1、七、Body內(nèi)容商務(wù)信函的內(nèi)容指你在信中要說(shuō)的事情。你可以進(jìn)行詢問、回復(fù)、感謝、推銷產(chǎn)品、索賠、催款、祝愿等等。通常要分成合理的短段落，分開頭、中間部分和結(jié)尾，每段之間還要留出足夠的空格。內(nèi)容部分打印在稱謂或主題下面兩行處。內(nèi)容段落要單倍行距，太短的信可以雙倍行距。在段落之間要雙倍行距。簡(jiǎn)化格式的信（沒有稱謂）從主題下面第三行開始寫。開頭 開頭沒有固定的寫法。可以簡(jiǎn)單地說(shuō)明寫信的原因或要求，也可以提一下上一封信、合同或文件，或使用生動(dòng)的開頭引起讀者的興趣。第一次通信時(shí)也可以用開頭語(yǔ)簡(jiǎn)要介紹自己。開頭語(yǔ)一般自成一節(jié)，文字簡(jiǎn)潔，與信的正文分開。許多商務(wù)信函還不用開頭語(yǔ)。 正文 正文是信函的主體。這

2、部分給收信人提供你想傳遞的詳細(xì)信息。表達(dá)寫信人的具體愿望、要求、看法等，緊接在開頭語(yǔ)的下面。這可以是一段或幾段，最好一段表達(dá)一個(gè)意思。需兩頁(yè)或更多信紙時(shí)，應(yīng)在續(xù)頁(yè)上注明收信人名稱、頁(yè)數(shù)、日期。續(xù)頁(yè)寫法如下：1Mr. John Smith Page 2 June 3，2001 2Page 2 The ABC Company, June 3, 2001 信的正文部分所用的英語(yǔ)應(yīng)該清楚簡(jiǎn)明，段落清晰，標(biāo)點(diǎn)正確。 段落劃分 在信中每段表達(dá)不同的內(nèi)容，因此可能一段只有一句話；但是短小的段落太多會(huì)破壞信的整體外觀。小標(biāo)題 如果內(nèi)容可以有效地劃分成幾部分，那么請(qǐng)大膽地使用小標(biāo)題。 列表 同樣，如果一個(gè)段落包

3、括一些想法，可以有效地以列表的形式表現(xiàn)出來(lái)，使用列表表示，還可以通過項(xiàng)目編號(hào)和符號(hào)加以突出。間距 幾乎所有的商務(wù)書信都采用單倍行距，段落之間采用雙倍行距。但是一些機(jī)構(gòu)對(duì)于非常短的信函（比如說(shuō)10行）愿意采用雙倍行距和更寬的邊界。收信人的地址（還有寄信人的地址，如果不是印制好的）一般都采用單倍行距。結(jié)尾 信的結(jié)束語(yǔ)可以重復(fù)一下剛剛說(shuō)的事情，發(fā)信人要做或希望收信人做的事，也可說(shuō)套話，位置在正文結(jié)束之后，需另起一段。如：1“Wish to hear from you soon”“希望不久收到你們的消息”； 2“If you need further information，please tell u

4、s”“如果需要更多信息，請(qǐng)告知我們”。商業(yè)書信開頭和結(jié)束常用句式： 開頭用語(yǔ)：We received your letter of May 15 in which you inquired about recent training programme conducted for our office personnel.我們收到了你們5月15號(hào)的來(lái)信，信中你們?cè)儐栁覀冝k公室人員最近的培訓(xùn)計(jì)劃。We want to welcome you to the Hobby Supplies family of satisfied customers. 我們想歡迎你們成為我們Hobby Supplies

5、滿意客戶的一員。 Thank you very much for your order of March 17, #209, which arrived today. 我們今天收到了你們3月17號(hào)的209號(hào)訂單，非常感謝。 We were happy to receive your request to stock our Precision Watch Line. 我們很高興收到你們對(duì)我們系列精確手表的垂詢。 We were sorry to hear that our #209 bicycle did not meet your expectations. 很抱歉聽說(shuō)我們209號(hào)自行車沒有

