1、企業合同審查與管理流程第一節企業合同審查流程不管是企業內部法務人員還是外部律師對企業合同進行審查，都必須遵循一定的工作流程，以規范合同審查行為，保證合同審查的準確性和科學性。企業需要審查的合同草案主要來源有兩個，一是本企業負責起草的合同草案，二是對方當事人提供的合同草案。合同草案不管來自于哪一方，都需要遵循同樣的審查流程和管理流程。合同審查的部門根據合同復雜程度或標的大小，可能會涉及不同的部門。對于標的較小、內容簡單的合同，一般由企業內部法務部門審查之后即可交給業務部門簽署，但如果是內容復雜、標的較大，或者是根據企業新的業務擬定的新型合同，一般涉及多個部門，例如業務承辦部門、審計部門、法務部門

2、、財務部門等，有時還需要外部律師提供法律意見進行確認。對于一個大型企業集團而言，由總部的法律服務機構審查所有擬簽訂的合同草案，既不現實，也不高效。因此，對于大型企業而言，建立分級管理的合同審查機制非常重要。如何判斷哪些合同屬于下屬單位的法務人員自行審查范圍，哪些合同是必須由企業總部的法務人員審查的范圍，是確定合同審查流程的一個前提。一般來說，下列合同應該有集團本部法務部門進行審查：(1)集團公司本部簽署的經濟合同或技術合同；(2)所屬企業簽訂的利用外資合同；(3)所屬企業資產抵押、轉讓、出售、收購、租賃合同；(4)所屬企業對外擔保合同；(5)所屬企業合并、兼并、聯營合同；(6)所屬企業涉及的土

3、地使用權轉讓合同、投資合同；(7)所屬企業擬簽訂的標的超過集團公司規定的數額之上的合同；(8)其他重大或所屬企業認為有必要由集團公司本部審查的合同。確定合同審查分級管理制度后，企業還需要確定合同審查的工作流程。一般來說，企業內部的業務部門先根據格式文本或過去使用過的合同起草并提出一個合同草案，并說明本次合同簽訂欲達到的目的和合同要點所在，然后呈送合同審查部門對合同草案進行審查，合同審查部門一般是法務部門。法務部門對合同草案進行修改完善，并對合同條款進行補充，以保證合同的完整性和合法性，并預防潛在法律風險。如果是數額較大、涉外合同或新型合同，還要由公司財務部門對合同中涉及的財務條款進行審查，以保

4、證財務條款能夠實際履行，且不違反公司內部的財經制度和銀行支付的要求。最后法務部門在根據業務部門和財務部門的意見進行最后修改，以確定最終合同文本。因此，可以將企業合同審查流程簡化為以下幾個步驟：一、申請合同審查并提交相關材料公司業務部門或擬簽訂合同部門向公司法務部門進行合同送審登記，并填寫合同審查申請表。合同審查申請表上需要寫明合同標的、合同擬簽訂時間、希望合同審查截止時間、合同承辦人、聯系方式等信息，并將簽訂本次合同有關的信息資料附隨之后，作為合同審查部門了解合同背景進行審查確認的必要文件。【注意事項】實務中，送審部門應注意以下方面：1業務承辦人向有關機構提交合同草案時，應預留2日以上完整工作

5、日作為合同審查部門審核時間，重大經濟合同需預留7個工作日以上作為審核時間。2業務承辦人應對合同當事人對方進行初步的資格審查，并在提交送審登記時一并提交如下材料：(1)能證明合同對方當事人主體資格合法的文件，例如營業執照或其他主體登記證明；(2)能證明欲簽合同標的應符合當事人經營范圍文件，涉及專營許可的，應提供相應的許可、等級、資質證書；(3)由對方當事人委托代理人代簽合同的，應提交真實、有效的法定代表人身份證明書、授權委托書、代理人身份證明；(4)對方具有相應的履約能力的證明材料，必要時應要求其出具資產負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件；(5)對方履約信用的證明文件，如過去三

6、年與本企業經濟往來有無違約事實，是否有涉及重大經濟糾紛或重大經濟犯罪案件等。在提供上述所列各種文件時，其文本為復印本時，還須加注'與原件核對無誤'字樣，并由核對人簽字。3業務承辦人提交本次業務需要關注的問題或合同需要特別保障實現的方面，供送審部門給予特別關注。并向送審部門提交以下本次交易的信息資料：(1)合同交易事項（標的）、數量、價款、質量要求；(2)支付方式或履行程序（包括時間、地點和履行方式）；(3)合同談判中已經約定的主要條款或主要事項；(4)合同的背景資料，包括主要郵件、傳真、備忘錄、會議紀要等；(5)違約責任或救濟手段；(6)本次特別關注的風險以及初步解決方案；(7

