后，確認對方公司及姓名，然后熱忱而有禮貌的說：“你好!我是山西工商學院院長辦公室＊*”(3)如告知對方的內容較簡單，應主動提示對方做好記錄.(4)逐一將事情說明，留意語言簡明、準確；〔5〕通話完畢后，確認對方已放下話筒，然后放。3、接聽：3辦公室＊＊”.接聽分以下幾種狀況：上級部門及平級部門來電直接記錄留言，記錄聯系、聯系人，來電事宜,并給對方復述確認無誤。如不緊急,記錄下來轉告院長;狀況緊急需轉達領導的,要準時匯報院長。遇院長外出參會時,要準時發信息告知院長。學院內部來電要問清事由，如需要要匯報院長;其他可視狀況請示辦公室主任后處理。通話完畢后，確認對方已放下話筒，然后放.4、通話技巧：盡量生疏，到達聞其聲知其人，并準時告知院長。重復一遍,以便必要時再與對方聯系。由的狀況下，經反復詢問后未果，可委婉完畢通話。(4〕假設對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等完畢通話.如一個未完又來一個，應視內容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時禮貌的告知另一方稍候片刻，或記錄對方，稍侯打過去。〔6)整理留言，在院長回來后匯報相關信息。〔二〕1、將分類：〔1〕需要院長本人批閱的，依據院長授意處理。A、轉給其他相關負責人遵守公文寫作標準;確認；務必在件首頁上標明總頁碼,并在每一頁文件上標注頁碼。2、必要的分類存檔。〔三)郵件1、依據郵件類型〔如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報告/總結、聞/通報、私人郵件等等〕或按具體工程設子文件夾。2、將收件箱中的郵件過濾：需要院長本人批閱的，翻開郵件內容請示院長閱示,并將附件內容存入相應文件夾，催促、幫助院長在規定時間內處理相關事宜。院長的信箱發出.3、由秘書來代為處理的：轉給其他相關負責人,并催促其承辦，并將結果反響給院長;義發送時，要說明郵件內容為院長授意；查看，需告知.4、重要郵件內容要準時進展存檔.〔四〕文件治理內容表述是否清楚、完整。2、需要院長批閱的由學院辦公室辦理來文閱辦卡，再請院長閱示。、對文件進展分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要(必要背景資料、審批原由，重點內容用彩筆標注,便于院長批閱。3、按院長批改意見復印后轉發、呈送，必要的事情進展追蹤，反響結果。4、必要文件進展存檔。注:、郵件、信函等內容為外文的，應準時譯出。〔五)名片及相關通訊錄1、分類：可依據實際狀況分類,如類型、地域等;2、存放：名片盒；錄入到電子名片檔中〔更易查找,但需要錄入時間)捷。4時翻閱。二、日程安排一種反映,是時間治理藝術的集中表達。秘書的職責是當好“管家”，按日程安排為領導做好各種必要的預備，并提示領導實施。〔一〕總體原則：1、把握院長的日常工作、近期工作重點、作息習慣、身體狀況，2、優化工作方法，細心觀看院長工作習慣與做事風格，主動適應其工作節拍；3、了解學院的進展狀況,留意近期的工作興奮點；要特別標記;56、留意日程安排的時間松緊，適當安排.〔二)閱歷與技巧1、出差前后一個工作日不要安排過多的事務；2、在兩個約會間留出機動時間,防止會議延長引起時間沖突，并給院長留出整理思路的時間；同時預留時間處理日常事務；3、依據院長習慣留出適當固定時間健身、閱讀報刊資料及其他信息；相對固定時間在日程當日與院長再次核對，保證無更改；理；的方式提示領導；7、把握近期要回避的人物；8、秘書可依據院長習慣，制作秘書工作日程表。三、出差安排1、出差前：確定出差目的和日期；四周選擇院長生疏的酒店;明確接送機人的聯系方式；確認出差伴隨人；〔4)如有具體對接人,要與出差地相關人員溝通,確定周到的日程安排(明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息.做出完善細致周到的日程表(時間、地點、對方參會人、議程等〕〔見物品攜帶表).2、出差中依據院長日程安排，隨時匯報學院各項工作及院長關心事宜的進展狀況;〔2)與各部門加強溝通，準時把握學院各部門的相關信息.3、出差后(1)準時向院長匯報出差期間學院各項工作進展；出差后資料整理存檔；出差后相關會議精神傳達或召開專題會議.