1、廣州卓略餐飲企業管理咨詢有限公司備用金管理制度1.1 總則1、 為了加強各分店收入款管理、減少資金占用，確保資金安全，根據公司實際情況及管理要求，特制定本規定。2、 公司對各店現金收支實行備用金管理，收入款項全部存入結算中心指定銀行賬號。3、 本制度的適用范圍： 行政范圍： 業務范圍：各店出納周轉備用金和收銀零鈔備用金4、有關定義1) 周轉備用金：指各店出納保管并用于指定業務的備用金。2) 零鈔備用金：指由各店收銀員保管，用于換取零鈔的備用金。該備用金由出納備用金中支付。2.1 備用金的數量確定和審批1、 各店備用金的數量由結算中心經理根據各店指定業務量大小確定，并上報XX財務總監審批后執行。

2、2、 各店收銀員備用金由主管收銀的運營經理審批。3、 備用金實行彈性管理，即初次投放從寬掌握，隨著管理的加強而分段減少。4、 集團財務部結算中心每年四、八、十二月對各店備用金的用量進行審核，根據使用量進行調整。3.1 備用金的發放1、 各店的備用金由結算中心以現金的方式發放到備用金使用者本人。其中周轉備用金為各店出納員，收銀員零鈔備用金由各店出納發放到使用保管者本人。2、 新開門店的備用金根據各店相關崗位的入職手續辦理。3、 各店出納在收取備用金時，必須填寫“借款單”，并經結算中心經理及財務總監簽批后，到結算中心領取。4、 各店收銀員在收取備用金時，必須填寫“借款單”，并經運營經理簽批后，到各

3、店出納領取。4.1 周轉備用金支付范圍周轉備用金僅限以下業務范圍的支付：1、 離退職員工工資、押金2、 員工福利支出，包括員工房租、水電費、工傷藥費、住院費等3、 郵電費，包括快件、郵寄等4、 員工市內交通費5、 電話費6、 其他單筆采購業務在500元以緊急采購支出。7、 經結算中心特批的部分分店現金直購支出。8、 單筆200元以下的零星支出。9、 收銀員零鈔備用金。出納員辦理有關費用報銷業務時，應根據有關規定嚴格審核單據的合法性、手續的完備性等內容。并按以下要求處理有關不符合項業務：（詳細內容見分店費用支出審批權限表）1、 對不符合有關費用規定標準的業務，堅決拒絕支付；2、 對金額不正確的業

4、務退回當事人更正后再行受理；3、 對手續不齊全的業務要求其補充相關手續后再受理；4、 對虛假報支的業務，應扣留報銷人的單據，并向財務總監匯報。5.1 周轉金使用單據的審核及補充流程一、結算中心經理對各店提交單據進行審核內容如下：1、 報賬是否在規定時間內報銷。審核其是否存在跨月的業務，除特殊規定外，當月業務必須當月處理（在費用管理規定中已明確規定）；2、 業務支出的合理性合法性進行審核。即其業務內容是否符合有關規定、制度、合同的關內容，是否符合審批的內容。3、 發票的真實性。如果包括發票本身的是否真實、開出發票的單位是否是業務合作單位，如果發現問題，應視情況分別處理：1） 內容是否真實性。包括

5、單位名稱、業務內容描述等。2） 發票數量金額是否正確。3） 發票的大小寫是否相符。4） 發票是否手續齊全，即是否有對方的發票專用章或者公章，是否有相關人員的簽名。5） 凡發現非真實的發票應予沒收，并報財務經理進行處理，其他情況應退回當事人重新取得合規的發票。1、 金額的審核。票據金額、匯總金額是否正確，大小寫是否相符；是否在合同、規定、審批單的有關規定金額內；有否超支情況；超過款項是否經過有關報批手續等內容。2、 對報銷單據的手續是否齊全。包括是否在票據背面填寫業務用途，有否經手人、證明人（或者實物驗收人）、部門主管的簽字。3、 費用填列項目是否正確。4、 在審核單據時，對不符合有關規定的事項

