珠海許繼SAP項目FICO現狀調研報告財務管理組珠海許繼SAP項目辦二〇一四年三月珠海許繼SAP項目調研報告FICO組日期:DATE\@"M/d/yyyy"3/17/2014創建人: 第19頁，共18頁 審核人:內部資料，僅供許繼集團內部使用目錄第一章 背景 21.1 調研范圍 21.2 企業基本情況綜述 2第二章 公司現狀 32.1 信息系統現狀 32.2 財務業務現狀 32.3 用戶對現狀系統評價與未來業務期望 142.4 顧問調研后對公司現狀總結 15第三章 本期SAP財務模塊功能建議功能范圍與對應實施要求 15實施總原則：貼合實際，由簡單入深，逐步到位，分期深化 153.1 財務主數據 153.2 財務業務管理功能 163.3 財務信息報表 17

背景調研范圍珠海許繼電氣配網自動化有限公司下有：珠海許繼電氣有限公司、珠海經緯電氣有限公司、珠海許繼芝電網自動化有限公司、北京華商京海智能科技有限公司四家單位財務部，以下統稱“珠海配網”。企業基本情況綜述珠海配網是許繼集團在珠海投資興建的配網自動化技術研發生產基地，電力系統配電網自動化系統軟硬件、智能電力監控終端、智能電力開關設備是我們的核心產品，為廣大電力用戶提供智能、安全、可靠、優質的系統解決方案和服務是我們的核心業務，為人類打造綠色、環保、清潔的社會貢獻自己的智慧是珠海許繼的愿景目標。公司座落于素有“浪漫之城”美譽的珠海，位于南屏國家高新技術開發區，占地45000平方米，建筑面積27000平方米。公司作為國內先進的智能配電網技術產品的研發、生產、展示基地，擁有專業的“配電網模擬仿真試驗室”；“智能高壓電器試驗室”；“電磁兼容試驗室”；“環境試驗室”；“自動化綜合試驗室”

，通過科學的品質保證體系為廣大電力用戶提供高質量高可靠的產品，并以嚴謹的研發體系、規范的生產管理、豐富的工程經驗和先進的管理體制，為廣大電力用戶提供智能配電網自動化系統工程一體化解決方案。公司現狀信息系統現狀珠海許繼目前使用的系統有：金蝶K3、K3-BOS、K3-HR、OA、立體倉庫管理系統、條碼系統、工程售后系統、RDM研發項目系統、CAXA等系統。1）、金蝶K3主要涉及業務有銷售、采購、倉庫、財務、生產主數據BOM、物料MRP運算、生產任務單、投料單、成本核算、質檢等業務內容；合同執行管理、工程服務、圖紙文檔管理（此部分是通過K3BOS平臺定制開發內容）。2）、K3-BOS：獨立的數據庫，主要提供K3系統不能實現的個性化開發，涉及到SD的合同變更管理；工程資料、檔案資料、證件資料的管理、物料自動同步功能。3）、K3-HR:與OA做集成，工人打卡、績效考核等都是在K3-HR系統管理；中層月度工作計劃。未來不與SAP集成。4）工程售后系統：外網上獨立運行的，與K3未集成；與內網做集成工程人員的工作日志，問題發現，報銷等事宜。智能手機，現場抓圖片，公司人員可以在珠海做定位，發現解決問題，研發的技術支持組。財務業務現狀2.2.1.珠海許繼財務部門目前使用的系統有：金蝶K3：財務主要使用總賬、應收、應付、報表、固定資產、現金流量表、存貨核算、現金管理等功能；K3財務模塊已經與前端業務系統集成，前端出入庫業務憑證自動集成到財務模塊，不需要用戶再手工錄入。OA系統：涉及到的業務有員工借款審批，員工費用報銷審批等流程；珠海許繼員工借款及報銷分兩種審批流程，一種是走OA無紙質審核，一種是走純紙質審核；相關領導審核通過后，財務用戶在K3里面手工錄入相關憑證；RDM研發項目系統：財務依據項目情況進行研發項目費用歸集；CAXA等系統：財務在該系統中查看最新的物料清單及合同清單。2.2.2.珠海許繼財務部門目前的財務現狀1.企業財務月結、年結日期，是否與公歷年度一致？1）、財務月結，目前K3系統物流一般是每月21日關帳，其他憑證錄入一般24日前后完成。特殊月份（1月、2月、12月）根據集團報表出具要求調整；2）、年結：物流方面在12月20-30日之間關帳，涉及需對賬的銷售回款必須入到31日。