四、會議及接見1、與院長確認會議時間及參會人員，是否為院務擴大會議；2、擬定會議議題，報請院長閱示；3、通知相關人員參會，并告知會議議題；4、預備會議資料；5、預備會議室相關設備，保證會議室干凈、設備功能正常;6、做好會議記錄；7、形成會議紀要;8、對于會中安排的事宜要依據時間節點逐項督辦，并將督辦結果反響院長。〔二〕院長辦公會1、與院長確認會議時間；2、通知各部門負責人參與會議，并告知預備各部門匯報工作；3、預備會議資料；4、預備會議室相關設備，保證會議室干凈、設備功能正常;5、做好會議記錄;6、形成會議紀要；7、對于會中安排的事宜要依據時間節點逐項督辦,并將督辦結果反響院長。〔三〕有重要客人參與的會議留意事項：1、綜合考慮各種因素,選擇適宜的會面地點、預定會議室；2、如有外部領導參會，要視狀況留意預備電子或紙制的歡送牌、激光筆；3、如有外賓參會，會前與對方溝通是否需預備翻譯，如需要，提前確認;4、依據來訪人員的身份級別，請示領導是否預備紀念品；5、在與來訪單位溝通中確認是否需安排車輛接送，如需要留意把握接送時間,并通知對方精準的會面時間及地點；6、考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提前通知相關人員預備；7、如需安排參觀，提前與各參觀點人員聯系，安排參觀伴隨人；8、如有需要會前給院長供給相關背景材料；9、給院長預備足量名片，并提示會面時攜帶；10、提前40的態度；11、提示院長參會，如有需要伴隨參會，參會中幫助放映ppt，并關注會場內狀況，隨機應變，敏捷處理各種狀況；12、會面完畢后，代院長或伴隨送客人離去；之后整理睬場儀器設備。〔四〕參與外部會議〔如會議有座次表，了解院長具體座位);3、是否會產生相關費用；4、查看既定日程,請示院長確認是否參與；5、給對方發參會回執,并列入院長日程表;6、依據文件要求,如需發言，安排文書室擬定發言稿；7、將發言稿初稿提請院長批閱修改后再行定稿；8、參會前給院長預備背景資料；9、提示院長參會；10、預備好相關資料參與會議;11、會議完畢，整理資料歸檔。〔五〕媒體采訪1、收到采訪邀請；采訪時間、地點,報紙版面大小或電視播放時段等具體事宜；3、宣傳處長請示院長是否同意采訪;4員;5、媒體供給采訪提綱，宣傳處長負責把關,與院長碰頭擬出提綱答案；6、提前了解記者需求，為記者供給背景材料，盡量讓領導在采訪過程中少做解釋；7、接待記者;8、按時采訪；10、與記者落實見報或播出時間；畢后再定稿公布；12、到時通知院長及各部門收看,并將報紙〔原件、復印件〕或視頻存檔；13、學校內外網公布聞，并上傳各網站相關鏈接。〔六〕伴隨院長參與的大型活動:1、承受活動邀請及活動議程，推斷重要程度,征詢院長意見；2、對于院長同意參與的活動事先安排日程；3、了解活動議程，參與人員、著裝需求，征求院長意見；4、提示院長應參與哪幾項活動;5、帶好活動議程、名片等資料；6、活動中關注院長的需要，留意保持在院長的視線內；7、會后整理業務資料和名片.〔七〕突發來訪接待1、問清對方來訪目的；2、詢問是否與院長有預約，如有人推舉見院長,肯定問清楚誰介紹、什么事情后先通報院長再做安排；3、對于院長生疏且格外重要的客人，可直接通報院長是否當下接見;對于有具體承詢問具體事宜做好登記后禮貌拒絕但，假設自己不能確定,肯定要征詢相關負責人的意見；4、如需要等待，禮貌告知客人請稍等，院長正在處理緊急公務;請對方留意時間;要可進展后續安排;7聯系方式和資料，轉交相關部門處理；要毫不妥協-但要留意禮貌—反復進展解釋并提出建議。五、溝通協調〔一)內部溝通理解院長的授意、做好上情下達的工作;2、要與各部門建立良性溝通，隨時把握各部門工作進展狀況；3、要關注學校各項活動開展時間、進展狀況；(二)外部溝通關的事務，以做到準確理解對方的意圖、幫助進展有效的溝通與傳達。六、文字支持〔一〕秘書文字支持應到達的要求:1、針對性強—-文檔處理要直接、明確地去解決某個具體問題,提出意見和方法。2、具體真實——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指實事求是.理性要求尤為突出。4、時限性強—-要寫得準時，否則會延誤時機。5、要有固定的格式.〔