1、PAGE 第二十三章 文書檔案管理制度在很多企業尤其是中小公司看來會議文書檔案的管理制度可有可無影響不大其實不然即使一個再小的公司如果對這些看似瑣碎的方方面面失于管理就會使公司的運作陷入一種無序的狀態長此以往公司的管理勢必陷入混亂因此要想避免這種后果必須掌握以下幾個方面一.文印室室管理規規定第一條 為為了加強強公司的的文件管管理特制制定本規規定第二條 公公司的文文件有打打印必要要時方予予打印內內部傳遞遞的簡單單請示報報告或其其他不需需打印的的文件一一般不予予打印第三條 公公司發文文需由起起草人定定稿抄正正經有批批準發文文權的領領導簽字字同意后后方準打打印一般般文件的的打印復復印傳真真須經所所在

2、部門門負責人人簽字同同意后才才予辦理理部門經經理不在在時可經經總裁辦辦公室主主任同意意后辦理理第四條 私私人資料料不得在在公司打打印復印印或用公公司傳真真機傳送送以免影影響公司司的正常常工作第五條 文文印室工工作人員員應認真真做好本本職工作作按時完完成任務務對收到到的文件件資料應應及時給給有關部部門人員員送發或或及時通通知有關關人員到到文印室室取回不不得延誤誤第六條 文文印室人人員應樹樹立嚴格格的保密密觀念不不得隨意意將打印印復印或或傳真資資料中有有關商業業秘密或或公司管管理中須須保密的的事項透透露給他他人不得得載留任任何文件件第七條 文文印室對對送來打打印復印印傳真的的文件資資料應做做好登記

3、記并在月月終作統統計核算算屬業務務部門的的由各部部門承擔擔費用屬屬行政管管理部門門的統一一列行政政開支第八條文印印室工作作人員初初次違反反上述規規定的給給予批評評或處元元以下罰罰款屢教教不改或或給公司司造成不不良的社社會影響響或較大大經濟損損失處元元以上罰罰款直至至辭退第九條 本本規定自自年月日日起執行行表23-11行文表表發文號保密區分絕對機密另文呈受文者副本份數附件發文號數極機密函機密令密事由繕校員發文日期普通傳遞法限時送特快送快件核辦人核稿人承辦人普通保存年二.文件收收發規定定第一條 公公司的文文件由辦辦公室負負責起草草和審核核公司總總經理簽簽發公司司本部各各部門的的文件由由各部門門負責

4、起起草辦公公室審核核總經理理簽發第二條 文文件簽發發后送辦辦公室統統一安排排打字打打印后送送回起草草部門校校對校對對無誤方方能復印印蓋章第三條 文文件和原原稿由辦辦公室分分類歸檔檔保存備備查第四條 屬屬于秘密密的文件件核稿人人應該注注明秘密密字樣并并確定報報送范圍圍秘密文文件按保保密規定定由專人人印制報報送第五條 文文件統一一由辦公公室負責責發送送送件人應應將文件件內容報報送日期期部門接接件人等等事項登登記清楚楚并向文文件簽發發人報告告報送結結果秘密密文件由由專人按按核定的的范圍報報送第六條 外外來的文文件由辦辦公室專專人負責責簽收并并分類登登記由辦辦公室主主任提出出處理意意見后簽簽收人應應于

5、接件件當日即即按文件件的要求求報送給給有關部部門不得得積壓遲遲誤屬急急件的應應在接件件后即時時報送第七條 傳傳閱文件件由辦公公室專人人負責收收回對領領導指示示的文件件辦公室室應及時時組織傳傳達和落落實表23-22往來信信函記錄錄表客戶或單位位:類別日期來去函內容處理人回函日期回函內容去來三.公司報報刊郵件件函電收收發制度度第一條 全全公司公公私報刊刊外來郵郵件外發發公啟函函電等由由公司收收發室負負責收發發第二條 外外發函電電要求各部門因公公需外發發函電經經辦人員員應于每每天下午午點以前前將函件件電報底底稿送到到收發室室另填寫寫掛號平平信電報報外發登登記表每天下午點點以前公公司收發發室應將將當日

6、外外發函電電清點累累計送交交郵局寄寄發表2333信函寄寄發記錄錄表業務類公共關關系采購類總務類類 發函日期發函單位文別內容寄發單位回函日期回函內容第三條 外外來郵件件管理外來郵件一一律公司司收發室室簽收分分發凡掛號紙包包包裹單單貨運單單等由收收發室通通知收件件人到收收發室當當面簽收收一般公啟函函電和公公司內職職工私人人信件由由收發室室開具清清單分放放到各單單位信報報箱內私人不明平平信一律律放到信信架信袋袋內由個個人自取取不論公私郵郵件收發發室應隨隨到隨清清及時分分發不得得丟失損損壞擱置置延誤對對國外來來函應檢檢查封口口郵戳如如發現被被拆封或或郵票被被撕應拒拒絕簽收收并向郵郵局反映映查明原原由凡

7、掛號信匯匯款單包包裹單貨貨運單等等的收件件人在收收發室通通知發出出后應隨隨即到收收發室領領取郵單單并及時時去郵局局取款取取件超期期罰款收收發室概概不負責責第四條 報報刊訂購購與收發發1、報刊訂訂購訂購時間：上半年年下半年（2）訂購購手續：不論單單位和個個人均需需先到收收發室查查閱報刊刊目錄再再將需要要訂購的的報刊代代號名稱稱出版日日期單價價訂購份份數期數數填寫清清楚交收收發員核核對算價價確認無無誤后當當面繳款款開票公公費訂購購報刊由由收發員員持訂單單到財務務部門辦辦理付款款托收手手續歸口口管理報報刊公費費訂購的的單位除除按上述述要求填填寫預訂訂單外還還須填寫寫報刊分分發清單單詳細寫寫明各種種報

8、刊分分發到哪哪些單位位或個人人2、報刊收收發收發員每天天對郵局局送來的的報刊應應對照郵郵局分送送清單分分類清點點發現有有差錯應應及時登登記并要要求補缺缺退任收發員收到到郵局送送來的報報刊后應應及時分分發不得得耽擱延延誤收發發員清點點分發報報刊時間間為小時時任何人人不得進進入收發發室四.公司文文件管理理規定（一）總則則第一條為為減少發發文數量量提高辦辦文速度度和發文文質量充充分發揮揮文件在在各項工工作中的的指導作作用特制制訂本制制度第二條文文件管理理內容主主要包括括上級函函電來文文同級函函電來文本廠上報報下發的的各種文文件資料料第三條按按照黨政政分工的的原則全全廠各類類文件分分別由黨黨委辦公公室

