1、辦公自動化系統第9章情景導入OAS廠商走了之后，張總把李主任留了下來。張總問：“剛才這位老兄把OAS吹了個天花亂墜，你認為OAS真有這樣強大的功能嗎？”李主任想了想，說：“一個企業往往有許多不同的業務領域，不同的業務領域往往有不同的信息系統，不同業務領域中的信息系統有集成的趨勢。”“怎樣理解你的話呢？我越聽越糊涂了?！睆埧偛唤獾貑柕??！霸谠蹅兛柊褪瞎?，有庫存業務，有采購業務，有設備管理業務，有銷售業務，有財務業務等等，這些都是不同的業務領域。李主任解釋道?！安诲e，繼續說?！鼻榫皩搿白畛?，信息系統應用在庫存業務領域，應用在采購業務領域，應用在銷售業務領域，等等，這樣就出現了庫存管理信息系統

2、、采購管理信息系統、銷售管理信息系統，是這樣吧?！崩钪魅尾痪o不慢地說。“繼續說?！薄爱斶@些業務領域的信息系統集成在一起時，便成了一個成為ERP系統的集成系統。但是，仍然有一些業務沒有集成進來?！薄澳男I務呢？”張總關切地問?！袄?，企業中有許多公文，如何有效地管理這些公文呢？企業中有許多會議，如何有效地管理這些會議呢？企業中有許多文檔，這些文檔可能需要歸檔，也可能不需要歸檔，如何有效地管理這些文檔和有效地利用這些文檔呢？這些業務沒有包括在ERP系統中，只能包括在稱為OAS的系統中?！薄癘AS和ERP以后會集成起來嗎？”張總問道?！斑@是一個難題。現在許多專家都正在思考這個問題。我也不知道如何回答

3、這個問題?！崩钪魅我荒槦o奈地說。第一節 辦公自動化概述（一）辦公自動化定義 辦公自動化（Office Automation,簡稱OA ）是指將計算機技術、通訊技術、信息技術和軟科學等先進技術及設備運用于各類辦公人員的各種辦公活動中，從而實現辦公活動的科學化、自動化，最大限度提高工作質量、工作效率和改善工作環境。 （二）辦公自動化特點辦公自動化是當前國際上飛速發展的一門綜合多種技術的新型學科辦公自動化是一個人機信息系統辦公自動化將辦公信息實現了一體化處理辦公自動化的目標十分明確，是為了提高辦公效率和質量5第一節 辦公自動化概述第一節 辦公自動化概述（三）辦公自動化系統定義 辦公自動化系統（Off

4、ice Automation system,簡稱OAS ）是在OA基礎上發展形成的可以對日常行政工作的各種數據、音頻、視頻、圖形圖像、文檔等各種媒體數據進行處理的信息系統，該系統可以對組織中各層次的管理人員的日常溝通、工作協同、行為控制、信息和知識共享提供支持。 OAS的目標是提高組織的管理效率和水平。第一節 辦公自動化概述（四）辦公自動化系統的演變過程 OAS經歷了3個顯著的階段，即文檔型OAS階段，流程型OAS階段、知識型OAS階段。 文檔型OAS階段。 20世紀90年代初之前的OAS基本上都屬于這種階段的類型。從技術上看，這個階段是由傳統的計算機、傳真機、復印機等單機應用通過局域網絡連接

5、起來進入到辦公設備綜合運用的階段，也是計算機技術進入日常辦公領域的開始，這時大量的業務工作開始通過計算機完成。從管理上看，管理人員的思維模式和工作方式開始發生了變化，通過局域網連接的計算機開始成為了管理人員的工作手段。這時，許多人認為辦公自動化的目的是實現無紙化辦公。第一節 辦公自動化概述（四）辦公自動化系統的演變過程 流程型OAS階段。一般地，流程型OAS階段的時間范圍是20世紀90年代初至21世紀初。從技術方面來看，工作流引擎是整個OAS的基礎，Internet、多媒體技術、大型協同平臺在OAS領域中得到廣泛的一個月。從傳遞信息方面來看，OAS處理的信息已從單純的業務數據、文檔數據向音頻、

6、視頻、圖形、圖像等多媒體數據發展。從管理層面來看，OAS關注的目標已經從個體向組織轉變，OAS提供的功能已從簡單的文檔電子化、文檔共享向公文流轉、流程審批、文檔管理、會議管理、制度管理、新聞發布等功能轉變。從信息系統角度來看，許多管理領域中的信息系統已經成熟，領域信息系統與OAS之間的分離和集成成為了一個關注熱點。第一節 辦公自動化概述（四）辦公自動化系統的演變過程 知識型OAS階段。在這一階段，OAS以知識管理為指導思想，以協同工作為工作方式，以門戶為技術手段，整合組織內的信息和資源，支持員工的創造性工作。從技術層次來看，該階段重視以信息技術、Internet網絡技術為基礎的門戶技術、協同技

7、術、知識管理技術和數據挖掘技術管理領域的深入應用。從管理層次來看，該階段更加注重組織的學習功能，更加關注解決諸如如何向專家學習、如何積累獲取更多的知識等問題。從本質上來看，只有到了知識型OAS階段，組織中管理人員的日程溝通、工作協同、行為控制、信息和知識共享等工作才能得到真正的實現，組織中員工也才可以從工作中不斷學習和提高，組織的整體素質、創新能力和競爭能力才能有效地實現。第二節 OAS的基本功能（一）OAS基本功能架構OAS的功能日常業務功能信息知識功能輔助功能個人辦公電郵管理辦公助手公文流轉會議管理信息系統門戶文檔管理目錄管理信息發布和管理電子刊物知識中心電子論壇學習園地下載中心常用語管理

