1、淺談全國(guó)地質(zhì)資料館館藏電子文檔管理淺談全國(guó)地質(zhì)資料館館藏電子文檔管理黃冰黃冰 李淑仁李淑仁 全國(guó)地質(zhì)資料館全國(guó)地質(zhì)資料館淺談全國(guó)地質(zhì)資料館館藏電子文檔管理淺談全國(guó)地質(zhì)資料館館藏電子文檔管理一、做好館藏電子文檔入庫(kù)檢查驗(yàn)收工作一、做好館藏電子文檔入庫(kù)檢查驗(yàn)收工作1.1.電子文件的安全、有限性檢查電子文件的安全、有限性檢查2.2.電子文件的期權(quán)、完整、準(zhǔn)確性檢查電子文件的期權(quán)、完整、準(zhǔn)確性檢查二、入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)、保管工作二、入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)、保管工作1.1.入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)2.2.入庫(kù)電子文檔的保管和保護(hù)入庫(kù)電子文檔的保管和保護(hù)做好館藏電子文檔入庫(kù)檢查驗(yàn)收工作根據(jù)電子文檔

2、來(lái)源的不同，我館館藏根據(jù)電子文檔來(lái)源的不同，我館館藏的電子文檔主要分為兩大類(lèi)，一類(lèi)是的電子文檔主要分為兩大類(lèi)，一類(lèi)是 現(xiàn)現(xiàn)已有的館藏地質(zhì)資料進(jìn)行掃描數(shù)字化形成已有的館藏地質(zhì)資料進(jìn)行掃描數(shù)字化形成的電子文檔，另一類(lèi)是新匯交資料的電子的電子文檔，另一類(lèi)是新匯交資料的電子文檔。這兩大類(lèi)館藏電子文檔入庫(kù)前的檢文檔。這兩大類(lèi)館藏電子文檔入庫(kù)前的檢查、驗(yàn)收工作主要表現(xiàn)在以下方面：查、驗(yàn)收工作主要表現(xiàn)在以下方面：做好館藏電子文檔入庫(kù)檢查驗(yàn)收工作檢查主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，一是檢查主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，一是入庫(kù)的電子文檔不能攜帶病毒，二是電子入庫(kù)的電子文檔不能攜帶病毒，二是電子文檔的載體應(yīng)能在通用讀取設(shè)備上

3、被正確文檔的載體應(yīng)能在通用讀取設(shè)備上被正確讀取，電子文檔中所有的電子文件都能在讀取，電子文檔中所有的電子文件都能在其相應(yīng)的軟件環(huán)境下正常打開(kāi)瀏覽和使用。其相應(yīng)的軟件環(huán)境下正常打開(kāi)瀏覽和使用。1.電子文件的安全、有效性檢查電子文件的安全、有效性檢查做好館藏電子文檔入庫(kù)檢查驗(yàn)收工作 圖文地質(zhì)資料掃描數(shù)字化電子文檔，圖文地質(zhì)資料掃描數(shù)字化電子文檔，我們嚴(yán)格按照我們嚴(yán)格按照?qǐng)D文地質(zhì)資料掃描數(shù)字化圖文地質(zhì)資料掃描數(shù)字化規(guī)范規(guī)范要求，對(duì)每份電子文檔中的每一個(gè)要求，對(duì)每份電子文檔中的每一個(gè)電子文件從形式到內(nèi)容上都對(duì)應(yīng)著紙質(zhì)載電子文件從形式到內(nèi)容上都對(duì)應(yīng)著紙質(zhì)載體逐一進(jìn)行檢查，看其文件格式、文件命體逐一進(jìn)行檢