2.請提供目前使用的會計科目表清單？最終使用的科目表需與股份公司、集團公司保持一致。3.憑證有哪些類型？分別代表什么業務？收：資金的收入，借方一般為銀行存款或現金；付：資金的支付，貸方一般為銀行存款或現金；轉：除收、付外的其他業務。4.珠海許繼目前有哪些稅種？稅率分別為多少？增值稅：大部分是17%，水費和營改增服務費6%，農產品13%，小規模3%等；營業稅：按照稅法不同業務采用不同比例；所得稅：珠海許繼15%、許繼芝12.5%（2013-2015減半征收期，后面是多少稅率，看高新技術企業復審情況而定。）、經緯、華商都是25%；珠海四家公司的附加稅：城建稅7%、教育附加3%、地方教育加2%、堤圍防護費按照當期銷售收入的千分之一再打8折；此外珠海許繼還有房產稅，土地使用稅、車船使用稅等。華商京海的附加稅：城建稅5%、教育附加3%、地方教育加2%；印花稅：按照不同的合同，采用不同稅率。5.目前（現有系統）對客戶有哪些分類？希望以后怎么樣分類？目前K3中沒有按區域劃分，財務用戶手動按照華中、華南等地區分類，再按照省份分類；希望保持上述分類的同時，能夠按照國網公司外、國網公司內集團公司外、集團公司內股份外、股份內分類。6.目前（現有系統）對供應商有哪些分類？希望以后怎么樣分類？珠海許繼目前材料供應商、外包供應商、服務類供應商分別有多少？供應商的確定和建立流程是什么？是否存在既是供應商，又是客戶的特殊情況？1）、目前對供應商僅按省份分類；2）、希望保持上述分類的同時，能夠按照國網公司外、國網公司內集團公司外、集團公司內股份外、股份內分類；3）、材料供應商大概有600家左右。委外供應商10家左右，服務類供應商數量比較少有；4）、供應商的確定：供應商由供應部及物資管理部通過評審、招標等確定；供應商的建立：由供應部相關專責提供營業執照等文件給供應部部長，由供應部部長建立；5）、存在既是供應商又是客戶的情況。7.無形資產、遞延資產、低值易耗品、在建工程的情況--有否存在?怎樣管理?無形資產：目前華商京海存在無形資產，按照財務準則規定按期攤銷無形資產；遞延資產：有遞延所得稅資產；低值易耗品：有低值易耗品，但是目前不走低值易耗品科目，直接計入成本中心；在建工程：從2014年起使用在建工程科目，在建工程一般由業務部門提前向物資管理部提交申請，集團審批后業務部門實施，財務部負責工程費用歸集，根據完工驗收單結轉固定資產。8.目前總賬憑證是否需要做憑證審核？簡要介紹憑證審核流程。總賬憑證需要做審核，收付憑證出納做復核；目前的憑證審核流程是：費用會計交叉審核；各總賬之間交叉審核；各單位總賬審核費用憑證之外的其他憑證。9.現有的月結、年結的流程及時段?月結、年結：目前根據股份公司出具報表的時間要求確定K3物流關帳時間，由財務部相關人員通知計劃部、供應部、倉庫等部門。10.目前如何向稅務、工商部門、或證監會等政府部門上報報表？采取什么形式？使用Excel或word的格式，部分固定格式的報表在K3中設置了固定格式，系統自動取數；部分數據需要用戶在特定軟件中錄入。11.是否存在匯總記帳憑證業務（如存貨、成本核算等），請簡要介紹匯總記帳憑證的處理方式?在K3中設置了自動生成憑證的模板，自動從前端業務單據取數，自動生成暫估入庫、產品入庫、生產領料等匯總憑證。12.如何對預收賬款進行核算？是否適用訂金管理功能？一次性客戶是否有訂金業務發生？預收賬款科目在K3中目前沒有使用，統一使用應收賬款科目。但是在出具報表時，系統自動按照科目余額方向抓取相關數據；實施SAP后，按照股份統一要求執行。一次性客戶存在預收賬款的業務發生，沒有訂金業務發生。13.請簡單敘述開票流程？由市場部、工程部、營銷管理部等相關部門文員向市場部提交備案，備案完成后提交開票申請，財務部根據開票申請開具發票，開票人員對開具發票中的問題進行確認并開具發票。14.