1、國外客戶接待流程做外貿的朋友都知道，國外客戶如果提出需要到公司來參觀一下，一般訂單成交的幾率很大，所以大家都非常重視外國客戶的來訪。其實做接待也是很有技巧的，細節上多注意一些就可以給客人留下非常好的印象， 為之后的合作多添一份成功的把握。接下來，就讓我們一起準備接待工作。（一）確定來訪日期和行程安排一般客戶在來訪前一個月或者幾個月， 都會確認大概到訪日期， 我們需要先查好自己公司的日程安排，確定以下情形后再回復客戶：1. 同一日期沒有其他客戶來訪。2. 沒有已經訂好機票的出差活動。3. 老板和相關同事屆時也會在場。若實在無法接待客戶，也要委婉地拒絕：1. 實在抱歉，屆時我們會在美國參加一個展會

2、，但是某日之前和某日之后，我們都十分歡迎您的到來。Weare glad to know thatyou would liketo visitus, unfortunatelywe willattend a show inUSA from×××to×××. However, we will be pleased tosee you before×××or after×××.2. 實在抱歉，某日我們另有一個約會，一月前就已定好，不太容易推掉，若您不介意的話改在前一或后一天來我們工

3、廠可以嗎？Unfortunately we will have another appointment on×××which was setup one month ago, if there is any possibility for us to meet on×××or×××?3. 實在抱歉，我們的老板屆時會在外地出差， 假如您不介意的話， 我將帶您參觀我們的工廠，并就雙方合作進行洽談（假如對方并沒有提出要求老板在場的要求，此話就不必說了）。I am afraid that my boss will

4、 be out of office by then, if you dont mind, I will be pleased to show you around our factory and have furtherdiscussion on future business with you.4. 如果由自己發出邀請， 則一定要主動說明自己哪一段時間有空， 以免對方選擇自己不在的日期來訪。Dear Thomas,As you mentioned before,you would liketo visit usduring Augus, pleasekindly note that I wi

5、ll be available from Aug×××to×××. If you canvisit us by then, let me know without hesitation.（二）協助辦理邀請函一般客戶若是第一次來中國， 或者距離上次辦理的中國簽證已經失效， 都需要重新辦理簽證。通常情況下只要國內供應商提供一份邀請函， 簽字蓋章后以傳真件或快遞原件的方式發送給對方即可。偶遇賽事期間或兩國雙邊關系緊張時期， 可能需要向對方提供經外經局或外事局蓋章批準的正式邀請文件以便其辦理簽證。 如尼日利亞地區邀請函的辦理外事局則要求提供公

6、司之前與此外商貿易往來的一些單據， 建議辦理之前可請對方到當地的中國使館和領事館了解清楚有關簽證手續的相關問題。以下邀請函模板供參考：XXXXXCompanyAddress:XXXXXXXXXXXX(邀請方 )Invitation LetterApr 20th, 2010To whom it may concern:Wewould liketo informyou that_ is our importantcustomer in USAand it is necessary to have business dealings & meetings together onvarious

7、 marking & sales matters， herein we invite the following personto come to China:Full Name:Nationality:Passport No:The visit time is from _ to _ in ChinaWe would appreciate ifthe necessary visa wouldbe granted and thank youin advance for your kind assistant.Best regardsXXXXXXPosition(邀請方信息)Compan

8、y:SignatureStamp（三）客戶信息評估1、全面了解客戶情況，包括客戶的詳細聯系資料、公司背景、公司實力、經營狀況、經營范圍、客戶此次來訪的目的、主要對什么產品感興趣。還包括外商公司的股份結構、經營現狀、技術水平、近三年的資產負債數字等。2、詳細了解外商談判代表的具體情況，包括年齡、學歷、愛好、身體健康狀況、他在外商公司中的位置、他在經商履歷中的業績、他對產品訂單的興奮點等等。3、調查客戶公司性質：哪國人？公司在哪里？是零售還是批發？網站情況如何？主要從事哪些產品？區域市場在哪等等。4、多了解客人宗教信仰、國家習俗、習慣和喜好、注意細節，對自己所在城市文化以及景點也盡可能多了解， 對