9、和廠廠部辦以以下簡稱稱兩辦歸歸口管理理表2344送發公公文登記記簿日期文號收文單位文別事由附件附本回涵內容表23-66表格檔檔案處理理工作一一覽表部門表格檔案名稱聯數負責職別表格性質完成期限審核職別審核日期日報月報記錄其他（二）收文文的管理理第四條 公公文的簽簽收凡來廠公啟啟文件除除廠領導導訂啟的的外均由由廠收發發員登記記簽收由由上級或或郵電局局機要通通訊員直直送機要要室的機機要文件件除外后后分別交交兩辦機機要秘書書拆封在在簽收和和拆封時時收發員員和機要要秘書均均需注意意檢查封封口和郵郵戳對開開口和郵郵票撕毀毀函件應應查明原原因對密密件開口口和國外外信函郵郵票被撕撕應拒絕絕簽收對上級機要要部門

10、發發來的文文件要進進行信封封文件文文號機要要編號的的四對口口核定如如果其中中一項不不對口應應立即報報告上級級機要部部門并登登記差錯錯文件的的文號第五條 公公文的編編號保管管兩辦機要秘秘書對上上級來文文拆封后后應及時時附上文文件處理理傳閱單單并分類類登記編編號保管管須由工工廠承辦辦或歸檔檔的廠領領導親啟啟文件廠廠領導啟啟封后也也應分別別交兩辦辦辦理正正常手續續本廠外出人人員開會會帶回的的文件及及資料應應及時分分別送交交兩辦機機要秘書書進行登登記編號號保管不不得個人人保存第六條 公公文的閱閱批與分分轉凡正式文件件均需分分別由兩兩辦主任任或副主主任根據據文件內內容和性性質閱簽簽后由機機要秘書書分送承

11、承辦部門門閱辦重重要文件件應呈送送廠領導導或分管管領導親親自閱批批后分送送承辦部部門閱辦辦為避免免文件積積壓誤事事一般應應在當天天閱簽完完緊急文文件要月月即辦一般函電單單據等分分別由兩兩辦機要要秘書直直接分轉轉處理如如涉及幾幾個單位位會辦的的文件應應同主辦辦單位聯聯系后再再分轉處處理為加速文件件運轉機機要秘書書應在當當天或第第二天將將文件送送到廠領領導和承承辦部門門如關系系到兩個個以上業業務部門門應按批批示次序序依次傳傳閱最遲遲不得超超過天特特殊情況況例外第七條 文文件的傳傳閱與催催辦傳閱文件應應嚴格遵遵守傳閱閱范圍和和保密規規定不得得將有密密級的文文件帶回回家宿舍舍或公共共場所也也不得將將文

12、件轉轉借其他他人閱看看對尚未未傳達的的文件不不得向外外泄露內內容閱讀文件應應抓緊時時間當天天閱完后后應在下下班前將將文件交交機要室室閱批文文件一般般不得超超過天閱閱后應簽簽名以示示負責如如有領導導批示擬擬辦意見見兩辦應應責成有有關部門門和人員員按文件件所提要要求和領領導批示示辦理有有關事宜宜閱文時不得得抄錄全全文不得得任意取取走文件件夾內任任何文件件及附件件如確系系工作需需要要辦辦理借閱閱手續以以防止丟丟失泄密密文件閱完后后應送交交兩辦機機要秘書書切忌橫橫傳兩辦機要秘秘書對文文件負有有催辦檢檢查督促促的責任任承辦部部門接到到文件函函電應立立即指定定專人辦辦理不得得將文件件壓放分分散如需需備查應

13、應按照有有關保密密規定并并征得兩兩辦同意意后予以以復印或或摘抄原原件應及及時歸檔檔周轉按照閱文范范圍離退退休干部部一般由由有關部部門定期期組織學學習有關關文件或或由兩辦辦機要室室通知到到機要室室閱文（三）發文文的管理理第八條 發發文的規規定全廠上報下下發正式式文件的的權力集集中于廠廠部各群群眾團體體和部門門一律不不得自行行向上向向下發送送正式文文件各群眾團體體部門需需要向上上反映匯匯報重要要情況或或向下安安排布置置重要工工作要求求發文應應向廠部部提出發發文申請請并將文文件底稿稿交廠辦辦審核廠廠部同意意發文則則由廠辦辦按機構構設置與與業務分分工統一一歸口以以廠字發發文對全廠影響響較大涉涉及兩個個

14、以上廠廠領導分分管范圍圍的文件件須由廠廠長批準準簽發其其余文件件均由分分管廠領領導批準準簽發第九條 發發文的范范圍凡是以廠部部名義發發出的文文件通告告決定決決議請示示報告編編寫的會會議紀要要和會議議簡報均均屬發文文范圍廠部下發文文件主要要用于公布全廠規規章制度度轉發上級文文件或根根據上級級文件精精神制訂訂的工廠廠文件公布工廠體體制機構構變動或或干部任任免事項項公布全廠性性的重大大生產技技術經營營管理政政治工作作生活福福利等工工作的決決定發布有關獎獎懲決定定和通報報其他有關全全廠的重重大事項項上行文外發發文主要要用于對上級機關關呈報工工作計劃劃請示報報告處理理決定同兄弟單位位聯系有有關工廠廠重大

15、生生產技術術人事勞勞資物資資供應科科研基建建經營管管理等事事宜在工廠日常常生產技技術經營營管理中中有關圖圖紙技術術文件工工藝修改改審批工工作安排排部署傳傳達上級級指示等等事項應應按有關關制度辦辦理經分分管廠領領導批準準后由主主管業務務科室書書面或口口頭通知知執行一一般不用用廠部文文件發布布凡各業務科科室如開開專題會會議所作作的決定定一般都都不應發發文不備備查考可可以科室室名義用用工作簡簡訊發會會議紀要要各業務科室室與外單單位發生生的一般般業務聯聯系可用用各科室室的名義義對外發發函應各各自編號號備查不不用廠部部名義發發文（四）發文文程序與與要求第十條 發發文程序序規定各單位需要要發文應應事先向向