目前與其他關聯企業有哪些業務往來（如材料買賣、材料調配、投資、資產轉移、其他款項墊付等）？賬務是如何處理的？有買賣和墊付款業務，存在許繼芝從許繼倉庫領料的情況。經緯合并后會存在資產轉移。按照會計準則要求的賬務處理方式處理。15.開票是否與金稅系統相聯系？如果關聯，采用的是何種處理方式？目前在金稅系統中開具發票。金稅中的發票數據與財務軟件沒有關聯。16.應收票據有哪些種類？應收票據的業務類型（包括貼現、承兌、背書轉讓等流程）？主要是銀行承兌匯票，銀行匯票的業務比較少。目前沒出現貼現情況，一般為承兌或背書，背書的情況最多，也有貼現情況。17.對賬和催款周期如何確定？誰負責專門的對賬和催款，如何催收？目前沒有固定的周期。催款由市場部及營銷管理部負責。對賬：我方發起情況下，財務部打印對賬函，財務核對數據后提交市場部核對數據，然后市場部發出并跟進、回收。客戶方發出的詢證函，財務部與市場部核對無誤后，財務部申請蓋財務章，再由市場部或營銷管理部發出。18.增值稅是否有免稅、退稅業務，處理過程是什么？銷項稅有哪幾個稅率？許繼、許繼芝存在退稅。退稅：當月先按照17%繳納增值稅，軟件收入超過3%稅負的部分以后月份申請退稅，向稅局提交退稅資料。銷項稅率包括17%和6%。19.銷售與收款循環中的崗位職責分工，哪些屬銷售部負責的范圍，哪些屬財務負責的范圍？市場部：銷售發票錄入、回款單錄入、客戶間轉銷；財務部：銷售發票審核、回款單審核、轉銷審核，回款與發票的核銷，確認收入時需要發票與出庫單勾稽生成憑證。20.簡單敘述進項稅發票錄入系統流程。供應部根據“外購入庫單”選擇物料下推生成采購發票，供應部審核通過后，提交財務部勾稽，生成財務憑證。供應部收到發票后，認證聯提交財務，記賬聯對應在K3中錄入發票，發票錄入完成后提交財務部進行發票勾稽并生成相關憑證。對進項稅額定期編制進項調節表。21.付款條件有哪些，如何影響到期日？工程類：通常根據合同條款付款：例如入場付10%，完工50%付30%，驗收通過付50%，10%質押金一年；貨到票到付款（一周，一個月、三個月，不同供應商付款周期不同）22.材料發票如何與采購訂單、送貨單、檢驗驗收單核對，如何保證財務賬與倉庫賬相符？采購訂單、入庫單和發票相互關聯，發票通過與入庫單進行勾稽并核算；涉及物流憑證都按關聯單據生成，物流所有單據都已生成憑證。（保證財務與倉庫一致）23.采購業務的類型及相關的流程，會計憑證處理，退貨/折扣/折讓的流程及會計處理。采購業務主要分三類：（1）生產用料采購流程:根據MRP計算自動生成采購申請（也有手工錄入情況），供應部審核通過后，根據采購申請下推生成采購訂單；會計憑證處理：款到發貨：借：應付賬款（目前K3中用應付款代替預付款）貸：銀行存款入票：借：原材料應交稅額貸：應付賬款付款：借：應付賬款貸：銀行存款（2）工程服務類采購工程類在K3系統中錄入采購合同，根據采購合同下推生成采購發票或預付單，但是發票在K3中不能關聯生成憑證。（3）固定資產類采購在K3中從采購申請到采購入庫及采購發票錄入同材料，并且跟材料一樣通過倉庫走出入庫單據，入賬時需有設備發放簽收單及相關發票，但是由于K3中固定資產有單獨的模塊，因此固定資產未形成完整的閉環管理，發票跟固定資產憑證不能關聯上。（4）低值易耗品采購同生產材料采購，也走出入庫流程。但是入賬時采用一次攤銷法，直接全部入費用。24.如何根據付款條件進行付款建議，付款計劃的安排？對于付款申請，業務部門需要填寫哪些資料？根據付款條件可以要求業務部門申請付款時盡量安排在付款期期末。特殊情況，如出現質量問題，可能延期付款至問題得到解決。對于付款申請單，業務部門要填寫供應商開戶行及賬號信息、付款理由、申請付款金額，并在K3系統里提交付款申請單。同時供應部需手工提交供應部長審核的紙質付款申請。25.采購與付款循環中的崗位職責分工，哪些屬采購部負責的范圍，哪些屬財務負責的范圍？