1、文件編號(hào)文件和記錄控制程序文件版本QP-C-01A/01 目的制定并保持本程序，旨在確保使用有效文件，防止使用作廢文件或失效文件。2 適用范圍適用于公司所有質(zhì)量體系文件和記錄的控制。3 職責(zé)和權(quán)限文控中心負(fù)責(zé)文件的控制。3.2 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件和資料的保管、維護(hù)，并協(xié)助文控中心進(jìn)行文件管理。4 工作程序4.1 文件分類(lèi)：(1) 質(zhì)量手冊(cè)(2) 程序文件各部門(mén)運(yùn)作程序(3) 三級(jí)文件檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)及檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品工藝標(biāo)準(zhǔn)、圖紙類(lèi)(4) 外來(lái)文件外部書(shū)籍、法規(guī)書(shū)籍、客戶(hù)提供的資料、供方提供的資料(5) 記錄表格，客戶(hù)提供的表格4.2 文件編寫(xiě)、編號(hào)與核準(zhǔn)文件及記錄編號(hào)方法：1丨質(zhì)量手冊(cè)QM-0012

2、程序文件QP-XX XXX匚 順序號(hào)(用01, 02, 03,表示)部門(mén)代號(hào)見(jiàn)下表 13三級(jí)文件WI-XX- XXX順序號(hào)(用01, 02, 03,表示)部門(mén)代號(hào)見(jiàn)下表 14外來(lái)文件OUT-XX XXX 順序號(hào)(用01, 02, 03,表示)部門(mén)代號(hào)見(jiàn)下表1文件編號(hào)文件和記錄控制程序文件版本QP-C-01A/05 品質(zhì)記錄表格編號(hào)方法QR- XX XXX A/0nr .版本號(hào)用 A/0 , A/1 ,表示順序號(hào)用01, 02, 03,表示部門(mén)代號(hào)見(jiàn)下表 14.2. 2版本號(hào)文件及記錄每修改一次其版本上升一位，第一版用A/0表示，第二版用 A/1表示，以下類(lèi)推。4.2. 3部門(mén)職務(wù)代號(hào)：表1部門(mén)

3、職務(wù)代號(hào)部門(mén)職務(wù)代號(hào)部門(mén)職務(wù)代號(hào)總經(jīng)理A品質(zhì)部H管理者代表B生產(chǎn)部I文控中心C行政部D業(yè)務(wù)部E工程部F資材部G4.2.4 質(zhì)量手冊(cè)編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)見(jiàn)表24.2.5 程序文件編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)見(jiàn)表24.2.6 三級(jí)文件1作業(yè)指導(dǎo)書(shū)類(lèi)：含工序流程圖、包裝要求、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、設(shè)備操作規(guī)程、各部門(mén)管理類(lèi)文件、品質(zhì)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)方法、各部門(mén)崗位職責(zé)等。2三級(jí)文件編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)見(jiàn)表 2。質(zhì)量體系文件的編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)見(jiàn)以下表：名稱(chēng)/類(lèi)型編寫(xiě)審核批準(zhǔn)分發(fā)范圍質(zhì)量手冊(cè)管理者代表總經(jīng)理總經(jīng)理各大部門(mén)負(fù)責(zé)人程序文件部門(mén)負(fù)責(zé)人管理者代表總經(jīng)理相關(guān)部門(mén)三級(jí)文件部門(mén)負(fù)責(zé)人管理者代表總經(jīng)理編制及使用部門(mén)記錄表格部門(mén)負(fù)責(zé)

4、人管理者代表總經(jīng)理編制及使用部門(mén)表2文件編號(hào)文件和記錄控制程序文件版本QP-C-01A/04.3 文件及記錄分發(fā)質(zhì)量體系文件和資料分為 原稿文件，受控文件和非受控文件。原稿文件作為復(fù)制受控文件、非受控文 件的母本，保存在文控中心不作為使用用途。受控文件僅限在公司內(nèi)部使用。非受控文件是為本公司內(nèi)部在受控文件發(fā)放前暫時(shí)性溝通之用或提供外部組織使用，非受控文件的發(fā) 放須加蓋藍(lán)色“參考文件印章，且不會(huì)得到更新。因某種需要須將文件提供給客戶(hù)或公司以外的人員使用時(shí)須在文件正面蓋藍(lán)色“參考文件印章。4.35 文控員將收到的經(jīng)審批的質(zhì)量體系文件和資料，按要求份數(shù)復(fù)制后，按【文件發(fā)放與回收記錄表】統(tǒng)一發(fā)放。4.

