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文檔簡介

1、荔園物業檔案資料建立管理荔園物業檔案資料的建立與管理檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分，科學的、規范化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及共用設施的使用、修理、改建和各項管理工作供應指導和服務。針對碧桂園·荔園的物業管理形式，做到每一項管理工作有理論、有制度規范、有工作詳實記錄，計算機系統對原始文件資料進行管理，完善檔案管理工作，從物業管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案，配備專職檔案管理人員，建章立制，對全部檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。一、碧桂園·荔園檔案的建立（一）主要思路1.碧桂園·荔園檔案資料分類：依據小區的詳細狀況，管理特點略有增減

2、、各有側重。在管理過程中，注意對資料的整理，找到過往管理中存在的缺陷和不足，并進行重新的分類和補充，使其符合對園區細致管理的需求。2.檔案建立抓住初次接管這一契機，從一開頭就注意整理住戶全面的原始資料，最大限度的明確物業狀況和業主的自然狀況，作為分戶管理的檔案基礎，以便利接管后日常管理。3.檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括：紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式；電腦資料包括：電腦軟、硬盤儲存系統；做到各種檔案資料并重，相互補充，形成小區管理的無盲點網絡。4.區內各項管理工作必需建立檔案資料，依照"實行的管理方式"中制定的規范程序，逐一建檔

3、，形成標準化、制度化的檔案管理體系。二、碧桂園·荔園檔案的管理物業管理檔案的種類繁多，我們擬采納建立檔案、資料的分類檢索的方式進行管理。1.進展商供應的資料1）產權資料項目批準文件；用地批準文件；建筑執照；拆遷安置資料2）技術資料規劃圖；竣工圖（a.總平面圖b.單體建筑、結構、設備竣工圖c.消防、附屬工程及地下管網竣工圖d.地質勘測報告e.工程合同開f.竣工報告g.工程預決算h.圖紙會審記錄i.工程設計變更通知及技術核定單（包括質量事故處理記錄）j.隱藏工程驗收簽證k.沉降觀看記錄l.竣工驗收證明書m.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書n/新材料、構配件的鑒定合格證書o.水電、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書p.砂漿、混凝土試塊試壓報告q.供水的試壓報告r.綠化工程竣工圖紙及相關資料s.其他技術資料）2.管理處建立的資料1）物業資料住宅區基本資料；住宅區分區資料；商業網點資料；消遣設施資料2）住戶資料住戶入住資料；入住通知書；入住協議書；家庭人員檔案；住戶狀況登記表3）管理資料保潔管理記錄：日常巡查記錄；綠化消殺記錄保安管理記錄：日常巡查記錄；交接班記錄；值班記錄；物資搬運放行記錄；緊急大事處理記錄；車輛管理記錄；夜間查崗記錄出租屋檔案：承租人員資料車輛管理檔案：車位使用協議裝修管理檔案：裝修申請

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