7、)如屬于涉外合同，對法律適用、爭議解決、合同語言等條款的考慮；(8)本次合同文本草案的提供方。二、法務部門初步審查企業法務部門工作人員對送審合同進行初步審查，進行完善和修訂，并出具合同審查法律意見。【注意事項】企業法務部門對合同的審核內容主要是合法性、嚴密性、可行性等審查。主要包括：1合法性：(1)主體合法，簽約各方具有簽約的權利能力和行為能力；(2)內容合法，簽約各方意思表示真實、有效，無悖法律、法規、政策，無規避法律行為，無顯失公平內容；(3)形式合法；(4)簽約程序合法。2嚴密性：(1)條款齊備、完整；(2)文字清楚準確；(3)設定的權利和義務具體、確切；(4)相應手續完備；(5)相關附

8、件完備；(6)附加條件適當、合法。3可行性：(1)資信可靠，有履約能力；(2)擔保方式切實、可靠。4合同承辦形式審核：(1)承辦人無誤；(2)符合規定程序；(3)各審核部門審核意見書齊備；(4)合同文本文字無誤，正副本及附件份數齊備。此外，需要注意的是，如果是律師受企業委托，對企業提供的合同文本進行審查，還需要注意不要輕易將企業送審的合同整條刪除，然后將自己認為完美的范本條款粘貼進去，而是盡可能在送審合同文本上進行外科手術。這樣做的目的一是盡可能尊重客戶的勞動和認知習慣，因為客戶對于送審的合同文本比較熟悉，也可能多次使用過，容易理解；二是已經多次履行的合同，其中的約定往往有自身的合理性，律師如

9、果不是發現有法律漏洞或重大法律風險，不要輕易否定。三、相關部門聯合審查企業法務部門完成初步審查后，根據初審結果判斷是否進入進一步審查程序，如屬于普通合同，企業法務部門負責人復審并簽署審查意見就可以發還申請部門。如屬于疑難內容，則需要報請外部律師進行進一步審查確認，并出具法律意見書。如屬于重大合同，則需要報請企業領導并建議召集業務部門、法律部門、審計部門、財務部門等相關部門進行集體會審，法律部門根據會審意見出具法律審查意見。【注意事項】作為業務、財務部門對合同審核主要包括以下方面：1合同的經濟性：(l)市場需求情況屬實；(2)市場需求預測可靠、合理；(3)投入產出核算經濟、準確。2合同的技術性：

10、(1)工程技術依據真實、可靠；(2)技術措施完備、可行；(3)技術標準和參數科學、真實、可行。3合同的可行性：(1)整體項目技術具有可靠性；(2)經濟效益或社會效益具有真實性；(3)資產、資金使用效果的財務可行性；(4)具有可操作性。4合同的安全性：(1)涉及的知識產權已采取相應的保護或限制措施；(2)無損本公司商譽、商業秘密及其他利益。作為審計部門，主要審查合同的以下方面：1資金、資產的合法性：(1)資金來源合法，資產的所有權明確、合法；(2)資金使用和資產動用的審批手續合法；(3)資金、資產的用途及使用方式合法。2價款、酬金和結算的合理性與合法性：(1)價款、酬金的確定正確合理、合法；(2

11、)資金結算、酬金支付方式明確、具體、合法；(3)與資金、資產等有關的其他事項合理、合法。3索賠條款的合法性。四、返還送審業務部門企業法務部門審查完畢后，通知送審部門領取合同審查法律意見。五、變更修改送審程序對于已經審查完畢的企業合同草案，如果需要變更或修改，還需要按照以上流程重新進行。六、審核簽署法律部門結束審核后，應將法律意見書、其他審核機構意見書連同合同草案退還合同承辦人，由合同承辦人報送法定代表人或授權代表審核簽署。第二節企業合同管理流程企業合同管理，是指企業按照合法、規范、科學的要求，對企業合同的擬定、修改、審查、簽訂、履行、合同糾紛處理以及保管、歸檔等內容進行規范化管理的活動，達到防