16、廠部提提出申請請廠部同意發發文時主主辦單位位應以國國家法令令上級指指示或工工作實際際需要草草擬文件件初稿表23-66表格管管理登記記表申請單位申請年月日日表格名稱表格編號表格用途備考草擬文稿必必須從全全廠角度度出發做做到情況況確實觀觀點鮮明明條理清清楚層次次分明文文字簡練練標點符符號正確確書寫工工整嚴禁禁使用鉛鉛筆圓珠珠筆紅墨墨水和彩彩筆書寫寫文稿擬就后后擬稿人人應填附附發文稿稿紙首頁頁詳細寫寫明文件件標題發發送范圍圍印刷份份數擬稿稿單位與與擬稿人人并簽名名蓋章標標定日期期和密級級廠辦應根據據廠部的的要求和和上級有有關指示示精神有有關文件件規定對對文稿進進行審查查和修改改對涂改改不清文文字錯漏

17、漏嚴重內內容不妥妥格式不不符的文文稿應退退回擬稿稿單位重重新擬稿稿經廠辦審查查修改后后的文稿稿送部門門主管領領導核稿稿對文稿稿內容質質量負責責對審核時修修改較多多有礙打打印和存存檔的文文稿應由由擬稿部部門重新新謄寫清清楚需經會簽的的文稿應應在交付付打印前前送會簽簽部門會會簽文稿稿審核會會簽后按按批準權權限的規規定呈送送廠部領領導審定定批準簽簽發經領導批準準簽發后后的文稿稿交廠辦辦機要秘秘書統一一編號送送打字室室打印文件打印清清樣應由由擬稿人人校對校校對人員員應在發發文稿上上簽名文件打字后后由廠辦辦派專人人按數印印刷再由由兩辦機機要秘書書分發并并檢查落落實情況況對印刷刷質量不不好的文文件機要要秘

18、書應應拒絕蓋蓋印分發發（五）文件件的借閱閱和清退退第十一條 各部門門有關工工作人員員因工作作需要借借閱一般般文件需需經本部部門負責責人簽寫寫便條對對有密級級的文件件須兩辦辦主任同同意后方方可借閱閱第十二條 借閱文文件應嚴嚴格履行行借閱登登記手續續就地閱閱看按時時歸還任任何人不不得將文文件帶走走或全文文抄錄不不允許拆拆卷和在在文件上上勾畫等等第十三條 兩辦機機要秘書書對承辦辦的公文文應抓緊緊催辦應應定期對對事情已已經辦妥妥的本廠廠文件和和上級要要求限期期清退的的文件進進行收繳繳清退工工作一般般為月底底一小清清季末一一中清年年終一總總清如發發現文件件丟失必必須及時時查明原原因和責責任者并并如實向向

19、領導報報告第十四條 各部門門應指定定一位責責任心強強的同志志負責文文件收交交保管保保密催辦檢查查工作（六）文件件的立卷卷與歸檔檔第十五條 文件的的歸檔范范圍1、凡下列列文件統統一分別別由兩辦辦負責歸歸檔上級機關來來文包括括上級對對工廠報報告申請請的批復復廠部發出的的報告指指示決定定決議通通報紀要要重要通通知工作作總結領領導發言言和生產產經營工工作的各各類計劃劃統計季季度年度度報表等等廠長辦公室室廠務會會工廠管管理委員員會中層層干部會會以及各各種專業業例會記記錄廠一級組織織召開的的代表大大會所形形成的報報告總結結決議發發言簡報報會議記記錄等有保存價值值的人民民來信來來訪記錄錄及處理理結果參加上級

20、召召開的各各種會議議帶回的的文件資資料及本本廠在會會上匯報報發言材材料等上級機關領領導同志志來廠檢檢查視察察工作的的報告指指示記錄錄以及本本廠向上上級進行行匯報的的提綱和和材料反映本廠生生產經營營活動先先進人物物事跡及及廠領導導工作等等的音像像攝制品品工廠日志和和大事記記工廠向上級級請示批批復的文文件及上上報的有有關材料料2、業務科科室各群群眾團體體日常工工作中形形成的活活動資料料由各業業務科室室群眾團團體負責責立卷歸歸檔第十六條 立卷要要求文件立卷應應按照內內容名稱稱作者時時間順序序分門別別類地進進行整理理歸檔立卷時要求求把文件件的批復復正本底底稿主件件附件收收集齊全全保持文文件材料料的完整

21、整性要堅持平時時立卷與與年終立立卷歸檔檔相結合合的原則則重要工工作重要要會議形形成的文文件材料料要及時時立卷歸歸檔上年度形成成的文件件材料要要求在下下年度月月份以前前整理完完月份正正式向檔檔案館室室移交清清單一式式兩份接接交單位位各留存存一份備備查（七）文件件的銷毀毀第十七條 對于多多余重復復過時和和無保存存價值的的文件廠廠辦機要要室應定定期清理理造冊并并按上級級有關規規定辦理理申請銷銷毀手續續第十八條 經審核核同意銷銷毀的文文件應派派專車分分別由廠廠辦機要要秘書和和正副主主任護送送到上級級機關指指定的紙紙廠監視視銷毀五.公司文文書管理理制度(一)總則則第一條 為為確保文文書事務務正常順順利進

22、行行促進與與提高組組織管理理工作的的效率特特制定本本制度第二條 所所謂文書書是指業業務工作作上往來來公文報報告會議議決議規規定合同同書專利利許可證證書電報報各種賬賬簿圖表表參考書書等一切切業務用用書與公公文第三條 全全部文書書歸公司司所有并并收藏任任何個人人不得私私自占有有第四條 必必須嚴格格保守文文書的機機密第五條 文文書按下下列要點點處置或或辦理凡重要事宜宜的指示示請示匯匯報報告告傳達答答復等等等一律以以文書的的形式進進行所有有文書的的處置都都必須以以準確與與迅速為為原則必必須明確確責任即使在緊急急狀況下下以口頭頭或電話話形式處處置的事事項事后后也必須須以文書書形式記錄下下來第六條 文文書