5、36 表格的發(fā)放：所有文件在發(fā)放時(shí)如文件后附有表格，那么表格與文件同時(shí)發(fā)放，為方便各部門(mén)使用，表格在發(fā)放時(shí)不得蓋“受控文件印章。4.3.8因文件破損、遺失或增加需補(bǔ)領(lǐng)文件時(shí)，需求單位需填寫(xiě)【文件申請(qǐng)書(shū)】經(jīng)管理者代表審批后向文控員索取，文控按第 條發(fā)放。4.4文件和記錄保存及保存期限4.4.1 質(zhì)量體系文件和記錄的原稿由文控員負(fù)責(zé)登錄于【文件總表】、【記錄清單】中并統(tǒng)一保存保存期如下表表3、表4，同時(shí)進(jìn)行各部門(mén)溝通，溝通時(shí)無(wú)須加蓋受控文件印章。名稱(chēng)/類(lèi)型r原稿保存部門(mén)保存期限:質(zhì)量手冊(cè)文控中心取消或更新后3年:程序文件文件中心取消或更新后3年三級(jí)文件文控中心取消或更新后3年外來(lái)文件文控中心取消或

6、更新后3年記錄表格文控中心取消或更新后3年表3序號(hào)記錄類(lèi)型保存部門(mén)保存期限消毀部門(mén)1產(chǎn)品生產(chǎn)記錄及其它產(chǎn)品記錄 /生產(chǎn)設(shè)備 管理記錄生產(chǎn)部3年生產(chǎn)部2產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄品質(zhì)部3年品質(zhì)部3顧客訂單及評(píng)審記錄業(yè)務(wù)部3年業(yè)務(wù)部4人事檔案、培訓(xùn)記錄行政部3年行政部5計(jì)量、客訴、客退記錄品質(zhì)部3年品質(zhì)部6文件管理記錄文控中心3年文控中心7采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)記錄采購(gòu)/倉(cāng)庫(kù)3年采購(gòu)/倉(cāng)庫(kù)8樣品制作記錄工程部3年工程部9供方調(diào)查及供方檔案采購(gòu)3年采購(gòu)10顧客滿(mǎn)意調(diào)查業(yè)務(wù)部3年業(yè)務(wù)部11改進(jìn)措施記錄相關(guān)部門(mén)3年相關(guān)部門(mén)12質(zhì)量體系內(nèi)審、外審、管理評(píng)審記錄管理者代表3年管理者代表表4文件編號(hào)文件和記錄控制程序文件版本QP-C-

7、01A/0文件編號(hào)文件版本文件和記錄控制程序 受控文件之每頁(yè)均需加蓋紅色“ 受控文件印章，文件后表格無(wú)須蓋印 不得使用私自復(fù)印的文件和 資料，且不能帶出廠外。受控印章如附圖一：與質(zhì)量體系有關(guān)的外來(lái)文件，由使用部門(mén)接收審批后交文控中心登錄于【文件總表】中加蓋“外來(lái)文件印章后并予以保管。假設(shè)其它部門(mén)需要外來(lái)文件時(shí)，由保管單位轉(zhuǎn)化為廠內(nèi)文件或直接交與 文控員，按受控文件分發(fā)。各使用部門(mén)對(duì)外來(lái)文件，應(yīng)跟從最新版本，以便及時(shí)獲取、更新和發(fā)放最新版本的外來(lái)文件，確保公 司使用的外來(lái)文件有效。記錄的填寫(xiě)要求及保管要求：.1記錄要求字跡端正清楚、內(nèi)容詳盡真實(shí)、工程填寫(xiě)齊全、工整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，各部門(mén)應(yīng)對(duì)記錄的

8、真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。.2記錄不可隨意涂改，更改時(shí)應(yīng)簽名。.4記錄保存要注意防潮、防火、防缺損、防蟲(chóng)鼠以及防喪失。.5公司內(nèi)部借閱記錄應(yīng)征得其部門(mén)主管同意，當(dāng)外部需調(diào)閱記錄，需經(jīng)管理代表同意。4.5文件及記錄的修訂公司質(zhì)量體系運(yùn)作過(guò)程中的質(zhì)量體系文件和資料的更改，其更改的原因和內(nèi)容由各相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)【文件申請(qǐng)書(shū)】經(jīng)核準(zhǔn)后，交與文控員進(jìn)行修改、發(fā)行。被修訂的作廢文件及表格須在需要保存時(shí)須在文件反面蓋紅色“作廢文件印章，且按要求保存期限保存和作廢。，按第條分發(fā)，文控員接到更改的質(zhì)量體系文件和資料后，應(yīng)更新受控原版，并更新【文件總表】文件編號(hào)文件和記錄控制程序文件版本QP-C-01A/0同時(shí)回收舊版文件

9、并將其作廢。4.6 文件及記錄借閱本廠內(nèi)各部門(mén)因工作需要須向其它部門(mén)借閱文件或記錄時(shí)經(jīng)批準(zhǔn)前方可借閱；廠外人士借閱時(shí)須 需填寫(xiě)【文件申請(qǐng)書(shū)】管理者代表審批前方可借閱。4.7 文件及記錄作廢作廢的質(zhì)量體系文件和資料受控原稿由文控員加蓋“作廢文件印章后按要求統(tǒng)一保管，作廢的受控本收回后將其銷(xiāo)毀或蓋“ 作廢文件章可作為再生紙用。4.7 電子文件的管理暫無(wú)4 印章圖印章樣式見(jiàn)附圖一5 流程圖文件控制流程圖見(jiàn)附圖二。文件發(fā)放流程圖見(jiàn)附圖三6 相關(guān)文件無(wú)7 記錄附后文件編號(hào)文件和記錄控制程序文件版本QP-C-01A/0附圖一：印章樣式序號(hào)印章名印章樣式印章顏色印章用途1受控文件受控文件勿復(fù)印、喪失、損壞、涂改紅色發(fā)放受控文件標(biāo)識(shí) 用2參考文件參考文件藍(lán)色非受控文