12、控企業法律風險，維護企業合法權益的目的。根據企業內部控制應用指引16號-合同管理(財會(2010)11號）及財政部會計司有關解讀，合同管理可以分為合同訂立階段的管理和合同履行階段的管理兩個階段，合同訂立階段包括合同調查、合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環節，合同履行階段包括合同履行、合同補充和變更、合同結算、合同登記等環節。因此，合同審查與合同管理的關系，是部分與整體的關系，合同管理包括合同審查，合同審查是合同管理的一個環節，合同審查主要體現在合同訂立階段中的審查。以下根據財政部會計司對企業內部控制應用指引16號-合同管理解讀文件，對合同管理流程介紹如下：一、合同調查合同訂立前，企

13、業應當進行合同調查，充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關情況，確保對方當事人具備履約能力。合同調查的目的是為了避免以下風險：1忽視被調查對象的主體資格審查，準合同對象不具有相應民事權利能力和民事行為能力或不具備特定資質，與不具備代理權或越權代理的主體簽訂合同，從而導致合同無效，或引發潛在風險；2在合同簽訂前錯誤判斷被調查對象的信用狀況，或在合同履行過程中沒有持續關注對方的資信變化，致使企業蒙受損失；3對被調查對象的履約能力給出不當評價，將不具備履約能力的對象確定為準合同對象，或將具有履約能力的對象排除在準合同對象之外。合同調查階段方法很多，常見或主要措施如下：1審查被調查對象的身份證件、

14、法人登記證書、資質證明、授權委托書等證明原件，必要時，可通過發證機關查詢證書的真實性和合法性，關注授權代理人的行為是否在其被授權范圍內，在充分收集相關證據的基礎上評價主體資格是否恰當。2獲取調查對象經審計的財務報告、以往交易記錄等財務和非財務信息，分析其獲利能力、償債能力和運營能力，評估其財務風險和信用狀況，并在合同履行過程中持續關注其資信變化建立和及時更新合同對方的商業信用檔案。3對被調查對象進行現場調查，實地了解和全面評估其生產能力、技術水平、產品類別和質量等生產經營情況，分析其合同履約能力。4與被調查對象的主要供應商、客戶、開戶銀行、主管稅務機關和工商行政管理部門等進行溝通，了解其生產經

15、營、商業信譽、履約能力等情況。【注意事項】在完善合同調查階段工作的同時，企業應建立完善的客戶管理制度，做好以下工作：(1)在與新客戶簽訂合同前，企業應對新客戶的注冊、資信及經營能力等情況進行調查。企業還應建立客戶檔案，對客戶資信等級進行評估，予以歸類分級，并據以掌握簽訂合同的條件。(2)企業應注意防范客戶流失。在與企業職工訂立勞動合同時，企業應明確規定：職工如因故離開企業，在一定期限內不得利用原客戶渠道從事與本企業相競爭的業務活動；否則，應承擔由此給企業造成的經濟損失，情節嚴重者還將追究法律責任。二、合同談判初步確定準合同對象后，企業內部的合同承辦部門將在授權范圍內與對方進行合同談判，按照自愿

16、、公平原則，磋商合同內容和條款，明確雙方的權利、義務、責任。在合同談判階段，主要的法律風險存在以下幾個方面：1忽略合同重大問題或在重大問題上做出不當讓步；2談判經驗不足，缺乏技術、法律和財務知識的支撐，導致企業利益損失；3泄露本企業談判策略，導致企業在談判中處于不利地位。為了避免以上問題出現，合同談判階段需要注意以下幾個方面：1收集談判對手資料，充分熟悉談判對手情況，做到知己知彼；研究國家相關法律法規、行業監管、產業政策、同類產品或服務價格等與談判內容相關的信息，正確制定本企業談判策略。2關注合同核心內容、條款和關鍵細節，具體包括合同標的的數量、質量或技術標準，合同價格的確定方式與支付方式，履

17、約期限和方式，違約責任和爭議的解決方法、合同變更或解除條件等。3對于影響重大、涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同，組織法律、技術、財會等專業人員參與談判，充分發揮團隊智慧，及時總結談判過程中的得失，研究確定下一步談判策略。4必要時可聘請外部專家參與相關工作，并充分了解外部專家的專業資質、勝任能力和職業道德情況。5加強保密工作，嚴格責任追究制度。6對談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，予以記錄并妥善保存，作為避免合同舞弊的重要手段和責任追究的依據。三、合同文本擬定企業在合同談判后，根據協商談判結果，擬定合同文本。在合同文本擬定階段，主要存在以下問題和風險：1選擇不恰當的合同形式；2合