8、個性化設置熱點鏈接其他功能第二節 OAS的基本功能（二）日常業務功能日常業務功能是指組織中非主導的輔助業務，但是也是組織中每天不可缺少的業務?？砂讶粘I務功能分為6大類：個人辦公電郵管理辦公助手公文流轉會議管理信息門戶第二節 OAS的基本功能（三）信息知識功能OAS中的信息知識功能體現出組織的學習特征、知識特征和文化特征，是組織中的信息和知識資源進行全面管理的手段，也是體現組織核心能力的一個重要因素。文檔管理信息發布和管理電子刊物知識中心電子論壇學習園地下載中心服務管理第二節 OAS的基本功能（四）輔助功能輔助功能主要是指輔助組織中的工作人員更好地使用OAS和更好地工作的功能，這些功能主要包括

9、：常用語管理個性化設置熱點鏈接其他功能網絡協同辦公的初始界面系統初始界面,列出今天所有相關的通知、郵件、任務、工作流. 即時通訊面板顯示所有機構用戶，同時顯示用戶的考勤情況。網絡協同辦公的內部郵件郵件收件箱，類似Outlook的操作方式。網絡協同辦公的群發功能郵件/內部消息都支持群發功能，你可以把一封郵件或一條信息一次性快速地發給一個部門或幾個部門，甚至是整個集團, 消息會自動在計算機右下腳彈出。網絡協同辦公的消息平臺底層擁有強大的消息平臺，新郵件/新短信/新通知/新工作流/新工作任務/請假申請等都會在第一時間以消息的形式發送到您的電腦。網絡協同辦公的多級部門模式支持任意多級的部門，可以滿足大

10、集團/分公司模式需要，也支持系統初始化時人員帳號的Excel 文件導入 。網絡協同辦公的組織結構圖內置的組織結構圖,便于領導快速的查詢部門和員工的實時狀態 。網絡協同辦公的考勤/工作日志記錄考勤，工作日志，工時，請假記錄等信息。網絡協同辦公的考勤/工作日志考勤的圖表統計網絡協同辦公的工時統計工時統計模塊可以以圖形的模式統計一個時間段內各個項目花費的工時情況網絡協同辦公的工作任務工作任務管理，可以管理和監控員工的工作任務情況和進度。網絡協同辦公的工作動態工作動態把員工的登錄日志，工作日志，工作任務，工作流集中到一個模塊查詢，方便領導對下屬的工作監控。網絡協同辦公的個人資料庫獨創網絡版本的個人資料

11、管理,可以管理個人的任何資料/文檔,有強大的全文搜索功能,同時設置共享區，方便員工之間的資料交流 。網絡協同辦公的網絡硬盤網絡硬盤，可以上傳和下載文件，也可以共享給同事。網絡協同辦公的文檔中心文檔中心可以支持任意多級目錄，可以設置目錄的查看和管理權限。網絡協同辦公的項目管理項目管理和工作任務緊密結合，高效的管理和監督項目的進展情況。網絡協同辦公的人事檔案管理管理員工的人事檔案。網絡協同辦公的車輛管理車輛管理記錄車輛的基本信息、用車申請和審批。網絡協同辦公的客戶管理客戶管理支持多級分組，支持Excel導入，支持群發手機短信和郵件功能。網絡協同辦公的物品管理可以管理辦公用品、各種設備、工器具等。網

12、絡協同辦公工作流圖形監控每個工作流內置圖形監控功能，可以快速查看到各個流程環節的單據處理情況。網絡協同辦公工作流的待辦工作系統會列出所有要處理的待辦工作,雙擊就可以進行處理工作流的工作處理(Word模式)處理工作流時簡單快捷，只要填寫工作流定義好的數據項，再提交到下一員工處理。網絡協同辦公工作流的表單打印工作流的打印所見即所得，無需再開發報表打印模塊。網絡協同辦公工作流的流程定義工作流的流程的定義靈活方便,可以定義固化的流程也可以定義成自由流程,每個流程可以實現表單的會簽和操作不同數據項的定義網絡協同辦公Word文檔電子印章word文檔中可以插入單位的電子印章,系統提供專門制作印章的工具網絡協同辦公Word文檔文字套紅Word文檔全屏批注簽名網絡協同辦公的即時消息類似MSN的即時消息，支持貼圖和表情和多人同時交流的功能。穿透內網和支持目錄的文件傳輸文件傳輸支持目錄的傳輸，支持任意網絡結構，如總部和分公司不在一個局域網，總部的A可以通過網絡辦公系統把文件快速地發給分公司的B，同時一次可以發送多個文件或多個目錄。網絡協同辦公的廣播和內部短信廣播和內部短信可以迅速的把消息發送給一個部門或幾個部門或者整個公司。網絡協同辦公的手機短信系統內置的手機短信網關可以快速的發送手機短信，支持群發。也可以通過手機短信查詢辦公系統內部的信息，真正實現手機短信的雙向通訊。網絡協同辦公的手