6、的處理：1） 如果報賬不及時，應提醒其下次及時報賬。2） 對不符合有關規定的費用項目不予受理，應退回當事人。3） 對不真實的票據，包據票據本身不真實、內容不真實，應提交財務經理進處理。4） 對報賬人填寫的報銷單據數量金額、大小寫金額有誤，手續不齊全、費用項目填寫不正確等應退回當事人重新填寫。6.1 備用金補充支付程序1、 周轉用備用金的補充渠道為結算中心；2、 各分店出納每周二和次月二日持有關費用報銷單據到結算中心補充已使用的備用金；3、結算中心出納根據結算經理簽批的單據支出現金時，分店出納應辦理如下手續：1） 填寫一式三聯的收款收據，內容為“收到備用金補充款”，其中分店出納、分店會計、結算中

7、心會計各一聯；2） 收款收據經結算中心經理簽批；3） 將經結算中心審核簽批后的費用支出單據作“收款收據”附件，一并交結算中心出納；4、結算中心出納支付款項后，在“收款收據”上簽名，并按以下要求對單據進行處理：1）對收款收據全部加蓋“現金付訖”章，將第一聯退回給分店出納存查；2）第二聯與費用支出單據一起移交分店會計簽收進行賬務處理；3）第三聯交總店會計進行處理。5、如果各店需要特別的超過備用金大額支付，可以向結算中心經理申請，結算中心經理審核同意后，可以按以下優先順序安排資金，超額部分在以后的報支單據款項中優先扣除，直到扣完為止：1）由分店到結算中心辦理臨時借支款項；2）在收入款中暫付。6、為了

8、減少現金的流動，各分店的款項支付應盡可能通過銀行轉賬結算，如果需要通過收入款暫付時，結算中心應對該款單獨開出現金收據處理，不能與補充備用金合并抵沖后處理。7.1 備用金的保管和監督1、 備用金必須存放在指定的保險柜，不準私自帶回家保管，也不能挪作他用，更不能白條抵庫。2、 結算中心不定期對各店的備用金庫存進行盤查，根據盤點結果填制現金盤點表，發現差異及時處理。3、 出納每天根據收支情況，編制現金收支日報表。8.1 備用金的收回或移交1、 分店撤消時，由結算中心收回備用金；2、 備用金保管使用人員離職時，必須辦理移交手續，具體辦法是：1) 收回出納周轉用備用金時，總部出納員開出收據給移交人員；2

9、) 收回收銀員的備用金時，將原收銀員的“借款單”退回給其本人，由接交人填寫“借款單”，經運營經理簽批后支付。9.1 會計賬務處理1、 分店出納借支周轉備用金時，總店會計根據“借款單”作如下會計處理：借：其他應收款周轉備用金李小姐貸：現金2、 收銀員向出納借支零鈔備用金時，不用進行賬務處理，借款單由出納保管。3、 總店出納將分店出納補充備用金的有關單據上交時會計處理A、 總店出納將分店出納填寫的補充備用金的“收款收據”及費用支出單據移交給分店會計時，分店會計的賬務處理如下：借：營業費用貸：內部往來總店資金B、總店出納將補充備用金的“收款收據”交總店會計時，總店會計的賬務處理如下：借：內部往來*分

10、店資金貸：現金4、 結算中心出納，根據分店坐支的收入款金額（以天為單位），開出“收款收據”，內容為“收到*分店交來的營業款現金”，其中一聯由結算中心處理，一聯與其收入日報表等資料交分店會計進行賬務處理。相關分錄為：總店（結算中心）根據出納開出的“收款收據”第二聯財務聯借：現金貸：應收票據支票 貸：內部往來*分店分店根據結算中心出納開出的“收款收據”第三聯、營業收入日報表、信用卡簽單、收銀交班表等。借：內部往來貸：主營業務收入出品部附：有關單據空白表現金收支日報表費用報銷單分店費用支出審批權限表費用管理規定各店備用金定額表各分店現金盤點表各店備用金核定定額店名金額（萬元）操作技巧：1、 在實施備用金制的初期，各店的現金流量可能過大。為了避免結算中心現金流量過大，可以允許分店在報賬周期的最后一天的現金營收款不存銀行，用以沖抵部分結算中心應補給各店消耗的備用金。2、 為了確保財務結算中心經理在連鎖店出納上交單據時能及時審核，對各連鎖店上傳單據的時間最好按不同日期進行。以減少出納等候時間，也便于結算中心經理從容審核和處理相關問題。3、 結算中心根據各店情況，對各店出納補充備用金的日期做一合理的措日