4、查，看其文件格式、文件命名及組織方式、目錄文件的制作等是否符名及組織方式、目錄文件的制作等是否符2.電子文件的齊全、完整、準(zhǔn)確性檢查電子文件的齊全、完整、準(zhǔn)確性檢查做好館藏電子文檔入庫(kù)檢查驗(yàn)收工作合規(guī)范的要求；電子文件所記載的信息內(nèi)合規(guī)范的要求；電子文件所記載的信息內(nèi)容與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)載體資料是否一致，影像容與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)載體資料是否一致，影像是否清晰、完整等。是否清晰、完整等。 新匯交資料的電子文檔由我館資料收新匯交資料的電子文檔由我館資料收整部門(mén)按照整部門(mén)按照成果地質(zhì)資料電子文件匯交成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式格式的有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的齊的有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的齊全、完整、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢

5、查驗(yàn)收，其最終全、完整、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查驗(yàn)收，其最終驗(yàn)收合格的電子文檔移交館藏室歸檔入庫(kù)驗(yàn)收合格的電子文檔移交館藏室歸檔入庫(kù)管理。管理。 做好館藏電子文檔入庫(kù)檢查驗(yàn)收工作 為了防止數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)、移交過(guò)程中有為了防止數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)、移交過(guò)程中有可能發(fā)生數(shù)據(jù)被損壞，電子文件信息內(nèi)容可能發(fā)生數(shù)據(jù)被損壞，電子文件信息內(nèi)容丟失等情況，入庫(kù)前館藏部門(mén)須對(duì)移交的丟失等情況，入庫(kù)前館藏部門(mén)須對(duì)移交的電子文檔是否齊全、完整進(jìn)行核對(duì)，對(duì)電電子文檔是否齊全、完整進(jìn)行核對(duì)，對(duì)電子文檔中的一些重點(diǎn)部分如：一、二類(lèi)圖子文檔中的一些重點(diǎn)部分如：一、二類(lèi)圖形文件、瀏覽二類(lèi)圖形文件所需要的系統(tǒng)形文件、瀏覽二類(lèi)圖形文件所需要的系統(tǒng)褲、字

6、庫(kù)、外掛連接庫(kù)以及電子文檔中與褲、字庫(kù)、外掛連接庫(kù)以及電子文檔中與數(shù)據(jù)庫(kù)有關(guān)的庫(kù)文件、管理或?yàn)g覽數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)有關(guān)的庫(kù)文件、管理或?yàn)g覽數(shù)據(jù)庫(kù)做好館藏電子文檔入庫(kù)檢查驗(yàn)收工作的軟件系統(tǒng)等進(jìn)行抽查，看其是否齊全、的軟件系統(tǒng)等進(jìn)行抽查，看其是否齊全、準(zhǔn)確、并能在相應(yīng)軟件環(huán)境下正常瀏覽和準(zhǔn)確、并能在相應(yīng)軟件環(huán)境下正常瀏覽和使用。使用。 淺談全國(guó)地質(zhì)資料館館藏電子文檔管理淺談全國(guó)地質(zhì)資料館館藏電子文檔管理一、做好館藏電子文檔入庫(kù)檢查驗(yàn)收工作一、做好館藏電子文檔入庫(kù)檢查驗(yàn)收工作1.1.電子文件的安全、有限性檢查電子文件的安全、有限性檢查2.2.電子文件的期權(quán)、完整、準(zhǔn)確性檢查電子文件的期權(quán)、完整、準(zhǔn)確性檢查

7、二、入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)、保管工作二、入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)、保管工作1.1.入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)2.2.入庫(kù)電子文檔的保管和保護(hù)入庫(kù)電子文檔的保管和保護(hù)入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)、保管工作為了保證入庫(kù)電子文檔能夠安全、完為了保證入庫(kù)電子文檔能夠安全、完整、長(zhǎng)期的保存，正確選擇其存儲(chǔ)載體是整、長(zhǎng)期的保存，正確選擇其存儲(chǔ)載體是十分重要的。目前可作為電子文檔存儲(chǔ)的十分重要的。目前可作為電子文檔存儲(chǔ)的載體種類(lèi)很多，如：磁帶、硬磁盤(pán)、軟磁載體種類(lèi)很多，如：磁帶、硬磁盤(pán)、軟磁盤(pán)、光盤(pán)等，這些載體各有其優(yōu)缺點(diǎn)，目盤(pán)、光盤(pán)等，這些載體各有其優(yōu)缺點(diǎn)，目前的任何一種存儲(chǔ)介質(zhì)都不可能做到長(zhǎng)期前的任何一種存儲(chǔ)介質(zhì)