9、本國文化當然應該多了解， 客人問及時至少也應知道一點。（四）路線安排及酒店預定如果自己的公司是客戶來訪的第一站，則要告訴對方離自己最近的國際機場在哪，如果國際航班所能飛到的機場離本市較遠， 則可推薦對方先飛去與本市有對接航班的城市， 再通過轉機來到本市， 這樣客戶可以不必中途提取行李， 也不必下飛機后再坐上幾個小時的轎車， 長途勞頓。如對方到達地點距離我們公司的車程不超過 3 個小時，且在我們感覺該客戶比較重要的情況下，可以安排車輛接送客戶。推算客戶來訪和離開的時間，可以主動詢問客戶是否需要幫他預訂酒店（第一次來訪的客戶我們不建議為他支付酒店費用）。在此之前，公司一定要根據客戶能承受的價位（三

10、星至五星都要有）、離公司的遠近距離（當然是以近為好）與不同酒店簽訂相關協議（主動打電話到各酒店銷售部索要協議即可），然后在預訂酒店前需要向客戶了解以下細節：1、人數和房型一般國外客戶不習慣多人住一間，即使為同性，他們也有可能選擇一人一間。至于房型，應以 King Size 大床房為首選，其次才是雙人標準間(double bed) 。2、是否吸煙一般四星級以上的酒店都會把樓層分為吸煙樓層和不吸煙樓層，因此，有必要問清楚客戶是否吸煙(smoking floor and non-smoking floor)。3、價位要求告訴對方他們都有哪些價位的酒店可供選擇，并最好提供相應的網址。在與酒店預訂房間的

11、過程中，除復述以上細節外，還需要注意以下幾點：如果是電話預訂，一定要問清楚對方的稱呼， 以便在對方漏訂時能查到責任人。告訴對方客戶可能到達的時間時，應比實際到達時間再延后兩小時，以免因飛機晚點或堵車等原因遲到。要求對方提供避開臨街的房間。如果與銷售經理熟識， 甚至可以要求對方提供一個免費果盤，以示我們對其的重視。由于客戶不了解各個環節所需的時間，所以我們不妨告訴他具體的行程安排，如：尊敬的某某先生：關于您某月某日的到訪，我們做了如下安排：某日上午10 點，我們會開車去機場接您，大約一小時可到達。我們已為您預訂了酒店，您稍事休息后，我們將在該酒店一樓用餐。 用餐后（約 12：30 ），我們將接您

12、到我們公司（約三十分鐘），下午 1 點至 4 點間我們將帶您參觀我們的工廠，并就合作事宜進行洽談。 之后我們可以帶您到附近著名的景點稍作觀賞，假如您覺得累的話，我們也可以直接送您回酒店。第二天早上 7 點，我們的司機會在酒店大堂門口等您，直接送您去機場趕 10點的飛機。您看這樣的安排可以嗎？Dear ×××,About your visitation dated Aug×××, we schedule as follows:1.We will pick you up by car at 10：00 am at××&

13、#215;airport.2.By one hour drive, we will arrive at the hotel we booked for you, youcan take your time to have a break. Then we will have a small lunch at the lobby of your hotel.3.At 12:30 pm，we will drive you to our factory and arrive at 1:00 pm.4.From 1:00 pm to 4:00 pm， we will show you around o

14、ur factory, let youknow allthe detailsabout us, discuss on possiblebusiness opportunities.5.At 4 ：00 pm, we can show you somewherenear which isquitefamous sceneryhere, or if you feel tired, we can drive you back to your hotel.6.At 7 ：00 am in the second morning, our driver will wait for you at thelo

15、bby of your hotel, and drive you to the airport to take the flight of 10：00 am.Hope this arrangement is to your satisfaction.（五）準備接待材料和工作1、要求公司提前一至兩天對辦公室、展廳、車間、衛生間、食堂、庭院等處做徹底的清掃，并在清掃結束后按照客戶參觀路線走一遍，確保沒有遺漏的死角。2、參觀和談判可能用到的物品：數碼相機、預先準備好的工廠產品視頻、產品目錄和企業介紹（包括常用的付款方式，生產周期等），產品目錄，易于攜帶的小樣品；色板、計算器、尺、筆記本、訂書機還有針

