XXXX職業(yè)技術學院科研經(jīng)費會議費管理辦法

第一章

總

則第一條

為貫徹落實中央關于深化改革創(chuàng)新、形成充滿活力的科技管理和運行機制要求，改革和創(chuàng)新科研項目等資金會議費使用和管理方式，根據(jù)《國務院辦公廳關于改革完善中央財政科研經(jīng)費管理的若干意見》（國辦發(fā)〔2021〕32號）、《XX省人民政府辦公廳關于改革完善省級財政科研經(jīng)費管理的實施意見》（X政辦發(fā)〔2022〕6號）等文件精神，結合學院實際，制定本辦法。第二條

本辦法適用于使用縱向科研項目資金、橫向科研項目資金（含用于科研的捐贈資金）舉辦（含主辦、承辦）的各類會議、論壇，包括國內(nèi)學術會議、管理會議、在華舉辦國際會議。國內(nèi)學術會議是指在國內(nèi)舉辦的與科研活動直接相關的會議，包括學術交流會、學術論壇、學術研討會、學術座談會以及科研項目答辯會、評審會、啟動會、中期檢查會、驗收會等。管理會議是指除學術會議以外的其他科研會議，包括科研工作總結會、工作布置會、工作交流會、工作座談會、工作評審會等。在華舉辦國際會議是指報經(jīng)上級管理部門批準的、在我國境內(nèi)舉辦的國際會議。會議舉辦者根據(jù)會議內(nèi)容和性質(zhì)選擇相應的會議類型，按規(guī)定程序進行審批確定。第三條

本辦法的制定堅持以下原則：（一）以人為本。以調(diào)動科研人員積極性和創(chuàng)造性為出發(fā)點和落腳點，強化激勵機制，加大激勵力度，充分激發(fā)創(chuàng)新創(chuàng)造活力。（二）實事求是。改革科研會議審批管理制度，擴大項目負責人自主權；根據(jù)會議性質(zhì)和內(nèi)容不同實施分類管理；從實際需要出發(fā)制定會議費開支標準、范圍和使用機制；按照委托方要求或合同約定管理使用橫向會議經(jīng)費。（三）厲行節(jié)約。通過加強預算管理、改進會議形式和提高會議效率等方式控制會議成本。第四條

會議費使用和管理職責如下：（一）項目負責人是會議費的直接負責人，根據(jù)本項目進展實際需要確定會議次數(shù)、天數(shù)、人數(shù)和會議費開支范圍、標準，編審會議費預算，對會議費使用的合規(guī)性、合理性、真實性和相關性承擔直接責任。項目負責人及辦會人員須了解并遵守有關財經(jīng)法律法規(guī)，依法、據(jù)實報銷會議費。（二）系（部）、處室對本單位所舉辦會議涉及的經(jīng)濟事項負有管理及監(jiān)督責任。第二章

會議審批和注意事項第五條

各類會議在舉辦前，項目負責人組織編制學校《科研項目會議費預算審批表》（見附件），報系（部）、處室負責人審批通過后，在預算限額內(nèi)舉辦會議。會議費預算需列明會議的名稱、會議類別、主要內(nèi)容、時間、地點、舉辦會議的方式（舉辦、受托承辦、協(xié)助舉辦）、代表人數(shù)、工作人員人數(shù)、所需經(jīng)費及列支渠道等。會議費預算要細化到具體的會議開支項目。第六條