6、令你們滿意。 Im the manager of Were one of the largest chains in the retail food industry with 432 stores and 45,000 associates.我是某某公司的經(jīng)理。我們是最大的連鎖零售食品店之一，擁有432個(gè)商店和45，000名雇員。I am writing to ask for your help with an expensive problem faced by this company:我寫信想要求你們幫忙解決我們公司面臨的一個(gè)重要問題： A client of yours, XXX s

7、uggested that I contact you to request a favor. 你們的一個(gè)客戶，XXX建議我和你們聯(lián)系請(qǐng)求幫助。 I am glad to confirm that 我很高興確認(rèn) Further to our telephone conversation 關(guān)于我們的電話談話 結(jié)尾用語(yǔ)： Your prompt reply is eagerly awaited. 急切等待您的回音。 We look forward to hearing from you. 期盼很快能得到您的回音。 We should appreciate your early reply. 我們希

8、望早日收到你們的回信。 Thank you for your kind cooperation in the matter. 謝謝你方對(duì)此做出的善意的合作。 We assure you of our careful attention to your interests at all times. 我方保證隨時(shí)對(duì)你方利益給以足夠的重視。 We hope to hear from you soon. 希望不久收到你們的消息。 Call me if you have questions.如果有問題，請(qǐng)給我打電話。 Thank you for answering our questions as s

9、oon as possible. 感謝你們對(duì)我們問題的盡快回復(fù)。 Best wishes for the success of your book. 祝你的書賣得好。 If you wish any further information in this area, I shall be happy to cooperate with you.如果你在這方面有任何需要，我將很高興與你合作。第二章 Principles of Business Letters商務(wù)信函的寫作原則第一節(jié) Clarity清楚直接、簡(jiǎn)單的寫作容易懂。有效的溝通給讀者/聽眾，提供容易理解的、清楚的、具體的信息。清楚的表達(dá)包

10、括：選擇簡(jiǎn)單、非正式的詞匯，句子正確，寫簡(jiǎn)單的句子結(jié)構(gòu)和段落。可以通過下列方法達(dá)到清楚：使用日常語(yǔ)匯。熟悉的詞容易懂。如果你能用big city（大城市）表示，就不要用metropolitan（大都市）；如果你的意思是give（給）,就不用render（賜予）。通過使用日常用語(yǔ)，你可以幫助讀者很快理解你的意思。例如：The introductory operation was protracted, pedestrian and vacuous The first speech was long, dull and empty （開頭的講話又長(zhǎng)、又枯燥、又空洞） 可以被替代的長(zhǎng)詞有： 長(zhǎng)詞 短

11、 詞 accomplish doapplication useapproximately ab outfinalize fi nishdemonstrate sh owobjective goal, aimsubsequently later, si nceobligation d utyutilize usevisualize see盡量使用簡(jiǎn)短的句子。短句子使讀者容易讀出來(lái)。試著把長(zhǎng)句子分成幾個(gè)短句子。短句子并不會(huì)使文章簡(jiǎn)單，但卻會(huì)使文章容易讀。段落不要太長(zhǎng)。一段只說(shuō)明一個(gè)意思。如果說(shuō)不清楚，就分成幾段寫，用過渡詞或短語(yǔ)連接起來(lái)。少用術(shù)語(yǔ)。術(shù)語(yǔ)就是某一領(lǐng)域內(nèi)的技術(shù)用語(yǔ)或?qū)ｉT用語(yǔ)。術(shù)語(yǔ)使業(yè)內(nèi)

