1、報表管理系統報表管理系統u UFO概述概述u 報表格式設計報表格式設計u 報表公式設計報表公式設計u 報表管理及圖表功能報表管理及圖表功能【教學目的與要求【教學目的與要求】學習自定義報表和使用報表模板生成報表的方法。要求掌握報表格式設置和公式設置的方法以及報表數據的計算方法。了解計算機環境下報表系統中有關的基本概念。 【重點難點【重點難點】報表格式設置和公式設置的方法以及報表數據的計算方法。【考核要求【考核要求】 掌握報表管理系統的基本流程掌握報表格式設置和公式設置的方法第一節 報表管理系統概述n UFO UFO的功能的功能n 與其他子系統的關系與其他子系統的關系n 業務處理流程業務處理流程n

2、 基本概念基本概念一、UFO的功能1、報表系統的任務 l 設計報表的格式和定義公式，l 從總賬系統或其它業務系統中取得有關會計信息自動編制各種會計報表，l 對報表進行審核、匯總、生成各種分析圖，并按預定格式輸出各種會計報表。 2、基本功能 l 文件管理功能l 格式設計功能l 公式設計功能l 數據處理功能l 圖表功能l 打印功能和二次開發功能。 1）文件管理功能。系統提供了創建報表新文件、打開已有的報表文件、保存文件、備份文件的功能，還能進行不同格式文件的轉換。2）格式設計功能。系統提供的格式設計功能，可以設置報表尺寸、組合單元、畫表格線，調整行高和列寬，設置字體和顏色等。報表系統內置了11種套

3、用格式和19個行業的標準財務報表模板。方便用戶對報表的制作，如報表格式設計功能，報表編輯功能，報表公式定義功能等。3）公式設計功能系統提供了定義計算公式、審核公式及舍位平衡公式的功能；還提供了種類豐富的函數，在系統向導的引導下從帳務及其他子系統取數生成財務報表。4）數據處理功能系統以固定的格式管理大量不同的表頁，能將多達99999張具有格式相同的報表統一在一個報表文件中管理，每張表頁之間建立了有機的聯系。還提供了表頁的排序、查詢、審核、舍位平衡和匯總功能。5）圖表功能系統提供了圖形分析功能，能夠制作直方圖、立體圖、圓餅圖、折線圖等10種圖式的分析圖形，并能編輯圖表的位置、大小、標題、顏色、打印

4、輸出。6）二次開發功能系統提供了批命令和自定義菜單，可以開發出適合本企業的專用系統。二、與其它子系統的關系 報表系統主要是從其他系統報表系統主要是從其他系統 中提取編制報表所需的數據。中提取編制報表所需的數據。 自定義報表 利用報表模板定義報表格式定義報表格式錄入報表固定項錄入報表固定項設置公式設置公式調用報表模板調用報表模板修改公式修改公式調用報表模板報表日常處理生成報表生成報表審核報表審核報表生成圖表生成圖表輸出報表輸出報表三、報表系統的業務處理流程.格式狀態和數據狀態 格式狀態：是設計報表格式的狀態，可以定義公式。在該狀態下的操作對該報表文件的所有表頁都有效，在該狀態下只能看到報表格式而

5、不能看到報表的數據。 數據狀態：是處理報表數據的狀態，在該狀態下不能修改報表格式，能看到格式和數據，即報表的所有內容。四、基本概念2.單元 單元是組成報表的最小單位，單元名稱由所在行、列標識，行號用數字1-9999表示，列標用字母A-U表示。單元內容：數值型數據、字符型數據、公式和關鍵字。單元屬性：單元類型、對齊方式、字體顏色等。 有數值型、字符型和表樣型。3.組合單元 組合單元由相鄰的兩個或更多的單元組成，這些單元必須是同一種單元類型（表樣、數值、字符），UFO報表系統在處理報表時將組合單元視為一個單元。 .區域 區域由一張表頁上的一組單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。5

6、.二維表和三維表 二維表：確定某一數據位置的要素稱為 “維”。如果我們將一張有方格的紙稱為表，那么這個表就是二維表，通過行(橫軸)和列(縱軸)可以找到這個二維表中的任何位置的數據。 三維表：如果將多個相同的二維表疊在一起，找到某一個數據的要素需增加一個，即表頁號（Z軸）。這一疊表稱為一個三維表。6.表頁 表頁是由一疊具有相同格式的三維立體報表中一頁。是由若干行和列組成的一個二維表。報表文件：是存儲數據的基本單位，是以rep為后綴的一個文件，報表文件是一個三維表。 如何確定數據在報表中的位置 報表中，單元完整的表示方法; 例：資產負債表文件zcb.rep的第四頁、第三列、第九行的單元，表示為：“

7、ZCB”-c94.報表的大小 報表的大小是由行數、列數、行高、列寬、表頁數等因素所決定的。 .固定區與可變區 固定區是一個區域的行數和列數的數量是固定的數目。設定好后，在固定區域內其單元總數是不變的。 可變區是一個區域的行數或列數是不固定的數字， 可變區的最大行數或最大列數是在格式設計中設定的。 .關鍵字 關鍵字是游離于單元之外的特殊數據單元，用于在大量表頁中快速選擇表頁。 單位名稱：報表表頁編制單位的名稱； 單位編號：報表表頁編制單位的編號； 年：數字型（19042100），報表表頁反映的年度； 季：數字型（14），報表表頁反映的季度； 月：數字型（112），報表表頁反映的月份； 日：數字型