舉辦國際會議。舉辦國際會議的應有上級部門的批準文件。第七條

各系（部）、處室、項目組須堅持會議審批管理制度，嚴格控制會議數(shù)量、會期、規(guī)模，注重會議質(zhì)量，提高會議效率。第八條

項目負責人應當根據(jù)會議性質(zhì)、主要內(nèi)容確定會議人數(shù)和天數(shù)，嚴格限定工作人員數(shù)量。第九條

會議應當不斷改進形式，充分運用電視電話、網(wǎng)絡視頻等現(xiàn)代信息技術手段，降低會議成本，提高會議效率。第十條

會議優(yōu)先安排在學院內(nèi)部會議室。因工作需要必須在校外召開的，國內(nèi)會議原則上應安排在政府采購目錄內(nèi)賓館。第十一條

參會人員以在濟單位為主（超過

50%為在濟單位人員）的會議原則上不得到外地召開。不得到黨中央、國務院明令禁止的風景名勝區(qū)召開會議。第十二條

除必須住會的情況外，會議召開地代表和會議工作人員原則上不安排住宿。第十三條

嚴禁借會議名義組織會餐或安排宴請；嚴禁預存、套取會議費設立“小金庫”；嚴禁在會議費中列支公務接待費。第三章

會議費開支范圍和標準第十四條

舉辦會議開支范圍包括會議住宿費、伙食費、會議室租金、交通費、文件印刷費、辦公文具、醫(yī)藥費等；國際會議可開支同聲傳譯翻譯費、同聲傳譯設備租金費用。交通費是指用于會議代表接送站，以及會議統(tǒng)一組織的代表考察、調(diào)研等發(fā)生的交通支出。第十五條

科研項目會議費開支不實行綜合定額控制。使用科研項目資金舉辦會議應在批準的會議費預算額度內(nèi)嚴格執(zhí)行，執(zhí)行過程中如需調(diào)整或追加，須報經(jīng)項目負責人、系（部）、處室負責人同意后實施。報銷時，須附項目負責人、系（部）、處室負責人審簽的預算調(diào)整說明。第十六條

下列費用可納入會議費預算，從相應的支出科目中據(jù)實列支：（一）會議代表旅費。會議代表參加會議發(fā)生的旅費，原則上回單位報銷。確因工作需要，邀請學者、專家和有關人員參加會議所發(fā)生的城市間交通費、國際旅費，可參照執(zhí)行學院《科研項目差旅費管理辦法》中差旅費標準報銷，橫向科研項目合同另有約定的，從其約定。（二）會議論文集出版費可在出版費中列支。（三）會議舉辦者根據(jù)需要，向邀請參會專家發(fā)放的咨詢、講座等勞務性費用，可在專家咨詢費預算中按規(guī)定報銷。第四章

會議費預支和報銷管理第十七條

項目組在會議開始前可辦理會議費預支手續(xù)。預支會議費應提供：（一）蓋公章的會議通知（包含會議議程）；（二）學院《科研項目會議費預算審批表》；（三）借款單；（四）如舉辦國際會議，需提供上級管理部門批準辦會的文件。第十八條

項目組在會議結束后應當及時匯總各項資料和票據(jù)，填寫會議費報銷單，統(tǒng)一辦理報銷手續(xù)。會議費報銷時應提供：（一）蓋公章的會議通知（包含會議議程）；（二）學校《科研項目會議費預算審批表》；（三）預算調(diào)整說明（辦會過程中出現(xiàn)預算調(diào)整或追加情況提供）（四）會議費支出明細清單；（五）實際參會人員簽到表（如無法提供簽到表，可提供參會人員名單、聯(lián)系方式）；（六）會議服務單位提供的費用發(fā)票、原始明細單據(jù)、電子結算單、委托協(xié)議（合同）等資料；（七）如舉辦國際會議，需提供上級管理部門批準辦會的文件。第五章

監(jiān)督和監(jiān)管第十九條

二級單位應當加強對會議舉辦活動和經(jīng)費報銷的內(nèi)控管理，自覺接受學院有關部門對會議舉辦活動及相關經(jīng)費支出的監(jiān)督檢查。第二十條

學院審計部門根據(jù)學院相關計劃和規(guī)定，對會議費管理使用情況實施審計監(jiān)督。第六章

附

則第二十一條

本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。第二十二條

本辦法由財務處、發(fā)展規(guī)劃處負責解釋。

附件：科研項目會議費預算審批表

附件：舉辦單位

年

月

日

會議名稱會議類別□國內(nèi)學術會議□國際學術會議□管理會議項目代碼會議人數(shù)人（其中工作人員

人）會議時間會議地點會議日程及概況經(jīng)費來源會議收入情況備注每人

元

會議支出明細內(nèi)容開支范圍預算金額實際支出金額（報銷時填寫）備注1.住宿費2.伙食費

3.

其他費用3.1

會議室租金3.2