1、 第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則第五章 用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則目錄1、不讓人犯罪的制度設計2、雙重確認的具體做法九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則v 本章所述的所謂“雙重確認”是一種“保護性機制”，不僅是財務，它保護所有部門的個人，也保護組織，使組織能健康運行。v 工作光明正大，在透明的空間中進行，這不但能使工作人員不發生意外事件，同時可以提高業務本身的可信度，保證公司組織的健全性。v 因此，“雙重確認”的機制，在任何情況下都必須徹底貫徹，不可松懈。九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則1、不讓人犯罪的制度設計

2、v 我的經營哲學的根基是“以心為本的經營”。v 創立京瓷時，因為深感責任重大，我經常夜不能寐。當時我對企業經營一無所知，“依靠什么去經營企業才好呢？可以依靠的東西究竟是什么呢？”我認真地、反復地思考。煩惱之余，我領悟到，最重要、最值得重視的就是“人心”。人心易變，人心最不可靠，但這個世界上最可靠的也是人心。實際上，京瓷本身就是在衷心信任我的人士的支援之下，由相互信賴的伙伴共同創立的。九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則1、不讓人犯罪的制度設計（續上）v 就是這樣，一方面人心具備強大的力量，同時人心也有脆弱的方面，無意中的一念之差，就會讓人犯下過錯。因此，要貫徹“以心為本的經

3、營”，要保護員工，就要注意到人心脆弱的一面。這是設計“雙重確認”制度的初始動機。所以，制定這項制度的背景絕不是什么“人不可信”或“性惡說”，恰恰相反，制度之下流淌著的，是對人的關愛之情，是不忍讓人犯錯的善的信念。v 誠實的人也難免一時鬼迷心竅。比如稍稍挪用一下公款，事后就還，開始這么打算，后來卻由于某種原因還不上了，這樣就會鑄成大罪。這是管理上的漏洞造成的罪過。縱使人起貪念，但制度上如有切實的防范，這種貪念就無法實現，人就不會陷進犯罪的泥坑。企業中這種保護性的機制設計得越是嚴密，就越能體現出對人的關懷。九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則1、不讓人犯罪的制度設計（續上）v

4、為了不讓員工有犯罪的機會，從原材料的接收、產品的發送到應收款的回收，整個管理系統在邏輯上必須具有一貫性。如果遷就一個一個管理者的“方便主義”，而損害了系統的一貫性，那么，個別管理者小小的判斷失誤，就會釀成重大的問題。特別是企業的經營者，在會計、資材等管理系統的運行上，因時間或場合不同，而做出自相矛盾的決斷，這就等于否定了自己經營的一貫性，這會造成整個管理系統的崩潰。看一看最近發生的各行業的舞弊丑聞，就可以明白，經營者自我本位的、不嚴肅的判斷，招致了動搖公司根基的重大問題。在這個基本點上，經營者首先必須嚴格自律。九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則1、不讓人犯罪的制度設計（續

5、上）v 或許有人認為，“雙重確認的原則”是發現和防止錯誤的技術性手段，但是，之所以需要這樣嚴格的系統，真正的目的在于創造一個珍惜人的職場環境。讓兩個以上的人和部門互相審核、互相確認，由此推進工作。存在這樣一個嚴格的制度，員工犯罪就可以防患于未然，同時，可以營造出一個具有緊張感的、生機勃勃的職場氛圍。v 這是一套對經營活動進行管理的機制，只有讓這套機制正確地、充分地發揮作用，才能夠在更高層次的愛和利他心的基礎之上，順利地經營企業。v （溫馨提示：本小結到此結束！）九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則2、雙重確認的具體做法v 如前文所述，“雙重確認”是預防人犯罪的原則，但其要點

6、是構筑具體的雙重確認的首要系統。為此，自創業以來，我一項一項地制定了具體的管理辦法。說起來有點繁瑣，但我想舉出具體的事例，來說明雙重確認的管理方法。 進出款項的處理v 管理進出款項的原則是：管錢的人和開票的人必須分開。v 小公司里，常常是社長親自開付款票據，并且自己付出現金。這樣做即便沒有惡意卻可以隨心所欲，這就談不上嚴密的管理。為了防止這類情況，開票人和管錢人必須分開。九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則2、雙重確認的具體做法（續上）v 到銀行存錢，買材料付款，支付勞務費，或者支付其他費用，付款人和開票人必須分開。v 負責付款的人，要確認票據是否正確，然后付款。付款必須依

7、照票據，而不是根據付款人自己的意志或判斷。要求付款的人，必須正確填寫付款內容，并附上必要的憑證資料，開出付款票據，要求付款人付款。v 收款時，不能因為賬戶上有金錢入賬，管錢的人就可以開進款票據。管金錢入賬的人要與那筆收入有關的部門聯系，請該部門明確進款的具體內容并開出票據，然后進行入賬處理。v 就是說，開票人和管錢人絕對分離是雙重確認的首要原則。九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則2、雙重確認的具體做法（續上） 現金處理v 處理小筆現金時，每天結束時合計的現金余額，和由票據做成的余額表相一致，這是理所當然的。但是，這必須是每一次有現金出入時，現金余額和賬面余額全都一致而產生

