1、檔案,科學化,論信息網絡技術在高校檔案管理中的運用    內容導讀： 摘 要：檔案是能夠再現歷史真實性的原始文獻，中國高校檔案管理工作具有內容豐富、種類復雜和載體多樣的特點。信息網絡技術在中國高校已經得到普及并成為高校各項管理工作科學化的強有力的推手。目前，應采取構筑信息網絡技術基礎平臺、提升檔案本身的質量、制定科學的檔案管理機制、提升檔案管理者的信息化素養等對策，確保高校檔案管理的科學化水平不斷提高，更好地為經濟建設和和諧社會建設服務。關鍵詞：信息網絡技術；高校檔案管理；科學化；對策中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2

2、012）08-0132-02一、檔案概念的現代詮釋眾所周知，檔案具有知識性、信息性、文化性、教育性、政治性、社會性等屬性，以檔案的來源看，檔案是由“文件”有條件地轉化而來的。值得指出的是，可以轉化為“檔案”的“文件”是廣義上的，即所有由文字、圖表、照片、聲音和圖像等形成的各種材料。檔案與文件既具有同源性和階段性的共性，也具有時效、功用和離合方面的個性。以文件到檔案有一個嚴密的邏輯批判與繼承的過程。以二者所承載的信息來看，其形式與內容是具有相同聯系的，但是在時效、價值和系統性方面，二者又是有著顯著區別的，用哲學的語言來講，檔案是文件的不斷“揚棄”。具體說來，第一是時效性批判，檔案是業已整理完畢的

3、文件；第二是價值性批判，檔案是業已整理完畢的文件中具有歷史保存價值的部分；第三是系統性批判，檔案是將分散狀態下的文件依照一定的邏輯規律或邏輯劃分標準整理而成的信息單元或信息集合。檔案之所以能夠成為檔案，是因其具有歷史的再現性。我們可以對檔案概念下一個簡潔的定義：檔案是能夠再現歷史真實性、歷史真實信息的原始文獻。正是因為檔案是直接形成的歷史記錄，所以檔案也就繼承了文件的原始性，并且檔案在繼承文件原始性的同時也繼承了文件的記錄性。二、高校檔案管理的特點一般說來，由于歷史的理由，中國高校通常都具有“小社會”的屬性，這種情況至今沒有多少轉變初中數學教學論文；同時，由于中國管理體制的特殊性，中國高校都有

4、黨政兩個大的管理部門。上述的屬性就決定了中國高校檔案管理工作內容的豐富性、種類的復雜性和載體的多樣性。1.檔案內容的豐富性中國高校在檔案管理方面的內容相對說來是比較廣泛的，有黨務管理、行政管理、課程管理、教學管理、教務管理、實驗室管理、實訓基地管理、科研管理和后勤服務管理等。毫無疑問，在進行上述這些管理的過程中，必定會有大量的文件材料不斷地長生出來并且有一部分具有能夠再現歷史真實性的原始文獻被以中提煉出來而成為檔案。在上述內容豐富的管理工作中必定教育論文會有各種反映各個職能部門的不同業務范圍的檔案材料，諸如工作計劃、制度、請示、批復、報告以及各類會議活動的文件和記錄等。同時，作為傳承與創造人類

5、文化與文明的高校，在科學探討活動中還會產生探討論文、論著、項目成果、探討手稿、探討者手跡等檔案材料。2.檔案種類的復雜性以高校檔案的來源來看，作為中國高校檔案的材料除了來自高校本身所有職能部門的反映高校整體工作諸多環節的實際情況之外，還有來自上級主管部門和國內外同類院校和科研院所的文件和相關材料。這樣的檔案來源就決定了中國高校的檔案管理種類的復雜性。大致有如下主要檔案種類中的一級檔案：反映黨群管理工作的“黨群檔案”、反映行政管理工作的“行政檔案”、反映教學活動的“教學檔案”、反映設備儀器（購置、維護、改造）管理工作的“儀器設備檔案”等。在上述一級檔案之下，還有諸多檔案的子類依據檔案管理工作的需

6、要可以劃分為不同層級的檔案：二級檔案、三級檔案等。3.教學檔案整理的周期性教學過程以學期為單位開展，原始材料的產生具有較強的周期性，因此，教學檔案整理歸檔應按學期進行，形成周期性的檔案。4.教學檔案學科的專業性強除了學生工作有一定的共性外，高等院校的各系的專業性都比較強，在人才培養過程中，需要按不同的專業特點實施教學，各種教學活動有著很大的差別性，因此，不同學科專業院系的教學檔案的整理具有很強的學科專業特性。5.檔案載體的多樣性在承載檔案信息的載體方面，傳統的檔案材料多數以紙質為載體，由于科學技術的進步，尤其是信息網絡技術的高速進展與普及，檔案載體中紙質檔案的主導地位逐漸發生了變化。在信息化與

7、網絡化較為普及的高校，檔案管理部門為了提高工作效率、環保的考慮和保存的長久性需要在高校信息化管理過程中處于率先的位置。目前，在我國高校中以膠片、磁帶、磁盤、光盤為載體的檔案載體與日俱增。檔案信息內容的記錄方式、表達方式與傳送方式都與傳統的方式有著質的區別。三、教學檔案管理目前狀況教學檔案管理由各個教學院系獨立完成，由于缺乏統一的運用系統協調管理，管理的信息化還處于初級階段，沒有充分利用信息技術、網絡技術來提高管理效率。第一，以紙質檔案為中心，管理對象是紙質載體檔案，檔案的收集、整理、保管、利用等業務環節大多是手工進行。第二，電子檔案保存不統一，通常采用按目錄整理保存的方式，缺乏系統的電子檔案管