23、的管管理原則則規定如如下:文書的收發發領取與與寄送原原則上由由總公司司總務部部負責分公司或分分支機構構的文書書管理另另有文書書管理細細則做出出規定(二)文書書的收發發第七條到達達文書全全部由文文書主管管部門接接收并按按下列要要點處置置一般文書予予以啟封封分送各各部門私人文書不不必開啟啟直接送送收信人人分送各部門門的文書書若有差差錯必須須立即退退回總務務部(三)文書書的處理理第八條 文文書按機機密程度度可分為為以下幾幾類:絕密指極為為重要并并且不得得向無關關人員泄泄漏內容容的文書書秘密指次重重要并且且所涉及及內容不不能向公公司內外外無關人人員透露露的文書書表表格登記記單圖表名稱聯數填制單位移送單

24、位功能內容性質印制日期數量表格編號每月用量產品經理室自存生管部產品說明產品說明規格訂定各產品工程分析表工程分析工程標準品檢標準品檢組品檢標準品檢標準領退料單領料人自存會計生管領料憑證領退料名稱數量憑證原物料庫存卡倉庫物料管理原物料耗用狀況賬卡耗用月報表自存會計生管對賬控制原物料耗用狀況月報庫存月報表原物料庫存記錄制造通知單生管自存業務生產部派工用制造說明原物料說明明發工用生產進度表生產進度生產狀況表自存程序控制用用細步進度產量控制工作表完工報告單單自存經理室計算成本原物料工時品質記錄錄每批報告品檢日報表品管自存生管品檢狀況各批品檢狀況日報品檢記錄表自存工作表3、機密：指不宜宜向公司司以外人人員

25、透露露內容的的文書普通：指非非機密文文書如果果附有其其他調查查問卷之之類的重重要東西西則另當當別論傳閱：指在在本公司司內部傳傳閱或傳傳達的文文書第九條 普普通文書書的處理理原則如如下由部門經理理以上級級別的主主管負責責對文書書進行審審閱回答答批辦以以及其他他必要的的處理或或者由其其指定下下屬對文文書進行行具體處處理如果遇到重重要或異異常事項項必須及及時與上上一級主主管取得得聯系按按上級指指示辦理理各種有關聯聯的事項項必須與與各部門門商議后后方能予予以處置置第十條 機機密文書書的處理理原則如如下機密文書原原則上由由責任者者或當事事者自行行處理指名或親啟啟文書原原則上應應在封面面上注明明文書所所涉

26、及事事項的要要點和發發文者姓姓名并由由發文者者封緘到達的指名名或親啟啟文書原原則上由由信封上上所指名名的人開開啟其他他人不得得擅自啟啟封如果果某主管管在職務務上有權權替代來來件所指指名者不不受本條條規定的的約束第十一條 文書的的閱覽原原則如下下某文書被閱閱覽后閱閱覽者必必須簽字字表示已已經閱覽覽完畢如如有必要要可在文文書的空空白處填填寫閱覽覽后的意意見并轉轉給或交交還文書書的主管管有必要在各各部門傳傳閱的文文書必須須附上傳傳閱登記記簿按傳傳閱登記記簿規定定欄目填填寫并最最終交還還文書主主管第十二條 與各部部門有關關的文書書在處理理意見上上如果存存在分歧歧則由文文書的主主管部門門出面進進行協商商

27、如果不不能協商商一致上上報或請請示上級級領導由由上級裁裁決(四)請示示審批第十三條 請示審審批是公公司經營營的一項項重要程程序凡公公司經營營重要事事項都必必須經請請示獲得得董事會會總裁和和常務董董事審查查裁決和和公文批批復之后后方能實實行第十四條 須請示示審批事事項如下下職務及重要要人事安安排各種制度性性規定的的變更重要契約的的締結解解除與變變更訴訟行為與政府機構構有關的的各種重重要的請請示回執執申請等等等土地建筑物物以及事事務所權權利的購購買與轉轉讓大額饋贈謝謝禮以及及宣傳廣廣告費用用的開支支分支機構的的增減與與升降預算與決算算事宜借款與貸款款以及借借貸銀行行的開設設與變更更重要或高額額物品

28、的的采購不不急用或或不需要要物品的的轉讓或或廉價出出售定期或不定定期刊物物發刊修修改與廢廢除以及及費用開開支的修修訂有關公司經經營的重重要計劃劃與企劃劃其他上述未未涉及的的重要事事項第十五條 請示審審批者為為分公司司經理以以及以此此為標準準確定的的主管第十六條 對請示示審批的的提案文文書必須須進行仔仔細斟酌酌以便能能順利實實施第十七條 請示審審批的事事項必須須以提案案文書的的方式經經主管呈呈交總部部如果事事情緊急急允許直直接以非非文書形形式請示示但事后后必須盡盡快撰寫寫請示提提案文書書上報第十八條 請示提提案文書書的內容容包括標標題正文文理由說說明和附附錄提案案文書應應一式多多份分送送有關部部

29、門如業業務部門門出版部部門總務務部門和和財務部部門等等等第十九條 請示提提案文書書必須編編號注明明起草者者或請示示者所屬屬分支機機構及部部門并簽簽名蓋章章第二十條 請示審審批內容容一旦被被上級認認可并做做出決定定則以請請示提案案書副本本替代批批復返回回并請示示部門予予以執行行第二十一條條 請示提提案原本本由總務務部保管管(五)文書書的制作作第二十二條條 文書制制度要領領如下文書必須簡簡明扼要要一事一一議語言言措辭力力求準確確規范起草文書的的理由包包括起因因以及中中間交涉涉過程加加以證明明必須做做出交代代必要時時附上相相關資料料與文件件必須明確起起草文書書的責任任者并署署上請示示審批提提案者姓姓

30、名對請請示提案案文書進進行修改改時修改改者必須須認真審審閱原件件修改后后必須署署名第二十三條條 文書的的起草必必須征得得主管同同意并且且在主管管有了明明確的決決定之后后進行文文書起草草只是一一個文書書化的過過程與結結果文書書的草案案必須予予以保存存第二十四條條 重要文文書必須須經過公公證并且且在正式式文書形形成前掌掌握并附附上具有有價值的的證據或或證明文文件第二十五條條 文書的的署名按按下列規規定進行行公司內文書書如果是是一般往往來文書書只需主主管署名名如果是是單純的的上報文文書或者者不涉及及各部門門且內容容不重要要的文書書只需部部門署名名如果是是重要文文書按責責任范圍圍由總裁裁副總裁裁常務董