8、（131），報表表頁反映的日期；可以唯一標可以唯一標識一個表頁識一個表頁報表管理系統的窗口組成第二節 報表格式處理 n 報表格式設計的一般流程n 固定報表設計n 可變報表設計一、報表格式設計的一般操作流程v 設置表尺寸，即報表的行數和列數；v 定義組合單元；v 畫表格線；v 輸入報表中的項目（表頭、表體和表尾）；v 定義行高和列寬；v 設置單元風格；v 設置單元屬性；v 設置關鍵字在表頁上的位置。二、固定報表設計（報表樣板） 在UFO表中，一個表文件就是一個文件夾，在這個文件夾中，有一個樣板專門用來存放報表的格式，這個樣板建立后，就可以根據它作出眾多格式相同、但內容不同的報表。這些報表則用來存

9、放會計核算數據。樣板與一般數據表的最直觀的區別在于窗口左下角的“格式數據”按鈕的狀態，如果按鈕為“格式”，則表明當前表是樣板；如果按鈕為“數據”，則表明當前表是數據表。確定表尺寸1.在UFO主界面中，雙擊格式主菜單下的表尺寸，系統彈出一個對話框；2.在“表尺寸”對話框中，將行數改為21，列數改為4，單擊確認按鈕，屏幕只剩下21行4列，其余部分則變成灰色。組合單元1.在A1單元輸入“利潤表”，在A2單元輸入“會工02表”，再選中A1D1單元，單擊格式菜單下的組合單元；2.在“組合單元”界面單擊整體組合或按行組合，將A1:D1區域變成一個“單元”，然后單擊工具條上的“居中”按鈕，“利潤表”三個字居

10、于報表正中位置。設置關鍵字1.選中A3單元，定義關鍵字，單擊數據菜單下的關鍵字下的設置，屏幕顯示“設置關鍵字”窗口；2.在A3單元出現紅色的“單位名稱：“XXXXXXXX”, 重復同樣的操作，將“年”和“月”兩個關鍵字加入。 定義關鍵字偏移1.當關鍵字該窗口“年”和“月”與“單位名稱：XXXXXXXX”疊加在一起時，單擊數據菜單下的關鍵字下的偏移；2.根據屏幕提示移動各關鍵字在單元中的相對位置，負數向左偏移，正數表示向右偏移。調整線型1.選中A4單元到D19單元的區域,單擊格式菜單下的區域畫線，屏幕顯示“區域畫線”窗口；2.在該窗口選取“網線”，單擊確認按鈕，表格間的線型調整為“網線”。調整單

11、元風格 1.選中A4到D4單元，單擊工具條中的“居中”按鈕；選中A4到B19單元，單擊工具條中的“居中”按鈕； 2.在UFO主界面，可分別單擊格式菜單下單元風格，選擇相應的字體、字符的排列位置即可。制作表尾 1.在A20單元輸入“制表”，A21單元輸入“財務主管”，C20單元輸入“復核”，C21單元輸入“報送日期”，單擊工具條“右對齊”按鈕；2.分別選中B20:B21，D20:D21區域，單擊格式菜單下的單元屬性；將“單元類型”定義為“字符”、并將這兩個區域定義為右對齊。保存報表樣板1.單擊文件菜單下的保存選項，系統彈出一個對話框；2.根據窗口提示，輸入文件名“”，單擊確認按鈕。不要忘記了1、

12、編制單位、日期一般不作為文字內容輸入，而是需要設置為關鍵字。2、格式狀態下輸入內容的單元均默認為表樣單元，未輸入數據的單元均默認為數值單元，在數據狀態下可輸入數據。若希望在數據狀態下輸入字符，應將其定義為字符單元。3、字符單元和數值單元輸入后只對本表頁有效，表樣單元輸入后對所有表頁有效。4、每個報表可同時定義多個關鍵字。1、可變報表報表的行數或列數可能隨數據的增減而發生變化。2、可變區的設置單擊“格式”/”可變區”，選擇“設置”菜單，進行設置。三、可變報表設計第三節 報表公式設計n 報表公式的分類n 計算公式n 審核公式n 舍位平衡公式一、報表公式的分類在UFO表中，由于各種報表之間存在著密切

13、的數據間的邏輯關系，所以報表中各種數據的采集、運算的勾稽關系的檢測就用到了不同的公式。計算公式、審核計算公式、審核公式和舍位平衡公式和舍位平衡公式公式計算公式定義了報表數據間的運算關系。 例：C8=C5C6C7 C13=C8C9C10C11C12 C17=C13C14C15C16 C19=C17C18二、計算公式1.選中C8單元，單擊“fx”圖標或按“”鍵，系統彈出“定義公式”窗口，在此處輸入“C5C6C7”，單擊確認按鈕，屏幕顯示定義的“公式單元”字樣；2.選中C13單元，單擊“fx”圖標或按“”鍵，系統彈出“定義公式”窗口，在此處輸入“C8C9C10C11C12”，單擊確認按鈕，屏幕顯示1

