合同管理辦法2015-01-30發(fā)布2015-02-05實(shí)施范圍本辦法規(guī)定了控股公司及下屬公司合同管理工作的開展原則、職責(zé)分工、程序及要求。2定義控股公司：指XX新能源控股有限公司。區(qū)域公司：指控股公司確定的區(qū)域公司；未歸入具體區(qū)域公司的項(xiàng)目公司，按照本辦法規(guī)定履行區(qū)域公司的職責(zé)。合同管理：是指對合同立項(xiàng)、資信調(diào)查、合同草擬、合同談判、合同會審、合同簽定、備案審核、合同履行、變更、中止、解除、糾紛處理、立卷歸檔等全過程的管理。3管理職責(zé)3.1控股公司戰(zhàn)略策劃部3.1.1制定、修訂合同管理辦法；3.1.2組織編制、修訂、發(fā)布范本合同；3.1.3監(jiān)督、檢查合同管理和執(zhí)行情況；3.1.4協(xié)調(diào)和組織處理重大經(jīng)濟(jì)合同糾紛；3.1.5參加合同會審，參加重大合同談判，根據(jù)公司授權(quán)履行合同校簽職責(zé)。3.2區(qū)域公司3.2.1制訂區(qū)域公司合同管理實(shí)施細(xì)則；3.2.2在控股公司授權(quán)范圍內(nèi)，簽訂、履行合同，合同執(zhí)行過程中遇到的問題及時(shí)向控股公司戰(zhàn)略策劃、財(cái)務(wù)等部門報(bào)告；3.2.3明確合同管理部門和人員負(fù)責(zé)區(qū)域公司日常合同管理工作。4合同管理原則合同管理必須遵循合法合規(guī)原則、風(fēng)險(xiǎn)控制原則、規(guī)范化原則、經(jīng)濟(jì)性原則。4.1合法合規(guī)原則：開展合同管理必須遵循國家法律、及公司制度的規(guī)定。4.2風(fēng)險(xiǎn)控制原則：合同管理制度、流程的制定，及合同管理行為的開展均以有效控制合同風(fēng)險(xiǎn)為目的。4.3規(guī)范化原則：合同管理應(yīng)遵循制度化、程序化、流程化的管理模式，統(tǒng)一合同業(yè)。務(wù)操作方式，提高合同管理效率及質(zhì)量，保護(hù)公司的合法權(quán)益。4.4經(jīng)濟(jì)性原則：合同管理應(yīng)講究成本效率，在確保風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下簡化合同管理的流程、提升管理的有效性；另外合同管理行為的開展應(yīng)以提高公司的經(jīng)濟(jì)效益為基礎(chǔ)。5合同的草擬5.1合同的草擬應(yīng)遵循以下原則：5.1.1合規(guī)性，各類合同條款必須符合控股公司的合同管理規(guī)定；5.1.2完備性，合同條款完備，無遺留或缺陷，權(quán)利義務(wù)明確；5.1.3準(zhǔn)確性，合同條款表述清楚、用詞確切、邏輯嚴(yán)密，無詞語歧義、前后矛盾，文字標(biāo)點(diǎn)遺漏等。5.2合同文件一般情況下至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：5.2.1當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；5.2.2標(biāo)的；5.2.3數(shù)量；5.2.4質(zhì)量；5.2.5價(jià)款或者報(bào)酬；5.2.6履行期限、地點(diǎn)和方式；5.2.7違約責(zé)任；5.2.8解決爭議的方法。5.3合同必須采用控股公司統(tǒng)一發(fā)布的范本合同，若控股公司無相應(yīng)范本合同則參照類似范本合同修改后使用，若公司無類似范本合同則參照相關(guān)部門制定的合同文本修改后使用。但有下列情形之一的，經(jīng)辦部門在經(jīng)控股公司審批后可以不采用范本合同：5.3.1政府部門規(guī)定必須使用國家規(guī)范文本；5.4.2按照慣例，采用壟斷或強(qiáng)勢單位制定的格式文本；5.5.3合同范本庫中沒有該種類合同的范本。5.4在使用范本合同時(shí)合同經(jīng)辦單位不得自行更改合同內(nèi)容，如遇特殊情況需對范本合同內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)更改的，在履行合同會審程序時(shí)需采用修訂方式在范本合同基礎(chǔ)上作相應(yīng)修改，若更改范本合同實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的，需同時(shí)對變更原因作出說明。5.5公司所有合同必須以書面方式訂立。根據(jù)法律規(guī)定需經(jīng)相關(guān)部門備案、登記或批準(zhǔn)的應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)備案、登記、批準(zhǔn)手續(xù)。6合同談判6.1除按規(guī)定可以不采用公司范本合同的情形外，一律應(yīng)以公司范本合同內(nèi)容為基礎(chǔ)開展合同談判。其中，通過招標(biāo)程序選擇合作單位的情形下，以招標(biāo)文件中列明的合同格式作為基礎(chǔ)，并結(jié)合投標(biāo)文件及澄清文件內(nèi)容開展合同談判。6.2對涉及項(xiàng)目并購、風(fēng)機(jī)設(shè)備采購、項(xiàng)目總承包施工等重大或需要跨部門協(xié)作的合同談判，合同談判經(jīng)辦部門應(yīng)提前與相關(guān)部門、項(xiàng)目溝通，確定談判底線、思路、策略。6.3開展項(xiàng)目并購、風(fēng)機(jī)設(shè)備采購、項(xiàng)目總承包施工等重大合同談判時(shí)應(yīng)組成談判小組，談判小組的成員不少于三人，其中除經(jīng)辦部門主談人員外，應(yīng)視情況增加技術(shù)、法律、項(xiàng)目等人員。