8、的結果。v 就是說，不是在最后合計時讓兩者一致，而是必須在每一個時點，現金動，票據也動，兩者相一致。為此，在上班時間內，必須由管理現金以外的人，以適當的頻度，對現金余額和票據進行確認。由管錢人以外的人在現金流動的狀態下認真確認的話，萬一發生問題，也容易找出原因，同時從某種意義上來說 也保護了管錢的人。九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則2、雙重確認的具體做法（續上） 公司印章管理v 自公司創立以來，我忙于研究開發、生產制造以及營銷，幾乎沒有時間坐在辦公桌邊。因此，公司法人代表的印章和銀行用印章都得委托員工管理。v 委托員工管理同時又要讓我放心，我想出了一個管理印章的辦法。印

9、章箱有兩層，外箱是手提保險箱，內箱是小型印章箱。管理內箱鑰匙的人就是蓋章的人，外箱鑰匙則另有他人管理，兩者可以互相確認。 九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則2、雙重確認的具體做法（續上）v 當然，除了開鎖蓋章外，內箱總是鎖在外箱之內，禁止取出內箱走動。關閉內箱時，要由另外的人確認是否所有印章都收在里面了，然后上鎖。當然，除了蓋章的時間以外，印章箱的內箱、外箱都必須鎖上，然后放進耐火的大保險柜里保管。這個耐火保險柜的開閉又有第三個人負責。這種雙重確認的體制，基本出發點就是：“不讓一個人能夠做完全部程序。”九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則2、雙重確認的

10、具體做法（續上） 保險箱的管理v 耐火保險箱如果有圓形暗鎖和密碼鎖，一定要把兩道鎖都鎖上，同印章箱一樣，必須由不同的人來開鎖。v 即使上班時間內，保險箱也要上鎖，包括早晚定期開鎖在內，凡有必要開鎖時，都必須有人見證，從保險箱進出錢、物必須由復數的人在場。v 包括耐火保險箱、手提保險箱在內，里面只能保管特定的東西。同時禁止特定以外的人利用保險箱，放進或取出錢物。九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則2、雙重確認的具體做法（續上） 購買手續v 在購買物品或服務時，雙重確認體制也必不可缺。要求購買的部門必須向采購部門開具委托購買的票據，請采購人員發出訂單。禁止要求購買的部門直接打電

11、話聯系供應商，交涉價格和交貨期。v 有時或許需要緊急采購，但按公司正規的采購程序采購，一方面不破壞基于雙重確認的管理體系，另一方面可以確保向供應商支付貨款。同時可以防止采購過程中發生內部人員同供應商勾結的行為。九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則2、雙重確認的具體做法（續上） 應收款、應付款的管理v 銷售人員當然要開展銷售活動，但同時必須對貨款及時、全部回收負責，這是一條原則。應收款余額的管理，另由銷售管理這樣一個管理部門負責，他們向銷售人員報告應收款余額明細，催促按合同收款，同時指示銷售人員弄明白欠款的原因及對策，以求盡早觖決。v 但去收款時，并不是銷售管理人員直接去，而

12、是銷售人員拿著各地銷售管理人員開具的發票到客戶處收款，拿到的期票、支票應立即送到總公司財務部，到銀行兌現。客戶轉賬匯入的貨款同樣也由總公司財務部集中管理。九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則2、雙重確認的具體做法（續上）v 對應收款負責的是銷售員，各地銷售部門的銷售管理人員和總公司的財務部門分別管理應收款余額和進款。v 同樣，應付款管理，由訂貨部門驗收貨物后，采購部門計算應付款，同時管理應付款余額，而應付款的支付由總公司財務部門集中管理。這樣，在應收款、應付款的管理方面，也徹底貫徹雙重確認的原則。九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則2、雙重確認的具體做法

13、（續上） 廢料處理v 商品銷售方面的管理雖然嚴格，但在廢料處理方面，比如生產車間貴金屬切削屑的處理，往往交給員工和承包商，沒人確認，即使承包商過秤不正確也沒人過問。v 雖說賣的是切削屑，但幾個月累計，就會產生驚人的金額。因此，在計算數量時，必須雙重確認。防止與承包商接觸的員工犯罪，就需要這樣的機制。九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工雙重確認的原則2、雙重確認的具體做法（續上） 自動售貨機、公用電話的現金回收v 因為打公用電話只需區區10日元，所以對它的現金回收往往不加注意。公司內的公用電話、自動售貨機的現金管理往往交給總務部門一位員工處理。v 一次收錢金額微不足道，但日積月累，金額就不小，如果幾年時間里只任由一人負責，金額就會很大。這樣的事看來很小，但這里也需要雙重確認，應該由兩個人來確認金額。雙重確認的原則，無關金額大小都必須執行，這是財務管理的鐵則。九、第五章：用雙重確認的辦法保護公司和員工