14、3定義的“公式單元”字樣；3.選中C17單元，單擊“fx”圖標或按“”鍵，系統彈出“定義公式”窗口，在此處輸入“C13C14C15C16”，單擊確認按鈕，屏幕顯示C17定義的“公式單元”字樣；4.選中C19單元，單擊“fx”圖標或按“”鍵，系統彈出“定義公式”窗口，在此處輸入“C17C18”，單擊確認按鈕，屏幕顯示C19定義的“公式單元”字樣。5、報表單元屬性設置 選中C5：D19區域，單擊格式/單元屬性；在該窗口將“單元類型”選中為“數值”，單擊確認按鈕，即完成報表公式的定義工作。 報表中，不同單元、表頁甚至報表的數據往往存在著某種勾稽關系。為確保數據的準確性和一致性，需要利用這種數據勾稽關

15、系對報表的數據進行檢查，數據間的勾稽關系用數據表示出來稱為審核公式。三、審核公式四、舍位平衡公式 報表處理中，需對數據進位，當小數取整時，原來滿足的平衡公式可能被破壞，需進行調整，使之符合指定的平衡公式。1）單元公式在輸入時，凡是涉及到數學符號的均須輸入英文半角字符。否則系統將認為公式輸入錯誤而不能被保存。2）賬套號和會計年度如果選擇默認，以后在選擇取數的賬套時，需要進行賬套初始工作。如果直接輸入，則不需再進行賬套初始。3）審核公式在格式狀態下編輯，在數據狀態下執行。4）報表格式設置完后及時保存，“.rep”為用友報表文件專用擴展名。 第四節 報表管理與圖表功能 n 報表格式管理n 表頁管理n

16、 報表數據管理一、報表格式管理（一）在固定區中插入行（列）（二）插入可變行 （三）追加行（列） （四）交換行（五）刪除行（列）二、表頁管理（一）插入表頁和追加表頁（二）交換表頁（三）刪除表頁（四）表頁排序 （五）查找和定位三、報表數據管理(一)報表數據處理主要包括生成報表數據、審核報表數據和舍位平衡操作等工作。處理時，計算機會根據已定義的單元公式、審核公式和舍位平衡公式自動進行取數、審核及舍位等操作。報表數據處理一般是針對某一特定表頁進行的，因此，在數據處理時還涉及到表頁的操作，如增加、刪除、插入、追加表頁等。 必須在數必須在數據狀態下據狀態下進行進行1、進入報表數據狀態進入報表數據處理狀態既

17、可以使用菜單進入，也可以直接使用“數據/格式”切換按鈕進入。 2、賬套初始報表的一些原始數據是取自于某個指定的賬套的，如果在定義單元公式時沒有指定某個賬套或會計年度，在生成報表數據之前，需要確認單元數據是取自于哪一個賬套及會計年度。3、錄入關鍵字 關鍵字是表頁定位的特定標識，在格式狀態下設置完成關鍵字以后，只有在數據狀態下對其實際賦值才能真正成為表頁的鑒別標志，為表頁間、表間的取數提供依據。1）日期關鍵字可以確認報表數據取數的時間范圍，即確定數據生成的具體時間。2）每一張表頁均對于不同的關鍵字值，輸出時隨同單元一起顯示。4、整表重算 當完成報表的格式設計并完成賬套初始和關鍵字錄入之后便可以計算

18、指定賬套并指定報表時間的報表數據了。計算報表數據是在數據處理狀態下進行的，它既可以在錄入完成報表的關鍵字后直接計算，也可以使用菜單功能計算。（二）透視 UFO中，大量的數據分布在不同的表頁中，一般每次只能看到一張表頁。要想對各個表頁的相同行列或區域的數據進行比較，可利用數據透視功能，把多張表頁相同位置的數據顯示在一個平面上。 操 作： 1.打開表文件“SYB.rep”，點取“格式/數據”按鈕，進入數據狀態； 2.點取要透視的第一張表頁的頁標，將對它和它之后的表頁的數據進行透視； 3.點取數據/透視，彈出“多區域透視”對話框；在該窗口的編輯框中輸入區域范圍，如“C5：C6”； 4.輸入完畢后，按確定按鈕，將生成透視結果“透視”對話框。拉動水平滾動條到最右邊，可以看到各個表頁中的關鍵字的值顯示在相應數據的右邊； 5.單擊保存按鈕可以把數據透視結果保存為報表，點取確認關閉對話框。數據透視結果將保存為報表中。報表數據透視(三)數據匯總報表數據匯總是財務工作中經常性的工作，通常比較復雜，利用ufo提供的匯總功能可以快速、準確的完成報表匯總操作。1.打開表文件“SYB.rep”，點取“格式/數據”按鈕，進入數據狀態；2.點取數據菜單中的匯總，在下拉菜單中點取表頁，將彈出.“表頁匯總步驟1/3”對話框，該對話框用于指定表頁