18、同與國家法律法規、行業產業政策、企業總體戰略目標或特定業務經營目標發生沖突；3合同內容和條款不完整、表述不嚴謹準確，或存在重大疏漏和欺詐，導致企業合法利益受損；4有意拆分合同規避合同管理規定；5對于合同文本須報經國家有關主管部門審查或備案的，未履行相應程序。為了避免以上問題出現，企業在合同擬定階段，應注意以下幾個方面：1企業對外發生經濟行為，除即時結清方式外，應當訂立書面合同。2嚴格審核合同需求與國家法律法規、產業政策、企業整體戰略目標的關系，保證其協調一致；考察合同是否以生產經營計劃、項目立項書等為依據，確保完成具體業務經營目標。3合同文本一般由業務承辦部門起草，法律部門審核；重大合同或法律

19、關系復雜的特殊合同應當由法律部門參與起草。國家或行業有合同示范文本的，可以優先選用，但對涉及權利義務關系的條款應當進行認真審查，并根據實際情況進行適當修改。各部門應當各司其職，保證合同內容和條款的完整準確。4通過統一歸口管理和授權審批制度，嚴格合同管理，防止通過化整為零等方式故意規避招標的做法和越權行為。5由簽約對方起草的合同，企業應當認真審查，確保合同內容準確反映企業訴求和談判達成的一致意見，特別留意'其他約定事項'等需要補充填寫的欄目，如不存在其他約定事項時注明'此處空白'或'無其他約定'，防止合同后續被篡改。6合同文本須報經國家有關主管部門

20、審查或備案的，應當履行相應程序。四、合同審核合同文本擬定完成后，企業應進行嚴格的審核。合同審核階段需要避免的法律問題如下：1合同審核人員因專業素質或工作態度原因未能發現合同文本中的不當內容和條款。2審核人員雖然通過審核發現問題但未提出恰當的修訂意見。3合同起草人員沒有根據審核人員的改進意見修改合同，導致合同中的不當內容和條款未被糾正。為了避免出現以上問題，建議從以下方面做好合同審查工作：1審核人員應當對合同文本的合法性、經濟性、可行性和嚴密性進行重點審核，關注合同的主體、內容和形式是否合法，合同內容是否符合企業的經濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明

21、確等。2建立會審制度，對影響重大或法律關系復雜的合同文本，組織財會部門、內部審計部、法律部、業務關聯的相關部門進行審核，內部相關部門應當認真履行職責。3慎重對待審核意見，認真分析研究，慎重對待，對審核意見準確無誤地加以記錄，必要時對合同條款作出修改并再次提交審核。【注意事項】合同審核過程中，如果出現以下情況，一般是需要重點審查或由幾個部門進行會審的合同：(1)公司總部領導確定需要會審的合同；(2)公司開展新業務或其他特殊業務需要單獨草擬的合同；(3)公司使用客戶或第三方提供的合同樣本的合同；(4)合同標的較大或合同法律關系復雜，可能引起法律風險的融資或保函類等合同；(5)使用公司制定的示范類合

22、同文本但作出較大修改的合同。五、合同簽署企業經審核同意簽訂的合同，應當與對方當事人正式簽署并加蓋企業合同專用章。在本環節中，企業存在的主要風險是：1經辦人超越權限簽訂合同；2合同印章管理不當，如使用公司某一個部門印章代替合同專用章等；3簽署后的合同被篡改，或者合同沒有進行小簽或加蓋騎縫章等；4因授權手續不全導致合同無效等。為了避免出現以上情況，企業應該從以下方面做好預防工作：1按照規定的權限和程序與對方當事人簽署合同。正式對外訂立的合同應當由企業法定代表人或由其授權的代理人簽名或加蓋有關印章。授權簽署合同的，應當簽署授權委托書。2，嚴格合同專用章保管制度，合同經編號、審批及企業法定代表人或由其

23、授權的代理人簽署后，方可加蓋合同專用章。用印后保管人應當立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人濫用。保管人應當記錄合同專用章使用情況以備查，如果發生合同專用章遺失或被盜現象，應當立即報告公司負責人并采取妥善措施，如向公安機關報案、登報聲明作廢等，以最大限度消除可能帶來的負面影響。3采取恰當措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、裝訂成冊并使用防偽印記、使用不可編輯的電子文檔格式等。4按照國家有關法律、行政法規規定，需辦理批準、登記等手續之后方可生效的合同，企業應當及時按規定辦理相關手續。【注意事項】在合同簽署方面，企業應建立分級授權簽字制度，包括以下內容：(1)企業重大經濟

