第3節會議禮儀第三節會議禮儀

接待準備工作之一：酒店門口橫幅

會議準備工作（用車車號牌）

酒店報到臺酒店大堂會議指引牌

會議前天的準備工作

會議室氣氛營造

開會前晚的彩排工作

會議室休息中準備的水果，點心

會議進行中

會議代表用風味餐時的攔門酒

風味酒店前的歡迎橫幅大型商務會議（業務會議）的工作流程安排【案例1】年末，某企業召開總結大會，企業近百名員工全體參加。會上有一項議程是表彰企業10名作出突出貢獻的優秀員工，由企業高層領導、董事會的成員親自為其頒發獎狀，以此來鼓勵員工。到了頒獎時刻，10名代表整齊上臺，獎狀卻沒有人遞送到領導手中，一時冷場，待到獎狀送上臺后，慌亂中發的獎狀已全然不能對號入座，10位優秀員工只能重新確認寫著自己名字和榮譽的獎狀，臺下一片嘩然。討論：請針對以上案例談談此次會議接待所出現的問題，并說說正確的做法。會議會議是兩個以上的人,多人或多個組織團體就事先商定的議題進行商議的過程，是人際交往的一種常規形式。座談會、辦公會、報告會、博覽會、展示會。。會議禮儀的內容端正會風會務工作排列會議的位次會議的作用討論問題弄清問題解決問題一、端正會風會風：有關會議的風氣；開會開會，去了就睡開會開會，其實不累中央和地方黨政國家機關部門開支狀況

開支項目中央黨政國家機關部門開支狀況地方黨政國家機關部門開支狀況接待開支117.6億（其中涉外開支86.7億）1366億（其中涉外開支172.5億）會議差旅費42.7億1625億出國出境考察公干108.3億2531億（1271萬人次）公車開支及購換新車84.4億3281億現登記公車數量

5，174，700輛購買新車數量5580輛331，000輛（其中進口車4270輛）開支總額353億8803億注：按國務院2005年公車使用規定，公車違規超額已達480余萬輛，僅保養、耗油等開支每年就達2500多億元，僅這兩項平均每輛車達52083元/年。

中央和地方黨政國家機關部門開支狀況

開支項目中央黨政國家機關部門開支狀況地方黨政國家機關部門開支狀況接待開支117.6億（其中涉外開支86.7億）1366億（其中涉外開支172.5億）會議差旅費42.7億1625億出國出境考察公干108.3億2531億（1271萬人次）公車開支及購換新車84.4億3281億現登記公車數量

5，174，700輛購買新車數量5580輛331，000輛（其中進口車4270輛）開支總額353億8803億注：按國務院2005年公車使用規定，公車違規超額已達480余萬輛，僅保養、耗油等開支每年就達2500多億元，僅這兩項平均每輛車達52083元/年。

中央和地方黨政國家機關部門開支狀況

開支項目中央黨政國家機關部門開支狀況地方黨政國家機關部門開支狀況接待開支117.6億（其中涉外開支86.7億）1366億（其中涉外開支172.5億）會議差旅費42.7億1625億出國出境考察公干108.3億2531億（1271萬人次）公車開支及購換新車84.4億3281億現登記公車數量

5，174，700輛購買新車數量5580輛331，000輛（其中進口車4270輛）開支總額353億8803億注：按國務院2005年公車使用規定，公車違規超額已達480余萬輛，僅保養、耗油等開支每年就達2500多億元，僅這兩項平均每輛車達52083元/年。

數據中央和地方黨政國家機關部門開支狀況（２００８年）

中央黨政國家機關部門會議差旅費42.7億地方黨政國家機關部門會議差旅費1625億１、避免形式主義議而不決，決而不行；２、嚴格控制會議數量、規模、地點、時間、經費會議小調侃第一天：簽到——見面有禮第二天：表彰會——人人拿獎第三天：慶功會——滿漢全席第四天：現場會議——各取所需第五天：總結會——打包發貨第六天：返程——周游列國３、提高會議效率集中主題壓縮會議的內容對于會議材料已經發放的，可不必再照本宣科限時發言４、按時到會，專心參會，維持秩序按時到會：準時赴會，不得遲到、早退專心參會：不得交頭接耳，四處走動，接聽維持秩序：不得憤然告退、打斷、譴責或是當眾爭論

會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發會議通知確定會議規模與規格布置會場

準備會議文件材料安排食住行制定會議經費預算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機構確定與會者名單