12、人士更簡(jiǎn)單地理解復(fù)雜的信息，但是對(duì)外部人士來(lái)說(shuō)，沒有任何意義。某個(gè)公司的人士不很容易理解cafeteria plan（自助餐計(jì)劃，一種福利計(jì)劃），但是我們大多數(shù)人會(huì)想到自助餐。只有在確信讀者能理解它們的時(shí)候才用這些詞。用視覺幫助。一個(gè)圖片值千言萬(wàn)語(yǔ)。在多數(shù)情況下，圖片來(lái)代替說(shuō)或?qū)懙恼Z(yǔ)言。圖片可以很廣泛地理解，包括：線狀圖、地圖、照片等。圖表可以很快地被理解，并幫助簡(jiǎn)化復(fù)雜的信息。他們還可以吸引讀者或聽眾的注意，激發(fā)他們行動(dòng)，并留下很深的印象。口語(yǔ)化的語(yǔ)言。一般而言，我們所寫的英文筆調(diào)往往過于僵硬，因?yàn)槲覀兯鶎W(xué)的英文大多是書面用語(yǔ)。筆調(diào)偏硬的文章并非全然不可取，但如果沒有考慮到書信內(nèi)容和對(duì)象，一

13、律采用正式的筆調(diào)寫作，就會(huì)發(fā)生問題。但這并不是說(shuō)寫作時(shí)要想閑聊。而是說(shuō)你既要聽起來(lái)專業(yè)化，還不要做作。要避免使用術(shù)語(yǔ)或書面語(yǔ)。商業(yè)信息要聽起來(lái)熱情、友好、口語(yǔ)化而不是生硬、過于正式。為使語(yǔ)言口語(yǔ)化，可以用一些縮寫，如“cant”，“doesnt”。但是要避免使用讀者不熟悉的縮寫，如“PLS”，（=please）。口語(yǔ)化的語(yǔ)言可以用在任何商務(wù)寫作上除了非常正式的商務(wù)報(bào)告。第二節(jié) Conciseness簡(jiǎn)潔一個(gè)簡(jiǎn)潔的溝通節(jié)省了信息發(fā)送者和接收者的時(shí)間和費(fèi)用。簡(jiǎn)潔是用最少的語(yǔ)言表達(dá)你想說(shuō)的話，但也不是犧牲其它的寫作原則。簡(jiǎn)潔重在強(qiáng)調(diào)主要內(nèi)容。通過去掉不必要的詞，你應(yīng)把最重要的內(nèi)容呈現(xiàn)給讀者。為了達(dá)到

14、簡(jiǎn)潔，要：去掉啰嗦的表達(dá)方式。在不改變意思的情況下，能用一個(gè)詞，不要用詞組。去掉老套的、不必要的表達(dá)方式（cliché），如“allow me to say”，“in reply I wish to state”，“please be advised”，“take the liberty”，代替“please find enclosed”，你可以說(shuō)“enclosed is”。經(jīng)常用來(lái)表示inform之意的advise、表示about之意的pertaining to等，盡可能去掉“which”和“that”從句。口語(yǔ)中常省略關(guān)系代詞that和which，如He said that he

15、 was coming（他說(shuō)他會(huì)來(lái)）和I am（Im）sorry that I have to cancel the order（抱歉我必須取消訂貨）中的that（作為連接詞），或I have enclosed the information which you requested（附寄了你要的信息）中的which（賓語(yǔ)關(guān)系代詞）。因?yàn)镠e said he was coming.比He said that he was coming.簡(jiǎn)潔、順暢、生動(dòng)。避免用“there be”、“It is(was)”句型開頭。 啰嗦： It was known by Mr. Smith that we mu

16、st reduce簡(jiǎn)潔： Mr. Smith knew we must reduce （史密斯先生知道我們必須減少） 啰嗦： There are four rules that should be observed. 簡(jiǎn)潔： Four rules should be observed. （應(yīng)該注意四個(gè)原則） 只包括相關(guān)的信息 有效簡(jiǎn)潔的信息不僅應(yīng)去掉不必要的啰嗦的表達(dá)方式，還要去掉不相關(guān)的材料。 例如： 啰嗦：At this time I was writing to you to enclose the postpaid appointment card for the purpose of

17、 arranging a convenient time when we might get together for a personal interview. (30個(gè)字)簡(jiǎn)潔：Will you please return the enclosed card and name a convenient time for an interview?（15個(gè)字）(你能寄回附寄的卡片，并選一個(gè)方便的時(shí)候面談嗎？) 啰嗦：We hereby wish to let you know that we fully appreciate the confidence you have reposed i

