1、1東莞三基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司2問好方式：問好方式：好！好！很好！很好！非常好！非常好！耶！耶！東莞三基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司3東莞三基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司4由郵件門事件引發的思考由郵件門事件引發的思考東莞三基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司5一一二三 稱呼語與問候稱呼語與問候 正文正文四五 附件附件 結尾簽名結尾簽名 郵件標題郵件標題六 回復技巧回復技巧七七正確使用發送、抄送與密送正確使用發送、抄送與密送內內 容容 提提 綱綱東莞三基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司6一、郵件標題一、郵件標題不要空標題不要空標題1標題要

2、簡潔標題要簡潔2標題要真實反映郵件的重要性標題要真實反映郵件的重要性3一封信一個主題，不可大雜燴一封信一個主題，不可大雜燴4回復郵件時要更改標題回復郵件時要更改標題5 不要隨便用緊急標示不要隨便用緊急標示6標題千萬不要出現錯別字標題千萬不要出現錯別字7東莞三基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司7二、稱呼語與問候二、稱呼語與問候（1）、）、英文開頭寫英文開頭寫 “HI”，中文開頭寫，中文開頭寫 “上午好上午好” 或或“您好您好”，問候語是稱呼換行空兩格寫。，問候語是稱呼換行空兩格寫。（2）、結尾常見的寫個）、結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫，中文的寫 個個“祝您順利祝您順利

3、”之類的也就可以了，若是之類的也就可以了，若是尊尊 長應使用長應使用“此致敬禮此致敬禮”。注意，在非常正注意，在非常正式式 的場合應完全使用信件標準格式，的場合應完全使用信件標準格式，“祝祝”和和 “此致此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空為緊接上一行結尾或換行開頭空兩兩 格，而格，而“順利順利”和和“敬禮敬禮”為再換行頂格為再換行頂格寫。寫。（3）、）、俗話說得好，俗話說得好，“禮多人不怪禮多人不怪”，禮貌一些，禮貌一些， 總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對 方也能平靜地看待。方也能平靜地看待。1、 Email開頭最好要有問候語開頭最好要有問候語 。東莞三

4、基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司8（1）、）、郵件的開頭要稱呼收件人。郵件的開頭要稱呼收件人。 在多個收件人的情況下可以稱呼大家、在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。（2）、）、如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x 經理經理”；如果不清楚職務，則應按通常的；如果不清楚職務，則應按通常的“x先先 生生”、“x小姐小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。稱呼，但要把性別先搞清楚。（3）、）、不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高 于自己的人也不宜稱呼英文名。于自己的人也不宜稱呼英文名。（4）、）、關于格式，稱呼是

5、第一行頂格寫。關于格式，稱呼是第一行頂格寫。2、恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。、恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。東莞三基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司91、Email正文要簡明扼要，行文通暢；正文要簡明扼要，行文通暢；2、要用論述的語氣；、要用論述的語氣；3、Email正文多用正文多用（一、（一）、（一、（一）、1、（、（1）、）、 A、 a）之類的列表；之類的列表；4、一次郵件交待完整信息；、一次郵件交待完整信息；5、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用 拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態 度的體現；度的體現；6

6、、合理提示重要信息；、合理提示重要信息；7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；8、不要動不動使用、不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符。之類的笑臉字符。三、三、 正正 文文東莞三基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司10四、四、 附附 件件1、如果郵件帶有附件，請在正文里面提示收件如果郵件帶有附件，請在正文里面提示收件 人查看附件；人查看附件；2、附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠 概括附件的內容，方便收件人下載后管理；概括附件的內容，方便收件人下載后管理；3、正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶正文中應對

