1、七、Body內容商務信函的內容指你在信中要說的事情。你可以進行詢問、回復、感謝、推銷產品、索賠、催款、祝愿等等。通常要分成合理的短段落，分開頭、中間部分和結尾，每段之間還要留出足夠的空格。內容部分打印在稱謂或主題下面兩行處。內容段落要單倍行距，太短的信可以雙倍行距。在段落之間要雙倍行距。簡化格式的信（沒有稱謂）從主題下面第三行開始寫。開頭 開頭沒有固定的寫法。可以簡單地說明寫信的原因或要求，也可以提一下上一封信、合同或文件，或使用生動的開頭引起讀者的興趣。第一次通信時也可以用開頭語簡要介紹自己。開頭語一般自成一節，文字簡潔，與信的正文分開。許多商務信函還不用開頭語。 正文 正文是信函的主體。這

2、部分給收信人提供你想傳遞的詳細信息。表達寫信人的具體愿望、要求、看法等，緊接在開頭語的下面。這可以是一段或幾段，最好一段表達一個意思。需兩頁或更多信紙時，應在續頁上注明收信人名稱、頁數、日期。續頁寫法如下：1Mr. John Smith Page 2 June 3，2001 2Page 2 The ABC Company, June 3, 2001 信的正文部分所用的英語應該清楚簡明，段落清晰，標點正確。 段落劃分 在信中每段表達不同的內容，因此可能一段只有一句話；但是短小的段落太多會破壞信的整體外觀。小標題 如果內容可以有效地劃分成幾部分，那么請大膽地使用小標題。 列表 同樣，如果一個段落包

3、括一些想法，可以有效地以列表的形式表現出來，使用列表表示，還可以通過項目編號和符號加以突出。間距 幾乎所有的商務書信都采用單倍行距，段落之間采用雙倍行距。但是一些機構對于非常短的信函（比如說10行）愿意采用雙倍行距和更寬的邊界。收信人的地址（還有寄信人的地址，如果不是印制好的）一般都采用單倍行距。結尾 信的結束語可以重復一下剛剛說的事情，發信人要做或希望收信人做的事，也可說套話，位置在正文結束之后，需另起一段。如：1“Wish to hear from you soon”“希望不久收到你們的消息”； 2“If you need further information，please tell u

4、s”“如果需要更多信息，請告知我們”。商業書信開頭和結束常用句式： 開頭用語：We received your letter of May 15 in which you inquired about recent training programme conducted for our office personnel.我們收到了你們5月15號的來信，信中你們詢問我們辦公室人員最近的培訓計劃。We want to welcome you to the Hobby Supplies family of satisfied customers. 我們想歡迎你們成為我們Hobby Supplies

5、滿意客戶的一員。 Thank you very much for your order of March 17, #209, which arrived today. 我們今天收到了你們3月17號的209號訂單，非常感謝。 We were happy to receive your request to stock our Precision Watch Line. 我們很高興收到你們對我們系列精確手表的垂詢。 We were sorry to hear that our #209 bicycle did not meet your expectations. 很抱歉聽說我們209號自行車沒有

6、令你們滿意。 Im the manager of Were one of the largest chains in the retail food industry with 432 stores and 45,000 associates.我是某某公司的經理。我們是最大的連鎖零售食品店之一，擁有432個商店和45，000名雇員。I am writing to ask for your help with an expensive problem faced by this company:我寫信想要求你們幫忙解決我們公司面臨的一個重要問題： A client of yours, XXX s

7、uggested that I contact you to request a favor. 你們的一個客戶，XXX建議我和你們聯系請求幫助。 I am glad to confirm that 我很高興確認 Further to our telephone conversation 關于我們的電話談話 結尾用語： Your prompt reply is eagerly awaited. 急切等待您的回音。 We look forward to hearing from you. 期盼很快能得到您的回音。 We should appreciate your early reply. 我們希

8、望早日收到你們的回信。 Thank you for your kind cooperation in the matter. 謝謝你方對此做出的善意的合作。 We assure you of our careful attention to your interests at all times. 我方保證隨時對你方利益給以足夠的重視。 We hope to hear from you soon. 希望不久收到你們的消息。 Call me if you have questions.如果有問題，請給我打電話。 Thank you for answering our questions as s

9、oon as possible. 感謝你們對我們問題的盡快回復。 Best wishes for the success of your book. 祝你的書賣得好。 If you wish any further information in this area, I shall be happy to cooperate with you.如果你在這方面有任何需要，我將很高興與你合作。第二章 Principles of Business Letters商務信函的寫作原則第一節 Clarity清楚直接、簡單的寫作容易懂。有效的溝通給讀者/聽眾，提供容易理解的、清楚的、具體的信息。清楚的表達包

10、括：選擇簡單、非正式的詞匯，句子正確，寫簡單的句子結構和段落。可以通過下列方法達到清楚：使用日常語匯。熟悉的詞容易懂。如果你能用big city（大城市）表示，就不要用metropolitan（大都市）；如果你的意思是give（給）,就不用render（賜予）。通過使用日常用語，你可以幫助讀者很快理解你的意思。例如：The introductory operation was protracted, pedestrian and vacuous The first speech was long, dull and empty （開頭的講話又長、又枯燥、又空洞） 可以被替代的長詞有： 長詞 短

