1、第三章 展會籌備張 帆提問：展會籌備工作有哪些環節？外協單位準外協單位準備工作備工作住宿交通安排住宿交通安排/簽證準備簽證準備參展計劃書一、參展計劃書 制定計劃書的目的：把握籌展進度和節奏，控制成本。 計劃分類：宏觀計劃微觀計劃長期計劃短期計劃 展會相關的各個方面都要納入計劃 包括： 1、參展目標、參展重點、展會的調查計劃； 2、展會財務預算計劃、展品準備計劃、人員培訓計劃、物流準備計劃等； 3、 展前準備、展中活動、展后跟蹤。 作用：使決策層宏觀把握參展目標和方向宏觀計劃 把宏觀各環節展開 作用： 1、使執行部門了解職責范圍； 2、推進準備工作； 3、掌握籌展節奏、準備質量、完成情況、及時反

2、饋問題。微觀計劃 長期計劃：展會前一年到半年開始算起。 短期計劃：展前的六至三個月開始執行。 長期計劃、短期計劃是結合宏觀和微觀計劃一起設置的。讓整體計劃立體呈現。長期計劃和短期計劃日期日期樣品到位樣品到位裝修到位裝修到位人員到位人員到位費用預算費用預算4月13日從倉庫運到展會現場現場布展，放置樣品參展人員到位4月4日樣品配備：1、樣品完成后，記錄重量體積2、通知物流公司裝修材料準備1、開始訂酒店；2、買車票或者機票4月3日4月2日3月26日1、樣品制作情況匯報2、制作樣品清單3、選擇物流公司裝修公司確認制定人員行程表，提供酒店、交通備選項酒店費用確認/總體費用確認3月25日3月16日確認樣品

3、內容1、樣品型號和圖片；2、各子公司優勢產品裝修費用報價1、參展人員確認2、報備給展會公司，做參展證裝修費用確認3月15日參展海報設計展位租金費用確認宏觀計劃宏觀計劃微觀計劃微觀計劃短期計劃短期計劃籌展進度條1、監控籌展各項目、各步驟的完成進度。2、以表格的形式詳細列出每一環節、每一天或每幾天要完成的進度。完成的用不同顏色表示。沒按時完成的要標出問題、解決方法以及更新完成時間。3、每個項目的每個步驟要列出負責人，以便及時跟蹤到位。4、進度時間采用倒推的方式。日期日期樣品到位樣品到位裝修到位裝修到位人員到位人員到位費用預算費用預算4月13日從倉庫運到展會現場現場布展，放置樣品參展人員到位4月4日

4、樣品配備：1、樣品完成后，記錄重量體積2、通知物流公司裝修材料準備1、開始訂酒店；2、買車票或者機票4月3日4月2日3月26日1、樣品制作情況匯報2、制作樣品清單3、選擇物流公司裝修公司確認制定人員行程表，提供酒店、交通備選項酒店費用確認/總體費用確認3月25日3月16日確認樣品內容1、樣品型號和圖片；2、各子公司優勢產品裝修費用報價1、參展人員確認2、報備給展會公司，做參展證裝修費用確認3月15日參展海報設計展位租金費用確認展會預算二、展會預算預算包含以下要素： 攤位租賃費用： 1）攤位租賃費用 2）展具租賃費用 3）是否有政府補貼 攤位設計裝修費用：材料費和設計費 人員費用：住宿費、餐飲費

5、、交通費、國外參展人頭費用 宣傳公關費用 物流費用 各環節成本相互關聯、相互制約。需要在籌備初期全面考量。展會預算制作注意事項 先做市場調查 開支需由專人負責，公開透明考慮展會的投入產出比 預算要留有余地，最好多于總預算的10% 項目 說明費用 實際費用展位租賃費 1、租賃費用：￥12000元/9m 2、計劃租賃4個攤位48,000.0048,000.00展位裝修預算 1、初步詢價為￥17000 2、費用包含展臺設計、制作及材料成本費用17,000.0016,200.00物流費用 1、初步詢價為￥1700/噸 2、初步估計展臺及樣品重量為2噸以內3,400.002,700.00酒店 1、計劃預

6、訂三星級酒店，房間費用為￥250/間 2、初步決定參展人數為8人 3、入住時間為7天7,000.008,000.00餐飲費 1、午餐標準伙食費為￥25/人，晚餐標準伙食費為￥30/人 2、初步決定參展人數為8人 3、參展時間為8天3,520.003,700.00交通費 1、交通工具：火車、地鐵以及出租車 2、火車往返票價為￥500元/人，共8人 3、當地的地鐵費用估計為￥10/人/天，共8人，7天5,016.005,500.00宣傳廣告費 1、廣告費用：￥3000（整個展會期間的展館廣 告費） 2、產品手冊：￥2000/（共1000本） 3、小禮品：￥10006,000.005,000.00總

7、預算 在以上預算的基礎上加10%的雜項費用98,929.6089,100.00展品準備展會期間吸引客戶的要素 1、創新性。 2、獨特性。 3、選擇性多樣化和系統性。展品應具備的特點展品應具備的特點三、樣品準備 第一步、前期了解：流行元素、市場需求。 第二步、展品選擇、設計。調動各相關部門進行討論、決定。 第三步、控制樣品制作的節奏及時間。提前打樣，過程跟蹤，協助打樣部門解決問題。 第四步、樣品完成時進行檢測、修改。 第五步、保護包裝。選擇展品的步驟三、樣品準備報價單制作 平時的報價單即可。 設計一至二款產品作為促銷款，在成本上直擊客戶。 注意報價的不同分類。1、給批發商和零售商怎么報價？2、對

8、日本和東南亞客戶怎么報價？3、對有購買意向和只是詢盤的用戶怎么報價？ 注意影響報價的各種因素：匯率、下單數量、品質要求、國際認證要求等。問題：問題：展會上展會上采用什采用什么么國際貿易術語進行報價國際貿易術語進行報價？ 報價單上每款產品需要附上圖片。樣品清單樣品清單序序號號樣品樣品品名品名定子單片定子單片重量重量轉子單片轉子單片重量重量外徑外徑（散片）（散片）mmmm數量數量高度高度mmmm總重總重kgkg1 1950汽油機1900.05 0.05 0.03 0.03 190.00 190.00 1 1個個85 85 12 12 2 2AO63-2(大槽)0.01 0.01 0.00 0.00

9、 90.00 90.00 1 1個個50 50 1.68 1.68 3 3AO63-2(小槽)0.01 0.01 0.00 0.00 90.00 90.00 1 1個個50 50 1.80 1.80 三、樣品準備了解產品及市場宏觀情況圍繞所展示的產品能否成交展開市場調查：u了解市場要求，展出符合市場要求的產品u了解產品質量、顏色、風格、尺寸、外觀、設計、性能、技術規格、貿易標準u了解運輸包裝、消費包裝、保護要求、說明要求u了解關稅、稅率、配額、貨幣管制、其他限制以及市場劃分等狀況借助展會研究競爭對手三、樣品準備選擇展品的原則p展品吻合展會性質、內容，與目標市場、關聯行業相符p展品有創新或獨到之處p平衡展品與展位的面積p從不同地區客戶最近6個月的郵件中尋找興趣點、關注點p要考慮展出者的生產能力和實力，并結合客戶的要求 清晰圖片 完整產品數據尺寸、顏色、