7、附件內容做簡要說明，特別是帶 有多個附件時；有多個附件時；4、附件數目不宜超過附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包個，數目較多時應打包 壓縮成一個文件；壓縮成一個文件；5、特殊格式文件，應注明打開方式，以免影響特殊格式文件，應注明打開方式，以免影響 使用；使用；6、如果附件過大（不宜超過如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成），應分割成 幾個小文件分別發送。幾個小文件分別發送。東莞三基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司11五、五、 結尾簽名結尾簽名1、簽名、簽名檔信息不檔信息不宜過多宜過多 電郵消息末尾加上簽名檔。簽名檔可包括姓名、職電郵消息末尾加上簽名檔。簽名檔可包括姓名、職務、公

8、司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。與你聯系。對內、對外、對私、對熟悉的客戶等群體的郵對內、對外、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在Outlook中設中設置多個簽名檔，靈活調用。置多個簽名檔，靈活調用。2、不要、不要只用一個只用一個

9、簽名檔簽名檔 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。體小一些。3、簽名、簽名字體規格字體規格東莞三基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司12六、六、 回復的技巧回復的技巧1、 及時回復及時回復Email 收到他人的重要電子郵件后，應即刻回復對方，收到他人的重要電子郵件后，應即刻回復對方，因為這是對他人的尊重；因為這是對他人的尊重； 理想的回復時間是理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊小時內，特別是對一些緊急重要的郵件；急重要的郵件；對每一份

10、郵件都進行立即處理是很占用時間的，對每一份郵件都進行立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，對于一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過但一般不要超過24小時；小時；如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說：應該及時的回復說：“收到，我正在處理，一旦有收到，我正在處理，一旦有結果就會及時回復，等等結果就會及時回復，等等”； 記住：及時作出回應，哪怕只是確認一下收到。記住：及時作出回應，哪怕只是確認一下收到。 如果你正在出差或休假，應設定自動回復功能。如果你正在出差或休假，應設定自動回復功能。東

11、莞三基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司132. 進行針對性回復進行針對性回復當回件答復問題的時候，最好把當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要太簡單，那樣太生硬了，答案。不要太簡單，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資性理解，避免再反復交流，浪費資源。源。 東莞三基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司143. 回復不得少于回復不得少于10個字個字對方給你發來一大段郵件，你確對方給你發來一大段郵件，你確只回復只回復“是的是的”、“對對”、“謝謝謝謝”、“已知

12、道已知道”等字眼，這是非等字眼，這是非常不禮貌的。常不禮貌的。東莞三基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司154、不要就同一問題多次回復討論，不要蓋、不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓高樓如果收發雙方就同一問題的交流回復如果收發雙方就同一問題的交流回復超過超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。后再做判斷。 對于較為復雜的問題，多個收件人頻對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越繁回復，發表看法，把郵件越RE越高，這越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可

13、閱讀。將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。東莞三基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司165、要區分、要區分Reply和和Reply All 如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了；他一個人就行了； 如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情；成這件事情； 如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著不同的意見，應該與發件人單獨溝

14、通，不要當著所有人的面，不停的所有人的面，不停的RE來來RE去，與發件人討論。去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。沒有確定結果的郵件。 點擊點擊“回復全部回復全部”前，請三思而后行！前，請三思而后行！東莞三基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司176. 主動控制郵件的來往主動控制郵件的來往為避免無謂的回復，浪費資為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下給出回復，或在文末添上以下語句：語句：“全部辦妥全部辦妥”、“無需無需行動行動”、“僅供參考，無需回僅供參考，無需回復復”。東莞三基音響科技有限公司東莞三基音響科技有限公司18七、七、正確使用發送、抄送與密送正確使用發送、抄送與密送收件人的排收件人的排列應遵循一定列應遵循一定的規則。比如的規則。比如按部門排列；按部門排列；按職位等級從按職位等級從高到低或從低高到低或從低到高都可以。到高都可以。適當地有規則適當地有規則有助于提升你有助于提升你的形象！的形象！而而BCC是秘是秘送，即收信送，即收信人是不知道人是不知道你發給了你發給了BCC的人了的人了的。這個可的。這個可能用在非常能用在非常規場合。規場合。而而CC的人則只的人則只是需要知道這是需要知道這回