8、理系統，給電子檔案查詢利用帶來很大的不便。第三，電子檔案保存比較分散，缺乏統一的標準和規范，沒有依靠強大的計算機網絡系統進行系統集成，資源不能共享，導致很多檔案重復建檔，利用率低，利用手段單一。第四，電子檔案查詢利用過程中，沒有有效的安全保障措施，在受到計算機病毒攻擊時，會使計算機系統癱瘓，電子檔案存儲目錄結構遭到破壞，造成數據丟失，嚴重時會造成災難性的錯誤，導致數據完全破壞。第五，教學檔案管理獨立于校園網進行，沒有采用有效手段來協調各部門統一完成，不但造成校園網資源浪費，而且浪費大量的人力資源進行重復建設。四、信息技術在高校檔案管理科學化中的運用對策目前，信息技術和計算機網絡技術在中國高校已

9、經得到普及， 并且已經成為高校各項管理工作科學化的強有力的推手。信息網絡技術與檔案管理的密切結合在高校檔案管理科學化過程中扮演著越來越重要的角色，它使高校檔案管理工作更加科學化，實現了檔案資源共享和信息的快速檢索與傳遞。1.構筑信息網絡技術基礎平臺檔案科學化管理的信息網絡技術基礎平臺建設包括檔案網絡建設和有關管理系統的開發運用、檔案信息網站的開發與運用。通過相關軟件與硬件的開發與運用，構筑起檔案信息資源共享所需的信息技術平臺，實現檔案信息傳輸網絡化與檔案信息資源的科學化管理與資源共享。2.提升檔案案卷本身的質量為了提高檔案管理的科學化水平，首先應考慮充分利用信息網絡技術對高校檔案案卷進行規范化

10、和科學化的加工處理以提高檔案本身的質量， 為進一步科學地保存檔案、確保檔案的利用時效、效率和效果，以及實現檔案的價值、發揮檔案的效能提供最可靠的前提保證。該項工作可以稱之為檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術來建立起規范化、標準化、可共享的目錄數據庫。作為檔案信息存儲系統的數據庫，還是對已經數字化的檔案信息進行深層排 列與組合后而形成的專題性的、高層次性的檔案信息的分類組合。檔案管理體現著高校的管理水平、展示著高校的精神風貌。在檔案的科學化管理中，檔案的質量是處于第一重要位置的。檔案要體現其最大價值， 必須抓好檔案質量這一關鍵環節。目前，利用信息和網絡技術可以比較好地實現了檔案質量的最優

11、化和科學化處理。其實，這一步驟非常便捷。首先， 運用信息和網絡技術，使歸檔資料在風格、版式和紙張方面實現統一分門別類的統一。打印的檔案案卷的字跡清晰、整齊，字體及其大小靈活多變以適應不同性質的文件處理，便于借閱和閱讀。既充分展示了辦公自動化的現代性， 又實現了辦公的無紙化。3.制定科學的檔案管理機制利用信息網絡技術實現檔案的科學化管理，必須制定科學的檔案管理機制并確保檔案管理科學化的實施。檔案管理領導機構與檔案管理者應遵循現代管理機制的相關原則，對檔案工作實行科學預測和規劃、組織和領導、制約小學語文教學論文與監督、教育和激勵，對檔案管理工作者進行組織和調整，以有效調動檔案工作者的積極性、充分發

12、揮團隊的力量，確保檔案管理科學化目標的實現。科學的檔案管理機制的制定應符合檔案法和檔案實施辦法等相關法律法規，并將競爭激勵機制引入到高校檔案管理科學化的工作之中去。在保證檔案收集時效性、可靠性與完整性的前提下，檔案管理工作還應體現時代精神、社會風貌和高校進展的需要。必須建立檔案管理中的“問責制”、檔案工作者的聘任制、考評制和獎勵制，確保高校檔案工作隊伍始終保持充分的活力。努力創造一個合理的、規范的、科學的管理機制，提高檔案工作管理科學化的水平。4.提升檔案管理者的信息化素養檔案管理者的信息化素養對于檔案管理的科學化水平是非常重要的。檔案管理者的信息化水平與檔案管理的科學化水平息息相關。只有擁有

13、一支專業過硬、信息化素養高的檔案管理隊伍，高校檔案管理才有可持續進展的潛力。隨著知識經濟和全球化的進展，高校檔案工作顯得越來越重要。國家需要一支高素質的檔案管理隊伍，以實現國家檔案管理的信息化、科學化。高校作為傳承和創造科學技術文化的主要機構，高校檔案管理者隊伍的工作素質代表著國家整體檔案管理工作的先進的水準，能夠適應國家檔案事業進展的需要，因此，必須對高校檔案管理工作者進行專業培訓與信息化素養培訓，確保高校檔案工作者充分適應檔案管理科學化的需要。五、結語總而言之，高校檔案管理科學化已經成為高校檔案管理工作的必由之路。我國高校檔案管理工作的確面對著諸多嚴峻的挑戰，同時也有著著較大的進展機遇和空間。在這種情形之下，借助已經普及的信息網絡技術作為我國高校檔案管理工作科學化的強有力推手，不失為一個明智之舉。高校檔案管理工作科學化將有利于高校更好地為我國的經濟建設與和諧社會建設服務。參考文獻：冉媛.提高檔案管理科學化水平的有效措施J.華章，2011，(28).周凱文.信息技術與檔案管理J.新作文:教育教學探討，2011，(12).