24、合同應該由企業的法定代表人代表本企業簽訂合同。其他合同可以是企業法定代表人授權之人。授權根據合同種類、金額、付款方式及期限的不同，制訂分級授權簽字制度。(2)為使簽約對方了解企業內部的分級授權制度，企業可在標準合同格式的顯著位置披露本企業的授權簽字制度。(3)在業務人員離職、辭退時，企業須收繳一切能表明其為該企業工作人員的證件，并通知有關已知客戶。在制定分級授權簽字制度的同時，企業還應該加強對合同印章的管理，包括以下方面：(1)企業應加強合同印章的管理，對合同印章的刻制、繳銷、保管和使用作出規定。(2)企業應規定合同須簽字蓋章生效，并在有關合同條款中予以明確注明o(3)企業不應將事先蓋有合同印

25、章的空白合同交由業務人員使用。如確因工作需要，應建立相應的批準、登記、核銷制度。六、合同履行合同訂立后，企業應當與合同對方當事人一起遵循誠實信用原則，根據合同的性質、目的和交易習慣履行通知、協助、保密等義務。在合同履行階段，企業需要注意以下風險：1本企業或合同對方當事人沒有恰當地履行合同中約定的義務。2合同生效后，對合同條款未明確約定的事項沒有及時協議補充，導致合同無法正常履行。3在合同履行過程中，未能及時發現已經或可能導致企業利益受損情況，或未能采取有效措施。、4合同糾紛處理不當，導致企業遭受外部處罰、訴訟失敗，損害企業利益、信譽和形象等。為了避免出現以上風險，企業可以從以下方面加強管理控制

26、措施：1強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收，全面適當執行本企業義務，敦促對方積極執行合同，確保合同全面有效履行。2對合同對方的合同履行情況實施有效監控，一旦發現有違約可能或違約行為，應當及時提示風險，并立即采取相應措施將合同損失降到最低。3根據需要及時補充、變更甚至解除合同。一是對于合同沒有約定或約定不明確的內容，通過雙方協商一致對原有合同進行補充；無法達成補充協議的，按照國家相關法律法規、合同有關條款或者交易習慣確定；二是，對于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同，以及因政策調整、市場變化等客觀因素已經或可能導致企業利益受損的合同，按規定程序及時報告，并經雙方協商一致，按照規定權限

27、和程序辦理合同變更或解除事宜；三是對方當事人提出中止、轉讓、解除合同的，造成企業經濟損失的，應向對方當事人提出書面索賠。4加強合同糾紛管理，在履行合同過程中發生糾紛的，應當依據國家相關法律法規，在規定時效內與對方當事人協商并按規定權限和程序及時報告。合同糾紛經協商一致的，雙方應當簽訂書面協議；合同糾紛經協商無法解決的，根據合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。企業內部授權處理合同糾紛，應當簽署授權委托書。糾紛處理過程中，未經授權批準，相關經辦人員不得向對方當事人作出實質性答復或承諾。【注意事項】在合同履行過程中，企業可以從以下方面加強監督，做好合同履行工作：(1)企業以合同編號及或發運單編號為依據，

28、建立履約各環節的監督管理機制。(2)在履約過程中，如業務經辦人員發生變動，應向本部門其他人員書面交接工作。(3)企業的對外付款應由財務部門審核，報企業領導批準。(4)企業履約監督部門應對未能履行或未及時履行的經濟合同進行督促檢查，并及時向企業分管領導匯報。在合同履行過程中，如果發生合同履行爭議，應該妥善解決，并需要注意以下問題：(1)合同發生爭議后，有關業務部門應及時通報企業法律部門，共同研究案情，分清法律責任，并提出解決辦法，報企業總經理或分管副總經理審核后執行。(2)凡經多次協商仍無法解決的有爭議的索賠案件，可采取仲裁方式或通過訴訟解決。仲裁和訴訟地點原則上應在我國境內。(3)爭議確屬企業責任，應予賠付的，應以書面形式與客戶確定合理的賠付金額和賠付辦法。七、合同結算合同結算是合同執行的重要環節，既是對合同簽訂的審查，也是對合同執行的監督，一般由財會部門負責辦理。在合同結算階段，主要存在的法律風險是：1違反合同條款，未按合同規定期限、金額或方式付款。2疏于管理，未能及時催收到期合同款項。3在沒有合同依據的情況下盲目付款。為了避免以上風險，可以從以下方面采取管理控制措施：1財會部門應當在審核合同條款后辦理結算業務，按照合同規定付款，及時催收到期欠款。2未按合同條款履約或應簽訂書面合同