16、對性的報價單。記得要在客人來之前回顧一下以前的來往郵件，作好基本的準備；3、公司大廳歡迎客戶來訪的接待牌，讓客人感覺其受到重視。提前告訴前臺接待有 XX 公司客戶來訪，若接待能記住來訪的客人名字就更好了。4、會議室的安排，談判資料的預備，包括企業演示文稿的準備，以及客戶相關需要展示的文件資料， 暫時自己公司的實力資料等。 企業演示文稿內容要美觀詳盡，至少包括：企業的競爭優勢、市場分析、往年的業績清晰的組織結構圖客戶服務流程、企業服務標準、投訴渠道、處理流程研發隊伍的實力、歷史榮譽、樣品室的參觀、負責人的資歷介紹、榮譽證書、各種認證。5、準備好咖啡茶及一些小食品糖果。6、至少準備好與外商談判的三

17、個方案：最佳方案、折中方案和妥協方案；準備好為達到上述三個方案的策略和手段。注意：有時候需要打印接待通知，下發給相關部門或工廠！檢查分區標志、設備操作規范等是否完整規范。（六）工廠參觀帶領客戶參觀一般分為三個部分：第一部分：引領客戶在會客區坐下，如果這時有其他同事出現，則互相做個介紹。詢問客戶需要什么并提供飲品，以 PPT 幻燈片方式或手持公司說明冊、相冊的方式向客戶做介紹，介紹內容一定要包括公司產品所有的質量認證和以往的成功案例。第二部分：帶領客戶參觀展廳和車間。參觀展廳時可以按種類向客戶介紹自己的產品，也可以按出口國家來向對方介紹自己的產品， 譬如說，這批產品是為德國客戶設計定制的。 參觀

18、車間時， 應按流水線的正常流程， 從初始加工設備一直介紹到包裝區，如果現場有出口的在制品， 也可以隨機告訴客戶這些產品銷往哪些國家。對客戶已有興趣的產品， 則要著重介紹這一類產品的加工設備以及在制品，證明這些產品確實由我們自己生產，而非委外加工。第三部分：再次帶領客戶回到會客區域，并就客戶感興趣的產品進行進一步交流。這時可以出示為他準備的樣品，并按之前整理好的內容清單逐項與客戶進行討論，直到對方不再有任何疑問為止。（七）餐飲安排餐廳選擇：如果雙方都在客戶下榻的酒店， 不妨選擇酒店里的餐廳進餐； 如果是在工廠，則可以找一家不太遠的餐館，環境以整潔、干凈為要。千萬不要選擇自己不熟悉的餐館進餐，也不

19、要選擇衛生間很不干凈的餐館進餐。點菜：有些廠家為了表示對客戶的熱情， 往往喜歡去海鮮館點鮑翅之類昂貴的菜，其實客戶更為注重的是工廠的生產、 加工實力，并不會因為一頓飯的好壞而改變看法。所以菜式不必過于繁復， 尤其是午餐， 很多歐洲客戶不習慣中飯時間吃太多，所以不要點太多，分量以夠吃為宜，鋪張浪費反而招客戶反感。先了解對方是否有忌口的食物，為保險起見，多點些清淡的食物，如清蒸魚、西蘭花、杭椒牛柳等，而一些如臭豆腐煲、鴨頭、魚頭、泡酒活蝦、狗肉、鴿子肉之類的菜最好少點，因為很多外商怕怪味、 不能見殺生， 也不吃一些他們視為寵物的動物的肉。如果對方是素食者，還要問清楚他吃不吃葷油烹調的食物。酒水：如果時間充裕，可以適當地來一點啤酒或紅酒，互相祝酒時可以說“Cheers ”，千萬不要強迫他們干杯。啤酒可以點“青島”，飲料可以點“可樂 ”。餐具：一般來過中國的客戶都會選擇用筷子，但不妨先詢問他們需不需要刀叉。如果大家都選擇用筷子，最好能備一雙公筷和一只公勺，以方便取菜。禮儀：不要對服務生