供應部：負責根據付款條件、到貨情況提交經供應部部長審批的紙質付款申請，對應K3中都存在付款申請單，應付賬款轉銷時，供應部制作其他付款單，財務關聯生成憑證。應付會計負責范圍：審核紙質付款申請，包括付款申請內容是否符合合同、訂單條款、貨物、發票是否已到或財務是否已記賬等信息。確認無誤的同時對K3系統中的付款申請單進行一級審核。財務總監：對K3中付款申請單進行二級審核（許繼芝是常務副總經理簽批）。出納：根據已經審批的紙質申請單和系統已經完成二級審核的信息進行付款。26.采購材料入庫成本的核算方法？對運費、關稅、報關及保險費如何核算？在K3系統中存在采購訂單價格，采購入庫單的價格根據采購訂單及價格備案的稅率自動計算得出。當采購發票與采購訂單價格存在差異，并且發票價格經核定無誤，如果入庫單在本月，則財務部勾稽發票重新核算后入庫單價格取發票價格，如果入庫單在上月，則K3系統中會生產材料差異補差單。關稅、報關費不存在。運費、保險費一般是包含在供方價格中。27.目前固定資產（生產用途和非生產用途）的采購是如何進行的？使用部門提出采購申請，物資管理部審批通過后，走采購流程（生產用途和非生產用途的固定資產都是這個流程）。28.在建工程是如何管理的？是否有大型廠房或設備的自建項目？如何進行項目立項管理？（確定是否需要利用“項目管理”模塊進行管理。）在建工程主要由物資管理部跟進，目前財務沒有在建工程的管理要求。沒有大型廠房或設備的自建項目。鑒于目前對項目管理的要求越來越嚴，雖然項目管理模塊目前沒有，但是2014年開始要用到項目管理。29.固定資產的折舊方法，低值易耗品、無形資產、遞延資產的攤銷方法？固定資產按照SAP系統目前設定的折舊方法（直線攤銷法），殘值5%。低值易耗品按照一次攤銷法。無形資產按照分期攤銷法。2014年開始使用遞延資產管理。30.折舊方法是否會發生變動，是否會發生固定資產增值的情況？是否變動跟大的政策環境有關。2012年從K3轉到SAP，折舊年限等就發生了變化。會發生固定資產增值情況：例如建筑物重新大修。31.固定資產的修理費用是怎么處理的？直接記入費用還是增加固定資產價值？修理費用：看項目立項的是大修還是技改，根據集團要求，大修入費用，技改入原值。32.簡述資產報廢以及銷售流程，財務需要從哪些部門得到信息和單據？固定資產報廢，走OA等相關審批流程，財務部根據已完成的審批單做賬務處理，實物的處理由辦公室處理，物資管理部負責監督整個處理過程。存貨類報廢，倉庫根據審批文件走其他出庫單。33.工廠、庫存地點有哪些？（包括現場倉庫）工廠：一次產品制造部、二次產品制造部等。庫存地點：許繼原材料倉，半成品倉，包裝物倉，產成品倉，低值易耗品倉，不良品倉，展示倉，一車間倉庫，二車間倉庫，北京倉庫，備品倉，許繼借用品倉，經緯不良品倉，經緯待檢倉，經緯報廢品倉，經緯待檢倉，許繼暫存倉，許繼拆卸倉，待檢倉，實驗室庫，品保庫，外地展示庫，外協倉庫，許繼自動化倉。34.目前庫存采用什么軟件進行管理？有何優缺點？庫存采用金蝶K3、OA、立體倉庫管理系統、條碼系統等進行管理。涉及倉庫調撥單據的核算存在循環問題，要反復計算多次。35.倉庫收貨與發貨的流程？珠海許繼制定了一套用戶倉庫收貨與發貨的制度。此外外購入庫單，需經供應部進行一級審核，倉庫或生產二級審核，但是倉庫單據一保存，系統馬上更新庫存。36.存貨收發的內部控制點有哪些？計劃控制、合同訂立、材料驗收、審核、賬實核對、賬賬核對。領料的主要控制點：投料單。希望SAP中對投料單的修改權限進行限制，并且對投料單的修改必須要有審批文件佐證。37.存貨盤點制度、盤點周期、盤點流程？現場庫物資現在是如何盤點的？大盤點每年一次，是抽盤。目前沒有全盤。物資從K3即時庫存抽物料到倉庫進行盤點，由倉庫人員盤點，物資財務進行監盤。倉庫人員不定期也會進行輪盤或抽盤。目前年度大盤點實際上也是抽盤。38.費用的分類方式，是否按功能和來源劃分？基本上按照功能和來源劃分，但是受集團公司預算控制情況下，可能會有調整，例如：同一個成本中心，可能入不同的費用科目。