18、n us. （18個(gè)字）簡(jiǎn)潔：We appreciate your confidence in us. （6個(gè)字） （感謝你們對(duì)我們的信心。） 避免不必要的重復(fù) 有時(shí)為了強(qiáng)調(diào)可以重復(fù)。但是如果沒有理由地說(shuō)幾遍同一件事的話，就顯得啰嗦、枯燥。比如“unexpected surprise”的意思就像“surprise surprise”，因?yàn)椤皍nexpected”就是“surprise”的意思。應(yīng)避免的重復(fù)用法有：advance warning exactly identical perfectly clear few in number personal opinion grateful th

19、anks contributing factor past history true fact new changes last and final refer back 用動(dòng)詞代替名詞短語(yǔ) 一些作者很喜歡名詞，如用we make a recommendation代替we recommend。這個(gè)壞習(xí)慣增加了句子長(zhǎng)度、使讀者閱讀速度減慢、使文章思路不清。注意下面清楚、有效、有力的動(dòng)詞和名詞短語(yǔ)的對(duì)比，你覺得那種更好？第三節(jié) Concreteness具體用具體的詞匯。只要可能就用一個(gè)具體的數(shù)字替代籠統(tǒng)的說(shuō)法，這樣可以使你的寫作更具體、生動(dòng)。通常模糊、籠統(tǒng)的詞匯是歧義詞匯，作者和讀者可能會(huì)有不同的

20、理解。例如，有多快，多大，多小？有些詞會(huì)引起誤解、迷惑。如：a few, high, low, more, quick, soon, early, long, many, most, slow, tall。當(dāng)然，有時(shí)這些詞匯也是允許的。比如沒有具體數(shù)字時(shí)，你不想說(shuō)明時(shí)，或者想讓讀者自己猜測(cè)時(shí)。精確的詞匯可以使讀者更感興趣。盡可能多用精確的詞匯。當(dāng)然，這需要你不斷擴(kuò)大你的詞匯量。第四節(jié) Active instead of Passive用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)代替被動(dòng)語(yǔ)態(tài)用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，不用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。使用主動(dòng)句來(lái)避免冗長(zhǎng)：主動(dòng)句通常較短，因?yàn)樗鼈兪褂玫脑~比較少主動(dòng)：短 Peter decided.（彼得決定了）。

21、 被動(dòng)：長(zhǎng) It was decided by Peter. 使用主動(dòng)句來(lái)避免過于正式，主動(dòng)句通常聽上去不那么正式 主動(dòng)：不太正式 Peters evident bias made it hard for him to decide fairly. （彼得明顯的偏見使他很難作出公正的抉擇。） 被動(dòng)：較為正式 A fair decision was rendered difficult by Peters evident bias. 采用主動(dòng)句來(lái)顯現(xiàn)誰(shuí)的責(zé)任。主動(dòng)句讀者較為容易判斷是誰(shuí)完成這項(xiàng)任務(wù)的。 主動(dòng)：很清楚是誰(shuí)決定的 Peter decided to undertake a specia

22、l study.（彼得決定進(jìn)行一次特殊的研究。） 被動(dòng)：不清楚是誰(shuí)決定的 It has been decided that a special study be undertaken.（已經(jīng)決定要進(jìn)行一次特殊的研究。）使用主動(dòng)句來(lái)節(jié)省讀者的時(shí)間 。最為重要的是，調(diào)查顯示在某種程度上由于主動(dòng)句短而清楚，讀者可以用比閱讀被動(dòng)句更快的速度閱讀完主動(dòng)句。在以下被動(dòng)句例子中，讀者必須作暫時(shí)的停頓以判斷是誰(shuí)做出了陳述。被動(dòng)：讀者了解較慢 It is stated that（認(rèn)為） 主動(dòng)：讀者了解較快 The Tax Code states（納稅條文上說(shuō)） 請(qǐng)比較下列每對(duì)句子，看看那一個(gè)更好？ Confir