7合同會審7.1合同簽訂時(shí)采用合同會簽制度，法律職能參與公司所有合同的會審，具體合同審批流程由控股公司制定并另行頒布，合同經(jīng)辦單位應(yīng)根據(jù)合同審批程序履行合同會簽流程。7.2區(qū)域公司授權(quán)范圍內(nèi)的合同按區(qū)域公司內(nèi)部流程會簽完畢后簽訂，超出授權(quán)范圍的合同按區(qū)域公司內(nèi)部流程會簽完畢后報(bào)控股公司審批后簽訂。7.3發(fā)標(biāo)書前，若標(biāo)書中所附合同為公司范本，則法律職能不再參與會審，若所附合同非公司范本或?qū)痉侗竞贤鰧?shí)質(zhì)性修改，則應(yīng)經(jīng)過法律職能會審；在確定中標(biāo)單位后簽訂合同前履行合同會簽流程時(shí)，法律職能需參與會審。7.4合同經(jīng)辦部門在合同簽訂前應(yīng)驗(yàn)證合同對方當(dāng)事人有效的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、資信狀況、主體資格和履約能力，必要時(shí)應(yīng)到合同對方所在地進(jìn)行驗(yàn)證或進(jìn)行實(shí)地考察，以防對方當(dāng)事人偽造或變造證明材料；審查合同對方的經(jīng)辦人的代理權(quán)限及其有效期和真實(shí)性；審查對方當(dāng)事人提供的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱、印章等內(nèi)容是否完全一致；審查對方使用的印鑒是否合法與真實(shí)有效；杜絕簽訂無效合同。7.5上報(bào)合同會審時(shí)應(yīng)附簽訂合同的依據(jù)性文件，包括公司簽報(bào)、批復(fù)文件及評標(biāo)報(bào)告（如有），或上報(bào)合同會審程序時(shí)附帶上報(bào)簽訂合同的簽報(bào)。上報(bào)補(bǔ)充協(xié)議合同會審時(shí)應(yīng)附原合同。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況附簽訂合同的其他依據(jù)性文件。7.6上報(bào)簽訂合同的簽報(bào)程序或上報(bào)合同會審程序時(shí)，應(yīng)在上報(bào)文件中說明以下內(nèi)容：7.6.1簽訂合同的背景、目的、合同主要條款、存在的特別情況。7.6.2若不采用公司范本合同、則應(yīng)具體說明原因，若對范本合同或招標(biāo)書所附合同的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容作更改，則應(yīng)簡要說明更改內(nèi)容及原因。8合同簽訂8.1應(yīng)將合同會審意見落實(shí)到簽訂版合同中，合同經(jīng)辦部門不得在合同通過會審后擅自更改合同內(nèi)容。8.2應(yīng)根據(jù)公司的授權(quán)制度及合同會審意見完成合同校簽及大簽后，再進(jìn)行合同蓋章。8.3合同校簽人應(yīng)嚴(yán)格按照合同會審意見核對簽訂版合同的內(nèi)容，對不符合要求的不予以校簽。8.4合同必須由雙方法定代表人或其委托人簽字并加蓋各自合同專用章或公章后生效，部分合同有特殊約定的，從其合同生效條款的約定。8.5簽訂合同時(shí)對方合同主體由非法定代表人進(jìn)行簽字的，需提供法定代表人授權(quán)簽約的委托書。8.6一般情況下合同必須由合同對方先簽字蓋章后，再由我方簽字蓋章。8.7通過招標(biāo)程序簽訂合同的，自中標(biāo)通知書發(fā)出之日起十日內(nèi)，按照招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件訂立書面合同。9合同履行9.1合同實(shí)行先簽訂后履行原則，合同正式生效前，不得實(shí)際履行。9.2在合同執(zhí)行過程中如發(fā)現(xiàn)有遺漏問題，合同執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，主動與對方協(xié)商，簽訂補(bǔ)充合同。9.3合同履行中合同雙方發(fā)生爭議或合同因特殊情況中止時(shí)，合同經(jīng)辦部門必須及時(shí)收集與合同爭議、合同中止的相關(guān)證據(jù)和資料報(bào)控股公司法律、財(cái)務(wù)及相關(guān)部門，以便法律職能出具法律意見及財(cái)務(wù)部門調(diào)整合同付款。9.4對于合同非正常終止，合同經(jīng)辦部門應(yīng)做好終止記錄，收集履行過程中與合同有關(guān)的文件，做好經(jīng)濟(jì)往來的結(jié)算，辦理解除合同的手續(xù)。10合同檔案管理10.1合同檔案的范圍包括簽訂合同的公司簽報(bào)文件、批復(fù)單、合同會審單、合同原件及附件、合同對方主體資質(zhì)證明文件、授權(quán)委托書、履行中的來往函件等。10.2項(xiàng)目公司的合同檔案原件由項(xiàng)目公司自行保管；區(qū)域公司、控股公司各部門主辦的合同檔案原件由各單位自行保管；控股公司對合同檔案存檔有其他規(guī)定的按其規(guī)定執(zhí)行。10.3各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同日常管理工作，包括建立合同臺帳、合同檔案，收集、記錄、整理、存儲合同及相關(guān)資料。11懲罰或責(zé)任11.1合同洽談、簽訂人員應(yīng)具有相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識，遵紀(jì)守法，嚴(yán)禁借工作之便收受賄賂，假公濟(jì)私，不準(zhǔn)采取強(qiáng)迫、欺詐、誘惑等不法手段洽談或簽訂合同。11.2發(fā)生下列情況之一的，對有關(guān)責(zé)任人員給予經(jīng)濟(jì)處罰直至解除勞動合同，觸犯法律的，移交司法機(jī)關(guān)處理：1