31、董事署名名或者署署有關部部門的主主管姓名名與職務務對外文書如如合同書書責任狀狀政府許許可申請請書回執執公告等等重要文文書一律律署總裁裁職務與與姓名如如果是總總裁委托托事項可可由指名名責任者者署名上上列規定定以外的的文書也也可署分分公司或或分支機機構主管管的職務務與姓名名第二十六條條 文書的的蓋章按按下列要要點進行行在正本上必必須加蓋蓋文書署署名者的的印章副副本可以以加蓋署署名者或或所在部部門印章章如果文書署署名者不不在可加加蓋職務務或代理理者印章章并加蓋蓋具體執執行者印印章替代代但在這這種情況況下文書書存檔前前必須加加蓋署名名者印章章以部門或公公司名義義起草的的文書在在旁側加加蓋有關關責任者者

32、印章第二十七條條 總裁與與公司印印章按下下列原則則使用在有必要加加蓋總裁裁公司印印章時必必須填寫寫委托申申請書經經所屬部部門主管管認可并并且加蓋蓋印章之之后向總總務部門門提出總務部主管管經審核核簽名蓋蓋章批準準申請如如有必要要則需請請示總裁裁在需要總裁裁簽字的的情況下下手續同同前經總務部批批準后去去印章保保管員處處加蓋公公司印章章一些帶有公公司字樣樣或總裁裁職務字字樣的印印章須經經主管同同意直接接向印章章保管員員申請加加蓋(六)文書書的發送送第二十八條條 一些需需要郵寄寄或專人人遞交的的文書按按下列要要點進行行發送必必要時還還須給文文秘室以以回復或或回執調調查報告告不受本本條規定定限制文書封面

33、必必須明確確寫清發發送或接接收單位位單位地地址以及及收件人人姓名并并且注明明快遞郵郵寄面呈呈或轉交交等字樣樣公司內部文文書原則則上不作作封緘第二十九條條 各部門門的郵寄寄文書必必須于發發送前在在發信登登記本與與郵資明明細賬上上做好登登記并填填寫表23-88表格請請印申請請單第一聯 請請印單位位存 第第二聯 存采購購單位 第三聯聯 存總務務部門請印單位表格名稱用途聯數及分送單位式 聯 第聯第2聯第3聯請印日期需要日期表格編號表格格式依舊格式式印刷品品 依附附樣印刷刷現有存量請印數量每月耗量使用年數需校對否需 否(七)文書書的整理理與保存存第三十條 文書按按內容進進行整理理后分為為兩類保保管一類類

34、是尚未未完結的的文書另另一類是是可以歸歸檔的文文書第三十一條條 全部完完結的文文書分別別按所屬屬部門文文件機密密程度整整理編號號和保存存年限進進行整理理與編輯輯并在文文書保存存簿上做做好登記記歸檔保保存第三十二條條 制度規規定不動動產權利利書合同同書往來來公文與與特許專專利等特特別重要要的文書書由總務務部填寫寫重要文文書目錄錄后予以以保存第三十三條條 分公司司或分支支機構的的文書分分為兩類類一類是是特別重重要的文文書直接接歸主管管保存另另一類是是一般的的文書留留存各部部門保管管第三十四條條 文書的的保存年年限如下下永久保存文文書包括括章程股股東大會會及董事事會議事事記錄重重要的制制度性規規定重

35、要要的契約約書協議議書登記記注冊文文書股票票關系書書類重要要的訴訟訟關系文文書重要要的政府府許可證證書有關關公司歷歷史的文文書決算算書和其其他重要要的文書書保存十年文文書包括括請求審審批提案案文書人人事任命命文書獎獎金工資資與津貼貼有關文文書財務務會計賬賬簿傳票票與會計計分析報報表以及及永久保保存以外外的重要要文書保存五年文文書指不不需要保保存十年年的次重重要文書書保存一年文文書指無無關緊要要或者臨臨時性文文書如果果是調查查報告原原件則由由所在部部門主管管負責確確定保存存年限第三十五條條 全部重重要的機機密文書書一律存存放在保保險柜或或帶鎖的的文件柜柜中第三十六條條保存期期滿以及及沒必要要繼續

36、保保存的經經主管決決定填寫寫廢除理理由和日日期之后后予以銷銷毀機要要文書一一律以焚焚燒的方方式銷毀毀第三十七條條 如果職職務或部部門劃分分發生變變更或者者做出調調整則必必須在有有關登記記簿上注注明變更更與調整整的理由由以及變變更與調調整后的的結果第三十八條條 必須做做好重要要文件的的借閱登登記工作作并注明明歸還日日期一切切借閱都都必須出出具借閱閱證第三十九條條 在制度度難以執執行時須須與總務務部聯系系由文書書主管做做出裁定定第四十條 本制度度自頒布布之日起起實施六.公司文文書制作作制度第一條 適適應范圍圍凡公司內的的公務文文件除有有特殊規規定外一一律依照照本制度度制作發往公司以以外的文文件除有

37、有特殊規規定外也也適用本本制度第二條 名名義公務文件的的往來以以各部門門經理的的名義簽簽署有些些簡單事事項的文文件應以以部門的的名義簽簽署第三條 呈呈交公司司經理的的文件凡需呈遞公公司經理理文件須須逐級上上報各級級主管須須在調查查核實的的基礎上上寫出意意見注明明需呈報報經理的的理由然然后上報報若不需需呈報則則在該文文書右上上方空白白處注明明公司部部門的名名稱文號號年月日日第四條 文文書格式式公務文件應應使用楷楷書盡可可能簡單單準確陳述理由和和經過時時若正文文繁復則則將此部部分內容容作為附附件記在在另外的的文件上上第五條 文文件編碼碼文件上應有有制發單單位規定定的號碼碼還應標標明與此此份文件件有

