OA對接案修訂記錄日期修訂版本修改章節修改描述作者2016-04-18V1.0新增易言一、業務背景當企業的出差費用到達一定規模時，一般都需要與差旅效勞商合作實行差旅管理，起到控制本錢的作用。差旅效勞商能夠解決行程預訂及效勞面的問題，但企業本身對于員工出差和報銷都有部流程管控，并且都有一套標準的OA系統來實現出差申請和審批，由于企業部的OA系統與差旅效勞商的預訂系統分別獨立，員工出差的信息無法實時在線地通知效勞商，在實施差旅效勞的過程中，還需要進展線下溝通，導致雙的工作本錢增加；另一面，由于出差方案沒有進入到效勞商的系統，實際的行程預訂是否按照出差申請的方案來執行，也無法管控；再者由于出差方案與實際行程沒有關聯，員工在報銷時，財務無法判斷員工的此次報銷是否合理。如果能夠將出差的方案〔OA〕與實際的行程預訂屋旅效勞商）進展無縫對接，將極大的減少雙人工本錢，并徹底解決出差方案與實際行程脫節所帶來的各種問題。二、對接的好處1、減少雙線下溝通和人力本錢；1.1原來員工出差申請審批通過之后，還需要把出差申請通過或的式傳遞給效勞商，再通知效勞商預訂。對接之后，出差審批信息直接對接到效勞商的系統，員工也可以直接單點登錄到效勞商的系統進展預訂。1.2企業差旅相關信息的異動，如組織架構、人員、本錢中心、工程等。如果不進展系統對接，這些信息如果有變化，都需要線下通知效勞商來進展維護，一是不及時，二是維護本錢太大。2、出差行為得到管控；實現OA對接之后，員工的預訂行為受出差方案的控制，不會出現行程與方案不符的情況。3、財務報銷清楚，有憑有據；對接之后，員工每一次的預訂和出票信息都能夠返回到OA系統中，這樣可以實現實際的行程費用與出差方案進展綁定，財務核銷時，可以結合方案與實際行程來判斷員工報銷的真實性。4、信息實時同步，確保效勞順暢。包括部門人員信息、本錢中心、工程等信息的實時同步；4.1員工的入離職是頻繁發生的行為，這些信息需要及時地通知到效勞商，否則及容易產生損失，比方員工已經離職，但效勞商不知道，可能還會按公司欠款進展出票；或者是新入職的員工，效勞商這邊不知道的情況下不給出票，影響到員工的出行。4.2本錢中心、工程等其他信息也需要及時地同步，員工每筆出差費用都能明確的歸屬，確認財務能夠清楚地核銷。三、技術對接案1、業務流程圖：2、組織架構及員工信息同步案組織架構和員工信息需要維護到TMC系統中?？梢园匆韵掳高M展實施：2.1系統初始化時可以將組織架構和員工信息整理成標準的e*ce文檔格式，在TMC系統中執行導入2.2上線運行過程中員工信息可以隨時發生變動，需要通過員工信息修改接來實現員工信息的同步〔需對接〕3、出差標準案行政需要確定公司的出差標準，一般公司都有出差管理制度，效勞商需要根據公司的差旅制度提煉出適用于機票和酒店的出差標準，然后維護到系統中。這里面涉及到兩局部信息的提煉和維護，一是員工的職級，二是每一個職級對應的出差標準。如果對出差標準提煉之后，發現所有員工走的都是同一標準，則就可以不用區分員工職級，直接走公司統一標準。還可能碰到的問題是，各分子公司差旅標準不統一，有可能總部的三級員工與子公司的三級員工的出差標準不一致，這種情況在系統中維護的時候，總部的三級與子公司的三級，就需要分別建立兩個職級。4、審批流程確實定及建立先要確定哪些環節需要走審批，如果在OA系統已經做過審批，在預訂環節是否還需要走審批，需要與客戶確認。建議的流程是，如果違背了差旅標準，需要走審批，如果未違背，不需要走審批。行政人員必須事先確定各部門人員的審批關系，然后提前在TMC系統中做設置。