11、 詞 accomplish doapplication useapproximately ab outfinalize fi nishdemonstrate sh owobjective goal, aimsubsequently later, si nceobligation d utyutilize usevisualize see盡量使用簡短的句子。短句子使讀者容易讀出來。試著把長句子分成幾個短句子。短句子并不會使文章簡單，但卻會使文章容易讀。段落不要太長。一段只說明一個意思。如果說不清楚，就分成幾段寫，用過渡詞或短語連接起來。少用術語。術語就是某一領域內的技術用語或專門用語。術語使業內

12、人士更簡單地理解復雜的信息，但是對外部人士來說，沒有任何意義。某個公司的人士不很容易理解cafeteria plan（自助餐計劃，一種福利計劃），但是我們大多數人會想到自助餐。只有在確信讀者能理解它們的時候才用這些詞。用視覺幫助。一個圖片值千言萬語。在多數情況下，圖片來代替說或寫的語言。圖片可以很廣泛地理解，包括：線狀圖、地圖、照片等。圖表可以很快地被理解，并幫助簡化復雜的信息。他們還可以吸引讀者或聽眾的注意，激發他們行動，并留下很深的印象。口語化的語言。一般而言，我們所寫的英文筆調往往過于僵硬，因為我們所學的英文大多是書面用語。筆調偏硬的文章并非全然不可取，但如果沒有考慮到書信內容和對象，一

13、律采用正式的筆調寫作，就會發生問題。但這并不是說寫作時要想閑聊。而是說你既要聽起來專業化，還不要做作。要避免使用術語或書面語。商業信息要聽起來熱情、友好、口語化而不是生硬、過于正式。為使語言口語化，可以用一些縮寫，如“cant”，“doesnt”。但是要避免使用讀者不熟悉的縮寫，如“PLS”，（=please）。口語化的語言可以用在任何商務寫作上除了非常正式的商務報告。第二節 Conciseness簡潔一個簡潔的溝通節省了信息發送者和接收者的時間和費用。簡潔是用最少的語言表達你想說的話，但也不是犧牲其它的寫作原則。簡潔重在強調主要內容。通過去掉不必要的詞，你應把最重要的內容呈現給讀者。為了達到

14、簡潔，要：去掉啰嗦的表達方式。在不改變意思的情況下，能用一個詞，不要用詞組。去掉老套的、不必要的表達方式（cliché），如“allow me to say”，“in reply I wish to state”，“please be advised”，“take the liberty”，代替“please find enclosed”，你可以說“enclosed is”。經常用來表示inform之意的advise、表示about之意的pertaining to等，盡可能去掉“which”和“that”從句。口語中常省略關系代詞that和which，如He said that he

15、 was coming（他說他會來）和I am（Im）sorry that I have to cancel the order（抱歉我必須取消訂貨）中的that（作為連接詞），或I have enclosed the information which you requested（附寄了你要的信息）中的which（賓語關系代詞）。因為He said he was coming.比He said that he was coming.簡潔、順暢、生動。避免用“there be”、“It is(was)”句型開頭。 啰嗦： It was known by Mr. Smith that we mu

16、st reduce簡潔： Mr. Smith knew we must reduce （史密斯先生知道我們必須減少） 啰嗦： There are four rules that should be observed. 簡潔： Four rules should be observed. （應該注意四個原則） 只包括相關的信息 有效簡潔的信息不僅應去掉不必要的啰嗦的表達方式，還要去掉不相關的材料。 例如： 啰嗦：At this time I was writing to you to enclose the postpaid appointment card for the purpose of

17、 arranging a convenient time when we might get together for a personal interview. (30個字)簡潔：Will you please return the enclosed card and name a convenient time for an interview?（15個字）(你能寄回附寄的卡片，并選一個方便的時候面談嗎？) 啰嗦：We hereby wish to let you know that we fully appreciate the confidence you have reposed i

18、n us. （18個字）簡潔：We appreciate your confidence in us. （6個字） （感謝你們對我們的信心。） 避免不必要的重復 有時為了強調可以重復。但是如果沒有理由地說幾遍同一件事的話，就顯得啰嗦、枯燥。比如“unexpected surprise”的意思就像“surprise surprise”，因為“unexpected”就是“surprise”的意思。應避免的重復用法有：advance warning exactly identical perfectly clear few in number personal opinion grateful th

19、anks contributing factor past history true fact new changes last and final refer back 用動詞代替名詞短語 一些作者很喜歡名詞，如用we make a recommendation代替we recommend。這個壞習慣增加了句子長度、使讀者閱讀速度減慢、使文章思路不清。注意下面清楚、有效、有力的動詞和名詞短語的對比，你覺得那種更好？第三節 Concreteness具體用具體的詞匯。只要可能就用一個具體的數字替代籠統的說法，這樣可以使你的寫作更具體、生動。通常模糊、籠統的詞匯是歧義詞匯，作者和讀者可能會有不同的