38、關的的關鍵詞詞及復文文文件的的號碼和和年月日日以便處處理第六條 書書寫格式式通常在第一一行寫文文號第二二行寫文文件內容容的標題題另起一一行寫制制發年月月日制發發者名稱稱再一行行寫明收收文件人人的姓名名然后再再寫文件件內容在屬于提復復審報的的情況下下通常采采取在文文件末尾尾處用后后記的形形式證明明在文件件末尾隔隔一行處處寫下復復審件的的號碼必必要事項項年月日日及復審審者姓名名由經理發出出的指令令性文件件上應有有各收件件單位的的名稱必必要時要要寫上號號碼和年年月日第七條 簽簽署應用用文件制發者者及收件件者應注注明職務務根據情情況只署署姓名在在文件制制發者個個人或單單位的下下方蓋上上制發者者個人或或

39、制發單單位的印印章作為為文件處處理的依依據但同同時發往往多個單單位的文文件如通通知等為為了簡便便多采用用印制好好的印刷刷品此時時簽名或或蓋印可可省略第八條 封封簽上的的記錄文件信封上上的記錄錄依照以以下各條條進行在用于普通通文件的的信封上上要寫明明送達單單位的名名稱同時時在左側側寫上是是否加急急掛號等等并在其其下寫上上發文號號碼信封封背面寫寫發文單單位秘密文件的的信封上上除要在在正面的的左側寫寫上秘外外其他參參照第一一項必須由收文文者親自自開啟的的文件信信封上要要寫姓名名并在左左側寫上上親啟字字樣機密文件要要用二層層信封內內封上寫寫文件標標題外封封上的標標志參照照以上各各條在左左側寫明明秘的字

40、字樣文件內特別別需要保保密的或或有其他他重要內內容的在在信封上上要標明明秘的字字樣本條第一項項中所列列內容除除有關機機密的外外簡易的的文件可可依照第第二條進進行只要要在封面面左下角角用小號號字印上上單位名名即可第九條 文文件用紙紙文件所用紙紙張另行行規定略略第十條 墨墨水文件原則上上應用黑黑色墨水水書寫在在使用墨墨水時要要選用性性能較好好的紙張張文字應應清晰可可辨第十一條 文件種種類的區區分部門經理發發文應根根據文件件的不同同作用按按以下原原則區別別使用不不同文種種提案，不僅僅僅是發發出的指指令而且且希望將將其意見見進行廣廣泛討論論承認就有關關事務進進行認定定表23-9定期期報表發發送記錄錄類

41、別：財務務會計報表名稱類別報告提出日日期份數呈送單位日報月報年報1、現金收收支表隔日或翌月月日1副總經理2、營業報報告表隔月初日2自存副總經理3、損益表表隔月自存副總經理總經理4、資產負負債表5、6、7、8、請求所報內內容等候候裁定報告關于指指示的答答復性匯匯報申請請求對對自己或或有關事事項處理理的許可可和承認認也可用用于單方方面提出出申請第十二條 指示類類文件的的區別公司總經理理及各部部門經理理對下屬屬發布的的文件按按下列要要求區別別使用指示對申請請請示及及要求的的答復傳達有關事事務上的的指令第十三條 電文依靠電信傳傳達的文文件要求求特別簡簡明避免免使用容容易誤解解的文字字并省略略敬語以以使

42、電文文簡短電電報通常常在結尾尾處注明明發電單單位的代代號重要要的電信信文書在在發出電電報的同同時還應應將有關關材料以以書寫或或印刷的的方式送送交發件件人第十四條 本制度度自頒布布之日起起實施七.公司文文書收發發制度第一條 范范圍本公司文件件本公司司及其事事務所之之間的書書信文件件傳票小小包裹等等以及公公司外文文件的收收發分發發等均按按本制度度執行第二條 統統管部門門文書的收發發分布等等事務由由本公司司及各事事務所的的總務部部統一管管理第三條 部部門文書書責任者者在部處室中中設文書書負責人人負責本本部門內內文件的的分發保保管等工工作第四條 文文書的收收受對公司外來來文書的的接收由由總務部部收件室

43、室負責第五條 收收文的處處理收文中除親親啟信函函掛號信信傳遞證證明外其其余一般般信函應應全部拆拆封拆封封后以件件為單位位將收文文印章蓋蓋在文件件上方空空白處將將信封附附上用別別針別在在一起收件室將全全部收文文的收受受日期發發文單位位發文者者姓名文文件標題題內容概概要分發發地點等等項目登登在收文文簿上并并將文件件及收文文簿一并并交給總總務部經經銷第六條 審審核以及及分發批批示總務部經理理在對文文件及收收文簿加加以審核核后對收收件室做做出分發發批示當當總務部部經理外外出時如如有事務務急需處處理可由由副經理理代理承承擔上述述工作第七條 分分發收件室將收收文簿及及文件分分發各部部門各部部門的文文書負責

44、責人應該該在收文文簿上蓋蓋印簽收收第八條 處處部門內內部文書書處理文書負責人人在收到到文件上上加蓋傳傳閱印并并遞交有有關部門門有關部門經經理閱文文后對文文書負責責人做出出分發傳傳閱的批批示文書書負責人人據此分分發文件件給有關關工作人人員在文書承辦辦量分發發量較大大的部門門可設文文書整理理簿并據據此處理理文件第九條 發發送文書的發送送全部由由總務部部收件室室負責在在特殊必必要時亦亦可由適適當的業業務部辦理第十條 部部門內總總發送文文書的處處理文書發送者者在信封封上寫清清收件人人地點姓姓名并注注明是否否采用掛掛號快遞遞等方式式文書負責人人將本部部門文件件分類別別請示發發送第十一條 發送的的處理總務

45、部發件件室將各各部處室室交來的的所發文文的發文文日期發發送地點點發文者者名稱全全名內容容等項目目登記在在發文簿簿上貼好好郵票投投遞出去去第十二條 投遞文件投遞通通常一天天三次按按以下時時間投出出：第一次上午午十點第二次下午午三點第三次下午午五點遇有緊急投投遞的文文書可不不受上述述時間限限制第十三條 郵票的的收付保保管郵票購入付付出保管管等情況況應登記記在郵票票收付保保管明細細表并在在年末計計算出余余額與現現存郵票票數量加加以核對對第十四條 公司內內部的定定期專遞遞不利用國家家郵政而而是通過過公司內內部定期期專遞發發送的信信函文書書傳票小小包裹錢錢款以及及其他物物品的收收集和遞遞送可依依照本制制