目前系統中支持以下兩種審批式：a回復審批給領導〔審批人〕發送一封員工預訂待審的，例：〔截圖〕b短信回復審批給領導的手機上發送一條員工預訂待審的短信，可以直接回復短信進展審批，例：〔截圖〕c第三種審批案，在OA系統中進展審批。〔需對接〕，訂單信息通知回OA系統中后，如果是需要審批的訂單，訂單的狀態是“待審核的狀態，調用接文檔中提供的訂單審批接進展審批。5、本錢中心同步案需要與財務討論并確定結算單位與組織架構〔分子公司部門〕的對應關系，然后在TMC系統中做好設置，確保員工預訂之后的每一筆訂單都能歸屬到正常的本錢中心，便于后期財務結算。由于本錢中心確定好之后，不會頻繁變動，可以不用做對接。如有變動，可以登錄TMC系統維護，或者通知效勞商進展維護。另外，也可以進展接對接，通過接來更新本錢中心的數據。6、工程同步案有的企業需要關注工程的信息，有的企業不關注。如果需要訂單數據中需要關注工程，則就需要跟企業收集工程的相關信息。工程的對接案如下：一、將企業正在進展的工程，手工維護到TMC系統。二、接對接，工程如有變更或新增，通過接實時更新到TMC系統。7、訂單數據同步員工預訂產生的訂單數據，需要同步到OA系統中，這樣可以實現OA系統中的出差申請單與實際的訂單數據進展關聯，出差申請中的方案行程與實際的預訂記錄進展對應。實現訂單數據同步有兩種案:一、調用“獲取訂單數據接進展拉取。根據申請單號拉取到跟此申請單相關的訂單記錄。二、接收“預訂通知/出票通知，TMC系統中產生訂單后，會主動通知回OA,OA系統需要對接收到的訂單信息做處理，將實現訂單與出差申請單的綁定。8、財務數據對接案財務核銷一般都需要按本錢中心、部門、預訂人、工程等來篩選數據，查看數據的案有以下三種：1、給財務開一賬號，登錄TMC系統查看賬單，并導出。數據中有財務所需要的本錢中心、部門、工程、預訂人等信息。2、實現單點登錄，在OA系統中增加一操作“查看賬單，點擊之后，可以直接跳轉到TMC系統的賬單查看模板進展操作。〔需對接〕3、在OA系統中查看賬務數據，實現案，通過接每天定時獲取當天產生的交易記錄，保存到OA系統中，OA系統中需要開發財務數據查看及導出的功能?！残鑼印乘?、開發任務清單黃色局部為技術開發局部。OA對接事項清單序號任務說明責任部門備注1組織架構〔部門〕按標準E*CEL格式準備組織架構部門），并導入TMC人事部人工處理同步系統對接部門維護接，實際部門信息的實時同步技術部技術對接實現2員工信息同步按標準E*CEL格式準備員工信息，并導入TMC系統人事部人工處理對接員工信息維護接，實際員工信息的實時同步技術部技術對接實現3差旅標準的建立確定員工職級，并維護到TMC系統行政部人工處理確定差旅政策事項，并維護到TMC系統行政部人工處理4審批流程的建立基于已導入的員工信息，設定審批人。行政部人工處理確定審批流程，并維護到TMC系統中行政部人工處理5本錢中心的建立確定財務核算的本錢中心，并維護在TMC系統中財務部人工處理對接本錢中心維護接，實現本錢中心的實時同步技術部技術對接實現6工程的建立確定公司目前進展的工程，并維護到TMC系統中行政部人工處理對接工程維護接，實現工程的實時同步技術部技術對接實現7財務數據對接確定財務對帳的報表具體需要哪些信息。財務部人工處理財務人員單點登錄，直接從OA中跳轉到指定的財務模塊技術部技術對接實現對接財務數據接〔一天獲取一次即可〕技術部技術對接實現8出差申請審批信息同步需要將員工出差申請單審批通過的信息傳遞到TMC，TMC根據出差申請來約束員工的預訂技術部技術對接實現9單點登錄出差申請審批通過之后，從OA系統中單點登錄到技術部技術對接實現TMC系統中進展預訂TMC系統中生成訂單之后，將訂單信息通知回OA訂單出票成功后，將出票信息通知回OA技術部技術部技術對接實現技術對接實現10機票訂單數據對接1