8、都不可能做到長(zhǎng)期1.1.入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)、保管工作的、安全的保存，因此我們對(duì)歸檔入庫(kù)的的、安全的保存，因此我們對(duì)歸檔入庫(kù)的電子文檔采取了多種存儲(chǔ)介質(zhì)、多套復(fù)制電子文檔采取了多種存儲(chǔ)介質(zhì)、多套復(fù)制存儲(chǔ)的原則，具體的做法是光盤(pán)二套，磁存儲(chǔ)的原則，具體的做法是光盤(pán)二套，磁帶一套、硬盤(pán)一套。同時(shí)對(duì)復(fù)制存儲(chǔ)的電帶一套、硬盤(pán)一套。同時(shí)對(duì)復(fù)制存儲(chǔ)的電子文檔還需進(jìn)行復(fù)查，無(wú)誤后在再載體盒子文檔還需進(jìn)行復(fù)查，無(wú)誤后在再載體盒上做出保管標(biāo)記歸檔入庫(kù)。上做出保管標(biāo)記歸檔入庫(kù)。入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)、保管工作為了有利于入庫(kù)電子文檔的長(zhǎng)期保管為了有利于入庫(kù)電子文檔的長(zhǎng)期保管和方便利用，

9、我們對(duì)入庫(kù)的電子文檔在存和方便利用，我們對(duì)入庫(kù)的電子文檔在存放時(shí)將單片載體都做到豎立存放，且避免放時(shí)將單片載體都做到豎立存放，且避免擠壓。存儲(chǔ)載體帶有外包裝盒，避免直接擠壓。存儲(chǔ)載體帶有外包裝盒，避免直接擦、劃或觸摸記錄圖層，外包裝盒上還貼擦、劃或觸摸記錄圖層，外包裝盒上還貼有標(biāo)簽。并且所有的光盤(pán)、磁帶、硬盤(pán)等有標(biāo)簽。并且所有的光盤(pán)、磁帶、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)均存放于專用的防磁柜中，使其存儲(chǔ)介質(zhì)均存放于專用的防磁柜中，使其遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、熱電源，并與有害氣體隔離。遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、熱電源，并與有害氣體隔離。2. 2. 入庫(kù)電子文檔的保管與維護(hù)入庫(kù)電子文檔的保管與維護(hù) 入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)、保管工作 為了保證入庫(kù)

10、電子文檔的安全、有效為了保證入庫(kù)電子文檔的安全、有效性，按照性，按照GB/T18894-2002GB/T18894-2002電子文件歸檔電子文件歸檔與管理規(guī)范與管理規(guī)范的規(guī)定，我們對(duì)保存的電子的規(guī)定，我們對(duì)保存的電子文檔讀取、處理設(shè)備的更新情況定期進(jìn)行文檔讀取、處理設(shè)備的更新情況定期進(jìn)行檢查登記；對(duì)存儲(chǔ)在硬盤(pán)和磁帶上的數(shù)據(jù)檢查登記；對(duì)存儲(chǔ)在硬盤(pán)和磁帶上的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查，若有問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)存；進(jìn)行定期檢查，若有問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)存；對(duì)存儲(chǔ)在光盤(pán)上的數(shù)據(jù)每滿對(duì)存儲(chǔ)在光盤(pán)上的數(shù)據(jù)每滿4 4年進(jìn)行一次年進(jìn)行一次機(jī)讀抽檢，抽樣率不低于機(jī)讀抽檢，抽樣率不低于10%10%。入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)、保管工作如如20

