1、檔案管理信息化建立探微 【摘要】隨著信息化快速開展，檔案信息化建立已成為檔案事業應對迅猛開展的信息社會的必然選擇。信息技術在企業檔案管理中的應用，進步了工作效率，促進了檔案管理的標準化，為企業的持續開展提供更好的信息資源。【關鍵詞】檔案；信息化；提升；需要信息化，就是在檔案管理部門的組織下，對企業形成的各門類的紙質檔案進展數字化加工，同時對檔案信息資源進展管理。檔案資源只有通過信息化，才能真正發揮檔案信息資源的利用價值，是保證檔案資源數據真實可靠，進步效勞企業和社會的必然要求。一、明確檔案信息化建立的三個原那么一標準性原那么。檔案工作現代化的需要，是進步檔案工作質量和效率的需要。實現室藏紙質檔

2、案信息化，需要通過現代信息掃描、影像等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化檔案，是通過室藏數字化檔案還是電子文件檔案，都應該堅持標準性原那么，制定相應的規定。二平安性原那么。目前數字化、網絡化、信息化建立的不斷深化，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，必須加強網絡平安技術防范和研究，采取實在可行的平安措施，確保檔案信息數據的平安。三效益性原那么。檔案信息化建立涉及到多學科知識，多專業配合，需要投入相當的人力、物力、財力，對室藏檔案的利用和用戶需求進展分析，把重要的和利用率較高的紙質檔案進展數字化，為企業的消費經營提供效勞。二、加強檔案信息網絡化的管理隨著現代化管理技術和設備的引進，

3、特別是計算機、光盤、多媒體等技術的開展為檔案管理的現代化提供了良好的客觀環境，一是檔案管理部門都裝備有現代辦公室設備計算機、打印機、掃描儀等，確保效勞工作的有效性，進步檔案效勞的質量。二是許多檔案管理部門就檔案信息化建立進展了積極的探究和嘗試，為檔案管理由傳統的手工操作走向現代化管理積累了經歷，給予檔案管理工作強有力的支持。三是隨著檔案管理工作的法律、法規陸續公布，使檔案工作人員對做好新形勢下的檔案工作意識不斷增強，對所管理檔案進展系統的整理，為檔案的現代化管理奠定了根底。四是數字化帶動了傳統載體檔案的數字化，加快了數字化檔案的建立步伐，完善了電子文件的標準管理，使檔案部門成為向社會提供信息的

4、重要渠道之一。三、加強檔案信息資源整合力度檔案是重要的信息資源，檔案部門的重要職責就是效勞，檔案人員是檔案信息的管理者，也是企業和社會公眾提供檔案信息的效勞者。人們對檔案信息需求量不斷增長，原有檔案管理形式已經很難適應企業和社會公眾對檔案工作需求，檔案管理體制機制存在的問題凸顯，例如：社會檔案資源部門分割散存、各自為政、管理無序、檔案信息難以共享，檔案工作全面融入社會各項事業不深，檔案人員考核鼓勵機制不健全，檔案現代化管理相對滯后等問題。在檔案信息化過程中，通過效勞觀念的更新、效勞領域的拓展、標準效勞行為，提升為企業和社會公眾效勞的才能。四、建立企業檔案信息管理制度一企業應根據國家有關檔案信息

5、化建立的標準和標準建立健全數字化檔案的形成、流轉、處置和監控制度，搜集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，平安管理與責任追究制度。執行相關技術標準，標準數據格式，實現數字化檔案的全程管理。二企業應保證數字化檔案的真實、完好和有效。對保管期限為永久和長期的數字化檔案，應同時保存相應的紙質檔案，并確保相關數字化檔案與紙質檔案的一致性。三統一檔案管理標準和標準是檔案信息化建立的重要根底之一。它是衡量工作效率上下的尺度。假如沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立;假如相關檔案部門不按統一的標準去做，那么檔案信息無法進展數據交換，資源共享也就難以實現。五、建立企業檔案信息管理系統一建立檔案信

6、息管理系統的設計、用戶需求調研、應用軟件的研發機制。檔案管理應用系統E6檔案系統、聲像檔案系統、地質檔案系統與企業有關應用系統相銜接，確保檔案部門對本企業所形成各類電子文件、電子檔案的搜集、整合、控制和傳遞。二根據國家有關檔案信息化建立的總體方案、具有網絡檢索功能。可以實現搜集整理、數據存儲、檢索閱讀、借閱管理、統計報表、數據輸入(輸出)及格式轉換的控制與管理，滿足文檔一體化管理、業務流程管理和信息資源開發利用的需要。六、做好企業檔案信息化保密工作企業檔案信息含有涉密信息，它是企業的的核心機密，涉及企業的商業平安，直接關系到企業的將來開展。保障檔案數字化平安是檔案工作者的重要責任，明確小組成員的職責和任務，從源頭上對檔案信息化工作進展標準。檔案人員必須保持警覺，防止檔案的喪失和泄露，盡職盡責保證檔案資料的平安，為企業檔案管理工作標準化打下良好的根底。檔案是歷史記錄，它對于人們目前或將來的工作有借鑒參考