20、理解。例如，有多快，多大，多小？有些詞會引起誤解、迷惑。如：a few, high, low, more, quick, soon, early, long, many, most, slow, tall。當然，有時這些詞匯也是允許的。比如沒有具體數字時，你不想說明時，或者想讓讀者自己猜測時。精確的詞匯可以使讀者更感興趣。盡可能多用精確的詞匯。當然，這需要你不斷擴大你的詞匯量。第四節 Active instead of Passive用主動語態代替被動語態用主動語態，不用被動語態。使用主動句來避免冗長：主動句通常較短，因為它們使用的詞比較少主動：短 Peter decided.（彼得決定了）。

21、 被動：長 It was decided by Peter. 使用主動句來避免過于正式，主動句通常聽上去不那么正式 主動：不太正式 Peters evident bias made it hard for him to decide fairly. （彼得明顯的偏見使他很難作出公正的抉擇。） 被動：較為正式 A fair decision was rendered difficult by Peters evident bias. 采用主動句來顯現誰的責任。主動句讀者較為容易判斷是誰完成這項任務的。 主動：很清楚是誰決定的 Peter decided to undertake a specia

22、l study.（彼得決定進行一次特殊的研究。） 被動：不清楚是誰決定的 It has been decided that a special study be undertaken.（已經決定要進行一次特殊的研究。）使用主動句來節省讀者的時間 。最為重要的是，調查顯示在某種程度上由于主動句短而清楚，讀者可以用比閱讀被動句更快的速度閱讀完主動句。在以下被動句例子中，讀者必須作暫時的停頓以判斷是誰做出了陳述。被動：讀者了解較慢 It is stated that（認為） 主動：讀者了解較快 The Tax Code states（納稅條文上說） 請比較下列每對句子，看看那一個更好？ Confir

23、mation of the date will be received from the president. The president will confirm the date. （總統將收到日期確認） Excessive travel was listed by employees as their primary reason for resigning. Employees listed excessive travel as their primary reason for resigning. (員工們把過于頻繁的出差列為辭職的首選理由。)第五節 Courtesy客氣客套指在你

24、寫信或便函時要自然地使用客氣的語句，如Thank you，I amsorry，I am delighted。但也不要過度使用。這些表達會告訴讀者你是禮貌的、你很在意他們。維持客套的語氣不僅僅是不要粗魯，還要避免使用苛求的或說教的語言。像you should, you must, you have to這樣的表達方式容易使人自動地產生反感。可以換成Will you please。請看下面的例子：即使你很生氣，記住發脾氣或譏諷并不會幫助你達到溝通的目的。當你很生氣、沮喪、或煩惱時，保持冷靜，試圖緩和情況。找出主要問題所在，你該做些什么來解決。切忌使用粗魯的語言，這會給你和你公司的形象帶來不可挽回的

25、損失。第六節 Consideration體諒他人在描述有效寫作的時候，美國一位有名的作家說，要寫好就必須表現出對讀者有好處，使你的信息滿足讀者的需要，也就是站在讀者的角度考慮問題；也就是分析讀者怎么理解信息，然后試圖給讀者提供他們所需要的；解決讀者的問題；節省他們的錢；或者體諒他們的感受和處境。再有，熟練的溝通者會自然地用第二人稱代詞you/your，而不是第一人稱代詞I/we/us/our。不管你的目的是提供信息、說服別人、還是增進友誼，最打動人的詞就是you/your。請對比下邊的例子：第七節 Positive肯定一些否定的詞匯會有副作用，因為否定的語氣給人一種否定的印象，或者還有指責讀者

26、的意思。例如：給客戶寫信開頭寫Your claim that表明你不信任客戶。還有一些詞匯也可能是你陷入麻煩，如complaint，criticism，defective，failed，mistake，neglect。通常作者不會意識到這些詞匯的效果。但是他們卻是會引起讀者不滿。為了避免影響溝通效果，限制否定詞匯的使用，用肯定的語言表達自己。你告訴讀者他們能做什么而不是不要做什么，就給讀者提供了更多的選擇。第八節 Coherence連貫一個意思有邏輯地與下一個意思連接時，段落是連貫的。使用過渡詞、過渡句可以增加段落的連貫性。這些詞是指示讀者和聽眾的路標。它們使讀者期待下面發生的事，減少懷疑、加

27、速理解。過渡詞能夠強調思想、表示時間或順序、表示因果關系、比較、對比。所以過渡詞可以滿足不同目的。表示進一步說明的過渡詞有：additionally, again, also, likewise, moreover, further, furthermore, and, i.e.表示時間或順序的有：after, before, earlier, finally, first, meanwhile, next, now, when, until, i.e.表示澄清、舉例的有：for example, for instance, I mean, that is, this means, thus, to put it another way, in other words, that means, namely, i.e.表示因果關系的有：accordingly, as a result, consequently, for this reason, so, therefore, thus, under the circumstances, because, i.e.表示矛盾的有：actually, but, however, in fact, instead, rather, still, though, i.e. 表示對