23、mation of the date will be received from the president. The president will confirm the date. （總統(tǒng)將收到日期確認(rèn)） Excessive travel was listed by employees as their primary reason for resigning. Employees listed excessive travel as their primary reason for resigning. (員工們把過于頻繁的出差列為辭職的首選理由。)第五節(jié) Courtesy客氣客套指在你

24、寫信或便函時(shí)要自然地使用客氣的語(yǔ)句，如Thank you，I amsorry，I am delighted。但也不要過度使用。這些表達(dá)會(huì)告訴讀者你是禮貌的、你很在意他們。維持客套的語(yǔ)氣不僅僅是不要粗魯，還要避免使用苛求的或說(shuō)教的語(yǔ)言。像you should, you must, you have to這樣的表達(dá)方式容易使人自動(dòng)地產(chǎn)生反感。可以換成Will you please。請(qǐng)看下面的例子：即使你很生氣，記住發(fā)脾氣或譏諷并不會(huì)幫助你達(dá)到溝通的目的。當(dāng)你很生氣、沮喪、或煩惱時(shí)，保持冷靜，試圖緩和情況。找出主要問題所在，你該做些什么來(lái)解決。切忌使用粗魯?shù)恼Z(yǔ)言，這會(huì)給你和你公司的形象帶來(lái)不可挽回的

25、損失。第六節(jié) Consideration體諒他人在描述有效寫作的時(shí)候，美國(guó)一位有名的作家說(shuō)，要寫好就必須表現(xiàn)出對(duì)讀者有好處，使你的信息滿足讀者的需要，也就是站在讀者的角度考慮問題；也就是分析讀者怎么理解信息，然后試圖給讀者提供他們所需要的；解決讀者的問題；節(jié)省他們的錢；或者體諒他們的感受和處境。再有，熟練的溝通者會(huì)自然地用第二人稱代詞you/your，而不是第一人稱代詞I/we/us/our。不管你的目的是提供信息、說(shuō)服別人、還是增進(jìn)友誼，最打動(dòng)人的詞就是you/your。請(qǐng)對(duì)比下邊的例子：第七節(jié) Positive肯定一些否定的詞匯會(huì)有副作用，因?yàn)榉穸ǖ恼Z(yǔ)氣給人一種否定的印象，或者還有指責(zé)讀者

26、的意思。例如：給客戶寫信開頭寫Your claim that表明你不信任客戶。還有一些詞匯也可能是你陷入麻煩，如complaint，criticism，defective，failed，mistake，neglect。通常作者不會(huì)意識(shí)到這些詞匯的效果。但是他們卻是會(huì)引起讀者不滿。為了避免影響溝通效果，限制否定詞匯的使用，用肯定的語(yǔ)言表達(dá)自己。你告訴讀者他們能做什么而不是不要做什么，就給讀者提供了更多的選擇。第八節(jié) Coherence連貫一個(gè)意思有邏輯地與下一個(gè)意思連接時(shí)，段落是連貫的。使用過渡詞、過渡句可以增加段落的連貫性。這些詞是指示讀者和聽眾的路標(biāo)。它們使讀者期待下面發(fā)生的事，減少懷疑、加

27、速理解。過渡詞能夠強(qiáng)調(diào)思想、表示時(shí)間或順序、表示因果關(guān)系、比較、對(duì)比。所以過渡詞可以滿足不同目的。表示進(jìn)一步說(shuō)明的過渡詞有：additionally, again, also, likewise, moreover, further, furthermore, and, i.e.表示時(shí)間或順序的有：after, before, earlier, finally, first, meanwhile, next, now, when, until, i.e.表示澄清、舉例的有：for example, for instance, I mean, that is, this means, thus, to put it another way, in other words, that means, namely, i.e.表示因果關(guān)系的有：accordingly, as a result, consequently, for this reason, so, therefore, thus, under the circumstances, because, i.e.表示矛盾的有：actually, but, however, in fact, instead, rather, still, though, i.e. 表示對(duì)