會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛工作

報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作

會務工作流程圖（會后）撰寫會議紀要催辦與反饋工作

安排與會人員離會會議總結會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道

會議準備工作

指導會務工作的原則

準備充分組織嚴密服務周到確保安全1、２、３、４、一、會前策劃禮儀1、會前禮儀⑴會前準備⑵會前禮儀策劃的重點①會議的籌備②通知的擬發③會議證件的制作④文件的起草⑤常規性準備：會議用品的采購、與外界搞好溝通、會場布置。2、會場的選擇和布置⑴會場的選擇①會議地點②會場面積③硬件設備④費用的計算⑵會場環境設計①布局合理，空間適中，通風良好，干凈整潔。②對會場的濕度要及時調整。③會場布置要避免使用黑色和白色，這樣的色調會對人體產生吸光和反光。會場四周墻壁和桌椅宜采用淺色調，這對攝像影響較小。主席臺和會場四周可適當用④在會場布置中，要突出會名。⑤在會場的安排中，要保持暢通，便于安全疏通。⑥會場設備要注意安放的位置和音效。準備茶水、點心、飲料喝宣傳畫冊等。⑶大中型會議會場的布置主席臺排座：①主席臺坐席：前排高于后排，中間高于兩側；左側高于右側。②主持人坐席：居于前排正中央；居于前排的兩側；按具體身份排座，不宜居于后排。③發言者席位：主席臺的正前方；主席臺的右前方。群眾席排在座：一是不進行統一排座，大家各自擇位而坐；二是按單位就坐，即指與會者在群眾席上按單位、部分或地位和行業就座。按單位就座，以前排為高，后排為低；若不同樓層，則樓層越高，排序越低。大型會議特點：與會者眾多、規模較大的會議企業職工代表大會報告會經驗交流會新聞發布會會場上應分設主席臺與群眾席主席臺必須認真排座群眾席的座次可排可不排⑩⑧⑥⑦⑨⑤③①②④群眾席⑧⑥⑤⑦④②①③群眾席10864213579主席臺尊位發言席群眾席2．群眾席排座：在大型會議上，主席臺之下的一切座席均稱為群眾席。群眾席的具體排座方式有二。（1）自由式擇座：即不進行統一安排，而由大家各自擇位而坐。

②談判桌擺放及座次安排長方形或橢圓形.若談判桌橫放，則正面對門為上座，應屬于客方，背背對門為下座，屬于主方。若談判桌豎放，則應以進門方向為準，右側為上，屬客方，左側為下，屬主方。雙方主談人(首席代表)各在己方一邊的中間就坐，譯員安排在主談人右側，其余人員則遵循右高左低的原則，依照職位高低自近而而遠地分布在主談人兩側就坐。

會談桌主方人員1客方人員523445321會談桌客方人員1244213535門主方人員門

豎式橫式圓形多邊談判一般采用圓形談判桌(見圖9—3)，國際慣例上稱為“圓桌會議”。馬蹄形小型的談判，也可不設談判桌，直接在會客室沙發上進行，雙方主談人在中間長沙發就坐，主左客右，譯員在主談人后面，雙方其余人員分坐兩邊13576421246753{譯員}主賓{譯員}主人正門客方主方

中型會議室半圓型、課堂型。

大型會議室眾星拱月型禮堂型半圓型⑷國際會議會場的布置①主會場②分會場③休息廳和餐廳⑸小型會議廳的布置布置總體原則：美觀實用、出入方便、主次分明、錯落有致、色調和諧、試聽清晰。①會見廳②會談廳③簽字廳④大型集會⑤合影廳⑥冷餐會小型會議小型會議：本系統內的會議會場布置:圓桌型、方桌型特點：領導和會議成員可以互相看得見大家可以無拘無束的自由交談適于召開15人至20人左右的小型會議全體與會者均應排座，不設立專用的主席臺任務訓練1．面門設座2．依景設座指會議主席的具體位置，不必面對會議室正門，而是應當背依會議室之內的主要景致之所在，如字畫、講臺等。

小型會議室

橢圓形回字形Ｔ字型長方形3、通知禮儀⑴在會議通知中，要告知會議的詳細情況，便于會議參加者合理安排時間；⑵對會議的主要參加者，在通知中要對其出席表示感謝，同時要禮貌的語言表達真誠的邀請之意，在會議通知發出后，要保持密切聯系，確保其對會議的重視。⑶注意發送會議通知要有一定的提前量，對發出的通知要多放查證，防止會議通知遺失。⑷通知發出后，要求與會者要有回執，并提供詳細的聯系方式，收到回執后，則要及時向會議參加者發出正式的邀請函。4、膳宿禮儀⑴餐飲安排禮儀①注意就餐編席、名次的排列、時間、地點等。②要考慮參會人員的級別、身份、民族等，不能任意將一些人組合在一起。⑵住宿安排禮儀①要考慮：客人的身份、人數、性別、年齡、身體狀況、生活習慣和工作需要來酌情安排；選擇賓館根據接待經費預算、賓館實際接待能力、口碑與服務質量、周邊環境、交通狀況、安全條件等因素來考慮，基本生活需要如空調、熱水、衛生間、、電視、寬帶、娛樂、購物、辦公、會議設施等。二、會議現場禮儀1、會前禮儀服務⑴注冊簽到服務①簿式簽到②證卡簽到③座次表簽到④計算機簽到。⑵接待服務禮儀①對于外國人、外地人。②接到客人，問候、遞名片、協助辦理住宿、告知日程。③將客人送至住地后，不要立即離開，可以與客人聊一些活動背景、當地風土人情、自然景觀、景觀和物價等。④安排領導人接見與會者，發表講話，合影留念。⑤參會人員報道后，要及時核對與會者對回程票的具體要求。特殊問題要特殊對待：①職務高或級別特高的參會者，要安排套房。②職務和級別較高的人員，應安排單人間。③對年老體弱、病、殘疾者，要安排在地層或離服務臺較近的地方。④要將同一單位或同時離開會議的人員要集安排，既可以節約成本，又便于協調房間。⑤會議主要參加者的陪同隨行人員，要盡量安排在會議主要人員的房間附近。⑥大會服務人員的工作休息房間，要安排在靠近人口或樓梯的地方，便于參會者聯絡。⑶引導服務禮儀①會議服務人員要熟悉場內區域座號，在引座時，做到準確無誤。②主動照顧年老體弱者入座、站立、投票、上衛生間等。2、會議發言人禮儀與會議發言禮儀⑴會議發言人禮儀①應衣著整潔、莊重、精神飽滿，走向主席臺要穩健有力。②入席后，如站立主持，應雙腿并攏，腰背挺直；坐姿主持是，身體應挺直，雙臂前伸，兩手輕按于桌沿。③發言人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談。⑵會議發言人