46、度的有有關規定定辦理對本公司及及各事務務所之間間的定期期專遞的的管理由由各事務務所總務務室負責責第十五條 定期專專遞收發發文簿的的制作在發送定期期專遞時時各部門門應在定定期專遞遞收文簿簿上登記記其內容容一式二二頁副頁頁留存正正頁與發發送物品品同時放放入定期期專遞箱箱定期專專遞收發發文簿作作為發文文單位記記錄可代代替發文文簿每天天進行整整理清點點對于收收文部門門定期專專遞收發發文簿可可代替收收文簿每每天進行行整理清清點八.公司文文書處理理制度(一)總則則第一條 范范圍本公司文書書處理均均按本制制度執行行在特殊殊情況下下的應急急處理事事后也須須按本制制度補齊齊有關手手續第二條 定定義本制度所指指文

47、書包包括以下下內容:高層決策文文書以及及基層下下達的文文件部門會議文文書與轉轉閱文件件合同書證券券證書和和勞動協協議書志愿書違約約收文往往來公文文專利證證明和注注冊登記記文書收支預算與與決算書書賬本票票據憑證證各種明明細表各各種規定定與計劃劃書往來書信電電報任命命書意見見書各種報告各各種統計計表其中與項文文書的處處理原則則上按會會議決定定處理第三條 類類別劃分分上述文書按按機密程程度可劃劃分為以以下幾類類:機密文書絕密秘密保密普通文書即即機密文文書以外外的文書書其他文書如如公開發發行的書書籍雜志志報紙以以及調查查資料類類的印刷刷品或復復印謄寫寫物品的的第四條 適適用原則則表23-110表格格使

48、用狀狀況調查查表送： 送出出單位表格管制單單位日期年 月 日名稱如為新新表請簡簡要解釋釋表號如為新新表免填填作用此表之之其他部部門表格內容有關事項此表目的及及用途是否送出廠廠外？是 否能否用透明明窗信封封？是 否對現行程序序的影響響說明改改變或增增加之處處資料來自何何處的注注出表號號資料送往何何處注出出表號此表設計將將影響其其他何表表 有何何其他表表需重加加設計 與何何表同時時參以使使用可以取代何何種表注注出表號號何表作廢注注出表號號現有廢表之之處理銷毀 新表表未使用用前仍繼繼續使用用 通知已已領出者者使用完完為止其他處辦理理填寫用鉛筆鋼筆復復寫打字字其他填寫方方式如系系機械注注明名稱及型式牌

49、牌特殊裝訂所所需級邊邊或印刷刷留紙邊邊使用情形在辦公室室內用 在工場場或庫房房使用 在室外外用復制方法油印其他方法領用情形其其他副本本數量每日 每周 每每月使用此表需需增添新新設備如如需要請請注明并并估計費費用是 否否副本送遞單位數副本送遞單單位名稱必需用之之單位保存時間月月年處理時間每每月日每月極少每一單位如如何填寫寫填寫日期及及編號等等等蓋圖記等等等（1）原234567規格需用量需印連續號號碼否請請說明是 否否裝訂成冊是 否否年量張 份 份期交交貨 月數數及數量量本 冊第一次用量量使用久暫永久 臨臨時(多久時時間)交貨日期特殊事項不不夠填寫寫時請用用背面簽章申請人 日期期 審審核人 日期

50、批準準人 日期期公司各部門門依據本本制度保保管與處處理本部部門有關關事務文文書(二)文書書的收發發第五條 收收發到達本公司司的文書書原則上上由總務務部或者者另行規規定的其其他部門門接受所所有文書書按下列列原則處處置或送送發普通文書全全部由接接受部門門開啟或或開封啟啟封時編編上文書書的收發發編號注注明收發發日期在在文書登登記簿上上作好登登記由接接受部門門的主管管或者由由指定的的文書保保管員送送交有關關部門有有關人員員文書當當事人必必須簽名名蓋章領領取文書書但是不不涉及特特別事項項的文書書可以簡簡化登記記手續絕密文書或或親啟文文書必須須直接送送交當事事者由文文書當事事者開封封與處 置第六條 制制度

51、時間間外的處處理值班人員能能夠判定定為是緊緊急重要要的文書書或者直直接寫給給公司高高層領導導的文書書應立即即通知秘秘書室主主任其他他次重要要文書只只需通知知收發室室的主任任并按其其指示處處理所有到達的的文書值值班人員員都必須須一一作作好登記記于此后后第一個個工作日日早晨轉轉交收發發室第七條 收收發決定定所有文書的的接受轉轉交登記記與領取取事宜都都必須由由收發室室主任做做出決定定與指示示第八條 設設立信使使在文書的接接受與處處理過程程中各部部門間經經常需要要相互傳傳遞文書書因此在在文書檔檔案室設設一名信信使來回回傳遞各各類文書書(三)文書書的處理理第九條 處處理原則則文書處理的的基本原原則是準準

52、確與及及時并且且明確文文書處理理的責任任者第十條 成成文原則則凡重要的往往來交涉涉都必須須形成文文書或形形成記錄錄即使情情況特殊殊也必須須事后追追憶形成成備忘錄錄第十一條 特例對那些并不不重要的的事項或或者通過過電話會會面等簡簡單形式式處理的的事項只只需要事事后將處處理結果果的要點點記錄下下來即可可第十二條 處理手手續領取文書的的部門按按下列規規定及時時予以處處理凡重要事項項或者異異常事項項應立即即向所在在部門主主管做出出報告并并逐級向向上請示示必要情情況下必必須與其其他部門門取得聯聯系等候候并按照照上級指指示處理理文書中中涉及的的有關事事項如果文書中中涉及的的事項與與其他部部門有關關必須在在