11、042004年年7 7月我們對(duì)館藏的光盤(pán)進(jìn)行月我們對(duì)館藏的光盤(pán)進(jìn)行了抽查，抽查的范圍是了抽查，抽查的范圍是20022002年年1212月月3131日前日前可錄得光盤(pán)，共有可錄得光盤(pán)，共有100910092 2個(gè)保管單位屬個(gè)保管單位屬此次抽查范圍。抽樣辦法參考了此次抽查范圍。抽樣辦法參考了GB/T18894-2002GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)電子文件歸檔與管理規(guī)范范，按，按10%10%進(jìn)行隨機(jī)抽查，共抽查進(jìn)行隨機(jī)抽查，共抽查1011012 2個(gè)保管單位。個(gè)保管單位。 入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)、保管工作檢查的方式：每張光盤(pán)采用四種方式檢查的方式：每張光盤(pán)采用四種方式進(jìn)行檢查：（進(jìn)行

12、檢查：（1 1）整盤(pán)復(fù)制；（）整盤(pán)復(fù)制；（2 2）用本館）用本館開(kāi)發(fā)的文件檢查軟件進(jìn)行文件數(shù)量檢查；開(kāi)發(fā)的文件檢查軟件進(jìn)行文件數(shù)量檢查；（3 3）對(duì)盤(pán)內(nèi)電子文件任意打開(kāi)若干個(gè)文）對(duì)盤(pán)內(nèi)電子文件任意打開(kāi)若干個(gè)文件看其是否能正常打開(kāi)；（件看其是否能正常打開(kāi)；（4 4）觀察圖標(biāo)）觀察圖標(biāo)的變化。的變化。入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)、保管工作 數(shù)字化的電子文檔中主要有數(shù)字化的電子文檔中主要有* *.tif.tif、* *.jpg.jpg、* *.ml.ml三種固定圖標(biāo)，檢查時(shí)從圖三種固定圖標(biāo)，檢查時(shí)從圖標(biāo)的變化上可以看出盤(pán)中文件是否有問(wèn)題，標(biāo)的變化上可以看出盤(pán)中文件是否有問(wèn)題，即光驅(qū)讀取時(shí)認(rèn)為好的文件，其圖標(biāo)與

13、文即光驅(qū)讀取時(shí)認(rèn)為好的文件，其圖標(biāo)與文件名均未發(fā)生變化（見(jiàn)下圖件名均未發(fā)生變化（見(jiàn)下圖1 1），當(dāng)該文），當(dāng)該文件夾中電子文件損壞時(shí)圖標(biāo)則發(fā)生變化件夾中電子文件損壞時(shí)圖標(biāo)則發(fā)生變化（見(jiàn)下圖（見(jiàn)下圖2 2）。）。入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)、保管工作圖1光驅(qū)讀取時(shí)認(rèn)為好的文件，其圖標(biāo)與文件名均未發(fā)生變化 入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)、保管工作圖2光驅(qū)讀取時(shí)認(rèn)為損壞的文件，其圖標(biāo)與文件名均發(fā)生變化 入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)、保管工作檢查結(jié)果本次抽查共發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題光盤(pán)檢查結(jié)果本次抽查共發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題光盤(pán)2121張，對(duì)其中的問(wèn)題我們都進(jìn)行了核實(shí)處張，對(duì)其中的問(wèn)題我們都進(jìn)行了核實(shí)處理，對(duì)有問(wèn)題的數(shù)據(jù)我們都及時(shí)采取了恢理，對(duì)有問(wèn)題的數(shù)據(jù)我們都及時(shí)采取了恢復(fù)措施，并用不同載體進(jìn)行了備份。復(fù)措施，并用不同載體進(jìn)行了備份。入庫(kù)電子文檔的存儲(chǔ)、保管工作總之，隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，總之，隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，地質(zhì)資料的電子文檔數(shù)量將越來(lái)越多