39.本單位的預算是如何分解的？各預算項由哪些歸口部門進行管理？在哪些情況下，需要進行費用預算變更？請分類說明。目前預算都是集團公司下達后，在四家單位間進行分解。費用預算有變更的情況。4家單位預算由集團統一控制。40.有哪些成本核算項目？生產成本和項目成本核算是如何結合的？成本核算項目：基本生產成本-直接材料、基本生產成本-制造費用（含人工成本）。生產成本核算包含了項目成本核算，項目成本只是從生產任務單區別開來。41.請介紹成本核算流程。請介紹間接費用的處理，并收集成本計算表。珠海許繼計算流程：產成品BOM單-根據物料匹配物料標準成本-按產品的構成分部件計算后匯總。許繼芝是按銷售訂單明細配對采購材料成本，計算材料成本；制造費用在當月直接結轉。華商的成本比率目前控制在90%。間接費用的處理：按產成品材料成本的合理比例分攤到入庫產品成本中。42.期末在制品成本是怎么核算的？目前僅珠海許繼存在在制品，主要根據車間提供的在制品盤點表，按實際材料成本手工核算。發料減去完工入庫數量的的差額就是在制品的數量（數量是通過BOM計算的）。43.目前針對實際成本所作的分析有哪些？有哪些分析報表？目前沒有實際成本分析。希望能對實際成本、標準成本進行差異分析。用戶對現狀系統評價與未來業務期望對于現有的信息系統評價：目前K3系統的成本核算需要財務人員手工計算并維護進系統，無法自動計算生成工單的產品成本，并且成本的分攤也較為簡單并且邏輯不合理。比如：目前人工成本是根據產品BOM上的金額的大小分攤，但如果某產品金額大但安裝簡易，讓其分攤較多的人工成本就顯然不合適。2.對未來財務管理模塊的期望隨著公司的業務不斷發展，管理水平不斷改善，公司希望能將管理提高一個層次，現在需要一個軟件平臺提供合理的管理模板，保留適合公司發展的管理模式，改革不合理、不規范的管理體系，做到管理深入有效，核算精準。希望對每條生產線進行有效管理，做到成本精確控制。增強數據管理，成本信息查詢更靈活方便。3.明確工作職責目前部分工作存在職責不清楚的地方，導致流程走到最后的時候，工作都堆積在財務部來處理，給財務帶來很大的工作量。希望在利用本次SAP項目梳理業務之際把這些職責不清的地方梳理清楚。顧問調研后對公司現狀總結從對四家公司的現場與財務部相關人員的調研可以了解到，財務業務相對復雜，主要集中在財務與后勤模塊銜接問題。對于財務與其他模塊銜接問題，顧問團隊和用戶重點抓好數據問題和公司流程的梳理問題。在數據準確的前提下，首先在系統流程上進行優化，明確工作分工，盡可能的減少前后數據的不一致性。對于系統不能解決的問題，需要用戶配合在原有流程進行改進，保證財務業務在四家公司內各部門間正常運行。本期SAP財務模塊功能建議功能范圍與對應實施要求實施總原則：貼合實際，由簡單入深，逐步到位，分期深化財務主數據功能范圍建議：會計科目主數據客戶主數據（含財務客戶、銷售客戶主數據）供應商主數據（含財務供應商、采購供應商主數據）銀行主數據成本要素主數據成本中心主數據利潤中心主數據統計指標主數據物料財務視圖主數據對應的實施要求：由于項目周期限制，除去上線前準備的數據導入與主數據方案制定與收集模版下發的時間，這實際收集的時間大概為1個半月左右。四家公司的財務主數據較多，公司業務復雜，需要花大量的時間對上述提到的九個主數據進行整合、歸總、編碼等，所以需要四家公司在這三個月里在與顧問定下收集方案與模版后，需要調入足夠的人手對財務主數據進行收集、整理、整合與錄入到EXCEl表格中。并進行上線導入前的各項校驗。財務業務管理功能功能范圍建議：序號流程分類描述1.費用預算管理可對單位的各項費用實現事前、事中的控制，事后對預算與實際的差異進行快速有效地分析。前期按年對各成本中心的相關費用進行預算輸入，事中根據需要可對預算進行調整。預算的控制可以是剛性控制，也可以進行柔性控制。2.應付款管理基于單位對生產的采購、項目建設的采