53、與其他他部門取取得聯系系后達成成一致意意見再行行事在具體處理理時如果果認為有有必要請請其他部部門做出出配合并并且其他他部門提提供配合合需要一一定的時時間在這這種情況況下應事事先征得得對方的的意見如果事情涉涉及兩個個以上的的部門并并且難以以判斷由由何部門門出面主主持時應應聽取其其他部門門的處理理意見第十三條 防止拖拖延文書檔案部部門有責責任督促促有關部部門處理理文書指指定的事事項以防防止文書書的處理理延遲或或停頓如如發生延延遲或停停頓現象象應立即即交文書書檔案部部門處理理第十四條 重要要文書的的保管機要或絕密密文書以以及其他他重要文文件必須須存放在在帶鎖的的檔案文文件柜中中予以嚴嚴格保管管文件柜

54、的存存放必須須選擇在在發生意意外時能能夠安全全迅速轉轉移出去去放在容容易發現現的醒目目位置(四)文書書的制作作第十五條 用紙的的規格制作文書的的用紙除除特殊情情況外原原則上采采用規格格第十六條 字句文書應以簡簡單明了了的文體體記述采采用標準準的簡體體漢字避避免使用用艱澀的的詞句第十七條 文體全部文書一一律采用用書面文文體第十八條 復印絕密文書未未經主管管認可不不得擅自自制作或或復印副副本在特特別有必必要的情情況下必必須注明明包括正正本在內內共復印印多少份份送往何何部門等等等第十九條 署名在文書發送送與轉交交時必須須按下列列要求署署名特殊殊情況或或有專項項指示的的情況除外代表公司名名義締結結的合

55、同同書往來來公文公公司公告告及向政政府機構構提交的的報告全全部署名名董事會會代表對外廣告及及宣傳采采用公司司名稱除此之外的的文書署署上相關關業務部部門名稱稱以及部部門經理理的職務務與姓名名不重要的文文書只需需署上經經辦人姓姓名(五)文書書整理第二十條 編寫符符號各種文書都都必須按按整理的的要求編編寫符號號表示文文書的類類別再按按符號編編輯數字字符號給給各文書書排序以以便于檢檢索第二十一條條 文書的的符號與與編號按按下列規規定使用用表示部門名名稱的符符號用部部門名稱稱的第一一個漢字字如制造造部門工工藝室用用制工表表示文書類別直直接用絕絕密密等等字樣表表示各種文書按按先后順順序用自自然數排排序編號

56、號同一文書或或同一名名稱的文文書追加加一組自自然數用用隔開如如制工密密編號按按年度更更新第二十二條條 填寫文文書登記記簿所有文書的的符號與與編號都都必須填填寫在文文書登記記簿上第二十三條條 整理文書處理完完結之后后按文書書的符號號與編號號進行編編輯整理理將大部部分沒有有必要查查詢與翻翻閱的歸歸為一類類進行另另一類需需要經常常查閱的的文書盡盡管文書書處理已已經結束束但文書書的效用用還沒有有終結仍仍需要單單獨整理理第二十四條條 保管文書整理后后大量不不重要的的文件直直接送總總務部門門保管其其他少量量的重要要文書在在一定的的期限內內由責任任部門妥妥善保管管(六)文書書的送發發與交接接第二十五條條 主

57、管部部門全部文書的的發送與與交接由由總務部部負責在在特殊情情況下公公司內文文書的送送發與交交接由相相應的部部門負責責第二十六條條 絕密與與親啟文文書絕密與親啟啟文書必必須加封封并在封封面上加加蓋轉交交郵寄與與面呈字字樣的印印章第二十七條條 轉交郵郵寄予面面呈送交的重要要文書必必須在封封面上加加蓋轉交交郵寄與與面呈字字樣印章章分別表表示可以以由專職職傳遞員員以外的的人員轉轉交或在在書信接接受者不不在的情情況下留留下文書書囑咐由由指定傳傳遞者當當面呈交交的文書書可以通通過郵寄寄傳遞的的文書必必須由指指定傳遞遞者當面面呈交的的文書第二十八條條 填寫送送發登記記簿所有送發文文書按轉轉交郵寄寄與面呈呈分

58、別填填寫送發發登記簿簿對于面面呈文書書還必須須在相應應的備注注欄目注注明送交交過程的的要點以以及領取取文書的的當事人人簽名蓋蓋章(七)文書書的存檔檔與廢除除第二十九條條 存檔由本公司總總部的行行政室按按文書的的整理符符號與編編號進行行編輯歸歸檔第三十條 編輯行政室按年年度把重重要的經經各部門門整理編編號的文文書進行行匯總分分編裝訂訂成冊存存入檔案案會計文文書則按按會計年年度編輯輯成冊一一些不太太重要的的文書不不必按文文書類別別編輯只只需按年年度匯集集成冊第三十一條條 分編標標準存檔文書按按部門以以文書的的符號獨獨立分編編成冊第三十二條條 保存期期限保存期限按按下列規規定確定定：永久保存凡凡屬于

59、規規則指令令決議訴訴訟重要要契約證證書統計計及會計計文書以以及員工工人事勞勞資文書書都歸為為永久保保存文書書保存十年類類似永久久保存文文件性質質沒有必必要永久久保存的的文書合合議書志志愿書違違約書往往來公文文復命書書報告書書和重要要往來信信函等等等可以保保存十年年保存五年保保存期從從編輯日日起算次次重要且且沒必要要保存十十年的文文書可保保存五年年第三十三條條 廢除保存期滿或或者在保保存期內內沒必要要繼續保保存的文文書應及及時予以以廢除或或銷毀廢廢除必須須經有關關部門合合議報總總裁認可可由文秘秘室執行行如果對廢除除沒有疑疑義應即即刻予以以廢除或或銷毀九.公司文文書收發發作業規規范第一條 主主管部

60、門門本公司所有有外來文文書都由由總務部部文秘室室統一接接受第二條 處處理方法法文秘室按下下列規定定處理所所到達的的文書把公司文書書與私人人文書區區分開來來由文秘室直直接開啟啟送達的的公司文文書并在在文書的的空白處處加蓋收收發印章章注明收收發日期期對于送達各各部門且且不能開開啟的估估計涉及及內容與與事項重重要的文文書以及及絕密文文書只需需在封面面上加蓋蓋文秘室室收發印印章注明明收發日日期收發發印章見見圖第三條 登登記凡符合下列列規定的的文書都都必須做做好登記記（文書接收收登記簿簿格式如如下表所所示）在一般文書書或送交交部門的的普通文文書中如如果判定定或者未未開啟也也能判斷斷是重要要的文書書或者夾